Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Montferland

Convenant gegevensuitwisseling tussen de Gemeente Montferland en Woningstichting Plavei

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Montferland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Convenant gegevensuitwisseling tussen de Gemeente Montferland en Woningstichting Plavei
Citeertitel	Convenant gegevensuitwisseling tussen de Gemeente Montferland en Woningstichting Plavei
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
21-09-2021			Nieuwe regeling	09-09-2021 gmb-2021-322746	21int03969

Tekst van de regeling

Intitulé

Convenant gegevensuitwisseling tussen de Gemeente Montferland en Woningstichting Plavei

De ondergetekenden:

1.
het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Montferland, handelend als bestuursorgaan van de Gemeente Montferland, namens deze W.J.A. Gerritsen;
en
2.
de Woningstichting Plavei, gevestigd te Didam, namens deze A. ter Bogt;
hierna te noemen: partijen

in overweging nemende dat:

-
gelet op de bepalingen in de Woningwet, Huisvestingwet 2014, de Huisvestingverordening Montferland 2020, artikel 6 lid 1 sub e Algemene Verordening Gegevensbescherming en de tussen partijen overeengekomen Prestatieafspraken wonen Montferland 2019-2022 en mede gelet op artikel 3.9 Wet basisregistratie personen, artikel 3 Verordening basisregistratie personen van de Gemeente Montferland en het Aanwijzingsbesluit van het College van B&W van de Gemeente Montferland met nummer 21int01443, hebben partijen een gezamenlijk een gewichtig maatschappelijk belang om onrechtmatige bewoning tegen te gaan en zorgen voor een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte;
-
Partijen in dat kader samenwerken bij het tegengaan van woonfraude;
-
Partijen daarnaast streven naar een administratieve verlichting bij de burgers en huurders;
-
Partijen de juistheid van de gegevens van inschrijving in de BRP wensen te verbeteren en derhalve de kwaliteit van de BRP wordt verhoogd;
-
deze doelen onder andere door gegevensuitwisseling tussen Partijen kunnen worden bereikt;
-
voor deze gegevensuitwisseling de BRP van essentieel belang is;
-
door de gegevensuitwisseling de juistheid en volledigheid van de gegevens van de inschrijving in de BRP wordt verbeterd en derhalve de kwaliteit van de BRP wordt vergroot;
-
ten aanzien deze gegevensuitwisseling de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is;

verklaren partijen het onderstaande te zijn overeengekomen:

Artikel 1. Begrippen

Dit convenant kent de volgende begrippen:

AVG	Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679;
Betrokkene	een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in het kader van dit Convenant (artikel 4 AVG);
BRP	de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 van de Wet basisregistratie personen;
Burgerzaken	het cluster Burgerzaken van de afdeling Publiekszaken van de gemeente Montferland;
Convenant	dit convenant;
Woningstichting	de Woningstichting Plavei;
Gegevensuitwisseling	de gegevensuitwisseling zoals bedoeld in artikel 4 van dit Convenant;
Gemeente	de gemeente Montferland;
Persoonsgegevens	alle informatie over een betrokkene (artikel 4 AVG);
Sociale huurwoning	Huurwoning waarbij gehuurd wordt met een kale huur die bij aanvang van de huur niet hoger is dan de dan geldende liberalisatiegrens
Verwerking van persoonsgegevens	een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 AVG)
Woonfraude	alle vormen van onrechtmatige bewoning, onrechtmatige doorverhuur, onrechtmatig gebruik en overbewoning van de woning, namelijk: het gebruik van woningen in strijd met landelijke en lokale regelgeving, het gebruik van woningen in strijd met de bestemming en/of toestemming van de eigenaar/verhuurder en de voorwaarden behorende bij die huurovereenkomst, onjuiste opgave van woonadres, de inschrijving in BRP is niet conform werkelijkheid
Verzoek	een verzoek zoals bedoeld in artikel 4 van dit convenant

2.
Voor zover van toepassing wordt voor de begrippen aansluiting gezocht met artikel 4 van de AVG.
3.
De begrippen uit dit artikel betekenen hetzelfde in het enkelvoud en meervoud.

Artikel 2. Doel

1.
Partijen willen woonfraude tegengaan en daarmee onrechtmatige bewoning van sociale huurwoningen voorkomen onder andere door middel van de gegevensuitwisseling, opdat de leefbaarheid binnen de Gemeente wordt bevorderd.
2.
De gegevensuitwisseling draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van de BRP van de Gemeente, waardoor haar dienstverlening kan worden verbeterd.
3.
De gegevensuitwisseling draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van de verhuuradministratie van de Woningstichting, waardoor haar dienstverlening kan worden verbeterd.
4.
Door de gegevensuitwisseling worden de administratieve lasten van de burgers/huurders verminderd, door de burger de mogelijkheid te bieden om de aangiften van adreswijziging die betrekking hebben op de sociale huurwoningvoorraad via de Woningstichting aan de Gemeente kenbaar te maken.
5.
Partijen waarborgen bij de gegevensuitwisseling de bescherming van persoonsgegevens. In bijlage 4 wordt de beveiliging van partijen nader uitgewerkt.

