| Organisatie | RUD Zuid-Limburg |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021 |
| Citeertitel | Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-07-2021 | Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021 | 07-07-2021 | 2021/15143 |
HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG
Gelet op artikel 12 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021,
Vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt de RUD Zuid-Limburg aangewezen.
De beheerder is belast met de informatievoorziening binnen de gemeenschappelijke regeling betreffende de door de dienst uitgevoerde taken, voor zover archiefbescheiden niet ontvangen of geproduceerd zijn in het kader van taken die rechtstreeks voortvloeien uit de aan de dienst gemandateerde taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Productie en vernietiging van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van de archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid gedurende de bewaartermijn tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het vervangen, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende vervanging, selectie en vernietiging worden toegepast.
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een gewaarmerkt of geauthentiseerd exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
De beheerder draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat van archiefbescheiden, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak zij betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de archiefbescheiden zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijn worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het orgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk V Beheer van archiefbescheiden
Bewaring van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, besturingsprogrammatuur en toepassingsapparatuur wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend of geraadpleegd en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden archiefbescheiden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft een advies van de archivaris. Afwijking van het advies dient gemotiveerd te worden.
Overbrenging van archiefbescheiden
Het Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019 van 8 mei 2019 wordt ingetrokken.
Dit besluit treedt in werking op 12 juli 2021
Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2021.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 16 juni 2021, onder voorbehoud van vaststelling van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2021 door het algemeen bestuur