Regeling aanwijzen budgethouders en budgetbeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2021

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) raad; de gemeenteraad van de gemeente Schouwen-Duiveland;

b) college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland;

c) concernbudgethouder: gemeentesecretaris, het hoofd van de gemeentelijke organisatie;

d) griffier: de griffier van de raad;

e) gemeentelijke organisatie: het geheel van natuurlijke personen, in dienst van de gemeente Schouwen-Duiveland, anders dan het college;

f) managementteam (MT): de gemeentesecretaris en de managers C;

g) business controller: de ambtenaar die samen met andere collega’s invulling geeft aan het “in control” zijn (waaronder de invoering van de wettelijk verplichte rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021) van de organisatie;

h) afdelingsbudgethouder: de manager C (afdelingshoofd), ambtenaar belast met de integrale aansturing van een afdeling;

i) manager D en E: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor en leiding geeft aan de medewerkers van een taakveld of een cluster van samenhangende taken;

j) interne medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn van de gemeente Schouwen-Duiveland, anders dan het college, de gemeentesecretaris en de managers;

k) externe medewerker: de natuurlijke personen die handelen in opdracht van de gemeente;

l) Planning & Control (P&C) cyclus: de jaarlijks door het college vast te stellen deadlines voor het aanleveren van P&C documenten (Kadernota, meerjarenbegroting, tussentijdse rapportages, jaarstukken);

m) programmabegroting: het jaarlijks vastgestelde meerjarige beleidsdocument van de raad waarin opgenomen de structurele en incidentele budgetten;

n) sub-programma: deel van de begroting dat bijdraagt aan de realisatie van het door de raad vastgestelde programmaplan via drie W-vragen:

1. “Wat willen we bereiken” via vastgestelde doelstellingen en beleidsindicatoren

2. “Wat gaan we daarvoor doen” via vastgestelde activiteiten

3. “Wat mag het kosten” via totaal vastgestelde lasten en baten per sub-programma;

o) budgetbeheer: het geheel van maatregelen zoals opgenomen in deze regeling en bijbehorende aanwijzingsbesluiten om een goed beheer van de gemeentelijke budgetten te waarborgen;

p) budget: structurele en incidentele middelen die via de programmabegroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend voor de exploitatie, kostenplaatsen, investeringskredieten, reserves en voorzieningen om een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties te realiseren;

q) project: een opdracht veelal buiten de normale bedrijfsvoering om, met een tijdsplanning en gericht op resultaat;

r) projectleider: interne- en externe medewerkers die projecten aansturen;

s) budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisatie van de lasten en baten binnen de budgetten waarvoor hij/zij als zodanig is aangewezen;

t) Besluit Begroting en Verantwoording (BBV): het besluit vastgesteld op grond van artikel 186 van de Gemeentewet waarin regels zijn opgenomen voor gemeenten, provincies en waterschappen over de begrotings- en verantwoordingsdocumenten;

u) bestuurlijke begrotingswijziging: een door de raad genomen besluit tot wijziging van het volume van de begroting en de verdeling van budget(ten) over de sub-programma’s, gedurende het lopende begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 18 van het BBV en zoals vastgesteld in de Financiële verordening;

v) administratieve begrotingswijziging; een door een budgethouder genomen besluit tot verschuiving van budget(ten) binnen een sub-programma van de door de raad goedgekeurde begroting inclusief wijzigingen, gedurende het lopende begrotingsjaar;

w) (Financiële) informatiesystemen: de digitale informatiesystemen waarin opgenomen de planning- en control documenten en waarin de registratie plaatsvindt van de financiële begroting(swijzigingen) en financiële transacties via unieke coderingen. Deze informatiesystemen zijn leidend voor de budgetten, de financiële administratie en -registratie, de balansposten en de digitale archivering van (financiële) documenten;