Artikel 3. Grondslag

1.
De Gemeente heeft een wettelijke grondslag voor de Gegevensuitwisseling in het algemene en publieke belang conform artikel 6 lid 1 sub e Algemene Verordening Gegevensbescherming, gebaseerd op de Woningwet, Huisvestingwet 2014, de Huisvestingverordening Montferland 2020, artikel 3.9 Wet basisregistratie personen, de circulaire adresonderzoek, artikel 3 Verordening basisregistratie personen van de Gemeente Montferland en het Aanwijzingsbesluit van het College van B&W van de Gemeente Montferland met nummer 21int01443.
2.
De Woningstichting heeft een wettelijke grondslag voor de Gegevensuitwisseling in het gerechtvaardigde belang voor een actuele verhuurdersadministratie, het maatschappelijk belang om onrechtmatige bewoning tegen te gaan en te zorgen voor een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte via de Woningwet en de tussen partijen overeengekomen Prestatieafspraken wonen Montferland 2019-2022.

Artikel 4. Gegevensuitwisseling

1.
De Gegevensuitwisseling vindt plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de in artikel 2 van dit Convenant gestelde doelen.
2.
De Woningstichting stelt aan Burgerzaken alleen die persoonsgegevens uit haar verhuuradministratie in de Gemeente Montferland beschikbaar, welke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een bestandsvergelijking met de BRP. De te verwerken persoonsgegevens worden beschreven in Bijlage 1. De wijze waarop de gegevensuitwisseling binnen de verschillende werkprocessen tussen de Woningstichting en burgerzaken wordt uitgevoerd, is opgenomen in Bijlage 2.
3.
Burgerzaken onderzoekt de verschillen die voortvloeien uit de ontvangen verhuuradministratie en brengt de BRP voor zover van toepassing daarmee in overeenstemming.
4.
Nadat de BRP in overeenstemming is gebracht verstrekt Burgerzaken de persoonsgegevens, zoals genoemd in lid 2 van dit artikel aan de Woningstichting. Hiervoor wordt het verzoekformulier uitwisseling gegevens gebruikt (zie bijlage 3).
5.
Burgerzaken en de Woningstichting doen slechts een verzoek indien dit noodzakelijk is voor de in artikel 2 gestelde doelen.
6.
In geval persoonsgegevens uit een verzoek afwijken van de persoonsgegevens in de verhuuradministratie van de Woningstichting, stelt de Woningstichting Burgerzaken hiervan in kennis.
7.
Ingeval een huurovereenkomst van een sociale huurwoning is beëindigd en de huurder de woning heeft verlaten, stelt de Woningstichting burgerzaken hiervan in kennis middels het formulier als bijgevoegd als bijlage 3.
8.
Aan de gegevensuitwisseling zitten geen kosten verbonden, iedere partij draagt haar eigen kosten.
9.
Indien één der partijen constateert dat de andere partij de afspraken met betrekking tot de gegevensuitwisseling uit het convenant niet naleeft, zal deze partij het verstrekken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1 aan de andere partij met onmiddellijke ingang stoppen, waarna onderzoek wordt ingesteld. Op basis van de uitkomst van het onderzoek wordt een beslissing genomen over het verstrekken van persoonsgegevens aan de andere partij.

Artikel 5. Verplichtingen Woningstichting

1.
De Woningstichting is niet gerechtigd de uitvoering van dit convenant geheel of ten dele uit te besteden aan derden.
2.
Het is de Woningstichting niet toegestaan om de van Burgerzaken ontvangen persoonsgegevens voor een ander doel verder te verwerken dan een van de doelen genoemd in artikel 2 van dit convenant.
3.
De Woningstichting informeert woningzoekenden/huurders, dat zij persoonsgegevens via de BRP controleert en bestandsvergelijkingen laat uitvoeren.

Artikel 6. Verplichtingen Gemeente

1.
De gegevensuitwisseling vindt niet plaats over betrokkenen die bij Burgerzaken hebben verzocht om geheimhouding van hun persoonsgegevens voor derden.
2.
De Gemeente is niet gerechtigd de uitvoering van dit convenant geheel of ten dele uit te besteden aan derden.
3.
Het is de Gemeente niet toegestaan om de van de Woningstichting ontvangen persoonsgegevens voor een ander doel verder te verwerken dan een van de doelen genoemd in artikel 2 van dit convenant.

