Organisatie | Stroomopwaarts MVS |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Stroomopwaarts MVS houdende regels omtrent het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie (Financiële Regeling Stroomopwaarts MVS 2018) |
Citeertitel | Financiële Regeling Stroomopwaarts MVS 2018 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële regeling Stroomopwaarts MVS 2015.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-06-2021 | nieuwe regeling | 11-12-2017 |
Het algemeen bestuur van Stroomopwaarts MVS
gelet op artikel 21, eerste en tweede lid van Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS en artikel 212 van de Gemeentewet;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 13 november 2017
vast te stellen de navolgende:
REGELING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE REGELS VOOR HETFINANCIEEL BEHEER EN VOOR DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE VAN STROOMOPWAARTSMVS.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen indien het dagelijks bestuur leningen, waarborgen en garanties wil verstrekken groter dan € 200.000.
Het dagelijks bestuur biedt eens in de vier jaar ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota aan over het beleid voor reserves. De nota behandelt in elk geval:
Artikel 11. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de tarieven van Stroomopwaarts MVS wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door Stroomopwaarts MVS verleende producten en diensten.
Hoofdstuk 4 Paragrafen in begroting en jaarstukken
De inhoud van de paragrafen bij de begroting en jaarstukken voldoen aan de verplichte onderdelen die door het BBV worden gesteld.
Daarnaast neemt het dagelijks bestuur in ieder geval op in:
de paragraaf Bedrijfsvoering: actuele onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen die aandacht behoeven, alsmede de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de kosten van inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten, het budget voor de accountant en het beleid voor waarderen en afschrijven, en reserves.
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie
Artikel 16. Interne beheersing
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van Stroomopwaarts MVS.
Artikel 18. Aanbesteding en inkoop
Het dagelijks bestuur biedt ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota met beleidsregels aan voor inkoop en aanbesteding. Wijzigingen die de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid raken of verstrekkende gevolgen hebben, geven aanleiding tot herziening van deze nota en daarmee een nieuw bestuursbesluit.
Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van Stroomopwaarts MVS op 11 december 2017.
De secretaris,
Dhr. A.L. Duijmaer van Twist
De voorzitter,
Dhr. C.T. Oosterom
Bijlage 1: afschrijvingsbeleid bij Artikel 9
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
De volgende materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in:
Toelichting op de financiële regeling Stroomopwaarts MVS
De regeling is bedoeld om op hoofdlijnen de spelregels voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer te regelen. Met de financiële regeling creëert het algemeen bestuur waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de dienst en wordt een nadere invulling gegeven aan de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Geldende wettelijke kaders zijn het uitgangspunt geweest voor het opstellen van de regeling. Zaken die in de Gemeentewet, de Wet fido, het Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) en overige regelgeving worden voorgeschreven, worden in de regeling ex artikel 212 niet herhaald.
Dit artikel geeft aan wie de begroting opstelt en vaststelt. Daarnaast zijn in dit artikel in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting.
Artikel 5. Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het algemeen bestuur zijn de tussenrapportages. Op basis van de tussentijdse rapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Op grond van artikel 5 verschijnt drie keer per jaar, na afloop van het kwartaal een tussenrapportage. De kwartaalrapportage over het vierde kwartaal valt samen met de jaarstukken.
In 2015 verschijnt alleen een tussentijdse rapportage over het derde kwartaal.
In dit artikel wordt nadere invulling gegeven aan de informatieplicht van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Het AB is bevoegd de jaarstukken vast te stellen, en is hiermee ook bevoegd tot het bestemmen van het resultaat.
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
De regeling moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten “regels voor waardering en afschrijving activa”. Wat betreft de exacte afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiële vaste activa is er voor gekozen om deze vast te leggen in een aparte bijlage bij de regeling. Wijzigingen van deze bijlage kunnen door het dagelijks bestuur worden vastgesteld.
Activa die door Stroomopwaarts overgenomen zijn van de gemeenten Schiedam, Maassluis en Vlaardingen en de werk-/leerbedrijven Dukdalf, TBV en BGS worden afgeschreven volgens de systematiek en de termijnen die opgenomen zijn in de bijlage.
In het eerste lid is bepaald dat het dagelijks bestuur eens in de vier jaar een nota over het beleid voor reserves, en het weerstandsvermogen aan het algemeen bestuur aanbiedt.
Zaken als opheffen, instellen, verhogen, verlagen van reserves worden opgenomen in de planning- en controldocumenten.
Voor een investeringsvoornemen kan het algemeen bestuur via resultaatbestemming een bestemmingsreserve vormen. Hiermee wordt op de balans van Stroomopwaarts MVS tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen.
Artikel 11. Kostprijsberekening
De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 11 van de regeling staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van diensten en producten van Stroomopwaarts. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen. Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan de kapitaallasten van de betrokken activa.
Artikel 12. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (Treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële regeling regels bevat voor het beleid en de organisatie van de financieringsfunctie. De financieringsfunctie voor de Gemeenschappelijke Regeling zal door de hostende gemeente worden uitgevoerd. De uitvoering vindt plaats op basis van de bepalingen die in het Treasurystatuut zijn opgenomen.
In artikel 11 BBV staat welke informatie de paragraaf weerstandsvermogen in elk geval moet bevatten. Het weerstandsvermogen voor Stroomopwaarts MVS wordt gevormd door het weerstandsvermogen van de afzonderlijke deelnemers. Stroomopwaarts MVS vormt in principe geen eigen vermogen; wel kan het algemeen bestuur behaalde positieve resultaten geheel of ten dele bestemmen voor een egalisatiereserve (toelichting bij artikel 25 Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS). In de paragraaf weerstandsvermogen zal Stroomopwaarts MVS risico’s van materieel belang opnemen met een inschatting van de kans dat deze zich voordoen. Ook zal worden ingegaan op welke verzekeringen, voorzieningen of weerstandsvermogen aanwezig zijn.
In het BBV artikel 13 staat welke informatie de paragraaf Financiering in elk geval moet bevatten. Het derde lid van dit artikel regelt welke informatie het algemeen bestuur daar bovenop wenst in de paragraaf Financiering in de begroting en rekening.
Het BBV regelt in artikel 14 welke informatie de paragraaf Bedrijfsvoering in elk geval moet bevatten. Het vierde lid van dit artikel regelt welke extra informatie het algemeen bestuur wenst.
Artikel 15. Financiële organisatie
Artikel 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid onderdeel a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie. Voor de Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS geldt dat het dagelijks bestuur hiervoor bevoegd is. Het dagelijks bestuur wordt opgedragen het bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. De regels bedoeld onder de letters a en b kan het dagelijks bestuur gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit.
Artikel 16. Interne beheersing
Jaarlijks wordt getoetst of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de financiële beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 16 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de controle van de jaarrekening Stroomopwaarts MVS zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Artikel 17 bepaalt dat in regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen te beperken. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Is komen te vervallen, omdat Stroomopwaarts MVS slechts de subsidieregels uitvoert die deelnemers dan wel de raden van de deelnemers hebben