Organisatie | Heerenveen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Heerenveen |
Citeertitel | Gedragscode burgemeester en wethouders gemeente Heerenveen |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-07-2021 | Nieuwe regeling | 10-06-2021 |
Paragraaf 2 Voorkomen van belangenverstrengeling
De burgemeester resp. een wethouder moet actief en uit zichzelf belangenverstrengeling, en zelfs de schijn daarvan, tegengaan. Een bestuurder mag zijn invloed en stem niet gebruiken om een persoonlijk belang veilig te stellen of het belang van een ander of een andere organisatie bij wie hij een persoonlijke betrokkenheid heeft.
De burgemeester resp. een wethouder onthoudt zich alleen van de stemming als er sprake is van een beslissing waarbij belangenverstrengeling dreigt; het gaat dan om kwesties waar hij zelf een persoonlijk belang heeft, of om kwesties waarbij het gaat om een belang van een individu of organisatie waarbij hij een substantiële betrokkenheid heeft. Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een bestuurder over een onderwerp in geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.
De burgemeester resp. een wethouder onthoudt zich bij beslissingen waarbij belangenverstrengeling dreigt, niet alleen van stemming (art. 2.1 lid 2) maar ook van beïnvloeding van de besluitvorming in de andere fases van het besluitvormingsproces. Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een bestuurder over een onderwerp in geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.
Wanneer de burgemeester respectievelijk de wethouder familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt de burgemeester, respectievelijk de wethouder zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
Paragraaf 5 Gebruik van voorzieningen van de gemeente
Het bestuursorgaan richt de financiële administratieve organisatie zodanig in dat een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteert heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de gemeente.
Een lid van het college meldt het voornemen tot een buitenlandse dienstreis, niet zijnde een dienstreis naar een Europese instelling, of een uitnodiging daartoe aan burgemeester en wethouders. Hij verschaft daarbij informatie over het doel en de duur van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap dat meereist, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.
Paragraaf 6 Regels rondom de onderlinge omgang
De burgemeester en de wethouders geven er in hun optreden zowel ten opzichte van derden als ten opzichte van elkaar blijk van elkaar te respecteren als bestuursorganen van de gemeente. Zij zijn zorgvuldig, open en betrouwbaar in hun omgang in het college en hebben transparante werkrelaties met dit bestuursorgaan.
De volksvertegenwoordiging stelt zowel voor de eigen leden als voor de dagelijks bestuurders een gedragscode vast. De gedragscode is richtsnoer voor het handelen van individuele politieke ambtsdragers en heeft tot doel hen te ondersteunen bij de invulling van hun verantwoordelijkheid voor de integriteit van het openbaar bestuur. Deze gedragscode heeft betrekking op het dagelijks bestuur: de burgemeester en de wethouders.
Het handelen van het dagelijks bestuur en van de bestuurders staat ten dienste van de gemeente. De ambtsdragers aan wie en de organen waaraan het dagelijks bestuur is opgedragen, zijn over hun bestuurlijke handelen en over hun functioneren verantwoording schuldig aan de volksvertegenwoordigende organen. Aan het dagelijks bestuur en de bestuurders worden ook in de gedragscode bijzondere eisen gesteld om optimale openheid en controleerbaarheid mogelijk te maken.
Het rechtskarakter van de gedragscode is dat van een interne regeling, als nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels. De gedragscode bevat in aanvulling op wettelijke regels, gedragsnormen en regels over procedures die de transparantie van het handelen van politieke ambtsdragers, evenals van de besluitvorming over en de naleving van de normen, vergroten. De gedragscode vormt een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. Het niet naleven van de gedragscode heeft geen rechtsgevolgen. Sprake is van zelfbinding. De regels worden in gezamenlijk debat vastgesteld door de politiek ambtsdragers zelf. In dit licht moeten de regels in de code worden gezien. Dat maakt de gedragscode niet vrijblijvend. De bestuurders kunnen daarop worden aangesproken en zij dienen zich over de naleving ervan te verantwoorden. Het niet naleven van de gedragscode kan dus wel onderdeel worden van politiek debat en politieke gevolgen hebben.
De gemeenteraad stelt een gedragscode vast voor de voorzitter en de overige leden van het dagelijks bestuur (artikelen 41c, tweede lid, en 69, tweede lid, Gemeentewet).
