Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Epe

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Epe
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe
Citeertitel	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

n.v.t.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
15-07-2021			nieuwe regeling	08-07-2021 gmb-2021-228736	300217

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe

DE RAAD DER GEMEENTE EPE

gelezen het voorstel van het presidium van 14 juni 2021, zaaknr. 300217;

gelet op artikel 84, 86, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gezien de Handreiking burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid, van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, uitgave december 2020;

gezien de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, uitgave 1 oktober 2017;

B E S L U I T

vast te stellen de navolgende:

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
commissie: de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester, de commissie wordt ook wel aangeduid als klankbordcommissie;
b.
commissaris: Commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;
c.
informanten: derden van zowel binnen als buiten de gemeente die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft;
d.
klankbordgesprek: het voeren van periodieke, niet-vrijblijvende gesprekken over wederzijdse ervaringen en verwachtingen, tussen een burgemeester en een delegatie uit de gemeenteraad;
e.
voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld onder a van dit artikel.

Artikel 2 Taak

De commissie voert elk jaar een klankbordgesprek met de burgemeester, met uitzondering van een (her)benoemingsjaar.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1.
De commissie wordt door de raad uit zijn midden benoemd.
2.
De commissie bestaat uit vijf fractievoorzitters en wordt divers samengesteld. De plaatsvervangend voorzitter van de raad maakt in ieder geval deel uit van de commissie.
3.
Het lidmaatschap van de commissie eindigt als een lid ophoudt lid te zijn van de raad.
4.
De zittingsperiode van een commissielid wordt voor de duur van een raadsperiode benoemd en eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
5.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.
6.
Op het moment dat een vacature ontstaat in de commissie, beslist de raad over de vervulling daarvan.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
2.
De voorzitter leidt het gesprek.
3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
4.
Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

1.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier of diens plaatsvervanger.
2.
De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
2.
Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
3.
De geheimhoudingsplicht blijft van kracht, ook wanneer iemand geen lid meer is van de commissie.

Artikel 7 Procedure en tijdschema

1.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.
2.
De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.
3.
De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 8 Voorbereiding van het gesprek

1.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om het voorgaande verslag in te zien.
2.
Het gesprek wordt voorbereid in het presidium in afwezigheid van de burgemeester. De fractievoorzitters krijgen de gelegenheid om input te geven aan de leden van de commissie.
3.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
4.
De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke informanten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 86 Gemeentewet over geheimhouding is op de betrokken informanten en een eventuele gespreksleider van overeenkomstige toepassing.
5.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging. In de uitnodiging wordt in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.
6.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
7.
Bij verhindering van twee leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 9 Het gesprek

1.
Het gesprek vindt plaats achter gesloten deuren.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3.
Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets op grond waarvan de burgemeester is benoemd.
4.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:
de burgemeester:
- a.
  als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;
- b.
  in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;
- c.
  als voorzitter van het college;
- d.
  als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker ( op grond van artikel 170 Gemeentewet);
- e.
  die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;
- f.
  die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;
- g.
  zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven
- h.
  als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;
- i.
  zijn/haar contacten met ambtenaren, zoals de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
- j.
  zijn/haar nevenfuncties en integriteit;
- k.
  zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;
- l.
  alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;
- m.
  zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;
- n.
  de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/die voor de toekomst worden vastgelegd.
5.
Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 10 Verslaglegging

1.
Van het klankbordgesprek wordt een geheim verslag opgemaakt.
2.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
3.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
4.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
5.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.
6.
De overige fractievoorzitters krijgen vertrouwelijk een mondelinge terugkoppeling van de in het gesprek gemaakte afspraken in het presidium.
7.
Wanneer tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aantreedt, kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken van de voorafgaande raadsperiode inzien.

Artikel 11 Archivering

1.
De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.
2.
2. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Epe.

Epe, 8 juli 2021

De raad voornoemd,

de voorzitter, dhr. dr. T.C.M. Horn

de griffier, mw. J. Kattenberg

Toelichting

Het houden van klankbordgesprekken met de burgemeester is onderdeel van een zorgvuldig personeelsbeleid. Gemeenteraden kunnen zodoende terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. Het houden van klankbordgesprekken is niet geregeld in de Gemeentewet. De formele basis krijgt vorm in deze verordening.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Bij het verschijnen van de ‘Handreiking burgemeesters’ van mei 2016 (benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming) is de term ‘klankbordgesprekken’ ingevoerd. Dit omdat de gemeenteraad het functioneren van de burgemeester niet beoordeelt in de rol van werkgever, maar als bestuurlijke partner van de burgemeester, die afspraken maakt over met de burgemeester over wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. De term ‘klankborden’ past bij een cultuur van gezamenlijk reflecteren op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder.

Artikel 2. Taak

Het advies is om klankbordgesprekken periodiek, in elk geval jaarlijks, te laten plaatsvinden. In het jaar waarin de Benoeming of Herbenoeming plaatsvindt, kan het echter qua planning zo uitkomen dat er in dat jaar geen klankbordgesprek kan plaatsvinden. Om in een dergelijk jaar niet in strijd te zijn met deze verordening hebben we opgenomen dat we elk jaar een klankbordgesprek voeren met de burgemeester met uitzondering van een (her)benoemingsjaar. Overigens kunnen fractievoorzitters en de burgemeester ook de wens kenbaar maken om tussentijds een klankbordgesprek te hebben.

