| Organisatie | Leusden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Algemeen mandaatbesluit Leusden 2021 |
| Citeertitel | Algemeen mandaatbesluit Leusden 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-09-2021 | Nieuwe regeling | 21-09-2021 | L282187 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 160 en 171 van de Gemeentewet, Titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
In 2017 de Organisatievisie gemeente Leusden 2017-2020 is ontwikkeld;
In 2020 het plan van aanpak voor de organisatieontwikkeling is vastgesteld;
het college van burgemeester en wethouders het Organisatiebesluit gemeente Leusden 2021 heeft vastgesteld;
in dit mandaatbesluit de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen de aan hen toevertrouwde taken rechtmatig uit te voeren
In dit besluit wordt verstaan onder:
concerncontroller: de functionaris die door de directeur-secretaris, gehoord het college, benoemd is en die zich bij de uitoefening van zijn taken richt op het bevorderen van het "in control" zijn van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering, de rechtmatigheid en naleving van toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen en de daarvoor gehanteerde processen, systemen en instrumenten;
Artikel 3 Mandaat aan de directeur-secretaris
De directeur-secretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het college gezonden, tenzij het om een concrete, individuele en éénmalige aangelegenheid gaat.
De mandaathouder draagt er zorg voor dat er terugkoppeling aan het college, de portefeuillehouder of de burgemeester wordt gegeven voordat een besluit plaatsvindt indien:
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders gemeente Leusden in haar vergadering van 21 september 2021.
Burgemeester en wethouders van Leusden,
De secretaris,
De burgemeester,
De burgemeester van Leusden,
Voor u ligt het Algemeen mandaatbesluit Leusden 2021. Dit is een geactualiseerde versie van de op 28 januari 2020 vastgestelde Algemeen mandaatbesluit Leusden 2020.
In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan, in dit geval het college van burgemeester en wethouders, hierna het college, of de burgemeester. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het college of de burgemeester zelf. Het college of de burgemeester verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde blijven doen.
Dit mandaatbesluit sluit aan bij de huidige organisatiestructuur, zoals die is vastgelegd in het Organisatiebesluit gemeente Leusden 2021.
Methodiek van het omgekeerde mandaat
De methodiek van het omgekeerde mandaat verouderd niet snel omdat deze in veel mindere mate dan de oude methodiek is gekoppeld aan wetten en functies. De kwetsbaarheid en het onderhoud zijn beduidend minder.
Een mandaatbesluit volgens de methodiek van het omgekeerd mandaat is goed toegankelijk. Er is sprake van een compact (hoofd)mandaat. De bevoegdheden die niet in mandaat bij een medewerker zijn neergelegd, maar wel bij het college, de burgemeester, het management of de concerncontroller, worden expliciet in beeld gebracht in de vijf bijlagen. Hierdoor is het compacte (hoofd)mandaat overzichtelijk en duidelijk.
Verder sluit een mandaatbesluit prima aan op de organisatievisie van Leusden waarin de verantwoordelijk- en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen. De bevoegdheden worden in principe zoveel mogelijk toevertrouwd aan de medewerkers. Hierdoor zijn zij in staat slagvaardig en efficiënt de hen toevertrouwde taken uit te voeren. Dit is slechts anders als die bevoegdheden expliciet zijn voorbehouden aan het college, de burgemeester of het management, een en ander zoals genoemd in de vijf bijlagen van het mandaatbesluit.
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.
De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.
Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (artikel 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.
Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.
Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge artikel 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid van de gemandateerde voor zover het betreft het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot die functionarissen die hiertoe als budgethouder zijn aangewezen.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 10:6 van de Awb, waarin staat vermeld dat een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. In deze bepaling is de portefeuillehouder bevoegd die instructies te geven.
