§ 3 AANWIJZING EN VOORSCHRIFTEN BUDGETHOUDERS EN KREDIETBEHEERDERS
Artikel 3. Hoofdbudgethouders en deelbudgethouders
- 1.
Budgethouders worden aangewezen als hoofdbudgethouder of deelbudgethouder.
- 2.
De aanwijzing als hoofdbudgethouder van de organisatie houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan de organisatie toegekende financiële middelen.
- 3.
De aanwijzing als deelbudgethouder van de organisatie houdt in dat deze functionaris onder de eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor een deel van de aan de organisatie toegekende financiële middelen.
Artikel 4. Aanwijzing hoofdbudgethouders
- 1.
De gemeentesecretaris wordt aangewezen als hoofdbudgethouder voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen, met uitzondering van de budgetten van de gemeenteraad.
- 2.
De griffier wordt aangewezen als hoofdbudgethouder voor alle in de begroting opgenomen budgetten die direct ten dienste van de gemeenteraad en griffie staan.
Artikel 5. Aanwijzing deelbudgethouders
- 1.
De hoofdbudgethouder wijst een deel van het budget toe aan een deelbudgethouder en kan bepaalde condities en beperkingen aan het beheer van het budget verbinden.
- 2.
Als deelbudgethouders worden aangewezen de managers B en C, projectleiders en programma-adviseurs B voor een deel van de aan de organisatie toegekende financiële middelen.
- 3.
De deelbudgethouder is verantwoording schuldig aan de hoofdbudgethouder over het aan hem toegekende budget.
Artikel 6. Aanwijzing kredietbeheerders
- 1.
Deelbudgethouders kunnen één of meer kredietbeheerders aanwijzen die hen ondersteunen voor de aan hen toegewezen budgetten, en kunnen hieraan bepaalde condities en beperkingen verbinden, onverminderde het bepaalde in artikel 7.
- 2.
De deelbudgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de aan hem toegekende budgetten.
- 3.
Kredietbeheerders zijn bevoegd tot het aangaan van een financiële verplichting.
Artikel 7. Voorschriften aanwijzing deelbudgethouders
- 1.
Bij de aanwijzing van deelbudgethouders worden de volgende voorschriften en beperkingen in acht genomen:
- a.
Aanwijzing vindt alleen van boven naar beneden in de organisatie plaats;
- b.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer deelbudgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één begrotingsactiviteit met bijbehorend budget;
- c.
Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente Zuidplas en de te betalen prestatie leveren, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als deelbudgethouder voor de betreffende dienst en levering.
Artikel 8. Voorschriften aanwijzing kredietbeheerders
- 1.
Aangewezen kredietbeheerders regelen onder verantwoordelijkheid van de deelbudgethouder en met inachtneming van de in de financiële processen opgenomen vereiste functiescheidingen onder andere de
- a.
- b.
Fiattering van de geleverde prestatie en/of;
- c.
Tijdige betaalbaarstelling van inkomende facturen of andere bescheiden op grond waarvan een betaling kan worden verricht.
- 2.
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden mag een kredietbeheerder nooit het verleende mandaat respectievelijk het maximale toegestane transactiebedrag van de deelbudgethouder overschrijden.
- 3.
Een deelbudgethouder kan alleen optreden als kredietbeheerder voor een andere deelbudgethouder onder de voorwaarde dat die andere deelbudgethouder niet al door hem is aangewezen als kredietbeheerder voor zijn budgetten.
Artikel 9. Registratie
De aanwijzing van deelbudgethouders en kredietbeheerders inclusief de aan hen toegewezen budgetten wordt bijgehouden in een register en verwerkt binnen de financiële applicatie.
§ 4 VERANTWOORDELIJKHEID EN BEVOEGDHEID
Artikel 10. Verantwoordelijkheid en bevoegdheid hoofdbudgethouder en deelbudgethouder
- 1.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de begroting.
- 2.
De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor:
- a.
Het effectief realiseren van de prestaties en resultaten die behoren bij de hem op basis van de programmabegroting door de hoofdbudgethouder toegekende budgetten en de door de hoofdbudgethouder aanvullend gemaakte afspraken;
- b.
De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten zoals vastgelegd in de programmabegroting en de tussentijdse wijzigingen daarvan (budgetbeheer);
- c.
