Organisatie | Gulpen-Wittem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gulpen-Wittem houdende regels omtrent het informatiebeheer (Beheerregeling informatiebeheer gemeente Gulpen-Wittem, 2021) |
Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer gemeente Gulpen-Wittem, 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit informatiebeheer gemeente Gulpen-Wittem 2018.
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR489577
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-07-2021 | nieuwe regeling | 29-06-2021 | G.21.01421 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gulpen-Wittem
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening Gulpen-Wittem;
overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Gulpen-Wittem 2021
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is. Indien deze particuliere archiefbescheiden echter een omvang hebben van meer dan 5 strekkende meters, beslist het college van burgemeester en wethouders over de overname in eigendom van deze bescheiden. De gemeentearchivaris adviseert de beheerder ter voorbereiding van de besluitvorming.