Organisatie | Maassluis |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis houdende regels voor de Maassluise Sport- en Recreatieraad (Reglement Maassluise Sport- en Recreatieraad 2021) |
Citeertitel | Reglement Maassluise Sport- en Recreatieraad 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening, regelende het doel, de taak, de samenstelling en de werkwijze van de MSR.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-07-2021 | nieuwe regeling | 06-07-2021 |
Het college van burgemeester en wethouders,
gelet op het besluit van burgemeester en wethouders d.d. 23 maart 2004 tot instelling van een vaste commissie onder de naam "Maassluise Sport- en Recreatieraad”,
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet,
overwegende dat het college van burgemeester en wethouders het van belang acht zich te laten adviseren door de Maassluise Sport- en Recreatieraad waar het betreft het beleidsterrein sport en recreatie,
besluit vast te stellen het Reglement Maassluise Sport- en Recreatieraad 2021.
HOOFDSTUK I. Algemene bepalingen
het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis
de MSR: de Maassluise Sport- en Recreatieraad
dagelijks bestuur: de voorzitter, de secretaris, de algemeen adjunct van de Maassluise Sport- en Recreatieraad en eventueel een vierde algemeen lid met een nader te bepalen functie
algemeen bestuur: alle leden van de Maassluise Sport- en Recreatieraad
De MSR bestaat uit minimaal 8 en maximaal 12 leden, niet zijnde gemeenteraadsleden, steunleden, of leden van het college van burgemeester en wethouders, die op grond van hun algemene belangstelling voor de sport en recreatie of hun deskundigheid op enig gebied daarvan geacht kunnen worden de geschiktheid te hebben, welke nodig is om uitvoering te geven aan de doelstelling van de MSR.
Bij de keuze van de leden van de MSR wordt ernaar gestreefd, dat deze leden zo breed mogelijk kennis dragen van de verschillende sectoren van het sportieve leven in de gemeente Maassluis, met dien verstande, dat zij geacht worden onafhankelijk van bestaande stichtingen of verenigingen op te treden ten behoeve van het gehele sportieve leven in deze gemeente.
HOOFDSTUK III. Taken en bevoegdheden
Artikel 6. Taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur stelt een werkplan samen waarin, zover als dit mogelijk is, staat aangegeven met welke vraagstukken de MSR zich zal gaan bezighouden en welke werkgroepen zich met specifieke taken zullen gaan bezighouden. Een door de MSR goedgekeurd werkplan wordt uiterlijk drie maanden voorafgaande aan het jaar waarop het werkplan betrekking heeft, ter kennisname toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 9. Agenda en vergaderorde
De oproeping ter vergadering vindt plaats door verzending van een agenda aan de leden. Deze agenda vermeldt zoveel mogelijk zaken, waarvoor de vergadering is belegd. De agenda en bijbehorende stukken worden, behoudens in bijzondere gevallen, zeven dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden verzonden.
Bij de agenda wordt aan de leden der MSR een zogenaamde “ter kennisnemingslijst“ toegezonden, bevattende de onderwerpen van stukken, die uitsluitend ter kennisneming aan de MSR worden overgelegd. De leden der MSR kunnen desgewenst in de vergadering over deze onderwerpen vragen stellen bij het betreffende agendapunt.
De vergaderingen worden tijdig op de - bij de gemeente - gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht. De openbare kennisgeving vermeldt de datum, de aanvangstijd en de plaats van de vergaderingen, de agenda van de te behandelen zaken met een korte toelichting daarop, alsmede de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda kan inzien. Tevens wordt in de publicatie gewezen op de mogelijkheid van gebruikmaking van het vragen-halfuur en het inspreekrecht.
Artikel 11. Overige bepalingen
Teneinde de leden van de MSR in staat te stellen haar taken te kunnen uitvoeren, ontvangen zij jaarlijks een door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde onkostenvergoeding. De afspraken rondom het soort en de hoogte van de vergoedingen zijn vastgesteld in de verordening rechtspositie commissieleden.
Het reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar afkondiging. Op dat tijdstip vervalt de verordening, regelende het doel, de taak, de samenstelling en de werkwijze van de MSR, vastgesteld bij besluit van de raad der gemeente Maassluis d.d. 5 mei 2011, zoals deze verordening sindsdien is gewijzigd.
Aldus vastgesteld d.d. 6 juli 2021
Burgemeester en wethouders van Maassluis,
de secretaris,
W.A. Atsma
de burgemeester,
dr. T.J. Haan
TOELICHTING OP HET ‘REGLEMENT MAASSLUISE SPORT- EN RECREATIERAAD’
Met het wenselijk werkbare aantal leden wordt bedoeld het aantal leden (10) dat nodig is om de Maassluise Sport- en Recreatieraad naar behoren te kunnen laten functioneren. Komt het aantal leden onder de tien dan is een wervingsprocedure noodzakelijk.