De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding en beheer van het budget met inachtneming van te stellen eisen aan de interne beheersing;
- d.
Het beheersen van risico´s bij het beheer en de bewaking van de ten gunste en/of ten laste van het budget gerealiseerde baten respectievelijk lasten;
- e.
Het verzekeren van geraamde inkomsten;
- f.
Het binnen de planning & controlcyclus periodiek afleggen van verantwoording aan de hoofdbudgethouder en het college over het gevoerde beleid, beheer en over de effecten van het toegekende en bestede budget inclusief het voorzien in analyses en toelichtingen, zowel inhoudelijk als financieel;
- g.
Het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de toegewezen budgetten.
- 3.
De deelbudgethouder is conform het bepaalde bij of krachtens de vigerende Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen.
- 4.
De deelbudgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de gefactureerde werken zijn uitgevoerd, dan wel de goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling moet door een ander dan de deelbudgethouder worden gedaan.
- 5.
De deelbudgethouder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaan.
- 6.
De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig en overeenkomstig de nadere interne richtlijnen aanbieden van de te betalen facturen en de te innen vorderingen aan de financiële administratie.
- 7.
De deelbudgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet accorderen voor facturatie waarbij de deelbudgethouder ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt of enig ander belang heeft bij de opdracht nemende organisatie.
- 8.
Voorschotnota’s die betrekking hebben op verplichtingen vallende onder meerdere deelbudgethouders kunnen door de financiële administratie rechtstreeks worden verantwoord ten laste van de budgetten van betreffende deelbudgethouders. De eindafrekeningen van de voorschotnota’s worden gecontroleerd en geparafeerd door de deelbudgethouders.
Artikel 11. Verantwoordelijkheid en bevoegdheid kredietbeheerder
- 1.
De kredietbeheerder is conform het bepaalde bij of krachtens de vigerende Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan.
- 2.
Aangewezen kredietbeheerders regelen onder verantwoordelijkheid van de deelbudgethouder en met inachtneming van vereiste functiescheidingen
- a.
Het uitvoeren van de taken en bevoegdheden behorende bij de toegewezen budgetten;
- b.
Het vastleggen van aangegane verplichtingen in de financiële administratie op de toegewezen budgetten;
- c.
Het controleren of de factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen;
- d.
Het vaststellen of de gefactureerde werken en geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;
- e.
Het vaststellen dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd aan de hand van een onderbouwing prestatielevering;
- f.
Het tijdig betaalbaar stellen van inkomende facturen of andere bescheiden op grond waarvan een betaling kan worden verricht.
Artikel 12. Handelen conform interne regelgeving
- 1.
De deelbudgethouder en kredietbeheerder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap resp. kredietbeheer publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:
- a.
De Programmabegroting gemeente Zuidplas;
- b.
De Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende;
- c.
Het Inkoopbeleid gemeente Zuidplas 2020;
- d.
De Financiële verordening gemeente Zuidplas 2017.
§ 5 AANGAAN FINANCIËLE VERPLICHTINGEN
Artikel 13. Rechten en verplichtingen hoofdbudgethouder, deelbudgethouder en kredietbeheerder
- 1.
Verplichtingen worden onderscheiden in “Verplichtingen betreffende uitgaven” (verplichtingen) en “Verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).
- 2.
De hoofdbudgethouder en deelbudgethouder krijgt bij de aanwijzing zoals bedoeld in artikel 4 respectievelijk artikel 5 naast de toekenning van een budget tevens de bevoegdheid, namens het college of in geval van de griffier namens de gemeenteraad, tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen onder de volgende voorwaarden:
- a.
(Meerjarig) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat vastgesteld is dat in de vastgestelde begroting een toereikend budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar gesteld is. Het college kan alsnog toestemming geven voor zover en uitsluitend het interne en administratieve wijzigingen betreft en geen beleidswijzigingen met inachtneming van het bepaalde in lid 2, sub c van dit artikel;
- b.
Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijding van de in de begroting opgenomen budgetten zullen leiden;
- c.
Financiële verplichtingen kunnen worden aangegaan tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor de budgethouder is aangewezen conform het bepaalde bij of krachtens de vigerende Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende.
- 3.
