| Organisatie | Veiligheidsregio Gelderland-Zuid |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer 2013 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-09-2021 | Vervangende regeling | 04-11-2013 | Besluit Dagelijks Bestuur VRGZ d.d. 4 november 2013 |
Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Gelezen artikel 7 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013;
vast te stellen de navolgende:
Regels betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de informatie van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer).
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire informatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris vertrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
De Algemeen Directeur is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen, alsmede met het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en - ordening
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat de vastlegging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
De Algemeen Directeur draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk V Beheer van informatie
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur, de archivaris gehoord.
De Algemeen Directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.
Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de Algemeen Directeur , of degene(n) die daartoe gemandateerd zijn.
De Algemeen Directeur ziet erop toe dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid d.d. 4 november 2013.
De voorzitter,
De secretaris
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen.
Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op analoog vastgelegde informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden, zoals in de Archiefverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013 is gedefinieerd.
Dit besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van informatie. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen in de vorm van digitaal vastgelegde documenten en informatiebestanden.
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze toelichting worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
- sub e. Met het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de "klassieke" papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale informatiebestanden.
- sub f. De hier genoemde definitie van documenten is overgenomen uit de internationale norm NEN- ISO 15489-1 Informatie en documentatie - Archiefbeheer (ISO 15489-1: 2001, IDT) en is ook van toepassing op digitaal vastgelegde documenten en bestanden.
- sub g. Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de Archiefwet. Toch kan het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang zijn dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen. Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc.
- sub k, l. De definities voor de begrippen informatiebestand en informatievoorziening zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
De uitvoering van veel overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeenschappelijke regeling, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale documenten en informatiebestanden.
Het is daarom van belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende informatie, en vooral digitale informatie niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid, zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 18 van dit besluit.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal van de archiefbewaarplaats.
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch kan het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang zijn dat dergelijke verzamelingen goed worden beheerd en behouden.
De Algemeen Directeur is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen. Hij/zij kan dit (onder)mandateren aan managers en proceseigenaren.
Proceseigenaren dienen er voor te zorgen dat hun werkprocessen volgens een afgesproken niveau worden gedocumenteerd in archiefstukken en dat die archiefstukken voldoen aan het afgesproken kwaliteitsniveau. Dat betekent ook dat zij ervoor moeten zorgen dan wel erop moeten toezien dat het vormen van adequate archiefstukken en het opnemen daarvan in een veilige beheeromgeving is ingebed in de systemen, waarmee de processen worden uitgevoerd dan wel ondersteund.
In geval van een organisatie-overstijgend of afdelings-overstijgend ketenproces is de aangewezen proceseigenaar belast met de informatievoorziening binnen het betreffende ketenproces.
Het hoofd van de DIV-afdeling is tezamen met zijn gespecialiseerd en adequaat opgeleid archiefpersoneel belast met de beleidsadvisering en regie over het geheel van de documentaire informatievoorziening (DIV).
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedures wordt zoveel mogelijk aan de managers en proceseigenaren overgelaten, indien daartoe gemandateerd, omdat deze het best in staat zijn de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van de ordeningssystemen op doelmatigheid en doeltreffendheid dient te geschieden door de archivaris.
De bepaling van dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Met de bepalingen in lid 4 en 5 wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten of informatiebestanden bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en hier financiële middelen beschikbaar voor te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, voordat het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de Archiefregeling. Deze regeling stelt vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld wanneer vervanging, vernietiging of vervreemding plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Op deze verwijdering dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid beschikt over informatie die, gezien de inhoud en de consequenties die daaruit voortvloeien, goed beveiligd moet worden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat informatie ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Openbaarheid van Bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaat.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening
te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking, echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie en tot zeer hoge kosten leiden.
Deze selectielijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen op het correct toepassen van de selectiecriteria.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.