Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent inkoop en aanbesteding

Uitgangspunten

De Binnenbaan

Op iedere opdracht die de gemeente wenst uit te besteden is dit inkoopbeleid van toepassing nadat onderzocht is of de betreffende opdracht door de Binnenbaan kan worden uitgevoerd.

Hierbij is het uitgangspunt dat De Binnenbaan wordt ingezet indien na toetsing (conform interne procesbeschrijving) blijkt dat de opdracht passend wordt geacht voor De Binnenbaan.

Algemene voorwaarden

Voor alle contracten die de gemeente afsluit, gelden algemene voorwaarden die van toepassing verklaard dienen te worden en ter hand dienen te worden gesteld:

• •

  VNG Algemene voorwaarden en Zoetermeers addendum bij leveringen en diensten;

• •

  UAV2012 en Zoetermeers addendum bij werken;

• •

  UAV-gc 2005 bij geïntegreerde contractvormen;

• •

  Verkoopvoorwaarden Bouwterreinen – februari 2009 bij de verkoop van grond;

• •

  DNR 2011 en addendum gemeente Zoetermeer bij diensten van architecten en ingenieurs;

• •

  GIBIT bij alle IT-diensten en IT- leveringen.

Wetgeving

De gemeente leeft onderstaande relevante wet- en regelgeving na.

• •

  Aanbestedingswet 2012 geldend vanaf 01-07-2016 t/m heden: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU, 2014/25/EU, 2014/23/EU en 2009/81/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen voor leveringen en diensten;

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016): deze wet biedt een kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen voor werken;

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeente neemt altijd de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: gelijke gevallen mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;

• •

  Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn;

• •

  Proportionaliteit: evenredigheid. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe, conform de Gids Proportionaliteit, bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;

• •

  Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• •

  De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Doel: professioneel, doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden met behulp van o.a. onderstaande doelstellingen

Regionale inkoopsamenwerking

Met de ondertekening van het convenant voor verdergaande samenwerking op het gebied van inkoop & aanbesteding

(https://www.inkoopkrachtzhw.nl/Inkoopkracht/Samenwerking/samenwerkingsovereenkomst+en+jaarplan/default.aspx#folder=961217), heeft de gemeente zich verbonden om zich in te spannen zoveel als mogelijk gezamenlijk aan te besteden. Deelnemende gemeenten aan de regionale inkoopsamenwerking staan vermeld op de website: https://inkoopkrachtzhw.nl/default.aspx

Een onderhandse aanbesteding kan aan de orde zijn op het moment dat uit de analyse blijkt dat deze kan bijdragen aan het doel van de inkoopsamenwerking.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij iedere aanbesteding dient men minimaal twee van onderstaande danwel op de volgende pagina genoemde MVI-thema’s toe te passen. Indien men hier niet aan kan voldoen dient in het startformulier gemotiveerd te worden waarom de thema’s niet toepasbaar zijn op de aanbesteding.

☐ Internationale sociale voorwaarden

Doel is het risico op arbeids- en mensenrechtenschendingen bij producten met een internationale productieketen te voorkomen. Dat kan door een ondernemer te vragen om een rapport waarin de risico’s inzichtelijk zijn gemaakt en waaruit blijkt welke aanpak is gehanteerd om deze risico’s te verminderen. Voorbeeld hierbij is de inkoop van Fair Trade koffie voor de koffieautomaten in het nieuwe stadhuis.

☐ Milieu (inclusief duurzaamheidscriteria)

De impact van producten en handelen op het milieu moet zo beperkt mogelijk zijn.

Er dient 100% duurzaam ingekocht te worden en bij minimaal 40% van de aanbestedingen dienen er gunningcriteria op het gebied van duurzaamheid geformuleerd te zijn.

Deze ambitie wordt onder andere gerealiseerd door het opnemen van de minimumeisen in de aanbestedingsprocedure van ambitieniveau 1, die geformuleerd zijn voor bepaalde productgroepen in de MVI criteriatool (zie: https://www.mvicriteria.nl/nl) en per aanbesteding overwegen of een hoger ambitieniveau wenselijk is. Binnen deze criteria zijn, zowel in de selectie als in de gunningsfase, eisen en wensen te onderscheiden.

In het huidige Programma Duurzaam en Groen Zoetermeer en de vertaling ervan in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, wordt o.a. de volgende zaken duurzaam ingekocht:

• -

  FSC gecertificeerd hout en papier;

• -

  Groene stroom en gas;

• -

  Asfalt (zeer stil asfalt);

• -

  Uitgifte van gemeentegrond.

Zoetermeer heeft daarnaast de ambities voor de bebouwde omgeving. Voor nieuwbouwwoningen wordt gestreefd naar ‘nul op de meter’ en geldt de eis aardgasvrij. Voor gemeentelijk vastgoed wordt al gebruik gemaakt van duurzame en energiezuinige installaties. Het streven is om gebouwen te voorzien van zonnepanelen. Daarnaast wordt het eigen wagenpark stapsgewijs elektrisch gemaakt.

☐ Biobased inkopen

Inkopen van producten die van geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Per aanbesteding zal bekeken worden wat ondernemers kunnen bieden. Zo biedt de markt de mogelijkheid om kleding waarvan de garens vervaardigd zijn van mais-, bamboe- of vlasvezels, maar ook bijvoorbeeld walbeschoeiingen, in te kopen.

☐ Circulair inkopen

Hierbij gaat het om productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten te stimuleren en daarmee de circulaire economie aanjagen. Het doel is om uiteindelijk geen afval meer te hebben doordat aanbieder afgeschreven product weer innemen en (laten) verwerken tot nieuwe producten.

