Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Artikel 1 Begripsbepaling Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Gemeenschappelijke Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gelderland- Zuid.

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

- de financieel-economische positie;

- het financiële beheer;

- de uitvoering van de begroting;

- het afwikkelen van vorderingen en schulden;

- alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen, met daarin begrepen maatregelen van interne controle, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• financieel beheer: het uitoefenen van het bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de organisatie.

• rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen.

• doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• paragrafen: de paragrafen in de begroting waarin de beleidslijnen met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten en risicobeheersing worden vastgelegd.

Artikel 2 Programma-indeling

2.1 Het Algemeen Bestuur stelt bij het vaststellen van de begroting de programma-indeling en de taakvelden per programma vast.

2.2 Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren zoals vermeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

3.1 Het Algemeen Bestuur stelt per programma vast:

- de beoogde maatschappelijke effecten;

- de te leveren goederen en diensten;

- de speerpunten waaraan wordt gewerkt;

- de baten en lasten;

3.2 In de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording wordt aangegeven en toegelicht:

welke maatschappelijke effecten zijn bereikt; welke goederen en diensten zijn geleverd; aan welke speerpunten werd gewerkt; welke baten en lasten werden gerealiseerd.

3.3 Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, het overzicht van de overhead en de baten en lasten per taakveld weergegeven.

3.4 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt voor elke nieuwe investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven

3.5 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

4.1 Het Dagelijks Bestuur biedt de ontwerpbegroting aan de gemeenteraden aan voor zienswijzen. Na het verwerken van de zienswijzen wordt de ontwerpbegroting aangeboden aan het Algemeen Bestuur in het voorjaar van het begrotingsjaar minus 1.

4.2 De ontwerpbegroting wordt voorzien van een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren en de te voorziene relevante begrotingseffecten op basis van verkregen inzichten bij de begrotingsuitvoering en de jaarstukken.

4.3 Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

5.1 Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

5.2 Nieuwe investeringen worden door het Algemeen Bestuur bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

5.3 Het Dagelijks Bestuur is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien.

5.4 Wijzigingen in beleid en wijzigingen die gevolgen hebben voor de hoogte van de individuele gemeentelijke bijdragen worden via de begroting of begrotingswijziging door het Dagelijks Bestuur aan de gemeenteraden aangeboden voor zienswijzen. Na het verwerken van de zienswijzen worden begrotingswijzigingen aan het Algemeen Bestuur aangeboden. Indien nodig worden deze wijzigingen separaat door het Dagelijks Bestuur aan de gemeenteraden aangeboden voor zienswijzen en na verwerking van de zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage en informatie

6.1 Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. Indien dat nodig is om te kunnen aansluiten op de geplande vergaderdata van het Algemeen Bestuur, wordt de eerste verslagperiode zo nodig aangepast naar drie of vijf maanden en de tweede naar zeven of negen maanden.

6.2 De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

6.3 In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de laatste vastgestelde begrote baten, lasten en investeringskredieten toegelicht.

6.4 Als daar aanleiding voor is wordt in de tussentijdse rapportage ingegaan op afwijkingen in de realisatie van de voorgenomen speerpunten en/of de beoogde maatschappelijke effecten ten opzichte van de begroting.

6.5 Zo nodig worden voorstellen gedaan voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid bij de behandeling van de tussentijdse rapportages door het Algemeen Bestuur.

Artikel 7 Informatieplicht

Het Dagelijks Bestuur geeft aan het Algemeen Bestuur inlichtingen over het aangaan van verplichtingen rond:

a. Aan- en verkoop van goederen, werken en diensten

b. Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties en

c. Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

wanneer het Algemeen Bestuur daarom vraagt of ais het uitoefenen van deze bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor de Veiligheidsregio Gelderland Zuid.

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

8.1 Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals jaarlijks worden opgenomen in de programmabegroting. Veranderingen in methodieken en termijnen worden expliciet toegelicht.

8.2 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 9 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op debiteuren wordt een voorziening vanwege oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

10.1 In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

10.2 Het Dagelijks Bestuur neemt in de begroting en jaarstukken de kaders omtrent vorming en besteding van reserves en voorzieningen op.

Artikel 11 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij de directe kosten worden verhoogd met een opslag voor overhead.

Artikel 12 Prijzen economische activiteiten

12.1 Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten Veiligheidsregio Gelderland-Zuid in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het Dagelijks Bestuur voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het Algemeen Bestuur waarmee het Algemeen Bestuur de activiteit als dienst van algemeen economisch belang bestempeld.

12.2 Bij het verstrekken van leningen, garanties door de Veiligheidsregio Gelderland- Zuid aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf een voorstel aan het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

12.3 Bij het verstrekken van kapitaal door de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid aan overheidsbedrijven en derden gaat het Dagelijks Bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

12.4 Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige drie leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

a. leveringen van goederen, diensten of werken aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13 Financieringsfunctie

13.1 Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

13.2 Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het Dagelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden.

Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicomanagement

14.1 In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

14.2 Het Dagelijks Bestuur doet bij de begroting een voorstel voor de gewenste weerstandscapaciteit en het beleid voor het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen en het weerstandsvermogen.

14.3 Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken een samenvatting weer van de risico-inventarisatie, eventueel aangevuld met een toelichting op nieuwe of risico's die niet meer aanwezig zijn als daar aanleiding voor is.

14.4 Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken het weerstandsvermogen aan.

Artikel 15 Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en doet verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan de diverse kapitaalgoederen.

Artikel 16 Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 17 Verbonden partijen

Bij de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op van het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 18 Administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de onderdelen daarvan;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt vast:

a. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen;

b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. De te maken afspraken met organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van activiteiten en uitputting van middelen;

f. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan taakvelden;

g. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

h. Het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen,

Opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20 Interne controle

20.1 Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de gemeentewet, en rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

20.2 Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkelingen van de bezittingen, het financieel vermogen en de financiële mutaties van de Veiligheidsregio Gelderland Zuid. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 21 Inwerkingtreding

21.1 Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2018. De stukken voor het begrotingsjaar 2019 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

21.2 Deze verordening treedt in de plaats van de 'Financiële verordening 2015’ vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 5 november 2015.

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam 'Financiële verordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2018’.