Organisatiebesluit gemeente Aalten 2019

Artikel 2 Organisatie-eenheden

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen:

• •

  Ruimte

• •

  Bedrijfsvoering

• •

  Sociaal Domein

Artikel 3a Hoofdtaken van de afdeling Ruimte

• •

  De algemene taak van de afdeling Ruimte is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering, risicobeheersing en de evaluatie gericht op het gebied van:

• •

  Beleidsvelden Ruimtelijke Ordening

• •

  Beleidsvelden BOR, milieu, duurzaamheid, verkeer, groen, wegen, riolering

• •

  Beleidsvelden Vastgoed- en grondzaken, exploitatie gronden woningbouw en industrie

• •

  Bedrijvencontactfunctionaris, economische zaken en vrijetijdseconomie

• •

  Accommodatiebeleid

• •

  Beleidsvelden Erfgoedbeleid en Landschap en Natuur

• •

  WABO

• •

  Buitendienst

• •

  Sportaccommodaties

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De taken zijn verder vervat in programma Ruimte van de begroting.

Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Bedrijfsvoering

De algemene taak van de afdeling Bedrijfsvoering is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering, risicobeheersing en de evaluatie gericht op het gebied van:

• •

  KCC

• •

  Publiekscommunicatie

• •

  Burgerzaken

• •

  DIV

• •

  Facilitair

• •

  Gebouwen- en accommodatiebeheer

• •

  De administratie, waaronder administratie sociaal domein, financiële administraties, basisregistraties, GEO, heffingen, inkoop en subsidies, ICT, control, informatieveiligheid en privacy

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De taken zijn verder vervat in programma Bedrijfsvoering van de begroting.

Artikel 3c Hoofdtaken van de afdeling Sociaal Domein

De algemene taak van de afdeling Sociaal Domein is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering, risicobeheersing en de evaluatie gericht op het gebied van:

• •

  Zorg en Inkomen met beleidsvelden minimabeleid en schuldhulpverlening, maatschappelijke zorg, WMO, Jeugdwet en Participatiewet

• •

  Beleid Sociaal Domein met beleid inkomensvoorzieningen, minimabeleid, schuldhulpverlening, maatschappelijke zorg, werkvoorzieningsschap, WMO, Participatiewet, Jongerenwerk, Jeugdwet, integratie/statushouders en gezondheidszorg

• •

  Beleid Welzijn en Onderwijs, met vervoer, bibliotheek, vormings- en ontwikkelingswerk, sport, kunst en cultuur, musea, onderwijs, subsidies, dierenasiel en dierenambulance, kinderopvang en sociaal cultureel werk

• •

  Juridische Zaken met bestuurlijke (ook grensoverschrijdende) samenwerking, juridische zaken, APV-vergunningen, evenementenvergunningen, rampenbestrijding, openbare orde en veiligheid, weekmarkten

• •

  Integrale handhaving

• •

  Personeel en Organisatie, inclusief P&O-administraties

• •

  Flexpool

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De taken zijn verder vervat in programma Sociaal Domein van de begroting.

Artikel 4 Structuur afdelingen

• 1.

  Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3a, 3b en 3c zijn de afdelingen ingedeeld in teams.

• 2.

  Voor wijzigingen van de structuur van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams betrekt het college vooraf de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

• 4.

  Iedere afdeling heeft de verantwoordelijkheid voor een programma uit de begroting. Daartoe zijn programmamanagers aangesteld.

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het integraal management van de afdeling, voor alle afdelingsbudgetten en voor alle ambtelijke adviezen en processen.

Het afdelingshoofd heeft op grond van de mandaatregeling een verregaand mandaat m.b.t. het nemen van besluiten op ambtelijke adviezen. Het afdelingshoofd is voor de beleidsterreinen van de afdeling door middel van o.a. het portefeuillehoudersoverleg eindverantwoordelijk voor de relatie tussen de ambtelijke en bestuurlijke processen.

