Nota waardering en afschrijving vaste activa Gemeente Steenbergen

1.1 Definities

Om een duidelijk beeld te krijgen van het activabeleid, worden een aantal kernbegrippen hieronder beschreven.

Investeringen met een economisch nut

Een investering is van economisch nut als het activum verhandelbaar is (er een markt voor is) of wanneer er opbrengsten mee kunnen worden gegenereerd. Voorbeelden hiervan zijn het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Voorbeelden van investeringen met een economisch nut zijn grond, gebouwen, sporthallen en riolering.

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft hier bijvoorbeeld investeringen in wegen, voet- en fietspaden, bruggen en groenvoorzieningen.

Activeren

Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd.

Afschrijven

Afschrijven is de administratieve verwerking van de waardevermindering van een activum. De waardevermindering wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. De gebruiksduur (levensduur) bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de jaarlijkse afschrijvingslasten.

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een activum afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen.

Kapitaallasten

Kapitaallasten zijn, gedurende de levensduur van het activum, jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met de investering. Deze kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente.

Toerekeningsbeginsel

Het toerekeningsbeginsel houdt in dat baten en lasten, evenals risico's die hun oorsprong vinden vóór het einde van het begrotingsjaar, worden verwerkt in de jaarrekening van het desbetreffende begrotingsjaar. Het toerekeningsbeginsel is uit te splitsen in:

• •

  Voorzichtigheidsbeginsel: Bij de waardering van de vaste activa dient voorzichtigheid in acht genomen te worden. Bij de waardering van de vaste activa moet eerder een te lage dan een te hoge waardering worden aangehouden, omdat een te hoge waardering tot gevolg kan hebben dat de vermogenspositie te hoog wordt weergegeven.

• •

  Vergelijkingsbeginsel ('Matching Principle"): Het resultaat over een periode komt tot stand door confrontatie van de kosten en de opbrengsten welke met elkaar samenhangen.

Stelselwijziging

Wanneer de afschrijvingsmethode voor de vaste activa gewijzigd wordt, is er sprake van een stelselwijziging. Dit is louter toegestaan wanneer daar een gegronde reden voor is. Tevens dient deze stelselwijziging uitgebreid gemotiveerd te worden in de waarderingsgrondslagen.

Schattingswiiziging

Wanneer de afschrijvingsduur voor de vaste activa gewijzigd wordt, is er sprake van een schattingswijziging.

1.2 Algemene uitgangspunten afschrijvingsbeleid

Het financieel beleid en beheer dienen gebaseerd te zijn op de bedrijfseconomische beginselen. De

belangrijkste algemeen aanvaarde bedrijfseconomische grondslagen voor waardering en afschrijving worden hieronder toegelicht.

De belangrijkste algemene uitgangspunten zijn:

• 1.

  De afschrijvingen dienen gebaseerd te zijn op de verwachte gebruiksduur. De afschrijvingen dienen bepaald te worden overeenkomstig de periode dat het activum van nut is voor de organisatie. Verder zal de levensduur zoveel mogelijk in overeenstemming zijn met het prestatievermogen van het activum.

• 2.

  Er dient sprake te zijn van een bestendige gedragslijn. Wanneer er eenmaal is gekozen voor een bepaalde afschrijvingsmethode dan kan deze niet zondermeer gewijzigd worden. Afwijkingen van de zogeheten bestendige gedragslijn zijn wel mogelijk volgens artikel 64 van het BBV. Hierin staat dat slechts om gegronde redenen afschrijvingen mogen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de stelselwijziging en de effecten hiervan dienen toegelicht te worden in de balans.

• 3.

  Er dient uitgegaan te worden van het voorzichtigheids-, realisatie- en vergelijkingsbeginsel. Deze begrippen zijn al toegelicht in de vorige paragraaf waar aldus naar verwezen wordt.

• 4.

  De afschrijvingen dienen stelselmatig bepaald te worden. De afschrijvingen dienen gerelateerd te zijn aan de (vermindering van de) prestaties van het activum.

• 5.

  De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. In artikel 64 van het BBV wordt er expliciet vermeld dat resultaatafhankelijk afschrijven op de vaste activa niet toe is gestaan.

De regelgeving op het gebied van de waardering en afschrijving voor de vaste activa is met ingang van 2017 op een aantal punten gewijzigd en vastgelegd in de BBV- notitie materiële vaste activa.

Tot 1 januari 2017 moesten alleen investeringen met een economisch nut worden geactiveerd en konden investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte geactiveerd worden. Met ingang van 1 januari 2017 moeten alle investeringen, die vanaf het begrotingsjaar 2017 of later gereed komen, geactiveerd worden.

