| Organisatie | RUD Zuid-Limburg |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021 |
| Citeertitel | Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-07-2021 | Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021 | 07-07-2021 | 2021/17366 |
HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG
Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zuid-Limburg,
Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de RUD Zuid-Limburg d.d. 16 juni 2021
Vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats en de archivaris
Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Historisch Centrum Limburg, Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht.
Als archivaris wordt aangewezen de archivaris van het Historisch Centrum Limburg.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van organen van het openbaar lichaam. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur van de archiefbewaarplaats bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De archivaris doet eenmaal per 2 jaar verslag aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat voldoende, deskundig personeel beschikbaar is voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur doet eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Hij voegt daar bij het verslag dat de archivaris heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het dagelijks bestuur ziet erop toe dat bij deelname door de gemeenschappelijke regeling in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij de wet opdragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019 van 17 april 2019 wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op 12 juli 2021.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021.
Aldus vastgesteld in de openbarevergadering van het algemeen bestuur van 7 juli 2021