Voor bestuurlijke integriteit is een aantal kernwaarden leidend en deze plaatsen bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:
Dienstbaarheid: Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die van de gemeente onderdeel uitmaken.
Functionaliteit: Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.
Onafhankelijkheid: Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onafhankelijkheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.
Openheid: Een bestuurslid handelt transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van het bestuurslid en zijn beweegredenen daarbij. Deze openheid wordt beperkt door de regelgeving omtrent vertrouwelijke en geheime informatie.
Betrouwbaarheid: Op een bestuurslid moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
Zorgvuldigheid: Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.
Alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen legt de bestuurder de eed of belofte af (artikel 41a en 65 Gemeentewet).
Elke bestuurder neemt niet deel aan de stemming over
Het bestuursorgaan waakt ertegen dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden (artikel 2:4, tweede lid. Algemene wet bestuursrecht).
Incompatibiliteiten en nevenfuncties
Verboden overeenkomsten/handelingen: bestuurders mogen in geschillen waar de gemeente(bestuur) partij is, niet als advocaat, adviseur of gemachtigde werkzaam zijn. Zij mogen bepaalde overeenkomsten waar de gemeente bij betrokken is niet rechtstreeks of middellijk aangaan. Van verboden overeenkomsten kan ontheffing worden verleend. (artikel 41c, eerste lid, en 69, eerste lid, jo artikel 15, eerste en tweede lid, Gemeentewet).
Vervulling van nevenfuncties: voor bestuurders is bepaald dat zij geen nevenfuncties hebben die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van hun ambt. Voor burgemeesters is daaraan toegevoegd dat zij evenmin nevenfuncties hebben die ongewenst zijn met het oog op de handhaving van hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. Bestuurders melden het voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie aan de volksvertegenwoordiging. Voor de burgemeester geldt deze meldverplichting niet voor ambtshalve nevenfuncties (artikelen 41b en 67 Gemeentewet)
Openbaarmaking inkomsten nevenfuncties: fulltime bestuurders maken hun inkomsten uit neveninkomsten openbaar; de opgave van neveninkomsten wordt ter inzage gelegd op het gemeentehuis, uiterlijk 1 april na het jaar waarin de inkomsten zijn genoten (artikel 41b en 67 Gemeentewet) en via internet beschikbaar.
Verrekening inkomsten nevenfuncties: bestuurders mogen geen vergoedingen ontvangen voor ambtshalve nevenfuncties; die worden in de gemeentekas gestort. Voor fulltime bestuurders is geregeld dat de inkomsten uit andere nevenfuncties voor een deel worden verrekend, volgens dezelfde verrekeningssystematiek als voor leden van de Tweede Kamer (artikel 44 en 66 Gemeentewet)
Zoals uit het wettelijk kader blijk, zijn er enkele verschillen in de wetgeving t.a.v. de openbaarmaking van (inkomsten uit) nevenfuncties tussen de burgemeester enerzijds en wethouders anderzijds. De nadere invulling daarvan in 2.1.1 en 2.1.2 is in lijn hiermee dan ook niet exact gelijk.
In deze bepalingen is de zogenaamde ‘draaideurconstructie’ geregeld. In 2.3 gedurende 1 jaar na aftreden uitsluiting van betaalde werkzaamheden ten behoeve van de gemeente en in 2.4 de uitsluiting van benoeming als commissaris of bestuurslid van een ’verbonden partij’, ofwel, kort samengevat, van een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Hiermee wordt mogelijke vriendjespolitiek voorkomen en het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen vermeden.
Het begrip ‘verbonden partij’ is ontleend aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Daarin staat dat een verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie is waarin de provincie of gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Een financieel belang wordt gedefinieerd als een aan de betrokken organisatie ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien die organisatie failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de organisatie haar verplichtingen niet nakomt.
En onder bestuurlijk belang wordt verstaan: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.
Aanvaarding van een dienstbetrekking bij de voormalige gemeente is niet uitgesloten. Dat kan van belang zijn in het kader van de re-integratie van de voormalige bestuurder en ter voorkoming van uitkeringslasten voor de gemeente. Uiteraard dienen daarbij de regels van werving en selectie en aanstelling te gelden die er voor iedereen zijn die bij de gemeente gaat solliciteren. De draaideurconstructie geldt natuurlijk niet bij aanvaarding van het raadslidmaatschap.
