Besluit van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad van de gemeente Katwijk houdende regels omtrent de nadere eisen voor het gebruik van de elektronische weg voor bestuurlijk verkeer (Regeling nadere eisen voor het gebruik van de elektronische weg voor bestuurlijk verkeer gemeente Katwijk)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a.

  elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een web formulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer zijn slechts toegestaan indien het college de weg hiertoe heeft opengesteld.

• b.

  bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.

• c.

  niet-bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.

• d.

  gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Katwijk, www.Katwijk.nl.

• e.

  algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Katwijk, die niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Katwijk, maar aan de organisatie als geheel, info@Katwijk.nl.

• f.

  webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.

• g.

  DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.

Artikel 2. Openstelling elektronische weg

• 1.

  Elektronische berichten kunnen naar de gemeente Katwijk worden verzonden.

• 2.

  Alle van de gemeente Katwijk uitgaande e- mail berichten worden voorzien van een door het college goedgekeurde disclaimer.

• 3.

  Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde web formulier.

• 4.

  Niet-bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde web formulier op de gemeentelijke website, wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus van de gemeente Katwijk of het andere door het college opengestelde medium.

Artikel 3. Ondertekening van web formulieren

Web formulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD. Na verzending van het betreffende formulier wordt de DigiD-toegangscode als elektronische handtekening, als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht aangemerkt.

Artikel 4. Weigering van elektronische berichten

• 1.

  Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mail grootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

• 2.

  Het college bepaalt de voorwaarden die vanuit de techniek worden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Deze voorwaarden zijn vermeld op de gemeentelijke website.

• 3.

  Berichten die niet zijn voorzien van naam, adres en woonplaats van de afzender , kunnen worden geweigerd en niet in behandeling worden genomen.

• 4.

  De klant die een elektronisch bericht naar de gemeente Katwijk wil versturen wordt er middels een melding op gewezen dat hij bij correcte ontvangst van zijn elektronisch bericht een ontvangstbevestiging ontvangt. Tevens worden in deze melding de vereisten voor het in behandeling nemen van elektronische berichten vermeld en het telefoonnummer van de gemeente voor hulp bij problemen met de verzending.

Artikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informatie

• 1.

  Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken web formulier als apart per post worden verzonden.

• 2.

  Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post moet worden verwezen naar het bijbehorende web formulier, indien mogelijk met een kenmerk.

Artikel 6. Ontvangstbevestiging

Voor elektronische berichten die binnenkomen via een web formulier op de gemeentelijke website wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.

Artikel 7. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 9. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Regeling nadere eisen voor het gebruik van de elektronische weg voor bestuurlijk verkeer gemeente Katwijk”.