Besluit meerdaagse dienstreizen VRR 2021

Artikel 1 Toepassingsbereik

Dit besluit geldt voor alle medewerkers in dienst van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), met uitzondering van de medewerkers van de Ambulancedienst Rotterdam-Rijnmond, die een meerdaagse dienstreis maken, waaronder die naar het buitenland.

Artikel 2 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Meerdaagse dienstreis: een dienstreis die langer dan 24 aaneengesloten uren (etmaal) beslaat, niet zijnde een meerdaagse vakbekwaamheidsactiviteit.

• b.

  Meerdaagse vakbekwaamheidsactiviteiten: een door de afdeling Vakbekwaamheid of de afdeling Crisisbeheersing georganiseerde oefen- en/of opleidingsperiode die langer dan 24 aaneengesloten uren (een etmaal) beslaat voor de operationele organisatie.

• c.

  Daadwerkelijk bestede uren: de feitelijke uren die de medewerker aan zijn taken in het kader van de meerdaagse dienstreis heeft besteed, zoals vastgelegd in de urenregistratie, van maximaal negen uur per dag.

• d.

  Reisuren: de uren die gemoeid zijn met de heen- en terugreis tijdens de meerdaagse dienstreis.

• e.

  Tarieflijst: de ‘Tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen’ die geldt voor het Rijkspersoneel.

• f.

  Overwerk: werkzaamheden door de medewerker in dienstopdracht verricht buiten de daadwerkelijk bestede uren van maximaal negen uur per dag.

• g.

  Voorwaarden overwerkvergoeding: de voorwaarden zoals gesteld in het Besluit salaris, toelagen, vergoedingen en uitkeringen 2016, de Overwerkregeling repressie 2010.

• h.

  Declaratielijst voor brandweervrijwilligers: bijlage 1 bij het Uitvoeringsreglement vergoeding brandweervrijwilligers.

• i.

  Vergoedingentabel: de Vergoedingentabel Vrijwillig Gedeelte Brandweerpersoneel.

   

Artikel 3 Algemeen

• 1.

  Meerdaagse dienstreizen binnen Europa hebben (tijdig) vooraf instemming nodig van de directeur van het desbetreffende onderdeel. Deze maakt hiervan melding aan de algemeen directeur.

• 2.

  Intercontinentale dienstreizen hebben vooraf de instemming nodig van de eigen directeur én de algemeen directeur.

Artikel 4 Prognose

• 1.

  Bij het verzoek tot het maken van een meerdaagse dienstreis wordt aangegeven waar de activiteit plaatsvindt, wanneer (datum en tijdstip) de activiteit start en eindigt, hoe en hoeveel reis- en daadwerkelijk bestede uren hiervoor naar schatting geregistreerd kunnen worden en wanneer de door de directeur van de betreffende directie opgedragen heen- en terugreis plaatsvindt. Per werkdag worden maximaal negen daadwerkelijk bestede uren vergoed.

• 2.

  Binnen tien werkdagen na afloop van de meerdaagse dienstreis worden de geschatte uren uit het eerste lid omgezet in een overzicht van daadwerkelijk te registreren uren. Dit overzicht wordt vastgesteld door de directeur van de betreffende directie. De medewerker registreert de uren in het daartoe bestemde urenregistratiesysteem, conform het door de directeur vastgestelde overzicht.

• 3.

  Het afdelingshoofd overlegt aan de directeur een op naam gestelde lijst van alle meereizende medewerkers, aangevuld met gedetailleerde informatie over reisdoel en bestemming, reisduur, urenregistratie en kostenbegroting en eventuele nadere bijzonderheden.

Artikel 5 Reis- en verblijfkosten

• 1.

  Vooraf bekende reis- en verblijfkosten worden door de VRR betaald en komen ten laste van de daarvoor ingestelde budgetten.

• 2.

  Door medewerkers noodzakelijk te maken kosten worden tegen overlegging van de nota’s vergoed. Voor buitenlandse dienstreizen is deze vergoeding gebaseerd op de Tarieflijst. Nooit wordt meer dan het maximumbedrag van de Tarieflijst vergoed. Bestedingen in de vrije tijd zijn voor eigen rekening.

• 3.

  In het geval toepassing van het gestelde in het tweede lid leidt tot aperte onbillijkheden kan hiervan afgeweken worden. Dit ter beoordeling van de leidinggevende of de betreffende directeur.

Artikel 6 Vergoeding uren

• 1.