Het bepaalde in artikel 2.2., eerste lid, (vooruitlopen op een nieuwe functie na aftreden) geldt uiteraard evenzeer voor een functie bij de voormalige gemeente.
Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van de bestuurder of dat van derden waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. Het gaat hierbij niet alleen om mogelijk persoonlijk voordeel voor de bestuurder, doch ook bevoordeling van familie, vrienden, kennissen, zakenrelaties et cetera. Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een bestuurder een nevenfunctie vervult -buiten de publieke sfeer- die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Daarbij kan het gaan om een bestuurslidmaatschap van een vereniging die in de gemeente is gevestigd of een commissariaat bij een bedrijf dat met de gemeente zaken doet.
Integer bestuur betekent, dat zorgvuldig en correct wordt omgegaan met informatie waarover iemand uit hoofde van zijn ambt beschikt. Er mag geen onjuiste informatie worden verstrekt of relevante (niet geheime) informatie worden achterhouden. Ook mag niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik worden gemaakt van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Evenmin mag geheime informatie worden verstrekt.
Integriteitrisico's kunnen ontstaan als een bestuurder over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bijvoorbeeld vrienden, kennissen, familieleden of andere relaties.
Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken van informatie naar pers en media. Het oogmerk is daarbij niet het behalen van een voordeel in de privésfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden.
Paragraaf 4 Omgang met geschenken en uitnodigingen
De eed of belofte die op grond van de artikelen 41a en 65 Gemeentewet moet worden afgelegd heeft onder meer betrekking op het geven, aannemen of beloven van giften, gunsten of geschenken.
In de gedragscode is uitgangspunt dat geschenken, faciliteiten en diensten niet worden geaccepteerd als hiermee de onafhankelijke positie van de bestuurder kan worden beïnvloed. Dat is in ieder geval aan de orde in onderhandelingssituaties. Is daarvan geen sprake dan kunnen om praktische redenen incidentele kleine geschenken met een geschatte waarde van € 50 of minder door de bestuurders worden aanvaard, echter nooit op het huisadres. Duurdere geschenken worden niet aanvaard. Zij worden teruggestuurd of eigendom van de gemeente, die zorgt voor een goede bestemming van het geschenk. In een openbaar register wordt opgenomen welke geschenken van meer dan € 50 de gemeente heeft aanvaard en welke bestemming daaraan is gegeven.
Artikel 4.2., dit geldt ook als het gaat om werkbezoeken
Bij artikel 4.3 gaat het om excursies, evenementen en buitenlandse reizen die betrokkene als burgemeester, respectievelijk als wethouder aanvaardt. Excursies, evenementen en buitenlandse reizen in de hoedanigheid van lid van een politieke partij vallen hier dus niet onder.
Paragraaf 5 Gebruik van voorzieningen van de gemeente
Een bestuurder geniet geen andere vergoedingen ten laste van de gemeente dan die bij of krachtens wet toegestaan zijn, artikelen 44 en 66 Gemeentewet.
Aan bestuurders worden rechtspositionele voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen geboden die een goed functioneren van de bestuurder mogelijk maken. De uitwerking hiervan is voor de wethouders beschreven in de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden.
Uitgangspunt is dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk.
Artikelen 5.2 en 5.3: uitgangspunten zijn eigen verantwoordelijkheid, transparantie en bereidheid om verantwoording af te leggen. Buitenlandse reizen door wethouders wordt geregeld in de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2015.
Paragraaf 6 Regels rondom de onderlinge omgang
Integriteit is niet alleen een kwestie van regels, maar ziet ook op de onderlinge omgangsvormen. Een respectvolle omgang met burgers, organisaties, tussen politieke ambtsdragers onderling en tussen politieke ambtsdragers en medewerkers, met behoud van eigen politieke inhoud en stijl, is van groot belang.
Een respectvolle omgang met elkaar maakt het beter mogelijk met elkaar tot een werkelijke beraadslaging te komen. Dat is wezenlijk voor een zorgvuldige besluitvorming. Bovendien is de manier waarop men met elkaar omgaat van invloed op de geloofwaardigheid van de politiek.
