| Organisatie | Omnibuzz |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Omnibuzz houdende regels omtrent reserves, voorzieningen, weerstandsvermogen en risicomanagement |
| Citeertitel | Nota Reserves, Voorzieningen en Risicomanagement |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Nota reserves voorzieningen en risicomanagement |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-06-2021 | nieuwe regeling | 24-10-2018 |
In 2015 is voor het laatst de nota reserves, voorzieningen, weerstandsvermogen en risicomanagement geactualiseerd. Als onderdeel van het bedrijfsplan doelgroepenvervoer is voor de situatie na 11 december 2016 wel een nieuwe inschatting gemaakt van de risico’s waarmee Omnibuzz na deze periode geconfronteerd zou kunnen worden. Naar aanleiding hiervan is ook de algemene reserve aangepast van € 600.000 naar € 1.124.000. In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 4 juli 2018 is naar aanleiding van de bestemming van het resultaat over 2017 besloten een bedrag van € 441.466 aanvullend toe te voegen aan de algemene reserve, waarmee deze thans uitkomt op €1.565.466. In het kader van de aanpassing van de diverse verordeningen die gelden binnen Omnibuzz, waaronder ook de financiële verordening, wordt nu ook de nota reserves, voorzieningen, weerstandsvermogen en risicomanagement aangepast. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om deze nota vast te stellen.
Deze nota vormt het beleidskader omtrent de vorming, besteding en het rentebeleid van reserves en voorzieningen bij Omnibuzz als bedoeld in artikel 8 van de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz (vastgesteld d.d. 5 juli 2017). Het beleidskader dient te voldoen aan de wettelijke bepalingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
In deze nota is ook de wijze van totstandkoming van het weerstandsvermogen opgenomen. Omdat het weerstandsvermogen dient om risico’s te dekken, is in deze nota ook het beleid ten aanzien van risicomanagement van Omnibuzz opgenomen.
De op de inhoud van deze nota betrekking hebbende wettelijke beleidsbepalingen uit het BBV zijn:
Bij ministeriele regeling worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de kengetallen, genoemd in het tweede lid, onderdeel d, door provincies en gemeenten worden vastgesteld en in de begroting en het jaarverslag worden opgenomen.
Het overzicht van baten en lasten in de begroting bevat de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma.
De toelichting op het overzicht van baten en lasten bevat tenminste een overzicht van de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan de stand en het gespecificeerde verloop van de reserves. (in de uiteenzetting van de financiële positie)
Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan de stand en het gespecificeerde verloop van de voorzieningen. (in de uiteenzetting van de financiële positie)
Artikel 20, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing op de meerjarenraming.
De toelichting op de meerjarenraming bevat tenminste een overzicht per jaar van de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.
De toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening bevat tenminste een overzicht van de structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.
Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.
De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz bevat eveneens bepalingen die relevant zijn voor de voorliggende nota:
De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt bij bedragen boven de € 5.000 een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid.
In deze nota worden diverse begrippen gebruikt. Voor de goede leesbaarheid en duidelijkheid, zijn deze begrippen navolgend gedefinieerd:
Reserves zijn vermogensbestanddelen van het eigen vermogen die tot stand komen middels bestemming van het resultaat. Reserves zijn vrij besteedbaar, maar dienen op grond van artikel 43 van het BBV te worden onderscheiden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve, waaraan een bepaalde bestemming is gegeven door het algemeen bestuur. Mutaties in reserves zijn onderdeel van de resultaatbestemming, de bevoegdheid is opgedragen aan het algemeen bestuur. Reserves worden gevormd of benut zonder dat het invloed heeft op het exploitatieresultaat.
Voorzieningen zijn geen onderdeel van het eigen vermogen en worden gevormd voor in omvang onzekere, maar redelijkerwijs in te schatten (risico’s op) verplichtingen en verliezen of (onder voorwaarden) voor toekomstige uitgaven. Voorzieningen hebben een verplichtend karakter waardoor de bestemming niet kan worden gewijzigd. Een wijziging van een dotatie of onttrekking in de voorziening leidt tot een aanpassing van de kosten en daarmee het exploitatieresultaat.
Een risico wordt vanuit de BBV gedefinieerd als een mogelijke belemmering voor het behalen van (operationele en strategische) doelstellingen. De omvang van het risico wordt bepaald door de mate van waarschijnlijkheid (kans) en de (gekwantificeerde) impact op de doelstellingen.
Risicomanagement behelst het op systematische wijze inventariseren, kwantificeren en beheersen van de aanwezige risico’s.
Weerstandscapaciteit zijn de middelen en mogelijkheden waarover Omnibuzz kan beschikken om niet-begrote kosten te dekken. Dit ter onderscheiding van de begrote kosten, die deel uitmaken van de begroting en meerjarenramingen. Tevens maakt het BBV onderscheid tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit:
Incidentele weerstandscapaciteit is het vermogen om onverwachte incidentele tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dat invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau.
