Onderzoeksprotocol integriteitsschendingen BSR

“Hoe te handelen bij integriteitskwesties?”

Een goed integriteitsbeleid voorziet ook in een duidelijke procedure voor het omgaan met integriteitsschendingen. Een volwaardig integriteitsbeleid (gedragscode integriteit BSR en onderzoeksprotocol integriteitsschendingen BSR) is niet alleen het vaststellen en implementeren van dat beleid, het is ook het handhaven ervan.

Dit is van belang voor alle betrokkenen: voor de melder, voor degene waarover wordt gemeld, de behandelaar(s) en de eindverantwoordelijke. De melder moet weten waar hij of zij terecht kan. Degene over wie een melding wordt ingediend moet weten wat de rechten en plichten zijn én de zekerheid hebben dat er zorgvuldig wordt omgegaan met een mogelijk onderzoek. Meldingen van vermoedelijke schendingen, de aard van het daaropvolgend onderzoek en de afdoening moeten gelijkluidend worden geregistreerd.

Dit protocol geeft duidelijkheid over bovengenoemde onderwerpen zonder de pretentie uitputtend te zijn. Er zijn altijd zaken die zich afspelen in het ‘grijze gebied’. Naast procedures en andere afspraken over integer handelen, blijft bewustwording door praten met anderen daarom van essentieel belang. Integer handelen is een voorwaarde voor elke medewerker van BSR om goed te kunnen functioneren.

BSR is per slot van rekening een organisatie waarin vertrouwd wordt op de professionaliteit en zorgvuldigheid van alle medewerkers.

BESLUIT:

Vast te stellen het volgende protocol integriteitsschendingen BSR:

1. Constatering integriteitskwestie

Een constatering van een integriteitskwestie door een medewerker van BSR dient te worden getoetst aan de laatst vastgestelde ‘Gedragscode integriteit BSR’ en de ‘Frauderisicoanalyse BSR’.

2. Melding

Een melding inzake het vermoeden van een integriteitskwestie dient te worden gemeld bij de direct leidinggevende. Wil je geen melding aan je direct leidinggevende maken? Dan meld je het vermoeden van een misstand aan de directeur van BSR. Indien de kwestie de directeur zelf betreft dient de melding bij de voorzitter van het dagelijks bestuur te worden gemeld. De kwestie wordt in dit stadium nog niet met de betrokkene medewerker gedeeld.

3. Uitvoeren feitenonderzoek

Na toestemming van de directeur van BSR wordt een feitenonderzoek (dossieropbouw) uitgevoerd. Het onderzoek wordt door óf de financieel controller óf de auditor uitgevoerd. Indien noodzakelijk kan informatie via een onafhankelijke derde persoon worden ingewonnen.

Wanneer het feitenonderzoek betrekking heeft op de directeur, de financieel controller of de auditor, wordt een derde externe partij ingeschakeld om het feitenonderzoek uit te voeren. Het dagelijks bestuur kan dan beslissen om een review op de derde externe partij te laten uitvoeren.

Ook indien een van de interne onderzoekers aangeeft het onderzoek onvoldoende objectief te kunnen uitvoeren of als er meer eisen gesteld worden aan onderzoeksmethodes, kan een onafhankelijke derde externe partij worden ingeschakeld.

4. Review

Van het feitenonderzoek vindt een review plaats door óf de auditor óf de financieel controller, afhankelijk van degene die het feitenonderzoek heeft uitgevoerd.

5. Rapport van bevindingen

Van het feitenonderzoek wordt door de financieel controller én de auditor een rapport van bevindingen opgesteld.

6. Bespreken rapport van bevindingen

Het rapport van bevindingen wordt met de directeur van BSR besproken.

7. Vervolgprocedure

• 1.

  De directeur licht (indien van toepassing) de leidinggevende van de betreffende medewerker in;

• 2.

  Er vindt hoor en wederhoor plaats met de betreffende medewerker door de directeur van BSR en de medewerker die daadwerkelijk het feitenonderzoek heeft uitgevoerd (financieel controller óf auditor). Er wordt een gespreksverslag gemaakt, inclusief ondertekening (gezien, akkoord, niet akkoord) door alle partijen (medewerker, directeur, financieel controller óf auditor). Het verslag wordt aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker toegevoegd;

• 3.

  Indien van toepassing worden ordemaatregelen getroffen door de directeur van BSR in afstemming met het dagelijks bestuur van BSR;

• 4.

  Er kunnen gerichte maatregelen worden genomen om schendingen in de toekomst te voorkomen.

   

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 18 februari 2021.

J.H.L.M. de Vreede

Voorzitter

G.M. Scholtus MBA

Directeur