Paragraaf 7 Uitvoering gedragscode
De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan en als zodanig verantwoordelijk voor de inhoud van de gedragscode, voor een eenduidige interpretatie daarvan en voor wijziging/aanvulling daarvan bij onduidelijkheden of leemtes.
De Gemeentewet verplicht de gemeenteraad om voor zichzelf en voor de bestuurders een gedragscode vast te stellen.
Aanvullend op de wettelijke regels die gelden voor politieke ambtsdragers, bevat de gedragscode een aantal materiële normen waaraan de politieke ambtsdragers zich committeren. De burgemeester heeft de wettelijke taak om bestuurlijke integriteit van zijn gemeente te bevorderen. De wettelijke bepalingen bieden de ruimte om naar gelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten.
Belangrijk onderdeel is ook preventie: ervoor te zorgen dat integriteit en integriteitbewustzijn in de bestuurlijke organen een plek krijgen en daarbij afspraken te maken over een regelmatige bespreking van het thema integriteit, zowel met de volksvertegenwoordiging als binnen het bestuur.
Stappenplan onderzoek integriteitsschendingen politieke ambtsdragers gemeente Heerenveen
Gedragscodes zijn voor gemeenten verplicht op grond van de Gemeentewet. Politieke ambtsdragers zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar. In Heerenveen kennen we de “Gedragscode integriteit raadsleden gemeente Heerenveen 2015” en de “Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Heerenveen“.
Wanneer politieke ambtsdragers zich niet aan deze code houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en positie. Het rechtskarakter van een gedragscode is dat van een interne regeling in aanvulling op de wettelijke regels. De Gemeentewet laat de gemeente ruimte bij de inhoudelijke invulling. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en over nevenfuncties.
In het navolgende stappenplan staat aangegeven welke stappen moeten worden gezet wanneer integriteit mogelijk geschonden wordt of daarvan het sterke vermoeden bestaat. Dit protocol wordt beschouwd als een extra onderdeel van het integriteitsbeleid. Het biedt houvast en uniformiteit bij de aanpak van vermeende of daadwerkelijke schendingen.
De burgemeester komt, na overleg met het seniorenconvent, een schriftelijke onderzoeksopdracht met de onderzoeker(s) overeen. In de opdracht staan in ieder geval vermeld de aanleiding, de onderzoeksopdracht en de verwachte duur en kosten van het onderzoek.
Stap 5. Kennisgeving aan betrokkene
Stap 6. Horen van betrokkenen en getuigen
De burgemeester zorgt voor de interne en externe communicatie.
Bij de vastgestelde schending van de integriteit kan tegen de betreffende politiek ambtsdrager een motie worden aangenomen dan wel aangifte bij de politie worden gedaan.
Een integriteitsschending is een gedraging van een politiek ambtsdrager die in strijd is met het handelen als ‘goed bestuurder’ of ‘goed volksvertegenwoordiger’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met de geschreven of ongeschreven regels.
Een signaal gaat niet noodzakelijkerwijs over een vaststaand feit, een vermoeden is voldoende. Het moet echter wel om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan. Dat wil zeggen gebaseerd op eigen kennis of waarneming en niet op basis van bijvoorbeeld horen zeggen.
De burgemeester is verantwoordelijk voor het behandelen van de meldingen van integriteitsschendingen door politiek ambtsdragers. De burgemeester kan door een melding, door eigen waarneming of door berichtgeving van buiten de organisatie kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. In het voorkomende geval zal hij dienen te beslissen of de bij hem bekend geworden informatie aanleiding is om een vooronderzoek te (laten) verrichten, aangifte te doen, of indien het gaat om een lichte schending (bijvoorbeeld onderlinge omgangsvormen) besluiten geen verder onderzoek te doen en de politiek ambtsdrager in kwestie hierop aan te spreken.
Anonieme meldingen nemen bij de beoordeling een aparte plek in. Het feit dat de identiteit van de melder niet bekend is, vormt een complicerende factor bij de beoordeling en behandeling van de melding.
Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zo veel mogelijk te waarborgen, en de kans op onnodige beschadiging daarvan te beperken, wordt ervoor gekozen de kwestie eerst alleen vertrouwelijk in het seniorenconvent te bespreken.