De middelen die dat vermogen bepalen zijn:
Structurele weerstandscapaciteit heeft betrekking op het vermogen om onverwachte tegenvallers structureel in de lopende begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. De middelen die dat bepalen zijn:
De totale weerstandscapaciteit bestaat uit de optelsom van de incidentele en structurele weerstandscapaciteit.
Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen.
6.1.1Doelstelling algemene reserve
6.1.2Mutaties in de algemene reserve
6.1.3Omvang van de algemene reserve
7 Beleidskader risicomanagement
Omnibuzz is een professionele organisatie die er naar streeft “in control” te zijn en te blijven op weg naar de realisatie van haar doelstellingen. Een adequaat risicomanagement borgt daarnaast de continuïteit van de organisatie en haar doelstellingen. Enerzijds betekent dit dat wordt nagegaan of de goede dingen gedaan worden, anderzijds of die dingen goed gedaan worden. Belangrijk hierbij is dat de juiste stuur- en beheers informatie beschikbaar is, dat er voldaan wordt aan wet- en regelgeving maar ook dat binnen de organisatie sprake is van voldoende risicobewustzijn.
7.1.1Voldoen aan wet- en regelgeving
Enerzijds wordt Omnibuzz via wet- en regelgeving (Besluit Begroting en Verantwoording en Gemeentewet) verplicht beleid te voeren over weerstandsvermogen en risicomanagement. De juridische basis van risicomanagement ligt vast in de verordening ex artikel 212 gemeentewet, de nota reserves en voorzieningen in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De verordening regelt de uitgangspunten voor het financieel beleid, evenals voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie; de nota reserves en voorzieningen en het BBV regelen de uitganspunten voor de verplichte paragraaf weerstandsvermogen en vormen dus ook de basis voor de vast te stellen algemene reserve. Door het vaststellen van deze nota en een actualisatie hiervan (minimaal) om de vijf jaar voldoet Omnibuzz aan haar wettelijke verplichtingen.
Anderzijds leidt een adequaat risicomanagement tot tijdige signalering van ontwikkelingen in wet- en regelgeving die realisatie van de doelstellingen van Omnibuzz en soms zelfs de continuïteit van Omnibuzz kunnen bedreigen. Door adequaat hier op in te spelen zorgt Omnibuzz dat zij te allen tijde compliant is aan de voor haar geldende wet- en regelgeving, maar ook dat zij tijdig haar beleid en uitvoering kan aanpassen aan veranderingen die (direct of indirect) van invloed zijn op de strategie en taken van Omnibuzz.
7.1.2Verhoging van het risicobewustzijn
Een risicomanagementsysteem dat onvoldoende aandacht besteedt aan de menselijke factor is gedoemd te mislukken. Zogenaamde soft controls zijn nodig om harde beheersmaatregelen te laten werken. Soft controls zijn sturings- en beheersmaatregelen die erop gericht zijn om gewenst, integer gedrag bij medewerkers en management te bevorderen. Een belangrijke factor in het risicomanagement voor Omnibuzz is dan ook het verhogen van het risicobewustzijn binnen de organisatie. Dit bewustzijn is zowel van belang op het niveau van het bestuur als het management en ook de werkorganisatie. Voor het bestuur geldt dit vooral bij het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico’s richting bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s. Verder moet de organisatie zich er van bewust zijn dat het risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & control cyclus maar ook in de dagelijkse uitvoering.
7.1.3Bewerkstelligen actieve risicobeheersing
Vanuit de voorgenoemde verhoging van het risicobewustzijn van het bestuur, management en de werkorganisatie is het wenselijk dat hier door alle betrokkenen ook actief mee omgegaan wordt. Het proactief signaleren van risico’s, het beoordelen van aanwezige beheersmaatregelen en waar nodig aanvullende maatregelen treffen dient doorlopend aan de orde te zijn. Om dit te kunnen realiseren moet zowel in de dagelijkse uitvoering als ook in de planning- en control cyclus voldoende aandacht zijn voor risico’s en de beheersing hiervan.
7.2 Risicomanagement bij Omnibuzz
Risicomanagement heeft zich, ook binnen Omnibuzz, ontwikkeld van een fragmentarische naar een structurele activiteit die stevig is ingebed in de management- en planning en control cyclus van de organisatie waarbij alle lagen van de organisatie betrokken zijn. Structureel worden voor de risico analyse een aantal stappen doorlopen, dit gebeurt niet eenmalig maar doorlopend. Dit proces begint met het inventariseren van de risico’s, vervolgens het kwantificeren, het beheersen, het monitoren/rapporteren en het actualiseren/verbeteren.
Hierna start de cyclus opnieuw.