Artikel 7. Rolverdeling partijen

1.
De partij onder 1 is verwerkingsverantwoordelijke voor de BRP en de bestandsvergelijking.
2.
De partij onder 2 is verwerkingsverantwoordelijke voor haar verhuurdersadministratie.
3.
Persoonsgegevens die de Woningstichting heeft verstrekt aan de Gemeente en de persoonsgegevens die door de Gemeente zijn verstrekt aan de Woningstichting, worden door de ontvangende partij niet zonder toestemming van de andere partij overgedragen of ter beschikking gesteld aan derden.
4.
Geheimhoudingsvoorschriften in wet- en regelgeving (waaronder de AVG, BRP, UAVG) worden door de partijen in acht genomen.

Artikel 8. Beveiliging

1.
Partijen zorgen ieder voor goede passende technische en organisatorische beveiliging van de ontvangen persoonsgegevens overeenkomstig de AVG.
2.
Partijen stellen elkaar op de hoogte van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die ieder der partijen overeenkomstig de AVG heeft genomen ten behoeve van de beveiliging van de persoonsgegevens . Een overzicht van de door de partijen getroffen maatregelen is opgenomen in Bijlage 4.
3.
Partijen stellen elkaar in de gelegenheid de naleving van de beveiligingsmaatregelen door de door een onafhankelijk onderzoeksinstantie te inspecteren in verband met de verwerkingsactiviteiten die onder dit convenant vallen. De partij die de onderzoeksinstantie inschakelt draagt zorg dat de onderzoeksinstantie verplicht is tot geheimhouding van haar bevindingen alsook alle gegevens waarmee de onderzoeksinstantie mee in aanraking komt tegenover derden. De gemeente verstrekt Woningstichting jaarlijks op verzoek een afschrift van het uitgevoerde onderzoek.

Artikel 9. Bewaartermijn

Partijen nemen de wettelijke bewaartermijn van de persoonsgegevens conform de Wet basisregistratie persoonsgegevens in acht.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

1.
Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit dit convenant, zal de andere partij hem deugdelijk en zo gedetailleerd mogelijk in gebreke stellen. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. Indien na de gestelde termijn alsnog niet wordt nagekomen is de partij in verzuim.
2.
De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen en op grond van dit convenant in verzuim verkeert met het in dit convenant bepaalde, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere partij geleden c.q. te lijden directe schade. De vergoeding van de schade is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat onder de aansprakelijkheidsverzekering van de Woningstichting in voorkomend geval wordt gedekt. Mocht de verzekering onverhoopt niet tot uitkering overgaan, dan is de aansprakelijkheid voor vergoeding van de geleden en te lijden directe schade beperkt tot een bedrag van max € 50.000,-. In navolging op de voornoemde schadebeperking van de Woningstichting beperkt de Gemeente ook de vergoeding van de schade tot het bedrag dat onder de aansprakelijkheidsverzekering van de Gemeente in voorkomend geval wordt gedekt. Mocht de verzekering onverhoopt niet tot uitkering overgaan dan is de aansprakelijkheid voor de vergoeding van de geleden en te lijden directe schade eveneens beperkt tot een bedrag van max € 50.000,-.

Artikel 11. Looptijd

1.
Dit convenant wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, vanaf de datum van de wederzijdse ondertekening en wordt na het verstrijken van deze termijn met stilzwijgen van de partijen automatisch verlengd met telkens 1 jaar. Voor het einde van het eerste jaar vindt een evaluatie plaats.
2.
Partijen hebben de mogelijkheid het convenant tussentijds te beëindigen. Beëindiging vindt plaats door opzegging, met inachtneming van een termijn van tenminste drie maanden. Op het moment dat één van de partijen de verplichtingen voortvloeiende uit dit convenant ernstig schendt, dan heeft de andere partij de mogelijkheid om dit convenant met onmiddellijke ingang op te zeggen.

Artikel 12. Publicatie

Binnen 1 maand na de datum als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van dit convenant wordt de tekst van dit convenant door de Gemeente gepubliceerd op www.overheid.nl.

Artikel 13. Overige Bepalingen

1.
De gehele of gedeeltelijke ongeldigheid van een of meer bepalingen van dit convenant brengt niet de nietigheid of vernietigbaarheid van het gehele document met zich mee. Voor zover de bedoelde ongeldigheid betrekking heeft op een wezenlijk onderdeel van de relatie tussen Partijen, zullen Partijen in overleg vaststellen welke wijzigingen in het convenant noodzakelijk uit die ongeldigheid voortvloeien, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht zal worden bij de bedoeling van Partijen zoals die uit het convenant blijkt.
2.
Over kwesties die niet in het convenant geregeld zijn, treden Partijen in overleg. Hierbij zal zoveel mogelijk aansluiting worden gezocht bij de bedoeling van Partijen zoals die uit het convenant blijkt.
3.
Indien de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, treden partijen in overleg om te komen tot een aanpassing van dit convenant.