De burgemeester doet een eerste screening, een vooronderzoek, om het voorhanden zijnde feitenmateriaal te analyseren (melder of betrokkene kan bijvoorbeeld gehoord worden), alvorens eventueel te concluderen of een feitenonderzoek wel of niet nodig is. Van het vooronderzoek wordt altijd een rapport van bevindingen opgesteld. Als het seniorenconvent vindt dat geen feitenonderzoek nodig is, meldt de burgemeester dat de melder en aan de betrokken politieke ambtsdrager. Deze kunnen het seniorenconvent een verzoek met een concrete en met verifieerbare gegevens onderbouwde motivering toesturen om te besluiten dat wel een feitenonderzoek noodzakelijk is. Wanneer het vooronderzoek hiertoe aanleiding geeft, kan een feitenonderzoek worden ingesteld of aangifte worden gedaan.
Naar aanleiding van een vermoeden van een integriteitsschending kan de burgemeester genoodzaakt zijn aan het seniorenconvent voor te leggen dat zijns inziens een feitenonderzoek ingesteld dient te worden. Dit betekent dat een onderzoek wordt ingesteld naar de handelwijze van betrokken politiek ambtsdrager. De burgemeester geeft daarvoor de opdracht –gehoord hebbende het seniorenconvent- aan een interne of een externe onderzoekscommissie.
Een interne onderzoekscommissie bestaat uit ten minste twee personen, de burgemeester en een vertegenwoordiger namens het seniorenconvent. De griffier zorgt voor de ambtelijke ondersteuning. Aan dit team kunnen deskundigen worden toegevoegd vanwege de benodigde kennis en expertise ( ICT-expertise, financiële of juridische kennis). Het instellen van een interne onderzoekscommissie zal niet altijd mogelijk of wenselijk zijn. Met name als geen voldoende en/of geschikte mensen hiervoor te vinden zijn of de afstand tussen de interne onderzoekers en de betrokkenen te klein is om een voldoende objectief onderzoek te garanderen.
De burgemeester kan in overleg met het seniorenconvent kiezen voor een externe onderzoekcommissie. Het is een manier om voldoende onderzoekscapaciteit, kennis en expertise te verkrijgen. Het inhuren van een externe partij komt de objectiviteit en de onafhankelijkheid van het feitenonderzoek ten goede.
Het besluit wie het onderzoek naar de integriteitsschending zal uitvoeren, is afhankelijk van de aard van de integriteitsschending, de benodigde objectiviteit en aanwezige kennis en expertise. Afhankelijk van deze factoren kan het feitenonderzoek worden uitgevoerd door een interne commissie of een externe commissie.
De burgemeester laat het onderzoek, na overleg met het seniorenconvent, in een schriftelijke opdracht vastleggen. Dit geldt voor zowel intern als extern uitgevoerde onderzoeken.
De onderzoeksopdracht bevat ten minste:
De omgang met tussentijdse wijzigingen van de opdracht. Gedurende het onderzoek kan blijken dat de integriteitsschending omvangrijker of complexer is dan vooraf kon worden ingeschat. In voorkomend geval zal steeds in overleg met de opdrachtgever moeten worden besloten over een eventuele uitbreiding van het onderzoek. Tussentijdse wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd.
Indien het onderzoek gedaan wordt door een externe partij zijn er enkele aanvullende aandachtspunten. Vastgesteld zal moeten worden van welke bevoegdheden de externe partij gebruik kan maken ener moet worden overeengekomen dat binnen de grenzen van dit stappenplan zal worden gewerkt.
Voordat het feitenonderzoek wordt gestart stelt de burgemeester de betrokken politiek ambtsdrager mondeling en schriftelijk op de hoogte van het voorgenomen feitenonderzoek. Wanneer het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving tijdelijk achterwege blijven.
De kennisgeving bevat de volgende onderwerpen:
De aard van de organisatie, de aard van de vermoedelijke schending en het onderzoeksbelang zijn mede bepalend voor de geboden openheid in de kennisgeving.
Uitvoering van het feitenonderzoek en onderzoeksmethoden
Om integriteitsonderzoek te doen zijn verschillende methoden voor handen.