x) baten: inkomsten die aan een periode zijn toegerekend. Een bate in een begrotingsjaar is de inkomst die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar betrekking heeft omdat de uitvoering van een taak, die tot opbrengst heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het voordeel in het begrotingsjaar plaatsvond;

y) lasten: uitgaven die aan een periode zijn toegerekend. Een last in een begrotingsjaar is de uitgave die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar drukken, omdat de uitvoering van een taak, die tot kosten heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het verlies in het begrotingsjaar plaatsvond;

z) taakveld: eenheden en/of overzichten volgens artikel 8, lid 1 en 2 van het BBV waarin de (sub)programma’s zijn onderverdeeld;

aa) activum: investeringsuitgave(n) waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt, waarover de gemeente de beschikkingsmacht heeft en die op de balans worden vermeld.

Artikel 2 Vaststelling budget

1. De raad stelt jaarlijks voor 15 november de begroting voor het volgende jaar en de meerjarenraming voor de drie daarop volgende jaren vast. Door deze vaststelling autoriseert de raad het college om te beschikken over de budgetten op sub-programmaniveau. Daarnaast kent de raad door vaststelling van specifieke raadsvoorstellen- en of besluiten via bestuurlijke begrotingswijzigingen aan het college budget of minder budget toe.

2. De toegekende budgetten (lasten en baten) betreffen de exploitatie, kostenplaatsen, investeringskredieten, reserves en voorzieningen.

Artikel 3 Concernbudgethouder

De gemeentesecretaris is door het college aangewezen als hoofdbudgethouder voor zover het niet de budgetten van de raad betreft. De gemeentesecretaris legt over deze budgetten verantwoording af aan het college.

Artikel 4 Afdelingsbudgethouders en Budgethouders

1. De gemeentesecretaris kan, uit hoofde van zijn rol als concernbudgethouder, manager C aanwijzen als afdelingsbudgethouder.

2. De afdelingsbudgethouder en de gemeentesecretaris als afdelingshoofd van de Staf kunnen interne- en externe medewerkers en projectleiders aanwijzen als budgethouder voor de aan hen toe te wijzen budgetten.

3. De manager D en E kunnen interne- en externe medewerkers en projectleiders aanwijzen als budgethouder voor de aan hen toe te wijzen budgetten.

4. De mandaat verlenende budgethouder, zoals bedoeld in lid 1, 2 en 3, kunnen bij het aanwijzen van een budgethouder bepaalde condities en beperkingen verbinden aan de uitoefening van het budgethouderschap.

5. Het aanwijzen van een budgethouder ontslaat de mandaat verlenende budgethouder zoals bedoeld in lid 1, 2 en 3, op geen enkele wijze van zijn/haar budgetverantwoordelijkheid. Degene die als concernbudgethouder, afdelingsbudgethouder of budgethouder (manager D en E) is aangewezen en vervolgens het budgethouderschap mandateert, blijft eindverantwoordelijk voor de aan hem toegewezen budgetten.

Artikel 5 Voorschriften en beperkingen aanwijzing budgethouders

1. Bij de aanwijzing van budgethouders worden de volgende voorschriften en beperkingen in acht genomen:

a. aanwijzing vindt alleen van boven naar beneden in de organisatie plaats;

b. budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Dit houdt in dat per budget slechts één budgethouder verantwoordelijk kan zijn;

c. als budgethouders kunnen interne- en externe medewerkers worden aangewezen;

d. externe medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, zoals bijvoorbeeld ingehuurd advies van derden, kunnen niet worden aangewezen als budgethouder voor de betreffende dienst en levering;

e. de functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van business controller, met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en die van medewerkers van financieel beheer.

2. De gemeentesecretaris en de managers C, D en E die het budgethouderschap doormandateren aan budgethouders en/of projectleiders, registreren hun besluiten tot aanwijzing van budgethouders en/of projectleiders digitaal onder vermelding van de

betreffende budgetten.

3. Bij de aanwijzing van budgethouders maken de mandaterende en aangewezen budgethouder afspraken over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.

