Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2021

PROTOCOL FRACTIEGELDEN

I. INLEIDING

Politieke ambtsdragers (bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van gemeenten, provincies en waterschappen) vervullen een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. De handel en wandel van politieke ambtsdragers heeft zijn weerslag op de hele organisatie, zowel in positieve als in negatieve zin. Politieke ambtsdragers zijn verantwoordelijk voor de eigen integriteit en collectief voor de integriteit van hun organisatie. De politieke ambtsdrager heeft uiteraard net als iedere andere burger recht op een privéleven, maar hij leeft in een glazen huis, waardoor ook privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn. Daarom moet een politieke ambtsdrager 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt kunnen schaden.

Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Provincie-, Gemeente-, en Waterschapswet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan.

De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, voor vergoeding of verstrekking in aanmerking komen. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politieke ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt?

Discussie over vergoedingen en verstrekkingen is nooit helemaal uit te sluiten. Een mogelijke discussie moet er echter niet toe leiden dat niemand meer durft te declareren. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd.

Het gebruik van raadsfractievergoedingen.

De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet altijd goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Zo is de besteding aan ‘social events’ op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke ‘lief-en-leedpot’ in te stellen. Maar bij een teambuilding met de fractie lijkt het wat overdreven dat ieder fractielid zelf z’n drankjes moet betalen.

Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren, aansluitend op wat in de maatschappij als redelijk wordt ervaren. Bovendien is het belangrijk om openheid te geven en elkaar aan te spreken. Zo kan elk raadslid zich verantwoorden zonder in de verdediging te hoeven schieten.

Omdat absolute duidelijkheid niet te geven is en ook niet moet worden nagestreefd bevat dit protocol niet een limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat de uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

II. ONDER DE FRACTIEVERGOEDING VALLEN KOSTEN ZOALS:

• •

  activiteiten die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan, waaronder excursies en werkbezoeken;

• •

  uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie worden georganiseerd, onder voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijken: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het aantal deelnemers;

• •

  uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie alsmede t.b.v. vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• •

  uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond;

• •

  uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

• •

  uitgaven verbonden aan activiteiten die gericht zijn op een lobby voor de gemeente Goes en die raadsbreed zijn afgesproken;

• •

  uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop / computer met bijbehorende randapparatuur;

• •

  uitgaven verbonden aan de op naam van de fractie gestelde bankrekening;

• •

  uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• •

  uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en 1 abonnement op de Provinciale Zeeuwse Courant ten behoeve van de fractie;

• •

  uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie, dan wel de kosten verbonden aan een herkenbaar fractiedeel op een website van een politieke partij of politieke vereniging;

• •

  uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties etc.) onder overlegging van een exemplaar van de betreffende informatievoorziening;

• •

  het is niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• •

  uitgaven verbonden aan vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn, met in acht neming van de daarvoor wettelijk geldende voorschriften; daarbij dient jaarlijks de met de vrijwilliger gesloten overeenkomst bij de stukken te worden overlegd;

• •

  de uitgaven voor vrijwilligers van fracties dient onderbouwd te zijn door: facturen of door een verklaring van de vrijwilliger omtrent de geleverde assistentie (periode, uren en ontvangen vergoeding) dan wel een door de vrijwilliger getekende presentielijst, waaruit zijn deelname aan het fractieoverleg blijkt.

III. WAT MAG NIET WORDEN BEKOSTIGDE UIT DE FRACTIEVERGOEDING:

• •

  uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan dient op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé.

  Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd uit de fractievergoeding:

  • -

    representatie;

  • -

    vakliteratuur;

  • -

    excursies;

  • -

    bureaukosten;

  • -

    contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling, zoals de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, die vallen onder de bestuurskosten);

  • -

    (representatieve) ontvangsten thuis;

  • -

    zakelijke giften;

  • -

    individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

  • -

    fooien in Nederland;

  • -

    verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

  • -

    gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

  • -

    activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

  • -

    abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen, uitgezonderd 1 abonnement op de Provinciale Zeeuwse Courant ten behoeve van de fractie;

  • -

    representatieve aanpassingen aan de eigen woning;

  • -

    uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie Wethouders, Raads- en Commissieleden, art. 5;

  • -

    uitgaven verbonden aan opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  • -

    uitgaven ten behoeve van politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • -

    uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel anders dan

  • -

    uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie, waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

  • -

    uitgaven ten behoeve van notariële akten anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie, waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

  • -

    uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

  • -

    uitgaven voor raadsleden en fractieassistenten individueel en in aanvulling op hun reguliere vergoeding;

  • -

    giften en cadeaus;

  • -

    uitgaven ter voeding van een “lief & leed”-potje;

  • -

    uitgaven voor consumpties op dagen (of de nacht volgend op) dat thema-avonden, commissie-/ raadsvergaderingen zijn gehouden.