Artikel 3. Benoeming en zittingsduur
Richtlijnen ten behoeve van de eerste werving of de werving bij vijf vacatures of méér
Indien zich naar de mening van de sollicitatiecommissie meer geschikte kandidaten hebben aangemeld dan het wenselijk werkbare aantal leden van 10, legt de sollicitatiecommissie in volgorde van voorkeur een wachtlijst aan van de niet voorgedragen geschikte kandidaten. Bij een vacature in de loop van de zittingsperiode wordt alvorens dit via een open werving te doen, eerst in volgorde van de vastgestelde voorkeur bezien of een kandidaat van de wachtlijst kan worden voorgedragen door de MSR. Dit artikel is bedoeld om een snellere invulling van vacatures binnen de MSR te kunnen bewerkstelligen. Voorts is het mogelijk om kandidaten van de ‘wachtlijst’ te benoemen als 11e of 12e lid.
Tussentijdse vacatures van minder dan een aantal van vijf kunnen worden ingevuld door kandidaten van de wachtlijst op te roepen en indien nodig de wervingsprocedure in gang te zetten. Vervolgens zullen de kandidaten een sollicitatiegesprek voeren met (een deel van) het dagelijks bestuur van de MSR, indien gewenst aangevuld met de wethouder sport en recreatie. Zij maken een voordracht op basis waarvan burgemeester en wethouders, via een voorstel, benoemingsbesluiten zal nemen.
De voorgestelde kandidaten worden voor de gebruikelijke zittingsduur van vier jaar benoemd.
Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur loopt gelijktijdig af met de zittingsduur van het betreffende lid. Na maximaal 4 jaar komt de functie beschikbaar (vacant). Het algemeen bestuur dient een besluit te nemen over de invulling van de ontstane interne vacature in het dagelijks bestuur. Vervulling kan plaatsvinden door het lid dat zich opnieuw beschikbaar stelt voor de functie, of door een ander lid dat belangstelling toont voor de functie.
Artikel 4. Taak en bevoegdheden van het algemeen bestuur
De voorzitter dient te beschikken over bestuurlijke en leidinggevende capaciteiten.
De taken van de voorzitter zijn ondermeer de voortgangsbewaking van de onder de MSR vallende projecten, leiding geven aan het overleg met zowel gemeente als met de achterban en het mede gestalte geven aan de grote lijnen van het beleid en uitvoerende taken van de MSR
Ten behoeve van een goede voortgang van de activiteiten van de MSR, kan de algemeen adjunct de taken van afwezige bestuursleden waarnemen.
De adviezen kunnen ondermeer betrekking hebben op nieuwe initiatieven, incidentele activiteiten en andere zaken, die niet reeds geformaliseerd zijn.
De betreffende adviezen worden, zoals ze zijn uitgebracht, gevoegd bij de stukken die ter beslissing worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad.
Collegebesluiten over de betreffende onderwerpen worden met de MSR gecommuniceerd.
In het kader van de dualisering van het openbaar bestuur is het mogelijk dat ook de gemeenteraad advies kan vragen aan de MSR en dat de MSR (on)gevraagd advies kan geven aan de gemeenteraad. Hierbij moet nota worden genomen van het feit dat er geen formele relatie tussen de gemeenteraad en de adviescommissie bestaat. De Memorie van Toelichting van de Gemeentewet geeft aan dat het de raad, het college en de burgemeester vrij staat advies te vragen van wie zij wil.
De standaardprocedure is dat de betreffende communicatie via de raadsgriffier loopt.
Indien de adviescommissie zich in de ogen van de gemeenteraad onwelgevallig opstelt of indien de gemeenteraad anderszins de adviescommissie formeel wil aanspreken, kan de gemeenteraad niet anders dan via het college een verandering gedaan krijgen. Het blijft immers een door het college ingestelde adviescommissie.
Het ontbreken van een formele relatie betekent echter ook dat de gemeenteraad adviezen van de adviescommissie naast zich neer kan leggen.
Het college van burgemeester en wethouders kan aan het uitvoeren van taken, onder nader te stellen condities, budgetten toekennen. De beschikbare budgetten zullen worden opgenomen in het jaarlijks te vervaardigen subsidieverdeelplan.
Artikel 4.4 Contacten met het werkveld
Het spreekt voor zich dat het adviesorgaan MSR op de hoogte is van hetgeen zich in Maassluis afspeelt op het terrein van sport en recreatie. Voorts is het van belang dat bij het formeren van specifieke werkgroepen, de MSR weet op welke instellingen hij voor menskracht een beroep kan doen.
Het schriftelijk verslag zal naast een inhoudelijke ook een financiële verantwoording dienen te bevatten. Voor dit laatste is het nodig dat de Gemeente Maassluis tijdig het jaarlijkse werkbudget aan de MSR meedeelt.
Artikel 5. Taak en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur zal ondermeer een vergaderschema, agenda’s, werkprogramma’s en adviezen opstellen, die ter behandeling aan het algemeen bestuur zullen worden aangeboden.
Voorts zal het dagelijks bestuur de werkzaamheden van de werkgroepen bewaken.
Ook zal het dagelijks bestuur zo vaak dit nodig blijkt, overleg voeren met de betrokken wethouder en ambtenaren, alsmede met het werkveld.