Bij het voeren van de klankbordgesprekken is een cultuur gewenst waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden. Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Op deze wijze kunnen gemeenteraad en burgemeester routine en regelmaat laten ontstaan in het reflecteren op hun samenwerking. De klankbordgesprekken hebben een wisselend karakter, namelijk:

1e jaar, eerste fase: benoeming	Na circa honderd dagen hebben gemeenteraad en burgemeester de eerste ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit is een goed moment voor het zogenoemde 100-dagengesprek. Dit is een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het 100-dagengesprek staat vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets. Aan het einde van eerste jaar volgt een gesprek waarbij wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en waarbij vooruit wordt gekeken naar het tweede jaar.
2e jaar: regulier klankbordgesprek	Met een regulier klankbordgesprek wordt bedoeld dat dit klankbordgesprek geen speciale, onderscheidende betekenis heeft (zoals het eerste jaar en het laatste jaar wel een bijzondere betekenis hebben in verband met de benoemings- en herbenoemingsprocedure).
3e jaar, tweede fase: Midterm	In het derde jaar na aantreden van een burgemeester is een klankbordgesprek in de vorm van een zogenaamde ‘midterm review’ op zijn plaats. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt. Daarnaast kunnen zich in de gemeente de nodige veranderingen hebben voorgedaan, bijvoorbeeld door een veranderde samenstelling van de gemeenteraad of doordat er keuzes zijn gemaakt over de bestuurlijke toekomst van de gemeente. Ter voorbereiding op dit gesprek wordt er feedback (360graden-feedback) opgevraagd bij verschillende informanten.
4e jaar, regulier klankbordgesprek	Bij dit klankbordgesprek gelden dezelfde kanttekeningen als bij het tweede jaar van de benoemingsperiode. In toevoeging hierop geldt nog dat de behoefte aan de wijze van voeren van het klankbordgesprek in het vierde jaar ook afhangt van de uitkomsten van eerdere klankbordgesprekken en dus contextbepaald is.
5e jaar, derde fase: richting herbenoeming	In het vijfde jaar zal het gesprek meer dan voorheen gaan over de mogelijk veranderende omgeving en de eisen die dit stelt aan het profiel en de competenties van het gemeentebestuur en de burgemeester. Een gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Aandachtspunten hierbij zijn dat het klankbordgesprek recht doet aan de veelzijdigheid van het ambt en er moet nog voldoende mogelijkheid bestaan voor de burgemeester om met de feedback aan de slag te gaan.
Formeel herbenoeming -sgesprek	Indien de burgemeester, via de commissaris van de Koning, te kennen heeft gegeven in aanmerking te willen komen voor herbenoeming volgt er nog een officieel herbenoemingsgesprek.

Artikel 3. Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt in deze verordening de samenstelling van de commissie en bepaalt uit hoeveel leden de commissie bestaat. Daarbij sluit de gemeente Epe aan bij de gedachte dat de samenstelling van de commissie die klankbordgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard mag zijn dan die van de commissies die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereiden. Dit om bij klankbordgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden. In deze verordening wordt voorgesteld om de commissie voor de klankbordgesprekken te laten bestaan uit vijf fractievoorzitters. De plaatsvervangend voorzitter van de raad maakt hier in ieder geval deel van uit. Verder wordt de commissie divers samengesteld met een evenredige verdeling oppositie/coalitie. Roulatie binnen de klankbordcommissie vindt plaats doordat er elk jaar twee nieuwe leden deelnemen aan de commissie die twee oude leden vervangen. De commissie wordt op grond van artikel 3 na afronding van haar taak ontbonden. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. In dat geval ontstaat een vacature waarbij de raad een nieuw commissielid dient te benoemen.

Artikel 4. Voorzitterschap van de commissie

Deze bepaling is opgenomen om duidelijkheid te verschaffen over het voorzitterschap

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

Een klankbordgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier (en eventueel plaatsvervangend griffier) zorgt voor ambtelijke ondersteuning.

Artikel 6. Geheimhouding

De geheimhouding vindt zijn basis in artikel 86 van de Gemeentewet en omvat alle informatie hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt, behoudens het bepaalde in artikel 10 van deze verordening. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en derden die kennis nemen van hetgeen is gezegd. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Artikel 7. Procedure en tijdschema

Deze bepaling is opgenomen om duidelijkheid te verschaffen.

Artikel 8. Voorbereiding van het gesprek

Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De gesprekken worden voorbereid in het presidium en de resultaten worden hier ook mondeling teruggekoppeld. In de voorbereiding kan worden gesproken met verschillende informanten: één of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. De commissie doet dit in overleg met de burgemeester, voorafgaan aan de agendavorming voor het gesprek. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Vanzelfsprekend kunnen de burgemeester en de benoemde fractievoorzitters voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien. Het is ook van belang in en buiten het gesprek feedback te organiseren en ook daadwerkelijk te geven.

Artikel 9. Het gesprek

Als vertrekpunt voor het klankbordgesprek zijn in ieder geval de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid relevant. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Artikel 10. Verslaglegging

Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende klankbordgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.

Artikel 11. Archivering

Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 hieraan stellen. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.