Aanbieding Leidraad geheimhouding

Artikel 1 Algemeen toetsingskader: openbaar, tenzij

• 1.

  Het college, de burgemeester en de raad streven maximale transparantie na in het delen van informatie. Het is aan het college dan wel de burgemeester om zich daarbij steeds in te spannen om te voorkomen dat informatie slechts aan de raad wordt verstrekt onder het opleggen van geheimhouding.

• 2.

  Het college en de burgemeester geven de raad altijd mondeling of schriftelijk de door de raad gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

• 3.

  De informatie van college en burgemeester aan commissies en raad is openbaar, tenzij verstrekking van die informatie gelet op de belangen zoals genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur uitsluitend onder het opleggen van geheimhouding mogelijk is.

• 4.

  Het college en de burgemeester wegen af of het openbaar belang zich verzet tegen het verstrekken van geheime informatie aan de raad. Over de gemaakte keuze zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad.

• 5.

  Een weigering om door de raad gevraagde informatie te verstrekken, alsmede het opleggen van geheimhouding op informatie die aan een commissie of aan de raad wordt verstrekt, gebeurt door middel van een besluit. Het besluit wordt altijd inhoudelijk gemotiveerd.

• 6.

  Van elke vorm van onopzettelijk dan wel opzettelijk lekken van geheime stukken of informatie moet melding worden gemaakt bij de griffie. Indien bij een lek derden betrokken zijn, worden zij daarvan in kennis gesteld.

Artikel 2 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen

• 1.

  Op informatie die al openbaar is, wordt geen geheimhouding opgelegd. Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, mag alleen geheimhouding worden opgelegd op die delen van het stuk die nog niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen mag alleen per onderdeel geheimhouding worden opgelegd, indien zich een van de in artikel 10 van de Wob neergelegde weigeringsgronden voordoet.

• 2.

  In zeer uitzonderlijke omstandigheden kan worden afgeweken van het gestelde onder punt 1. Deze zeer uitzonderlijke omstandigheden dienen door het college dan wel de burgemeester te worden gemotiveerd.

• 3.

  Indien het bepaalde onder punt 1 niet kan worden nageleefd, dan wordt het voorstel tot bekrachtiging geheimhouding wel op de besluitenlijst van de raad geplaatst, en bekrachtigt de gemeenteraad de geheimhouding op het gehele stuk. In een dergelijke situatie wordt een reactie opgesteld in de vorm van een raadsvoorstel, waarin het college of de burgemeester toelicht waarom de geheimhouding op het hele stuk moet rusten en tot wanneer, of komt het college dan wel de burgemeester met een raadsvoorstel tot opheffing van de geheimhouding op die delen van het stuk die bij nader inzien alsnog openbaar gemaakt kunnen worden.

Artikel 3 Specifiek toetsingskader integriteitskwesties

• 1.

  Het college informeert de raad halfjaarlijks over de afhandeling van integriteitsmeldingen en -onderzoeken. Hierbij wordt niet volstaan met cijfermatige informatie, maar wordt de raad geïnformeerd over achtergronden, context en ontwikkelingen rond integriteitsmeldingen en -onderzoeken.

• 2.

  In aanvulling op het bepaalde onder punt 1, kan het college bij een impactvolle zaak besluiten om hangende de fase van een (persoonsgebonden) integriteitsonderzoek de raad te informeren onder het opleggen van geheimhouding.

• 3.

  Bij een impactvolle zaak informeert het college de raad over de uitkomsten van een (persoonsgebonden) integriteitsonderzoek. Uitgangspunt is openbaarheid, tenzij de belangen van betrokkenen zich daartegen verzetten. In laatstgenoemde situatie vindt het verstrekken van informatie plaats onder het opleggen van geheimhouding.

• 4.

  Bij een impactvolle zaak kan het college besluiten om het integriteitsrapport aan de raad te verstrekken. De kring van personen die kunnen kennisnemen van deze informatie is beperkt tot de raadsleden en de fractievertegenwoordigers.

• 5.

  Indien het college op grond van het bepaalde onder punt 4 besluit om een integriteitsrapport aan de raad te verstrekken, dan gelden de volgende voorwaarden:

  • a.

    de namen van alle betrokkenen worden gelakt. Deze namen worden vervangen door een hoofdletter;

  • b.