Horen van betrokkene en getuigen
Gedurende het feitenonderzoek kunnen betrokkene en eventuele getuigen en/of andere betrokkenen worden gehoord. Het horen dient op zorgvuldige wijze te geschieden. Dit houdt in dat er voor het gesprek duidelijkheid dient te zijn over de aard en mogelijke duur van het gesprek. Betrokkenen kunnen zich tijdens het gesprek laten bijstaan door een raadsman. Onderzoekers dienen zich voor, tijdens en na het gesprek te onthouden van het doen van misleidende mededelingen en/of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk of dwang.
Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en te zorgen dat het gesprek als bewijs kan worden geaccepteerd, is het noodzakelijk gesprekken in koppels van twee onderzoekers te voeren. De onderzoekers maken een (zo woordelijk mogelijk) verslag. Dit verslag moet worden ondertekend door zowel de onderzoekers als degene die zijn geïnterviewd (betrokkene en getuige(n)). Indien het verslag niet onmiddellijk na het beëindigen van het gesprek kan worden ondertekenend, wordt het verslag binnen enkele werkdagen ter ondertekening aan betrokkenen/getuige(n) opgestuurd. Binnen 5 werkdagen dient het verslag ondertekend of voorzien van schriftelijke opmerkingen teruggestuurd te worden. In het geval de onderzoekers en de betrokkene/getuige(n) het niet eens kunnen worden over de tekst van het verslag kan een rapport aan het verslag worden toegevoegd, waarin de afwijkende opinie van betrokkene/getuige(n) wordt opgenomen.
Onderzoek van de werkomgeving/communicatiemiddelen
Het onderzoek van de werkomgeving dient bij voorkeur door minimaal twee onderzoekers te geschieden. De onderzoekers leggen de resultaten van dit onderzoek vast.
Onderzoeken van integriteit van politiek ambtsdragers hebben vaak te maken met risico’s die samenhangen met (financiële) belangen, vriendjespolitiek en nevenactiviteiten. De (schijn van) belangenverstrengeling is vaak een samenhang van verschillende familierelaties of zakelijke relaties en netwerken. Een netwerkanalyse maakt deze verbanden zichtbaar. Het feit dat er verbanden zijn wil overigens nog niet zeggen dat de intenties onzuiver waren; het kan wel inzicht geven in de mogelijke opgeroepen schijn.
In het bestuurlijk onderzoek zijn bronnen vaak de vastleggingen van de beraadslagingen en vergaderingen. Ook dossiers, contracten en andere documenten over bijvoorbeeld aanbestedingen of de verlening van vergunningen behoren hiertoe. Grondige analyse van deze documenten in samenhang met interviews, levert informatie op over de totstandkoming en of er sprake was van zuivere besluitvorming.
Dit zijn enkele onderzoeksmogelijkheden. De betrokken ambtsdrager krijgt overigens in de conceptfase van het onderzoeksverslag gelegenheid om te reageren op het beeld dat uit het onderzoek naar voren is gekomen (wederhoor).
Communicatie met de betrokkene
Er zijn verschillende momenten in dit stappenplan genoemd, wanneer er communicatie plaatsvindt met de betrokken politiek ambtsdrager. Deze momenten zijn onder meer:
Tijdens het onderzoek kan er behoefte zijn aan verdere informatie-uitwisseling met de betrokken politiek ambtsdrager, bijvoorbeeld over de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Deze wens voor nadere informatie kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Daarom wordt informatie vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester.
Informatieverschaffing aan het seniorenconvent en de raad is belangrijk. In de eerste plaats om geruchtenvorming tegen te gaan en in de tweede plaats om als gemeente te laten zien dat wordt opgetreden tegen (vermeende) integriteitsschendingen. De communicatie moet zorgvuldig zijn afgestemd op de verschillende belangen. Denk hierbij aan de persoonlijke levenssfeer van betrokkene, het onderzoeksbelang en het voorkomen van onrust binnen de organisatie en (reputatie)schade. De informatievoorziening wordt vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester.
De burgemeester zal zich bewust moeten zijn van de rol die de media kunnen spelen tijdens een feitenonderzoek. Hij dient met ondersteuning van het hoofd communicatie, in overleg met het seniorenconvent, de griffier en de gemeentesecretaris op een verantwoorde manier informatie te verstrekken.
De aard van de integriteitsschending en het onderzoeksbelang spelen hierbij een rol. De burgemeester staat voor de taak een balans te vinden tussen enerzijds het belang van het onderzoek en het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene en anderzijds het belang van transparantie en het voorkomen dat het idee ontstaat dat de zaak ‘in de doofpot’ verdwijnt.