2.1 Minimale ondergrens van activeren

In de financiële verordening, artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen dat investeringen met een economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 niet worden geactiveerd.

Uitzondering op deze regel betreffen de financiële vaste activa en gronden en terreinen, vanwege het feit dat deze activa altijd geactiveerd worden.

2.2 De componentenbenadering

In de notitie materiële vaste activa december 2017 van het BBV staat vermeld dat gemeenten de mogelijkheid hebben om de componentenbenadering toe te passen bij investeringen met een economisch nut. Waar dit voor de gemeenten en de provincies niet voorgeschreven is, is het in het bedrijfsleven verplicht om deze componentenbenadering toe te passen Dit houdt in dat de verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kan de economische/technische gebruiksduur namelijk verschillend zijn. Voor de opsplitsing zijn er geen voorschriften, maar uit praktische overwegingen is het raadzaam om deze te beperken. In de notitie materiële vaste activa december 2017 van het BBV worden er voorbeelden aangedragen voor welke activa de componentenbenadering kan worden toegepast en welke componenten kunnen worden onderscheiden. Wanneer de componentenbenadering gehanteerd gaat worden voor een bepaald activum, dient dit wel consequent toegepast te gaan worden voor dit activum.

Sinds 2009 past de gemeente Steenbergen de componentenbenadering toe voor haar investeringen. Het minimumbedrag wat hierbij gehanteerd wordt voor de uitsplitsing is € 10.000 voor de "losse" component. Op de investeringsaanvraag dienen deze investeringen al uitgesplitst te worden in de verschillende relevante componenten.

Een voorbeeld ter verduidelijking: in een aanvraag voor een investeringskrediet voor een renovatie van een gebouw van in totaal € 50.000 is inbegrepen een technische installatie van € 5.000. In dit geval zal er niet voor een componentenbenadering worden gekozen maar voor één afschrijvingstermijn.

Voor de volledigheid voor wat de aanvraag van investeringskredieten betreft, wordt er verwezen naar hoofdstuk 4 van deze nota.

De voornaamste reden om de componentenbenadering toe te gaan passen ligt in het feit dat de afschrijvingstermijnen van de verschillende componenten daardoor beter aansluiten met de werkelijkheid. Een verwarmingsinstallatie is nu eenmaal in een kortere periode afgeschreven dan een gebouw.

Tabel 1 is een voorbeeld met betrekking tot de te hanteren uitsplitsing naar componenten met daarachter vermeld de afschrijvingstermijn welke gebaseerd is op de economische/technische levensduur.

Tabel 1

3.1 Waarderingsgrondslag

Vaste activa worden gewaardeerd op basis van de historische kostprijs, of de verkrijgings- of de vervaardigingsprijs. De financiële vaste activa kunnen tevens gewaardeerd worden tegen de lagere marktwaarde.

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Tegenover deze verkrijgings- of vervaardigingsprijs kunnen de bijdragen in de kosten van activa staan. Er dient dan wel een direct aantoonbare relatie te bestaan tussen de kosten van de investering en de daarvoor ontvangen bijdrage.

Verder wordt er voor de waardering onderscheid gemaakt tussen investeringen met een economisch nut en investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte.

Tot 1 januari 2017 moesten alleen investeringen met een economisch nut worden geactiveerd en konden investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte geactiveerd worden. Met ingang van 1 januari 2017 moeten alle investeringen, die vanaf het begrotingsjaar 2017 of later gereed komen, geactiveerd worden. Dit betekent een geleidelijke invoering.

De activa dienen gewaardeerd te worden tegen de bruto verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Dit houdt dus in dat de bijdragen in de kosten uit de bestemmingsreserves niet in mindering gebracht mogen worden op de investering, maar ze kunnen wel gebruikt worden als dekking van de jaarlijkse uit de investering voortvloeiende kapitaallasten. Wel is het toegestaan om bijdragen van derden, welke in directe relatie staan met de desbetreffende investering, hierop in mindering te brengen.

3.2 Afschrijvingstermijnen

De afschrijvingstermijnen van vaste activa welke een beperkte levensduur hebben, moeten gebaseerd worden op de verwachte toekomstige gebruiksduur van een activum. Bij het vaststellen van de gebruiksduur speelt zowel de economische als de technische levensduur een rol. De economische levensduur van een activum is verstreken wanneer het financieel voordeliger is om het bestaande activum te vervangen door een nieuwe. De technische levensduur van een activum wordt bepaald door de technische slijtage. Bij de keuze voor afschrijving op basis van de economische of de technische levensduur is het van belang dat het voorzichtigheidsbeginsel (§ 1.1) in acht wordt genomen. Wanneer bijvoorbeeld de economische levensduur korter wordt geschat dan de technische levensduur zal mede uit efficiencyoverwegingen worden gekozen voor afschrijving op basis van de economische levensduur.