Artikel 14. Bijlagen

De volgende bijlagen maken onderdeel uit van dit convenant:

-
bijlage 1: te verwerken gegevens
-
bijlage 2: werkprocessen
-
bijlage 3: verzoekformulier uitwisseling gegevens
-
bijlage 4: beveiliging gegevens

Aldus overeengekomen en ondertekend door partijen op 9 september 2021 te Didam

College van burgemeester en wethouders van Montferland

drs. M.J.J. Wagener,

gemeentesecretaris

W.J.A.Gerritsen,

locoburgemeester

Woningstichting Plavei

A. terBogt,

Bijlage 1: Te verwerken gegevens

De verstrekking van gegevens heeft uitsluitend betrekking op algemene- en verwijsgegevens over de hoofdhuurder/medehuurder:

-
de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner
-
het adres, postcode en woonplaats
-
grootte huishouden op adres
-
de geboortedatum
-
datum van overlijden
-
telefoonnummer
-
e-mailadres

Bijlage 2: Werkprocessen

Verhuur woning

-
Bij ondertekening van het huurcontract wordt het verhuisformulier door nieuwe huurder(s) ingevuld en door de woningstichting gemaild naar Gemeente. De Woningstichting heeft de identiteit nieuwe huurder(s) vastgesteld.
-
Wanneer niet bij ondertekening van het huurcontract bij de Woningstichting het verhuisformulier wordt ingevuld, vraagt de Gemeente bij ontvangst van de aangifte van de nieuwe bewoner(s) om huurcontract en legitimatiebewijs.

Toestemming inwoning

-
In het geval er sprake is van aangifte van verhuizing én er sprake is van inwoning, moet er een instemmingsverklaring worden overgelegd van zowel de hoofdbewoner als de bewoner(s)
-
Daarnaast moet er een instemmingsverklaring van de Woningstichting worden overgelegd. Zonder deze verklaring kan geen inschrijving op het adres plaatsvinden.

Adresonderzoek

De aanleiding voor een onderzoek kan zijn:

-
Een signaal dat een persoon niet (langer) op het adres woont waar hij in de BRP staat ingeschreven;
-
een signaal dat een persoon woont op een adres en daar niet in de BRP staat ingeschreven;
-
een signaal dat de gronden voor inschrijving op een briefadres niet (meer) aanwezig zijn; of
-
een signaal dat persoonsgegevens in de BRP niet (meer) juist of volledig zijn.

Signalen kunnen op verschillende manieren ontvangen worden. Dit kan door een terugmelding via de terugmeldingsvoorziening, via brieven, terug gekomen post, per e-mail, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een eigen waarneming door de Gemeente. Als een aangifte migratie persoonlijk aan de balie wordt gedaan, wordt altijd op het oude en het nieuwe adres in de BRP van de Gemeente Montferland bekeken of er personen onterecht geregistreerd zijn.

Werkwijze uitwisseling gegevens

-
Maandelijks ontvangt publiekszaken een mutatielijst van de Woningstichting waarop het volgende vermeld staat: nieuwe huurder(s), opzeggingen en huisuitzettingen.
-
Maandelijks controleert een medewerker publiekszaken overlijdens aan de hand van de adressenlijst huurwoningen Woningstichting en wisselt informatie uit over de achtergebleven bewoning op adres. Dit in verband met het actualiseren van de huurovereenkomst.
-
In het kader van een adresonderzoek worden de gegevens uitgewisseld door middel van het verzoekformulier (bijlage 3). Dit verzoek wordt per e-mail verzonden.

Bijlage 3: Verzoekformulier uitwisseling gegevens

Reden uitwisseling	:
Naam	:
Voornamen	:
Naamgebruik	:
Geboortedatum	:
Telefoonnummer	:
E-mailadres	:
Datum overlijden	:
Adres	:
Woonplaats	:
Datum huurcontract	:
Datum verhuizing	:
Oude adres	:
Aantal bewoners op adres	:
Opmerkingen	:

Bijlage 4: Beveiliging

Plavei heeft de gehele kantoorautomatisering ondergebracht bij NEH. NEH heeft een ISO 27001 gecertificeerd EN een ISAE 3402 verklaring. Beide rapporten zijn op verzoek in te zien.

Daarnaast werkt Plavei actief aan het veiligheidsbewustzijn van medewerkers, onder andere door het volgen van een E-learning. En hebben we een privacyreglement. Een register verwerkingsactiviteiten. En een procedure meldplicht datalekken.

Gemeente Montferland hanteert de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en legt daarover via de ENSIA methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording af aan de externe toezichthouders bij het Rijk.