4. Een budgethouder die is aangewezen op grond van artikel 4, kan door de gemeentesecretaris of de manager die hem als budgethouder heeft aangewezen, al dan niet tijdelijk, worden ontheven van zijn taak. Van de ontheffing maken zij een wijzigingsbesluit tot

aanwijzing van budgethouders. Dit gebeurt digitaal onder vermelding van de betreffende budgetten, vergezeld van het akkoord door de mandaterende, de ontheven en de nieuwe budgethouder.

Artikel 6 Vervanging budgethouders

1. Budgethouders worden bij afwezigheid vervangen door de medewerker die conform de vervangingsregeling de budgethouder vervangt.

2. Indien de vervangingsregeling niet voorziet in de vervanging, wijzen de concern- of afdelingsbudgethouders een vervangende budgethouder aan.

3. Op de aanwijzing van vervangende budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 5 van toepassing.

Artikel 7 Eindverantwoordelijkheid concernbudgethouder

De gemeentesecretaris is (uitgezonderd de budgetten voor de griffie) eindverantwoordelijk voor het binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting (inclusief de begrotingswijzigingen) blijven van de lasten en het realiseren van de geraamde baten

gedurende het lopende boekjaar.

Artikel 8 Verantwoordelijkheid afdelingsbudgethouder

1. De manager C die de gemeentesecretaris heeft aangewezen als afdelingsbudgethouder is verantwoordelijk voor het binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting (inclusief begrotingswijzigingen) blijven van de lasten en het realiseren van de geraamde

baten voor zijn afdeling, ongeacht of het budgethouderschap is overgedragen aan managers D, managers E of interne- of externe medewerkers.

2. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op een projectleider voor zijn/haar programma en/of project.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden budgethouder

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor een rechtmatig en efficiënt beheer van de aan hem toegewezen budgetten en het doeltreffend realiseren van de aan de budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

2. De budgethouder handelt bij het uitvoeren van het budgethouderschap volgens de vigerende (thans geldende) of toekomstige regels, zoals vastgelegd in:

• de Financiële verordening gemeente Schouwen-Duiveland;

• het Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Schouwen-Duiveland;

• het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Schouwen-Duiveland;

• de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schouwen-Duiveland;

• het Handvest actieve informatieplicht;

• het BBV;

• de digitaal beschreven werkprocessen voortvloeiende uit de Kadernota risicomanagement en rechtmatigheidsverantwoording.

3. De budgethouder legt conform het in hoofdstuk 1 weergegeven schema over de aanwijzing van het budgethouderschap, verantwoording af aan de afdelings- en/of concernbudgethouder over de inhoudelijke en financiële uitvoering van zijn taken.

4. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig informeren over de door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

5. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en baten met een incidenteel en/of structureel karakter, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages, loon- prijs- en volume-indexeringen en overige kengetallen.

6. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie voor respectievelijk: de (meerjaren)begroting, de (financiële) tussenrapportages en de budgetten in de jaarstukken.

Artikel 10 Aangaan verplichtingen

1. Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende lasten” en “verplichtingen betreffende baten” (rechten).

2. Budgethouders krijgen bij de aanwijzing zoals bedoeld in artikel 4 naast de toekenning van een budget tevens de bevoegdheid, namens het college, tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen:

a. tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen;

b. tot maximaal het saldo van een voorziening waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen;

c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investeringskrediet, waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen;

d. waarbij structurele verplichtingen slechts worden aangegaan als de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn;

e. waarbij incidentele budgetten niet mogen worden ingezet voor de dekking van structurele lasten.

3. Na vastgelegde toestemming door de budgethouder zijn interne en externe medewerkers bevoegd conform het bepaalde in het Mandaat- en volmachtbesluit Schouwen-Duiveland om verplichtingen aan te gaan.

4. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.

