Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Wageningen houdende regels omtrent geheimhouding

Artikel 1.1 Geheimhouding is de uitzondering

• 1.

  In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad en in de vergaderingen van raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering;

• 2.

  Het opleggen van geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd en verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1.2 Wettelijke kaders.

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 en 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding en in artikel 86 de regels voor besloten raadskamervergaderingen;

• 2.

  De Wet Openbaarheid van Bestuur beschrijft in artikel 10 de gronden op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd;

• 3.

  De Algemene Wet Bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Dit scenario kan worden gezien als een soort vangnetconstructie. Hiervoor is het niet perse nodig dat er een expliciet besluit tot het opleggen van geheimhouding is genomen en of er “vertrouwelijk” of “geheim” op de stukken staat, maar kan de verplichting reeds uit de aard van de informatie en de daarbij betrokken belangen voortvloeien. Uit de jurisprudentie blijkt dat in een dergelijk geval een raadslid zelf de vertrouwelijkheid van documenten moet inschatten;

• 4.

  Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht.

   

Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk

Stukken die niet openbaar zijn op basis van de artikelen 10 en 11 van de Wob worden vaak vertrouwelijk genoemd. Onder geheim wordt bij stukken vaak aan de uitsluitend de op basis van artikel 10 van de Wob en de Gemeentewet opgelegde geheimhouding gedacht. Ook in artikel 2:5 van de Awb wordt echter gesproken over geheimhouding. Dit wordt als verwarrend ervaren. Duidelijkheid is hier geboden. Voor de raad en raadsleden is in principe alleen het in een vergadering behandelde of een aan de raad en raadsleden aangeboden stuk relevant. Bij die stukken wordt het onderscheid tussen vertrouwelijk of geheim niet gemaakt. Dit geheimhoudingsprotocol gaat derhalve over het (mondeling) behandelde en stukken gericht aan de raad waar op basis van de gemeentewet en (uitsluitend) op basis van artikel 10 van de Wob oplegging van geheimhouding aan de orde is.

Via het presidium en college zijn er jaren geleden voor het college een tweetal uitzonderingen afgesproken wanneer het college geen geheimhouding hoeft op te leggen. Ten eerste indien er iets onder embargo aan de raad wordt aangeboden er in dat geval geen besluit door het college van geheimhouding noodzakelijk is. Het behelst in dat geval een (zeer tijdelijk) verbod om in een voorfase tot een bepaalde dag iets openbaar te maken.

Ten tweede is er de afspraak gemaakt om vanwege de Wob niet-openbare documenten die op verzoek van raads- en steunfractieleden naar aanleiding van een raadsbesluit ter beschikking gesteld worden als niet openbaar/vertrouwelijk te behandelen zonder dat daar door het college gemeente wettelijke geheimhouding over opgelegd hoeft te worden.

Artikel 2.2 Gronden voor geheimhouding

Het college en de burgemeester vermelden zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivatie voor de geheimhouding op de documenten die zij als geheim aan de raad of aan leden van de raad aanbieden.

Artikel 2.3 Horizonbepaling

Het college en de burgemeester vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waar onder - noch een datum waar na de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding voor maximaal 75 jaren dient te gelden.

Artikel 2.4 Hoofddocument openbaar

Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Deze werkwijze maakt het ook mogelijk dat er over het openbare deel in een openbare vergadering vragen kunnen worden gesteld.

Artikel 2.5 Herkenbaarheid geheime documenten

Iedere pagina van een geheim document wordt door het college voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'. Ook in de titel dient de aanduiding “GEHEIM” opgenomen te worden.

Artikel 3.1 Openbare aankondiging en opening

• 1.

  Vergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend. Behoudens de vergadering waarin over de (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten, deze vergadering is van begin tot einde besloten;

• 2.

  Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij reeds met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud wordt geopenbaard. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.

Artikel 3.2 Sluiten van de deuren

• 1.

  Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of fractievolgers of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten;

• 2.

  Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, fractievolgers, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren, notulisten en griffiepersoneel al dan niet aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist. Dit geldt niet voor een bespreking van geheime informatie mbt de (her)benoeming van de burgemeester die ingevolge oa art. 61 in samenhang met art. 61c Gemeentewet uitsluitend voor de raad toegankelijk is;

• 3.

  Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het stadhuis is te volgen;

• 4.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een (eventueel geluids- of video) verslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad anders beslist. Deze afweging vindt niet op basis van de Wob plaats maar op basis van uitgangspunt dat raadsleden in een besloten vergadering vrijuit moeten kunnen spreken;

• 5.

  Uitgangspunt is de openbaarmaking van de besluitenlijst van de raad. Dit geldt niet voor het behandelde of de stukken waarover geheimhouding is opgelegd of waarbij openbaarmaking in strijd zou komen met het openbaar belang.

Artikel 3.3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1.

  Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd;

• 2.

  Als de raad op basis van zwaarwegende belangen waarbij de Wob als handreiking gebruikt kan worden, beslist in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen;

• 3.

  Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond;

• 4.

  Het met gesloten deuren vergaderen werkt slechts verder dan het moment van de vergadering als de raad op basis van art. 10 Wob ter zake van het in die vergadering behandelde geheimhouding oplegt.

   

Artikel 4.1 Bekrachtigen, opleggen en opheffen van geheimhouding door de raad

• 1.

  De bekrachtiging van geheimhouding van documenten die door het college of de burgemeester onder geheimhouding worden overlegd aan de raad, wordt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad geplaatst;

• 2.

  Geheimhouding door de raad zelf op basis van art. 10 Wob over het behandelde dan wel de stukken wordt tijdens de vergadering door de raad opgelegd. De voorzitter doet daartoe tijdens de vergadering een expliciet voorstel;

• 3.

  Het opheffen door de raad van de geheimhouding van een stuk waarop door het college of de burgemeester geheimhouding is opgelegd kan alleen in een vergadering welke door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht;

• 4.

  De geheimhouding opgelegd door de raad zelf van een aan de raad overlegd stuk en het (mondeling) behandelde geldt totdat de raad deze opheft (normale besluitvorming);

• 5.

  Voor de regelingen hieromtrent bij (raads)commissies wordt hier kortheidshalve verwezen naar art. 86 Gemeentewet.

Artikel 4.2 Delen van de geheime informatie

Het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (of de raad na bekrachtiging) bepaalt wie kennis mag nemen van de geheime informatie. Daarbij geldt het uitgangspunt dat geheimhouding geldt voor hen die bij de behandeling aanwezig waren en voor hen die van de behandelde stukken kennis dragen.

Daarbij wordt het beleid gehanteerd dat overleg tussen fractiegenoten (of tussen leden van verschillende fracties) over verstrekte geheime informatie mogelijk is, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering. Hiervan wordt geen verslag gemaakt. Ook kunnen alle raadsleden en fractievolgers kennisnemen van het (audio)verslag van een besloten vergadering. Dit geld niet voor de toegankelijkheid van geheime informatie mbt de (her)benoeming van de burgemeester die ingevolge oa art. 61 in samenhang met art. 61c Gemeentewet uitsluitend voor de raad mogelijk is.

Artikel 4.3 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen

• 1.

  Geheime documenten kunnen op een beveiligde wijze elektronisch worden aangeboden aan de raads,- en steunfractieleden;

• 2.

  (Audio)verslagen van besloten vergaderingen staan ter beschikking in de beveiligde omgeving van het Raads Informatie Systeem (RIS).