    Alléén indien de bescherming van de belangen van betrokkenen daartoe noopt kunnen zo nodig alléén de in het rapport opgenomen citaten uit verklaringen die betrokkenen in het kader van de melding of aanvullend onderzoek hebben afgelegd of gemaild aan de onderzoeker(s), door de opsteller van het rapport worden vervangen door een geobjectiveerde weergave van het gestelde.

• 6.

  Over het al dan niet aanmerken van een integriteitskwestie als een impactvolle zaak is het college verantwoording schuldig aan de raad.

Artikel 4 Vermelden expiratie- of evaluatiedatum

• 1.

  Geheimhouding op informatie is in beginsel tijdelijk, de duur van geheimhouding is zo kort mogelijk.

• 2.

  Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een expiratiedatum vermeld.

• 3.

  Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd niet duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld.

Artikel 5 Vermelding geheimhouding: de gronden

• 1.

  Het college en de burgemeester vermelden op elk geheim stuk dat het geheim is. Dit geldt ook voor eventuele bij het stuk behorende bijlagen waarop eveneens geheimhouding is opgelegd.

• 2.

  Indien het geheime stuk niet fysiek maar digitaal beschikbaar is, dragen het college en de burgemeester er zorg voor dat de vermelding van de opgelegde geheimhouding digitaal onlosmakelijk gekoppeld is aan het stuk en de bijbehorende bijlagen die eveneens geheim zijn.

Artikel 6 Digitale beschikbaarheid geheime stukken: gelijk speelveld voor raad, college en burgemeester

Informatie die onder het opleggen van geheimhouding is verstrekt, is voor de raad beschikbaar in een beveiligde digitale omgeving, zowel voorafgaand als tijdens vergaderingen van raad en commissies.

Artikel 7 Register: overzicht geheime stukken

• 1.

  Er wordt een openbaar register bijgehouden van stukken die aan de commissies en raad zijn overgelegd onder het opleggen van geheimhouding. Alle stukken waarop door de raad de geheimhouding is bekrachtigd worden opgenomen in een openbaar raadsregister.

• 2.

  Halfjaarlijks beoordelen het college en de burgemeester aan de hand van het in het eerste lid genoemde register of de geheimhouding die op informatie is opgelegd, kan worden opgeheven. Indien dat het geval is, legt het college dan wel de burgemeester de beoordeling voor aan de raad, voorzien van een voorstel tot opheffing van de geheimhouding.

• 3.

  Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een expiratiedatum en deze expiratiedatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is opgeheven. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan legt het college dan wel de burgemeester dit ter beoordeling voor aan de raad, voorzien van een voorstel tot verlenging van de geheimhouding waarin een nieuwe expiratiedatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld.

Een raadslid kan ook altijd met een initiatiefvoorstel aan de raad voorstellen de geheimhouding op een stuk op te heffen.

Artikel 8 Bekrachtiging door de raad: geldt voor alle stukken

• 1.

  De raad bekrachtigt alle stukken die onder geheimhouding aan commissies en raad zijn overgelegd in de eerstvolgende raadsvergadering, conform het bepaalde in de wet.

• 2.

  Het college of de burgemeester draagt zorg voor tijdige aanlevering van het raadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding. In dit voorstel is opgenomen tot wanneer de geheimhouding op een stuk blijft bestaan (expiratiedatum), dan wel op welk moment wordt beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven (evaluatiedatum). Een concept-raadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding is aanwezig tijdens het fractievoorzittersoverleg. Het definitieve raadsvoorstel tot bekrachtiging geheimhouding wordt uiterlijk op woensdag om 13.00 uur op het RIS geplaatst.

• 3.

  Is er tijdens het fractievoorzittersoverleg, of na ontvangst van het definitieve raadsvoorstel tot bekrachtiging geheimhouding, geen verschil van inzicht tussen fractievoorzitters en college dan wel burgemeester over de noodzaak tot bekrachtiging geheimhouding, dan wordt het voorstel tot bekrachtiging geheimhouding op de besluitenlijst van de raad geplaatst.

• 4.

  Het volgende geldt indien er tijdens het fractievoorzittersoverleg, of na ontvangst van het definitieve raadsvoorstel tot bekrachtiging geheimhouding, twijfel bestaat over de noodzaak tot bekrachtiging geheimhouding van een van de stukken in het raadsvoorstel waarin bekrachtiging van de geheimhouding wordt voorgesteld. In dat geval wordt het voorstel tot bekrachtiging geheimhouding wel op de besluitenlijst van de raad geplaatst, en bekrachtigt de gemeenteraad de geheimhouding. Door middel van een stemverklaring benoemt de raad het punt waarover twijfel bestaat. In deze situatie stelt het college dan wel de burgemeester vervolgens een reactie op in de vorm van een raadsvoorstel, waarin wordt toegelicht waarom de geheimhouding moet voortduren, of komt het college dan wel de burgemeester met een raadsvoorstel tot opheffing van de geheimhouding als dit bij nader inzien alsnog mogelijk blijkt te zijn.