Informatieverstrekking aan de media verloopt via het hoofd communicatie. Komt er een vraag van de media, dan gelden de volgende gedragsregels:
De onderzoeksfase eindigt met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan de burgemeester. Het rapport behoort binnen de reikwijdte van het onderzoek alle informatie te bevatten die de volksvertegenwoordiging uiteindelijk nodig heeft om zich een oordeel te kunnen vormen over het vermoeden van een integriteitsschending. Ook de betrokken ambtsdrager moet zich op basis van het onderzoeksrapport een oordeel over het onderzoek kunnen vormen.
De onderzoeksrapportage bevat in ieder geval de volgende stukken:
Voordat de onderzoekers de rapportage aanbieden aan de opdrachtgever, wordt de betrokken politiek ambtsdrager in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van het rapport, inclusief bijlagen. Dit kan door het rapport te komen inzien. Het concept-rapport zelf of kopieën daarvan worden niet mee gegeven. Eventuele op- en aanmerkingen worden schriftelijk vastgelegd en opgenomen in de definitieve onderzoeksrapportage.
De onderzoekers dienen zich te onthouden van het geven van een opvatting over welke consequenties zouden moeten worden verbonden aan de door hen onderzochte feiten. Het is de taak van de onderzoekers om het feitencomplex objectief vast te stellen.
Nadat de inhoud van het rapport is vastgesteld door de onderzoekers, kan het worden aangeboden aan de burgemeester. De burgemeester biedt het rapport aan de volksvertegenwoordiging aan, die het, na consultatie van het seniorenconvent over de openbaarheid van de vergadering, agendeert. De burgemeester verstrekt het rapport aan de betrokken ambtsdrager en aan het college als de betrokkene een wethouder betreft.
Het is de taak van de burgemeester en de volksvertegenwoordiging om zich op basis van de onderzoeksgegevens een oordeel te vormen over de feiten. Het resultaat van het onderzoek kan zijn dat de betrokken politiek ambtsdrager niets te verwijten valt. Ook dan kan er behoefte zijn om het onderzoeksresultaat te bespreken. Dit biedt de politiek ambtsdrager de gelegenheid om zijn verhaal te doen en zich te verantwoorden.
Besluiten over de resultaten van onderzoeken naar bestuurlijke integriteit worden genomen door de volksvertegenwoordiging. Daarbij is onderscheid te maken tussen de strafrechtelijke en politiek-bestuurlijke behandeling. Daarnaast is onderscheid tussen gekozen en benoemde bestuurders van belang.
Indien er (tevens) een redelijk vermoeden van een strafbaar feit bestaat, dient door de burgemeester aangifte gedaan te worden bij het Openbaar Ministerie.
Een politiek-bestuurlijke behandeling staat los van een eventuele strafrechtelijke behandeling.
Een bestuurder treedt af als die niet meer het vertrouwen van de volksvertegenwoordiging geniet. Dit is dan ook de ultieme macht die bij de volksvertegenwoordiging ligt. Als het resultaat van het onderzoek betekent dat de volksvertegenwoordiging haar vertrouwen opzegt in de bestuurder, is het aan de betreffende bestuurder om zijn ontslag in te dienen. Lichte varianten zijn een motie van treurnis of een niet gehaalde motie van wantrouwen.
De volksvertegenwoordiging kan het lidmaatschap van een volksvertegenwoordiger vanwege een aantal wettelijk benoemde redenen laten vallen (art. 15 Gmw en X8 Kieswet). Een grove integriteitsschending valt hier niet onder. Het is aan de volksvertegenwoordigers zelf om te besluiten of zij gevolgen verbinden aan het onderzoek. Zo kan het partijbestuur kan hem het lidmaatschap van de partij ontnemen. De zetel in de raad kan hem niet ontnomen worden.
Na het afsluitende debat in de raadsvergadering plant de burgemeester een evaluatievergadering in met het raadslid of bestuurder waarnaar onderzoek is verricht. De reden kan zijn: de spanning en onduidelijkheid wegnemen, werken aan onderling vertrouwen, bestaande normen en waarden herbevestigen, lessen trekken en onjuiste verhalen corrigeren.