Artikel 3 Mandaat aan de directeur-secretaris
In dit artikellid worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten gemandateerd aan de directeur-secretaris. De directeur-secretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden die het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris heeft gemandateerd, tevens gemandateerd aan de medewerkers, dit voor zover die bevoegdheden niet zijn voorbehouden aan de directeur-secretaris, de organisatiedirecteur, de concerncontroller en de teammanager. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties (zie bijlagen 2 tot en met 5) nodig moet zijn om terug te vallen op een hiërarchisch hoger bevoegdhedenniveau.
De in bijlage 1 aan het college voorbehouden bevoegdheden worden wel gemandateerd aan de portefeuillehouder.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het derde lid ook toegekend aan de directeur-secretaris. Dit maakt het mogelijk dat de directeur-secretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. Dit moet schriftelijk als het een algemeen mandaat betreft en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
Artikel 4 Mandaat aan de overige functionarissen
Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden via de gemeentesecretaris aan de medewerkers gemandateerd, dit voor zover het college en de burgemeester ze niet voorbehoudt aan de directeur-secretaris, de organisatiedirecteur, de concerncontroller en de teammanagers. Voor het aangaan van financiële verplichtingen geldt te allen tijde het bepaalde de restrictie zoals bepaald in artikel 2 lid 4.
De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen, indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen.
In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de in lid 1 genoemde medewerkers en hun werkterrein.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid.
In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook is een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook opgenomen in een artikel waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.
Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.
In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het college of de burgemeester. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken functionaris mag worden verwacht dat hij/zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan. Artikel 5, lid e en f zijn opgesteld naar analogie van artikel 160 juncto art. 169, lid 4 en 5 Gemeentewet. De Gemeentewet verwacht ook inschattingsvermogen van het college, over het geven van inlichtingen aan de raad. Ook hier zijn een aantal begrippen opgenomen die onbepaald zijn te noemen.
Bij mandaat dient in ogenschouw te worden genomen dat sprake kan zijn van afdoeningsmandaat danwel ondertekeningsmandaat.
Onder afdoeningsmandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuurorgaan besluiten te nemen. Dit mandaat omvat dan het afdoen én ondertekenen van stukken.
Artikel 10:11 Awb voorziet in de mogelijkheid voor het bestuursorgaan om te bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend. Dit wordt ook wel ondertekeningsmandaat genoemd, maar strikt genomen is hier geen sprake van een mandaat: het bestuursorgaan neemt immers zelf een besluit, maar mandateert uitsluitend de schriftelijke afdoening en ondertekening. In dat geval moet het besluit wel vermelden dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen.
Anders dan bij mandaat (publiekrechtelijke rechtshandelingen), geldt bij het aangaan van overeenkomsten geen automatische ondertekeningsbevoegdheid. Dit houdt verband met artikel 171 Gemeentewet waarin staat vermeld dat de gemeente in en buiten rechte wordt vertegenwoordigd door de burgemeester.
Op basis van deze bepaling komt de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten toe aan de burgemeester. Deze kan overigens wel een wethouder of een ander (ambtenaar) machtigen. Het aangaan van overeenkomsten betekent dus niet dat de bevoegde (gemandateerde / gevolmachtigde) functionaris ook automatisch over ondertekeningsbevoegdheid beschikt. Dit zal expliciet moeten blijken uit het mandaatbesluit.
Bijlage 1: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan (leden van) het college en de burgemeester
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
Het nemen van besluiten tot aankoop en verkoop van onroerende zaken, alsmede het aangaan van overeenkomsten die daarmee verband houden, behoudens de verkoop van groenstroken conform de Groenekaart Leusden.
Het ondertekenen van overeenkomsten met een bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester de vertegenwoordiging kan opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.
B. Personeels- organisatieaangelegenheden
Bijlage 2: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de directeur-secretaris
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
B. Personeels- en organisatieaangelegenheden
Bijlage 3: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de organisatiedirecteur
Het nemen van besluiten over rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de teammanager, de functionarissen in functies met wettelijk geattribueerde bevoegdheden, zoals toezichthouders, heffings- en invorderingsambtenaar, leerplichtambtenaar, (buitengewoon) ambtenaar burgerlijke stand.