Voor de verdere detaillering van de afschrijvingstermijnen wordt verwezen naar de bijlage.

3.3 Aanvang afschrijven

Over investeringen waarvan bij de jaarstukken wordt geconstateerd dat ze in het afgelopen jaar gereed zijn gekomen of in gebruik zijn genomen wordt de afschrijving met ingang van het jaar van gereedkomen of in gebruik name berekend op een volledig jaar. De afschrijving dient plaats te vinden over de periode waarover het gebruik van de investering zich uitstrekt, maar er moet voor gewaakt worden dat de afschrijvingsperiode de economische of technische levensduur niet gaat overschrijden doordat de uitvoering over meerdere jaren wordt verdeeld. Daarom wordt op investeringen, die zijn gekoppeld aan beheerplannen en niet een specifiek omschreven en afgebakend werk betreft, begonnen met afschrijven in het jaar waarin per 31 december van dat jaar blijkt dat 75% van het krediet is uitgegeven. Ook voor de begroting worden de afschrijvingslasten van de nieuwe investeringen vanaf het eerste jaar gebaseerd op een volledig jaar.

3.4 Afschrijvingsmethode

De keuze voor wat de afschrijvingsmethode betreft, wordt vanuit het BBV overgelaten aan de gemeenten zelf. Zo is het zelfs mogelijk om per activum de meest passende afschrijvingsmethode te selecteren waardoor er meerdere afschrijvingsmethoden naast elkaar gebruikt kunnen worden. Er kan gekozen worden uit de volgende afschrijvingsmethoden:

• 1.

  De lineaire afschrijvingsmethode: de afschrijving op basis van een vast percentage van de verkrijgings- c.q. aanschafprijs van het activum.

• 2.

  De annuïtaire afschrijvingsmethode: de afschrijving en rentelasten zijn jaarlijks gelijk.

• 3.

  De degressieve afschrijvingsmethode: de afschrijving op basis van een vast percentage van de boekwaarde.

Binnen de gemeente Steenbergen wordt er eigenlijk alleen maar gebruik gemaakt van de lineaire afschrijvingsmethode. Hierbij vindt er een evenredige verdeling van de investeringskosten van de activa over de gebruiksduur plaats. Deze verdeling sluit beter aan bij de geleverde prestaties dan bij annuïtair afschrijven. Tevens loopt de afnemende werkelijke waarde van het activum bij toepassing van de lineaire afschrijvingsmethode beter in de pas met de aflopende boekwaarde. Mede daardoor zien wij geen noodzaak om (een) andere afschrijvingsmethode(n) toe te gaan passen.

3.5 Afschrijven op grond

In de BBV is vastgelegd dat op grond niet kan worden afgeschreven, omdat grond geen slijtend actief is en daarom een eeuwigdurende gebruiksduur heeft. Dit geldt ook voor grond die in gebruik wordt genomen als begraafplaats. Grond die in erfpacht is uitgegeven wordt in dit kader niet anders behandeld. Er is namelijk geen sprake van een slijtend actief en/of een beperkte gebruiksduur.

3.6 Extra afschrijven

Extra afschrijven is alleen toegestaan en zelfs verplicht als de boekwaarde van het actief hoger is dan het verwachte toekomstige economische nut.

3.7 Rentetoerekening

Eventuele rentelasten, verbonden aan een aangetrokken geldlening, worden ten laste gebracht van het taakveld Treasury en doorbelast naar de taakvelden waarvan de kosten voor 100% worden doorbelast via tarieven.

3.8 Restwaarde

De restwaarde betreft de geschatte waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn.

Deze restwaarde vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het activum.

De restwaarde wordt bij de gemeente op nul gesteld vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van deze waarde, omdat deze in de verre toekomst liggen en in grote mate onderhevig zijn aan onzekere factoren vanuit de markt.

Hierbij wordt er dus het voorzichtigheidsbeginsel gehanteerd (voor de definitie hiervan wordt verwezen naar hoofdstuk 1).

4.1 Aanvragen investeringen

In artikel 6 van de financiële verordening wordt aangegeven, dat de raad met het vaststellen van de begroting de in de begroting opgenomen nieuwe investeringen autoriseert. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. Daarnaast is erin opgenomen, dat voor investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen het college een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voorlegt.

4.2 Informatieverstrekking kredieten

Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van gevoteerde investeringskredieten groter dan € 50.000 is het van belang hierin inzicht te krijgen via de tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Dat zijn tevens de momenten om de investeringskredieten bij te stellen.