Wanneer geen of onvoldoende budget beschikbaar is in de vastgestelde begroting voor het aangaan van een financiële verplichting is een vastgestelde wijziging van de begroting nodig om de financiële verplichting aan te kunnen gaan. Er zijn twee soorten wijzigingen van de begroting:
- a.
- b.
Administratieve wijzigingen.
- 4.
Financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van budgetten in relatie tot:
- a.
Rente en afschrijving (kapitaallasten);
- b.
Stortingen in en onttrekkingen aan reserves;
- c.
Stortingen in voorzieningen;
- d.
Stelposten en onvoorziene uitgaven;
- e.
Posten ten behoeve van administratieve boekingen.
- 5.
Voor de kredietbeheerders zijn lid 2, sub a tot en met c van overeenkomstige toepassing.
- 6.
De deelbudgethouder legt de op het product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat inzicht kan worden gegeven in de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling of het project.
- 7.
De kredietbeheerder die volgens de Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende en de Budgethoudersregeling gemeente Zuidplas een verplichting mag aangaan legt de verplichting vast in de financiële administratie als de opdrachtwaarde hoger is dan € 2.500 (en niet zijnde een subsidie), op het moment dat deze ontstaat.
- 8.
De financiële verplichting wordt aangegaan met inachtneming van de wetgeving, de regelgeving voor inkoop en aanbesteding en de Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 en het behorend Mandaatregister 2020 of de daaropvolgende.
- 9.
Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.
- 10.
Bij het aangaan van financiële verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:
- a.
Financiële verplichtingen worden schriftelijk aangegaan;
- b.
Financiële verplichtingen en de daaropvolgende administratieve afwikkelingen worden tijdig en juist vastgelegd binnen de verplichtingenadministratie;
- c.
Het verplichtingennummer wordt in de opdrachtverstrekking aan de leverancier opgenomen en door de leverancier op de facturatie vermeld;
- d.
De geldende algemene (Rijks)inkoopvoorwaarden voor diensten, leveringen en werken zijn van toepassing waarop de leverancier wordt gewezen.
- 11.
De deelbudgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen nadat voldaan is aan de bepalingen in artikel 10 lid 2 sub c en d.
Artikel 14. Afdelingsoverstijgende budgetten
De hoofdbudgethouder kan soorten uitgaven en inkomsten aanwijzen die centraal worden verwerkt en centraal worden doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de deelbudgethouders. Dit betreft onder andere salarissen, overhead en premies voor verzekeringen. In tegenstelling tot het in deze regeling gestelde treedt bij afdelingsoverstijgende budgetten de clustermanager Financiën in de hoedanigheid van tijdelijk deelbudgethouder.
Artikel 15. Accordering en betaalbaarstelling
- 1.
Autorisatie van een betaalbaarstelling mag slechts plaatsvinden nadat vastgesteld is dat het hiervoor bestemde budget toereikend is, dat de hieraan ten grondslag liggende verplichting valt binnen de gestelde grensbedragen en de verplichting is vastgelegd in de financiële administratie.
- 2.
Voor het betaalbaar stellen van een bedrag door middel van een factuur of betalingsopdracht is een tweetal autorisaties noodzakelijk door middel van accordering. Een budget welke als deelbudgethouder is toegewezen aan een kredietbeheerder moet voor betaalbaarstelling van een bedrag ten laste van het betreffende budget zowel door de kredietbeheerder als deelbudgethouder geautoriseerd worden.
- 3.
De accordering zoals bedoeld in lid 2 geeft aan dat is vastgesteld dat
- a.
De gefactureerde werken zijn uitgevoerd conform de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;
- b.
De goederen en diensten zijn geleverd conform de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;
- c.
De factuur rekenkundig correct is;
- d.
De factuur voldoet aan de wettelijke vereisten.
- 4.
De deelbudgethouder draagt er zorg voor dat, conform de wettelijk gestelde termijn, een factuur binnen 30 dagen betaalbaar wordt gesteld.
- 5.
De betalingsopdracht, waarvoor een standaard format wordt gehanteerd, wordt zoveel mogelijk onderbouwd met documenten waaruit het te betalen bedrag blijkt.
- 6.
De financiële administratie van het cluster Financiën stelt de facturen en betalingsopdrachten betaalbaar met inachtneming van de betaaltermijnen.