Als lid van het MT is functiehouder medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van de lange termijnvisie, strategische organisatievraagstukken, de P&C cyclus en het realiseren van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen. Het MT is gezamenlijk verantwoordelijk voor de invulling van de werkgeversrol, hetgeen o.m. blijkt uit het gezamenlijk dragen van verantwoordelijkheid voor de meerjaren personeelsbegroting/schommelfonds, de personeelsbeoordelingen, strategische personeelsplanning, matchen van werk en mensen, openstelling vacatures.

Artikel 5 Leiding dagelijks beheer

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris. Zij treedt op als algemeen directeur. Zij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden en na overleg met het college aanwijzingen geven aan de controller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.

• 3.

  Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdeling berust het dagelijks beheer van een team bij de ambtenaar die binnen het team belast is met de vakinhoudelijke coördinatie en aansturing (teamcoördinator).

• 4.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de controller en de afdelingshoofden. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen beslissings- en ondertekeningmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten. In de Mandaatregeling gemeente Aalten 2016 zijn de mandaten en volmachten nader uitgewerkt.

Artikel 6 Functionarissen financiële organisatie

• 1.

  Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: afdelingshoofd Bedrijfsvoering en de controller.

• 2.

  De functie van controller is onverenigbaar met de functie van afdelingshoofd Bedrijfsvoering en met het budgethouderschap.

Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2.

  Bij afwezigheid van de secretaris treedt als locosecretaris op één van de afdelingshoofden, in de volgorde: afdelingshoofd Ruimte, afdelingshoofd Sociaal Domein en afdelingshoofd Bedrijfsvoering.

• 3.

  De afdelingshoofden worden op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Bij de voordracht tot benoeming is een vertegenwoordiging van de andere afdelingshoofden en de medewerkers van de desbetreffende afdeling betrokken.

• 4.

  Bij afwezigheid van het afdelingshoofd Ruimte wordt zijn functie uitgeoefend door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd Sociaal Domein wordt zijn functie uitgeoefend door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering wordt zijn functie uitgeoefend door het afdelingshoofd Sociaal Domein.

• 5.

  Bij gelijktijdige afwezigheid van meerdere afdelingshoofden regelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de vervanging.

• 6.

  Bij langdurige afwezigheid van een afdelingshoofd besluit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de overige afdelingshoofden gehoord hebbend, welk afdelingshoofd als vervanger zal optreden.

• 7.

  Het MT wijst de CISO (Chief Information Security Officier) en de andere leden uit de beveiligingsorganisatie aan conform het vastgestelde gemeentebrede Informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 8 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

Artikel 9 Algemeen

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor:

• 1.

  de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;

• 2.

  implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid;

• 3.

  de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, de behandeling van juridische procedures;

• 4.

  de aansturing van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie;

• 5.

  de ondersteuning van de bestuursorganen;

• 6.

  de interne informatiestromen tussen bestuur en ambtelijke organisatie.

• 7.

  integrale advisering

• 8.

  de informatiebeveiliging.

Artikel 10 Afdelingshoofd

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:

  • •

    het opstellen en de uitvoering van het toegewezen programma uit de begroting;

  • •

    de bewaking van de juridische en financiële rechtmatigheid;

  • •

    de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten;

  • •

    het opvolgen van de aanwijzingen van de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

  • •

    het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling;

  • •

    het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties;

  • •

    het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie;

  • •

    de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van de programmabegroting;

  • •

    integraal leidinggeven en uitvoering geven aan het P&O-beleid en de HRM-instrumenten

• 2.

  Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

  • •

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • •

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

  • •

    bedrijfseconomische aspecten en mogelijke risico’s;

  • •

    de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

• 3.

  Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging voor alle taakvelden binnen de afdeling. Het afdelingshoofd:

  • a.

    stelt op basis van een expliciete risicoafweging de betrouwbaarheidseisen voor zijn

  • b.

    informatiesystemen vast in overleg met de CISO;

  • c.

    is verantwoordelijk voor de keuze, de implementatie, naleving en het uitdragen van de maatregelen die voortvloeien uit de betrouwbaarheidseisen;

Artikel 11 Teamcoördinator

• 1.

  Onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd is een teamcoördinator, naast zijn werkzaamheden op het vakgebied, verantwoordelijk voor:

  • •

    de vakinhoudelijke coördinatie en aansturing van het team.

  • •

    de zogenaamde meewerkende taken, over het algemeen bestaande uit de complexere adviserende of beleidsmatige werkzaamheden binnen dat team.

• 2.

  Onder vakinhoudelijke coördinatie wordt o.a. verstaan:

  • •

    het coördineren van de taken van het team;

  • •

    het bewaken van bestuurlijke en ambtelijke doelen;

  • •

    het bewaken van planningen;

  • •

    het bewaken van de voor het team relevante onderdelen van de bestuurlijke termijnagenda en de planning en control cyclus;

  • •

    de werkverdeling;

  • •

    de (digitale) postverdeling;

  • •

    budgetbeheer;

  • •

    het opstellen van roosters en vakantieplanning;

  • •

    het informeren van het afdelingshoofd over het functioneren van medewerkers.

• 3.

  Onder vakinhoudelijke aansturing wordt o.a. verstaan:

  • •

    het aangeven van de kaders en oplossingsrichtingen;

  • •

    het signaleren van ontwikkelingen;

  • •

    het naar behoefte beoordelen en becommentariëren van de productie van medewerkers en de begeleiding van medewerkers.

• 4.

  De zogenaamde meewerkende taken verschillen per teamcoördinator en liggen vast in het formulier hoofdtaken functiewaardering HR21.

• 5.

  Afhankelijk van het team en de medewerkers bestaat de vrijheid op onderdelen af te wijken van deze beschrijving. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een teamcoördinator niet de budgetbeheerder van alle budgetten van het team is.

Artikel 12 Controller

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering draagt de controller de zorg voor:

  • •

    het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen.

  • •

    de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de programma’s en het door de raad vastgestelde beleid;

  • •

    de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Aalten in acht;

  • •

    de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

  • •

    het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.

• 2.

  In het belang van de organisatie kan de controller, zonder tussenkomst van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en de gemeentesecretaris/algemeen directeur, zich rechtstreeks wenden tot het college.

• 3.

  Naast de controller bestaat er een juridisch controller.

Artikel 13 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

• 1.

  Het hoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk en draagt de zorg voor:

  • •

    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;

  • •

    het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel;

  • •

    het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en -de gemeentelijke productenlijst;

  • •

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

  • •

    de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in de Controleverordening gemeente Aalten in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;

  • •

    het voeren van de financiële administratie van de gemeente;

  • •

    het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de administratie;

  • •

    voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden;

  • •

    de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort;

  • •

    het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren;

  • •

    het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers van de afdeling Bedrijfsvoering, team dienstverlening. De kassiers zijn belast met alleen de inning van contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige gelden en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten aan de controller.

• 2.

  Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering voert zijn taken uit binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden en de Financiële verordening gemeente Aalten.

Artikel 14 Administratie

• 1.

  De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit:

  • •

    de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties;

  • •

    de per afdeling verbijzonderde administraties.

• 2.

  De afdeling Bedrijfsvoering voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde administraties.

• 3.

  Iedere afdeling voert de voor zijn afdeling verbijzonderde administraties.

• 4.

  Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de Financiële verordening gemeente Aalten.

Artikel 15 Gemeentelijk managementteam

• 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk managementteam.

• 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

• 3. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt als voorzitter van het gemeentelijk managementteam op één van de afdelingshoofden, in de volgorde: afdelingshoofd Ruimte, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en afdelingshoofd Sociaal Domein.

• 4. De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

• 5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.