4.3 Beschikbaarheid kredieten

Investeringskredieten van twee jaar en ouder worden afgesloten bij het opstellen van de jaarrekening met uitzondering van investeringskredieten die zijn opgenomen in beheerplannen. Deze blijven beschikbaar gedurende de looptijd van het beheerplan.

Slechts bij uitzondering zou hiervan, indien goed gemotiveerd, kunnen worden afgeweken. De beslissingsbevoegdheid hiervoor ligt bij het college van B&W. Verwacht men toch nog uitgaven op een investeringskrediet, dan zal er bij de volgende begroting, of via een afzonderlijk raadsvoorstel, een nieuw krediet betreffende deze investering aangevraagd dienen te worden. Betreft het hier een groot project met een langere looptijd dan in het vorenstaande is aangegeven, dan zal dit vanuit de meerjarenplanning, welke op is genomen in de investeringsaanvraag, moeten blijken.

Deze meerjarenplanning dient de volgende zaken te bevatten:

• •

  De totale looptijd van de investering;

• •

  Raming van de verwachte uitgaven verdeeld over de verschillende jaren gedurende de looptijd van het project.

Met bovenstaande werkwijze wordt dus voorkomen dat er onnodig beslag gelegd wordt op de dekkingsmiddelen vanuit de begroting. Verder zal er een betere relatie zijn tussen het verstrekte krediet en de gerealiseerde uitgaven op het krediet. Tevens is het niet toegestaan om tegenvallers en meevallers van de verschillende investeringskredieten met elkaar te verrekenen. Ook het gebruik van de beschikbaar gestelde kredieten vooreen andere bestemming is niet toegestaan.

Zoals al eerder aangegeven is deze nota opgesteld om een uniforme handelwijze met betrekking tot de waardering en afschrijving van vaste activa te bewerkstelligen. In gevallen waarin deze nota niet voorziet, beslist het college van B&W.

Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste aandachtspunten.

• •

  De minimale ondergrens voor activering is € 10.000;

• •

  De componentenbenadering gaat toegepast worden voor alle investeringen. Het minimumbedrag voor uitsplitsing is € 10.000 voor de losse component.

• •

  Investeringen met een economisch nut worden gewaardeerd tegen de bruto verkrijgings- of vervaardigingsprijs;

• •

  De afschrijvingstermijnen van de vaste activa zijn gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van het activum;

• •

  De afschrijvingstermijnen zijn nader bekeken en vastgesteld. Deze zijn afzonderlijk opgenomen in de bijlage bij deze nota;

• •

  Met afschrijven wordt gestart vanaf 1 januari van het jaar waarin de investering in gebruik is genomen of gereed gekomen;

• •

  De afschrijvingsmethode welke gehanteerd wordt is de lineaire afschrijvingsmethode;

• •

  Over investeringen in grond en terreinen wordt er niet afgeschreven;

• •

  Extra afschrijven is alleen toegestaan wanneer er nieuwe inzichten zijn ontstaan in de

• •

  economische/technische levensduur van het activum;

• •

  Vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van de restwaarde wordt deze voor de investeringen op nul gesteld;

• •

  De investeringsaanvraag dient in voldoende mate onderbouwd en gespecificeerd te zijn voordat zij geaccordeerd kan worden door de raad;

• •

  De evaluatie van de beschikbaar gestelde kredieten groter dan € 50.000 vindt plaats tijdens de tussentijdse rapportages en met opstellen van de jaarrekening;

• •

  Deze rapportagemomenten zijn tevens de momenten waarop de gevoteerde investeringskredieten kunnen worden bijgesteld;

• •

  Voor de grote projecten met een langere looptijd dient er een meerjarenplanning opgesteld te worden. Hieruit blijken de totale looptijd van de investering en de raming van de verwachte uitgaven verdeeld over de verschillende jaren gedurende deze looptijd;

• •

  Het gebruik van het beschikbaar gestelde investeringskrediet voor een andere bestemming dan waarvoor deze toegekend is, is niet toegestaan;

• •

  Het is niet toegestaan om tegenvallers en meevallers van de verschillende investeringskredieten met elkaar te verrekenen;

• •

  Investeringskredieten welke ouder dan twee jaar zijn worden afgesloten bij het opstellen van de jaarrekening;

• •

  Slechts bij uitzondering kan van het bovenstaande, indien goed gemotiveerd, worden afgeweken. De beslissingsbevoegdheid hiervoor ligt bij het college van B&W;

• •

  De nota waardering en afschrijving vaste activa zal in werking treden met ingang van 1 januari2020.

Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2020.

Deze nota kan worden aangehaald als: “Nota waardering en afschrijving vaste activa 2020”.