5. Bij het aangaan van verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:

a. verplichtingen bij inkopen en aanbesteden worden digitaal aangegaan via de verplicht voorgeschreven zaaktypes in het zaaksysteem of via toekomstige informatiesystemen;

b. het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van de regelgeving genoemd in artikel 9, lid 2.

6. Bij vermeende belangenverstrengeling bij verplichtingen/betalingen aan budgethouders dienen deze te worden geautoriseerd door de gemeentesecretaris. In het geval de gemeentesecretaris budgethouder is, vindt autorisatie plaats door een lid van het college.

Artikel 11 Uitzonderingen op aangaan verplichtingen

1. Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

a. kapitaallasten;

b. posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

c. posten betreffende stortingen in voorzieningen;

d. stelposten en onvoorziene uitgaven;

e. posten ten behoeve van administratieve boekingen.

Artikel 12 Accordering betalingen en prestaties

1. De budgethouder geeft zijn goedkeuring op de voorgecodeerde facturen na het door hemzelf, of door de interne- of externe medewerker, controleren van de geleverde prestaties ten laste van de juist gecodeerde budgetten.

2. Door de codering en goedkeuring zoals bedoeld in lid 1 blijkt dat:

- de gefactureerde werken zijn uitgevoerd conform de afgesproken prijzen;

- de goederen en diensten zijn geleverd conform de afgesproken prijzen;

- de prestatie is geleverd zoals overeengekomen;

- de factuur correct is;

- is voldaan aan de wettelijke eisen;

zodat vervolgens tot betaling kan worden overgegaan.

Artikel 13 Verschuivingen binnen budgetten

1. De budgethouder kan gebruik maken van administratieve begrotingswijzigingen om verschuivingen binnen de aan hem toegekende budgetten mogelijk te maken.

De verschuiving van middelen als bedoeld in lid 1 is alleen mogelijk als:

a. het bijdraagt aan de realisatie van de door de raad vastgestelde doelstellingen binnen één sub-programma;

b. deze dit sub-programma niet overstijgt;

c. het saldo van de wijziging van de budgetten nihil is;

d. de omvang van het begrotingstotaal niet wijzigt;

e. het niet één van de volgende middelen betreft:

1. kapitaallasten;

2. stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

3. stortingen in voorzieningen;

4. investeringen;

5. stelposten;

6. post onvoorziene uitgaven;

7. heroverweging van de omvang en bestemming van beschikbare subsidiemiddelen binnen de door de raad per subsidieprogramma vastgestelde subsidieplafonds

2. Het verplaatsen van middelen binnen een sub-programma, tussen twee of meer budgethouders, is toegestaan als aan de voorwaarden zoals genoemd in lid 2 wordt voldaan.

Artikel 14 Geldigheid van het budget

1. Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Alleen als door de budgethouder deugdelijk wordt gemotiveerd waarom afsluiten van het krediet nog niet wenselijk is, kan een

investeringskrediet nog worden aangehouden.

2. Een in een begrotingsjaar éénmalig vrijvallend dan wel niet volledig besteed budget als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor eenzelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen, kan via de laatste

financiële rapportage en/of programmarapportage van het dienstjaar door de raad worden overgeheveld naar het volgende dienstjaar.

3. Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar worden via de balans meegenomen naar het volgende jaar, onder de voorwaarden dat de opdracht in het oude boekjaar is verleend en ook de prestatie is geleverd in het oude boekjaar.

4. Budgetten welke in een begrotingsjaar vrijvallen of niet volledig bestede budgetten die niet voldoen aan de criteria in lid 2 en 3, komen ten gunste van het rekeningsaldo.

Artikel 15 Onvoorziene omstandigheden

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling aanwijzen budgethouders en budgetbeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2021”.

Artikel 17 Inwerkingtreding

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

2. De “Regeling inzake budgetbeheer van de gemeente Schouwen-Duiveland 2004” zoals vastgesteld op 16 november 2004 vervalt op de in lid 1 genoemde datum.