| Organisatie | Baarn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota Investeren, activeren en afschrijven 2021 |
| Citeertitel | Nota Investeren, activeren en afschrijven 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-07-2021 | 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 02-06-2021 |
Onder vaste activa (non-current assets of fixed assets) wordt verstaan de bezittingen van de gemeente waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd.
Immateriële activa zijn vaste activa die niet tastbaar zijn. Het betreft bezittingen die wel een rol spelen in het financiële proces, maar nooit in het fysieke bedrijfsproces. Immateriële activa kunnen alleen dan op de balans opgevoerd worden, wanneer zij een objectief bepaalbare waarde hebben.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa (artikel 34, BBV) afzonderlijk opgenomen:
In de toelichting op het BBV wordt aanbevolen om de kosten verbonden aan het sluiten van een geldlening, zeker als deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren maar deze in het jaar waarin ze worden gemaakt als een exploitatielast in de jaarrekening op te nemen. Wordt wel geactiveerd dan mag de afschrijvingsduur maximaal gelijk zijn aan de looptijd van de lening (art. 64 BBV, lid 4).
2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling staan ook bekend onder de naam “Voorbereidingsbudget”. Het voorbereidingsbudget wordt geacht maximaal 5% van het investeringsbudget te zijn. Bij overschrijding wordt met een separaat raadsvoorstel extra budget aangevraagd of ten laste van het investeringsbudget gebracht.
De kosten kunnen als een (afzonderlijk) actief worden opgenomen als ze voldoen aan de vier voorwaarden (art. 60 BBV), hierbij geldt een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar (art 64 lid 5 BBV). Bij raadsbesluit kan ook voor directe afschrijving (afwaardering) worden gekozen. Indien het betreffende actief niet tot ontwikkeling komt, worden de gerealiseerde voorbereidingskosten als incidentele last genomen in de eerstvolgende jaarrekening.
3 Bijdrage aan activa in eigendom van derden
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64, lid 3 BBV).
In de balans worden onder de materiële vaste activa (artikel 34, BBV) afzonderlijk opgenomen:
Investeringen waarvoor ter dekking van de lasten een gemeentelijke heffing kan worden geheven;
Investeringen waarvoor ter dekking van de lasten geen gemeentelijke heffing kan worden geheven.
Financiële vaste activa is een deel van het actief van de gemeente. Het gaat in de eerste plaats om deelnemingen in het kapitaal van verbonden partijen en lange-termijn voorschotten, in de vorm van liquide middelen of in de vorm van uitstel van betaling, aan zulke verbonden partijen. Wat de financiële activa onderscheidt van de geldbeleggingen is dat bij financiële vaste activa de onderneming meestal inspraak heeft in het bestuur van de andere onderneming.
Investeren is een uitgave aan een nieuw actief dat benodigd is om doelstellingen in de bedrijfsvoering te behalen. Het gaat om de drie soorten activa zoals hiervoor benoemd. Bij de materiele vaste activa kunnen de investeringen gecategoriseerd worden in uitbreidingsinvesteringen, levensduur verlengende investeringen en vervangingsinvesteringen.
De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingprijs, verminderd met eventueel ontvangen investeringsbijdragen, de cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen. Immateriële vaste activa zijn gedane uitgaven waar geen tastbare gemeentelijke bezittingen tegenover staan. Er wordt lineair afgeschreven.
De ondergrens voor het activeren van investeringen bedraagt € 30.000
De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden lineair afgeschreven.
De restwaarde van activa is € 0,-.
Kapitaalverstrekkingen en leningen u/g zijn opgenomen tegen nominale waarde. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid in mindering gebracht.
Participaties in het aandelenkapitaal van NV’s en BV’s (‘kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen’ in de zin van het BBV) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de waarde van de aandelen onverhoopt structureel mocht dalen tot onder de verkrijgingsprijs zal afwaardering plaatsvinden.
Op financiële vaste activa wordt niet afgeschreven en wordt geen rente toegevoegd.
Artikel 2 Richtlijnen voor Investeren, Activeren en Afschrijven
Meerjareninvesteringsplan (MIP)
In de Perspectiefnota worden de kaders geformuleerd voor het MeerjarenInvesteringsPlan (MIP); het overzicht van (nieuwe) (vervangings)investeringen en exploitatieposten. In de begroting worden de investeringsbudgetten geautoriseerd. Op deze wijze kan integrale afweging door de gemeenteraad plaatsvinden welke investeringen gedaan zullen worden en op welke wijze de kapitaallasten worden gedekt (begrotingssaldo of bruto waarderingsreserve). Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van het MIP geautoriseerd.
Vooral reguliere investeringen op basis van vastgestelde beheersplannen (riolering, wegen ed.) of reguliere vervangingen (voertuigen), zullen worden voorgesteld om zonder additioneel raadsvoorstel bij de begrotingsbehandeling te autoriseren. In het MIP wordt de status van het krediet aangegeven. Dit kan zijn toegekend (met verwijzing naar moment van besluitvorming) of reservering. Bij een reservering van afschrijvingslasten, volgt op een later moment nog besluitvorming.