Artikel 5. 4 dagelijks bestuur in overleg met wethouder
Leidend voor het overleg tussen wethouder en dagelijks bestuur van de MSR is het jaarplan van de gemeente, de deelname van de MSR in werkgroepen en de adviezen die aan de MSR gevraagd worden.
Tijdens dit wederzijds informerende overleg wordt door de wethouder, namens het college, gemotiveerd aangegeven over welke onderwerpen en op welke termijn er wel advies aan de MSR wordt gevraagd en over welke onderwerpen er geen advies aan de MSR wordt gevraagd.
Artikel 6. Taken en bevoegdheden van de werkgroepen
Van de leden van de MSR wordt verwacht dat zij actief deelnemen in de werkgroepen.
De werkgroepen vallen onder directe verantwoordelijkheid van de MSR.
Om zogenaamde ‘dubbelfuncties’ te voorkomen, zullen de werkgroepen geen ambtelijke inbreng hebben. Wel kan op verzoek van de werkgroep, voor bepaalde onderwerpen informatie/advies gevraagd worden aan de betreffende vakambtenaar.
De werkgroepen kunnen een adviserende taak hebben, doch ook ad hoc, voor een specifiek afgerond project (b.v. Sportgala) worden ingesteld.
De werkgroep breedtesport valt niet onder de verantwoordelijkheid van de MSR. Het betreft hier een werkgroep die door de ambtelijke organisatie in het leven is geroepen.
Artikel 8. Agenda en vergaderorde
Spreekrecht voor niet-leden van de Maassluise Sport- en Recreatieraad
Elke spreker/spreekster of verwante groep van sprekers/spreeksters voert in eerste instantie per onderwerp ten hoogste 5 minuten het woord en eindigt terstond met spreken, zodra de voorzitter heeft aangegeven dat de spreektijd is verstreken.
De voorzitter kan uit een oogpunt van een goede vergaderorde besluiten de spreektijd in zijn totaliteit en/of het aantal sprekers te beperken.
Voordat de leden van de MSR desgewenst in tweede instantie over een agendapunt beraadslagen, geeft de voorzitter aan degenen die in eerste instantie hebben ingesproken, de gelegenheid kort te reageren op het standpunt van de leden van de MSR. Deze gelegenheid geeft de voorzitter daarna mede aan de overige aanwezige niet-leden.
Notulen openbare vergaderingen
De MSR kan in een besloten vergadering op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken, die aan de MSR worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de MSR haar opheft.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de MSR, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken, die zij aan de MSR overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen tot dat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, haar opheft.
Notulen besloten vergaderingen
De notulen van de besloten vergaderingen worden vastgesteld in de eerstvolgende (gedeeltelijk) besloten vergadering. Voor wat betreft de inhoud van de notulen wordt gehandeld overeenkomstig het bepaalde dat hierover is opgenomen onder de toelichting over de ‘notulen openbare vergaderingen’.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de MSR anders beslist.
Bij mondelinge stemming wordt uitsluitend ”voor” of “tegen” gestemd. Bij schriftelijke stemming worden de stemmen geteld en gecontroleerd door de secretaris en twee leden, waarna het oudste lid aan de voorzitter de uitslag der stemming mededeelt.
Wanneer het lot moet beslissen worden de namen van hen, voor wie deze beslissing zal worden genomen, door de voorzitter op afzonderlijke briefjes van gelijke grootte geschreven en door de voorzitter van de commissie gecontroleerd.
Deze briefjes, op gelijke wijze in vieren gevouwen, worden in een daartoe geschikt voorwerp gedaan en omgeschud. De voorzitter van het stembureau neemt één van de briefjes uit de bus en toont dit de voorzitter van de MSR. Degene, wiens naam op dit briefje staat, is gekozen.
Artikel 10. Overige bepalingen
In genoemd artikel zijn die zaken geregeld die niet onder één van de voorgaande artikel valt onder te brengen.
Artikel 10.1 Ambtelijke ondersteuning
Het in bijzondere gevallen verlenen van niet in dit artikel opgenomen werkzaamheden, zal slechts mogelijk zijn indien daarover overeenstemming is bereikt met, dan wel toestemming is verleend door, het verantwoordelijke afdelingshoofd.
De MSR is in het bezit van een sleutel van de MSR brievenbus in de hal van het stadhuis. De secretaris van de MSR is verantwoordelijk voor het beheer (legen) van deze brievenbus. De e-mailcorrespondentie van en naar de MSR verloopt via het e-mailadres van de secretaris van de MSR. De MSR communiceert dit adres nadrukkelijk in haar contacten.
Ten behoeven van het realiseren van haar activiteiten maakt de MSR jaarlijks een werkplan met daarin een per activiteit gesplitst werkbudget. Dit werkplan wordt voorafgaande aan het jaar waarop het van toepassing is besproken met de betrokken wethouder en ambtenaar.
De hoogte van de jaarlijkse onkostenvergoeding voor de leden van het algemeen bestuur en de leden van het dagelijks bestuur is vastgelegd in de verordening rechtspositie commissieleden Maassluis