• 5.

  Voor deze onder punt 4 genoemde stukken bereidt het college dan wel de burgemeester ook voor welke informatie met inachtneming van de Wob verstrekt kan worden, indien de raad toch besluit tot opheffing van de geheimhouding.

• 6.

  De reactie als bedoeld onder punt 4 wordt zo spoedig mogelijk in een vertrouwelijk deel van een commissievergadering besproken.

• 7.

  De reactie van het college dan wel de burgemeester is beschikbaar uiterlijk vóór de tweede raadsvergadering volgend op die waarin de geheimhouding als bedoeld onder punt 4 is opgelegd.

Artikel 9 Opheffen geheimhouding: door de raad

• 1.

  Geheimhouding op stukken vervalt automatisch indien op de stukken een expiratiedatum is opgenomen. Is het college dan wel de burgemeester van mening dat er redenen zijn om de geheimhouding te laten voortduren, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot voortduring van de geheimhouding in bij de raad.

• 2.

  Het college dan wel burgemeester kijken bij de halfjaarlijkse actualisatie van het register geheimhouding of de geheimhouding op een stuk na het bereiken van de evaluatiedatum kan komen te vervallen. Indien dat het geval is, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad. Het presidium voert ook een halfjaarlijkse evaluatie uit op de verslagen van geheime commissie- en raadsvergaderingen en dient zonodig een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad.

• 3.

  Is een raadslid van mening dat de geheimhouding op een stuk kan komen te vervallen, dan dient het raadslid een initiatiefvoorstel opheffen geheimhouding in. Het college dan wel de burgemeester dient een reactie in op dit initiatiefvoorstel. Bespreking volgt in de commissie, waarna besluitvorming volgt in de raad. Het college dan wel de burgemeester bereidt ook voor welke informatie met inachtneming van de Wob verstrekt kan worden, indien de raad besluit tot opheffing van de geheimhouding.

• 4.

  Wil in het geval als bedoeld onder punt 3 een raadslid dat de geheimhouding gedeeltelijk voortduurt, dan geschiedt dat bij amendement op het initiatiefvoorstel tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 10 Geheime vergaderingen van commissie en raad: volgens de wet

• 1.

  Vergaderingen van commissies en raad zijn openbaar. Een geheime vergadering wordt openbaar aangekondigd.

• 2.

  Indien de commissie of de raad daartoe besluit, worden de deuren gesloten. Na het sluiten van de deuren wordt besloten geheim te vergaderen. Aan het einde van de vergadering wordt besloten om geheimhouding op te leggen op hetgeen besproken is.

• 3.

  Tot besloten commissievergaderingen hebben toegang raadsleden en fractievertegenwoordigers, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens de besloten commissievergadering enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren.

• 4.

  Tot besloten raadsvergaderingen (uitgezonderd de vergaderingen rond benoeming en herbenoeming van de burgemeester) hebben toegang raadsleden, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens besloten raadsvergaderingen enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren.

• 5.

  Van geheime vergaderingen wordt een geheim verslag gemaakt. In het verslag wordt in ieder geval melding gemaakt van wie het verzoek afkomstig is om de deuren te sluiten.

• 6.

  De griffier houdt een register bij van geheime verslagen. Geheime verslagen van commissievergaderingen worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de raad. De afspraken rond evaluatie van op stukken opgelegde geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing op deze verslagen. Zie hiervoor verder hetgeen hierover is vermeld in paragraaf 8 en 10 van deze Leidraad.

• 7.

  De voorzitter van de vergadering benadrukt aan het eind van de vergadering dat alles wat in de vergadering is besproken of aan de vergadering aan stukken is overgelegd, geheim is.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze leidraad treedt in werking onmiddellijk na besluitvorming.

• 2.

  De beschikbaarstelling van geheime stukken op digitale wijze geschiedt zodra op afdoende wijze is vastgesteld dat dit op een veilige en uit oogpunt van ICT verantwoorde manier kan geschieden.