Het MIP wordt jaarlijks geactualiseerd bij de perspectiefnota. De uitkomsten van de jaarrekening worden meegenomen. Ook het lopende boekjaar wordt geactualiseerd en meegenomen bij de vaststelling van het MIP in de perspectiefnota en de begroting.
Voor een investering waarvan het investeringsbudget niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 1.000.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de financiële positie van de gemeente.
Een belangrijk aspect bij het opstellen van het MIP is fasering in de tijd. Inhoudelijk, omdat het een getrouw beeld geeft van de doorlooptijd van een project of budget. Financieel, omdat hierdoor een realistische inschatting van jaarlijkse lasten kan worden bepaald en niet jaarlijks overschotten ontstaan door uitloop van investeringen en projecten. Belangrijk is dat het MIP zo realistisch mogelijk in de tijd wordt voorgesteld. Derde punt is dat hiermee een prognose gemaakt kan worden van de liquiditeitspositie.
Bij de perspectiefnota wordt het afschrijvingsplafond vastgesteld (maximale afschrijvingslast in de begroting) en wordt de vrije ruimte toegelicht.
Financiering van investeringen
Om een gezonde balansstructuur te houden moet het volume van de vaste passiva groter – gelijk zijn aan het volume van de vaste activa. Om dit te bewerkstelligen kan bij de opstelling van de perspectiefnota op basis van de geprognosticeerde meerjarenbalans de langlopende leningenportefeuille (O/G) zodanig ingericht worden dat hier aan wordt voldaan. Hierbij moet de renterisiconorm in acht worden gehouden.
Investeringen met een meerjarig nut moeten vanwege het stelsel van baten en lasten geactiveerd worden voor de levensduur. Uit het oogpunt van het in de hand houden van de kapitaallasten en gerelateerde administratieve lasten is het van belang dat een ondergrens wordt gegeven voor het activeren van investeringsbedragen. De gemeente Baarn hanteert een ondergrens van € 30.000.
Het activeren van investeringen gebeurt alleen indien de afschrijvingstermijn langer is dan drie jaar. De administratieve lasten zijn hoger dan de nut van twee jaar activeren.
Voor de uitvoering van projecten wordt vaak een externe projectleider of -medewerkers ingehuurd. Het ligt in de rede dat de kosten hiervan met het activum samen worden geactiveerd. Dat geldt niet voor de eigen interne uren. Deze blijven ten laste van de begroting verantwoord.
De notitie Materiële vaste activa van de commissie BBV geeft bepalingen voor de waardering van. materiële vaste activa. Deze bepalingen worden onverkort worden toegepast op de activa.
De componenten methode wordt niet toegepast.
Startmoment van afschrijven, verantwoording en afsluiten kredieten
Een investeringsbudget blijft in de administratie open staan zolang het project loopt. Bij elke jaarrekening worden de gerealiseerde kosten van het controlejaar overgebracht naar de balans. Bij de jaarrekening van het laatste projectjaar wordt het budget in principe afgesloten. Op verzoek van de projectleider kan het nog, met zwaarwegende argumenten, maximaal één jaar open blijven staan voor nagekomen kosten. In het jaar na definitief afsluiten van het project start de afschrijving. Budgetten blijven niet openstaan om de afschrijving uit te stellen.
Bij elke jaarrekening wordt een verantwoording gegeven over de voortgang en financiële aspecten. In deze verantwoording wordt naast de voortgang ook een prognose gegeven van de resterende looptijd.
Afschrijvingstermijnen en afschrijvingsmethode
De afschrijvinsmethode is lineair. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn algemeen aanvaard in het economische verkeer. In de bijlage is een tabel opgenomen met de afschrijvingstermijnen
Nieuwbouw versus vernieuwbouw (renovatie, levensduurverlenging)
Bij investeringen is niet altijd sprake van een nieuw object. Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:
- leiden tot een significante kwaliteitsverbetering, en/of;
- leiden tot een levensduurverlenging, en/of;
- aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften die invloed hebben op de waarde en de levensduur).
Wanneer uitgaven worden gedaan voor het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief dan is sprake van onderhoud.
Afhankelijk van de situatie kan voor renovatie, restauratie en/of levensduurverlenging bij besluit gekozen worden voor een andere afschrijvingstermijn, die het beste aansluit met de levensduurverwachting van het actief in plaats van de reguliere 20 jaar.
Resterende boekwaarde (restwaarde)
De gemeente Baarn kent in de afschrijvingen geen restwaarde toe aan activa. Afgeschreven wordt lineair tot restwaarde € 0.
De toegerekende rente aan investeringen, als onderdeel van de kapitaallast, wordt berekend conform BBV voorschriften. Zie notitie Rente 2017 van de cie BBV. Peildatum voor de berekening van de hoogte van de rente is de boekwaarde op 1 januari van het controlejaar.
De rente wordt jaarlijks berekend de begroting van opvolgend jaar cf de methode zoals beschreven in de notitie “Rente” van de cie BBV.
In geval van projectfinanciering worden de rentelasten voortkomend uit deze financiering aan die activiteit op het betreffende taakveld toegerekend (via het taakveld treasury) en worden niet meegenomen in de omslagrente over het geheel van de activa.
De voorgaande nota investeren, activeren en afschrijven (april 2019) wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2020.
Deze nota treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot I januari 2021.