  Een roostervrije dag wordt vergoed in ‘tijd voor tijd’ waarbij gerekend wordt met de uren zoals vastgelegd in de urenregistratie. Roostervrije dagen die in de periode van de dienstreis vallen, worden in principe verschoven naar de eerstvolgende werkdag na terugkeer in Nederland.

• 2.

  De brandweervrijwilliger ontvangt per dag een vergoeding voor de daadwerkelijk bestede uren, met als uitgangspunt een maximum van negen uur, volgens het voor de brandweervrijwilliger geldend uurtarief voor langdurige aanwezigheid (Tussentarief) zoals vermeld in artikel 4.5 van de Verordening rechtspositie vrijwilligers 2010, de vergoedingentabel en de declaratielijst voor brandweervrijwilligers.

• 3.

  Voor het brandweerpersoneel dat werkt in een 24-uursrooster worden de daadwerkelijk bestede uren die onderdeel zijn van de meerdaagse dienstreis berekend als dagdiensturen waarbij de ophoging met de factor 1,37 van toepassing is.

Artikel 7 Overwerk

• 1.

  In voorkomende gevallen kunnen aantoonbaar meer bestede uren, blijkende uit de urenregistratie, in aanmerking komen voor een overwerkvergoeding. Dit ter beoordeling van de leidinggevende en de betreffende directeur.

• 2.

  Op de medewerker die werkt in dagdienst is artikel 18 van het Besluit salaris, toelagen, vergoedingen en uitkeringen 2016 van de gemeente Rotterdam van toepassing.

• 3.

  Op de medewerker die werkt in een 24-uursrooster is de ’Overwerkregeling beroepsbrandweerpersoneel VRR’ van toepassing.

Artikel 8 Reistijd (-vergoeding)

• 1.

  De geldende reistijd en reistijdvergoeding worden berekend vanaf de woning van de medewerker en de plaats van bestemming. Hier wordt de reguliere reistijd van een medewerker vanaf getrokken die hij kwijt zou zijn aan woon-werkverkeer.

• 2.

  Indien in groepsverband afgereisd wordt naar de plek van bestemming wordt vooraf een vertrekplaats in de regio Rotterdam-Rijnmond bepaald. De reistijd en de bijbehorende vergoeding in het kader van de dienstreis worden berekend vanaf deze vertrekplaats.

• 3.

  Reisuren voor een dienstreis binnen Europa worden voor 50% vergoed.

• 4.

  Het gestelde in het derde lid omtrent de vergoeding van de reisuren vindt geen toepassing wanneer ’s nachts wordt gereisd en er een faciliteit wordt geboden om te slapen. De uren tussen 00.00 uur en 08.00 uur worden dan niet vergoed.

• 5.

  Voor een dienstreis buiten Europa geldt het volgende:

  • a.

    Voor een dienstreis op een reguliere werkdag wordt maximaal de reguliere werktijd (roostertijd) als reistijd vergoed. De reis vangt aan op het moment van vertrek vanaf de woning van de medewerker en duurt tot het moment van aankomst op de plaats van bestemming. Voor de retourreis geldt dit andersom.

  • b.

    Een dienstreis op een niet-reguliere werkdag wordt voor maximaal negen uur per dag gecompenseerd. Kortere reistijden worden volgens de daadwerkelijke reistijd vergoed.

  • c.

    Indien een dienstreis zich over twee dagen uitstrekt worden de daadwerkelijke reisuren op de tweede reisdag gecompenseerd tot maximaal negen uur. Indien de aankomstlocatie in een andere tijdszone ligt dan de plaats van vertrek, gelden de kalender en tijd van de plaats van vertrek voor het bepalen van de duur van de reis.

  • d.

    In geval van uitzonderlijk lange reistijd op één dag vindt zo veel mogelijk vooraf overleg met de leidinggevende plaats over een eventuele aanvulling van de te compenseren uren.

Artikel 9 Declaratie van kosten

Declaratie van de in deze beleidsregel bedoelde kosten geschiedt binnen twee maanden na afloop van de dienstreis via het daarvoor aangewezen systeem met overlegging van de betaalbewijzen.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin dit besluit niet voorziet of niet in redelijkheid voorziet, kan de algemeen directeur afwijken van deze regeling.

Artikel 11 Ingangsdatum en citeertitel

• 1.

  Dit besluit treedt per 1 juli 2021 in werking en vervangt alle voorgaande regelingen met betrekking tot meerdaagse dienstreizen.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit meerdaagse dienstreizen VRR 2021.