| Organisatie | Veiligheidsregio Gelderland-Zuid |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening 2013 |
| Citeertitel | Archiefverordening 2013 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 40 van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-09-2021 | 02-05-2014 | Vervangende regeling | 24-04-2014 | Algemeen Bestuur VRGZ 24 april 2014 |
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, bijeen in zijn vergadering van 24 april 2014;
Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 20 maart 2014;
Gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 35 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013;
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden,
voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
In deze verordening en de daarop berustende regels wordt verstaan onder:
Hoofdstuk Il De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur wijst een archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 31 van de wet aan en draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten binnen de eigen organisatie.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder belast met het beheer van de archiefbescheiden van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid regels vast.
Het Dagelijks Bestuur bevordert, dat bij deelname door Veiligheidsregio Gelderland-Zuid in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Het Dagelijks Bestuur doet jaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 juncto Artikel 32 van de wet. Zij overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur veiligheidsregio Gelderland Zuid van 24 april 2014,
de voorzitter,
drs. H.M.F. Bruls,
de secretaris,
mr. A.A.J. Verhoeven
Archiefverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur van gemeenschappelijke regeling te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten.
Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van de organen van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Hoofdstuk Il bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiênt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financlèn.
Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit deel is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Ten aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de "klassieke" papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie.
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch kan het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang zijn dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen.
De Archiefregeling stelt op grond van Artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
De hoeveelheid van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van Veiligheidsregio Gelderland Zuid wordt mede bepaald door de DIV-taken welke voor GGD Gelderland-Zuid worden uitgevoerd. Met GGD Gelderland-Zuid is voor de uitvoering van de DIV-werkzaamheden een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiêle behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hetzelfde artikel bepaald , dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid heeft daarvan als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken zelf ook profijt.
De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rectitspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan In de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen bulten de delegatiekaders van organieke wetten.
Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag.
Het Algemeen Bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel 15. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via ICT opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wei de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur zoals bedoeld in artikel 9.