- 7.
Voor het betaalbaar stellen van een bedrag aan of met betrekking tot een medewerker ten laste van een budget waarvan de betreffende medewerker zelf deelbudgethouder is, mag de deelbudgethouder niet zelf de betaling autoriseren maar diens vervanger.
- 8.
Bij het niet-betaalbaar stellen van een factuur wordt dit gemeld bij de financiële administratie en blijft de kredietbeheerder en deelbudgethouder verantwoordelijk voor de verdere afwikkeling van de factuur.
§ 6 INFORMATIEVOORZIENING EN VERANTWOORDING
Artikel 16. Informatieverstrekking
Het cluster Financiën draagt zorg voor de digitale ontsluiting van actuele en volledige financiële informatie en adviseert en ondersteunt de deelbudgethouder en kredietbeheerder ten behoeve van een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van het budget. Voor het beheren van het budget is de deelbudgethouder zelf verantwoordelijk.
Artikel 17. Interne verantwoording
- 1.
De gemeentesecretaris legt als hoofdbudgethouder actief periodiek verantwoording af aan het college over de totale gemeentelijke financiële middelen.
- 2.
De griffier legt als hoofdbudgethouder actief periodiek verantwoording af aan de gemeenteraad over de budgetten die direct ten dienste van de gemeenteraad en griffie staan.
- 3.
De deelbudgethouder legt actief periodiek verantwoording af aan de hoofdbudgethouder over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van financiële middelen van de toegewezen budgetten als onderdeel van de planning en controlcyclus, zoals opgenomen in de Financiële verordening gemeente Zuidplas 2017.
- 4.
De deelbudgethouder draagt zorgt voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die benodigd is voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
- 5.
De deelbudgethouder draagt er zorg voor dat het cluster Financiën tijdig over de benodigde informatie en toelichtingen beschikt ten behoeve van het opstellen van de documenten in relatie tot de planning en controlcyclus conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.
- 6.
De deelbudgethouder informeert het cluster Financiën tijdig over de gesignaleerde en/of verwachte afwijkingen van het toegekende budget. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel overschrijdingen als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en inkomsten.
- 7.
De deelbudgethouder verstrekt de door de Adviseur AO/IC gevraagde informatie en onderliggende documenten nodig voor de (verbijzonderde) interne controle.
- 8.
De deelbudgethouder is bevoegd om de onderuitputting van budgetten aan te wenden om tegenvallers binnen hetzelfde taakveld te compenseren.
- 9.
De deelbudgethouder is verplicht om tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter binnen hetzelfde taakveld te compenseren.
§ 7 VERVANGING HOOFDBUDGETHOUDER, DEELBUDGETHOUDERS EN KREDIETBEHEERDERS
Artikel 18. Vervanging hoofdbudgethouders, deelbudgethouders en kredietbeheerders
Bij het toepassen van plaatsvervanging voor hoofdbudgethouders, deelbudgethouders en kredietbeheerders gelden de volgende uitgangspunten.
- a.
Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige hoofdbudgethouders, deelbudgethouders en kredietbeheerders;
- b.
Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau van de te vervangen deelbudgethouders en kredietbeheerders;
- c.
Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau indien blijkt dat dit onvermijdelijk is op voorwaarde dat dit niet naar een lager hiërarchisch niveau dan clustermanager kan plaatsvinden;
- d.
Op de aanwijzing van vervangend deelbudgethouder zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 7 van deze regeling van toepassing;
- e.
De bepalingen ten aanzien van het budgethouderschap en kredietbeheer gelden verder in gelijke mate voor een plaatsvervangend deelbudgethouder en kredietbeheerder.
§ 8 OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 19. Rechtmatigheid
De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en getrouwheid van de financiële informatie. De financieel adviseurs begeleiden de deelbudgethouder in de door de deelbudgethouder conform artikel 17 op te leveren informatie.
Artikel 20. Overige regelingen
De deelbudgethouder houdt rekening met alle overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de financiële administraties en het beheer van de financiën.
Artikel 21. Onvoorziene omstandigheden
In omstandigheden waarin deze regeling niet voorziet is het college bevoegd om aanvullende besluiten te nemen binnen de reikwijdte van wettelijke kaders en de nadere invulling hiervan in verordeningen door de gemeenteraad.