• 6. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 16 Taken gemeentelijk managementteam

Het gemeentelijk managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• •

  de coördinatie van en de advisering over afdelingsoverstijgende aangelegenheden;

• •

  het vaststellen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

• •

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• •

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• •

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• •

  het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

Artikel 17 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 18 Begrotingscyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• 1.

  Voorjaarsnota;

• 2.

  Programmabegroting;

• 3.

  Stavaza’s (stand van zaken);

• 4.

  Najaarsnota;

• 5.

  Jaarrekening en -verslag.

De begroting en alle daaruit volgende stukken zijn verdeeld in drie vaste programma’s. Per afdeling is er een programma toebedeeld. De betreffende afdelingshoofden, programmamanagers en P-houders zijn primair verantwoordelijk voor hun eigen programma’s. Financieel-technisch blijft dit echter altijd het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering.

Artikel 19 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan wijst het college de producten met bijbehorende budgetten uit de begroting toe aan de budgethouders (veelal afdelingshoofden) die op hun beurt de budgetten toewijzen aan de budgetbeheerders.

• 2.

  Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten van de gemeente maken de afdelingshoofden een plan via het toegewezen programma.

• 3.

  In het programma per afdeling worden de beoogde doelen en te leveren prestaties voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 4.

  Plannen per afdeling worden verwerkt in de programma’s van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het college.

Artikel 20 Budgetbevoegdheden en plichten

• 1.

  Onder eindverantwoording van de budgethouder informeert de budgetbeheerder de controller en de portefeuillehouder tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgetbeheerder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in de begroting.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgetbeheerder vindt plaats binnen de kaders van zijn afdeling, programmabegroting en het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.

• 5.

  Over- en onderschrijdingen van baten en lasten worden per programma conform de Financiële verordening gemeente Aalten toegelicht in de tussenrapportages.

Artikel 21 Programmamanagers

• 1.

  In de gemeente Aalten is het programmamanagement geen afzonderlijke functie, maar een aan een persoon verbonden rol.

• 2.

  Vanwege de beoogde optimale duidelijkheid en uniformiteit in de lijn portefeuillehouder > afdelingshoofd >programma’s > teams wordt deze rol toebedeeld aan drie van de zes teamcoördinatoren (één per afdeling).

• 3.

  De programmamanager overziet een keten van doelstellingen, activiteiten en budgettaire kaders binnen een van de door de gemeenteraad vastgestelde programma’s. Deze doelstellingen, activiteiten en budgettaire kaders op verschillende deelterreinen dienen allemaal een gezamenlijk doel: de gemeentelijke visie voor het betreffende programma realiseren. Het is de taak van de programmamanager om ervoor te zorgen dat alle doelstellingen, activiteiten en budgettaire kaders op dezelfde lijn zitten en het uiteindelijke doel helpen bereiken.

• 4.

  De programmamanager volgt de ontwikkelingen binnen het programma en de verschillende onderdelen daarvan actief. Hij bewaakt de voortgang en de realisering van de doelstellingen, de activiteiten en de budgettaire kaders en rapporteert daarover volgens de in de P&C-cyclus opgenomen termijnen.

• 5.

  De programmamanager rapporteert met betrekking tot de rol programmamanagement rechtstreeks aan het afdelingshoofd. Voor zijn overige taken is de programmamanager regulier ingedeeld in een van de teams.

Artikel 22 Verantwoording en décharge

• 1.

  Iedere afdeling legt door middel van de tussentijdse rapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de programma’s en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later, in rechte gebleken, onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

Artikel 23 Juridische rechtmatigheid

• 1.

  De beleidsmedewerker bestuursondersteuning van het team Organisatie en Welzijn treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor:

• •

  het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

• •

  het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingen;

• •

  het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het redigeren van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

• •

  het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

• •

  het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

• 2.

  De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verslag van zijn bevindingen.

Artikel 24 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 4 september 2019

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Aalten 2019