Voorbeelden hierbij zijn kunststofplaatjes en speeltoestellen in de openbare ruimte die van ingezameld plastic zijn gemaakt en de koffieautomaten in het nieuwe stadhuis kunnen grotendeels hergebruikt worden. Ook bijvoorbeeld lease van zaken wordt als circulair beschouwd.

☐ Innovatie

Innovatie komt tot stand door met ondernemers in gesprek te gaan over wat de (niet-bestaande) oplossing van een probleem zou kunnen zijn aan de hand van kennis en kunde bij ondernemers en de stand van de techniek. Daarbij kan streven naar innovatie de samenwerking tussen ondernemers in de keten van het bedrijfsleven versterken.

Voorbeeld hierbij is de vraag aan het bedrijfsleven om iets te verzinnen om lantaarnpalen te beschermen tegen schade door maaiwerkzaamheden. Een ondernemer ontwikkelde maaibescherming in de vorm van sheets van gerecycled en herbruikbaar materiaal die als een cirkel om een lichtmast worden geplaatst. Door de ontstane bak te vullen met teelgrond en “bijen plantjes” wordt tevens een bijdrage aan de biodiversiteit geleverd. Uit groenafval kan energie worden gewonnen, of vezels, of strooizout worden gemaakt

☐ MKB (o.a. SEBO)

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

De opdracht wordt uitgezet bij één lokale ondernemer met SEBO-Keurmerk (Sociaal Economisch Betrokken Onderneming), danwel één lokale ondernemer, dan wel een niet- lokale ondernemer (in aflopende volgorde). En de opdracht wordt aan deze ondernemer gegeven mits deze kan voldoen aan de gestelde eisen en een goede, marktconforme prijs/kwaliteit verhouding aanbiedt.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

De opdracht wordt uitgezet bij 3 tot 5 ondernemers waarvan ten minste één lokale ondernemer met SEBO-Keurmerk danwel ten minste één lokale ondernemer, danwel niet-lokale ondernemers (in aflopende volgorde).

Bij een gelijke score zal de opdracht bij de onderhandse aanbestedingen aan de ondernemer gegeven worden conform eerder genoemde volgorde.

Nationale en Europese aanbestedingen

De opdracht wordt gepubliceerd, doch door de wijze van inrichten van de aanbesteding kunnen kansen voor het MKB worden gecreëerd.

☐ Social return

Bij alle werken/ diensten aanbestedingstrajecten (m.u.v. de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen) dient de minimale verplichting van 5% van de aanneemsom danwel 2% van de aanneemsom (wanneer de loonsom minder dan 30% van de aanneemsom is) Social Return On Investment (SROI) opgenomen te worden. Het percentage dient te worden ingezet voor werkgelegenheid, scholing en maatschappelijke activiteiten binnen Zoetermeer.

Bij iedere meervoudig onderhandse, nationale danwel Europese aanbesteding voor werken en diensten wordt bovengenoemde percentages (Social Return On Investment) geëist. Waarbij het SEBO-Keurmerk (in geval van de meervoudig onderhandse aanbestedingen) gelijk staat aan de geëiste SROI verplichting.

Daarnaast is het mogelijk om in een aanbesteding bij de gunningcriteria SROI mee te nemen. De betreffende inschrijvende ondernemer kan dan aangeven hoeveel procent SROI zij gaat realiseren specifiek bij de uitvoering van de opdracht. Dit bovenop de reeds gestelde minimumeis van 5% danwel 2%. Ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de invulling en kan hierover in overleg treden met het WGSP (Werkgeversservicepunt).

Beschikbare middelen

Gemeentebrede raamovereenkomsten

De gemeente heeft diverse raamovereenkomsten afgesloten. Indien het gemeentebrede raamovereenkomsten betreffen, moeten deze worden uitgenut. https://enzo.zoetermeer.nl/umbraco/weten-regelen/raamovereenkomsten/ Beschikbare middelen

Inhuur derden

Voor de inhuur van derden wordt gebruik gemaakt van de door de gemeente gecontracteerde marktplaats danwel de voor bepaalde functies reeds afgesloten raamovereenkomsten.

Uniforme formats

Bij alle aanbestedingen moeten de centraal beschikbaar gestelde formats uit de inkooptoolkit worden gebruikt.

Afwijken van beleid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerde toelichting op de reden voor afwijken, voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is en na schriftelijke goedkeuring door de algemeen directeur.

Mandaat en volmacht

Alle aanbestedingen en/of afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid vinden plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming.

Contractregistratie en –beheer

Contractbeheer heeft als doel de interne organisatie een volledig inzicht te geven in de lopende duurcontracten, zorg te dragen voor adequaat beheer en de workload optimaal te kunnen inplannen.

Hiervoor worden alle duurcontracten - ongeacht de wijze van aanbesteden - centraal door het cluster Inkoop geregistreerd in een contractregistratie- en contractbeheersysteem.

Voor de werkwijze voor de registratie van contracten wordt verwezen naar https://zoetermeer.sharepoint.com/:b:/r/teams/team-inkooptoolkit/Documenten%20Inkooptoolkit/processtappen%20inkoopzaak.pdf?csf=1&web=1&e=94EB6k.

Procedures (zie tevens de beslisboom in bijlage 1)

Om de marktpartijen te informeren over een aanbesteding hanteert de gemeente de onderstaande methoden:

Prestatiebewijs

Boven het bedrag van €12.500 euro is een prestatiebewijs verplicht.

Let op: de linkjes in de tekstblokken “Regionale inkoopsamenwerking” en ”Contractregistratie en – beheer” betreffen linkjes naar interne pagina’s van de gemeente Zoetermeer.

Dit besluit treedt in werking een dag na bekendmaking.