7.2.1Inventariseren van de risico’s
Het inventariseren van de aanwezige risico’s gebeurt jaarlijks als uitvloeisel van de actualisatie van kaderstelling en strategie in een workshop met het management. Alle mogelijke risico’s worden in kaart gebracht en gecategoriseerd:
Daarnaast wordt van elk risico een duidelijke omschrijving opgesteld en het mogelijke gevolg van het voordoen van het risico beschreven. Ook wordt in kaart gebracht welke beheersmaatregelen al bestaan dan wel aanvullend kunnen worden getroffen. De door het management aangedragen risico’s worden aangevuld, geobjectiveerd en geprioriteerd door werksessies of interviews met de van belang zijnde medewerkers uit de organisatie. Aan de hand van een aantal vragen is hun gevraagd diverse risico’s te identificeren zowel in hun eigen werkomgeving binnen Omnibuzz als ook binnen Omnibuzz in het algemeen en risico’s van buiten. Ook is de vraag gesteld een omschrijving te geven van het risico, aan te geven wat de mogelijke gevolgen zijn van een risico en bestaande en nog toe te voegen beheersmaatregelen te benoemen. Tenslotte hebben deze medewerkers op basis van de tabel op pagina 12 ieder risico een score gegeven zodat een inschatting kan worden gemaakt van de (financiële) impact (zie ook hieronder).
Het totaal aan geïnventariseerde risico’s is vervolgens in een vervolgsessie met het MT van Omnibuzz terug gebracht tot een aantal kernrisico’s. De kernrisico’s zijn de belangrijkste strategische risico’s die realisatie van de visie en ambities van Omnibuzz bedreigen. Het betreft de volgende risico’s:
Deze kernrisico’s worden meegenomen in de bepaling van de gewenste hoogte van de weerstandscapaciteit (zie hoofdstuk 8).
7.2.2Kwantificeren van de risico’s
Het kwantificeren van de risico’s betreft het maken van een inschatting wat het gevolg is als een risico zich voordoet. Dit gebeurt aan de hand van twee factoren: de kans dat het risico zich voordoet en de financiële impact van het zich voordoen van het risico.
Bij het bepalen van de kans dat een risico zich voordoet is gekozen voor het gebruik van een percentage. Dit percentage komt tot stand aan de hand van een (subjectieve, doch weloverwogen) inschatting van de kans dat het risico zich voordoet. Hoe hoger de kans dat het risico zich voordoet hoe hoger het percentage. Teneinde deze inschatting zo goed mogelijk te kunnen maken, worden binnen de organisatie de personen geraadpleegd die deze inschatting het beste kunnen maken. Zij hebben de risico’s op basis van onderstaand sjabloon ingeschat naar mate van waarschijnlijkheid. Aan deze mate van waarschijnlijkheid is vervolgens een percentage gekoppeld.
Ook bij het bepalen van de financiële impact als een risico zich voordoet, wordt een zo nauwkeurig mogelijke schatting gemaakt. Hierbij worden binnen de organisatie de personen geraadpleegd die deze inschatting het beste kunnen maken. Aangezien het voor de geïnterviewde vaak lastig is een schatting te maken van de financiële impact is hun gevraagd het effect in algemene termen te benoemen. Dit algemene effect is vervolgens door financiële mensen binnen de organisatie vertaald naar geld. De kwantificering van de kernrisico’s uit de risicoanalyse 2017 is opgenomen in Bijlage 2.
De individuele risico’s worden gekwantificeerd middels het vermenigvuldigen van de kans en de financiële impact. Bijvoorbeeld: De kans van voordoen van een risico wordt geschat op 60% en de financiële impact wordt geschat op €100.000. Het gekwantificeerde gevolg van het risico bedraagt dan €60.000.
Op basis van de collectieve score van de risico’s kunnen deze vervolgens worden geprioriteerd en samengevat in de vorm van de eerder genoemde kernrisico’s.
7.2.3Beheersen van de risico’s
Om aan adequaat risicomanagement te kunnen doen is het van belang om te weten welke risico’s Omnibuzz wel en niet wil lopen. Uit het formuleren van de strategie en doelen volgt de risicobereidheid.
Om in het algemeen de risicobereidheid te achterhalen worden de volgende vragen gesteld:
Omnibuzz is te typeren als een risicomijdende gemeenschappelijke regeling die hierdoor probeert te voorkomen dat de deelnemende gemeenten geconfronteerd worden met onverwachte, niet gedekte, tegenvallers.
Bij het beheersen van de risico’s wordt aan de hand van de kwantificering van het risico beoordeeld of er extra beheersmaatregelen nodig zijn en genomen kunnen worden of dat het risico niet kan worden afgedekt en moet worden opgenomen in het weerstandsvermogen. Ook het eventueel overdragen (verzekeren of anderszins) van risico’s wordt hierbij in de overweging meegenomen. Om tot een optimale beheersing van risico’s te komen heeft het ook de voorkeur om per risico een eigenaar te benoemen.
Om zicht op de benoemde risico’s te houden moeten deze frequent gemonitord worden. In principe moet dit op alle niveaus in de organisatie gebeuren maar in ieder geval door de risico eigenaren. In een risico bewuste organisatie gebeurt dit ook dagdagelijks door de bestuurders, managers en medewerkers. Het is dan ook het streven van Omnibuzz dat risico’s op deze manier beleeft en bewaakt worden. Daarnaast moet er ook frequent over de belangrijkste risico’s gerapporteerd worden. Hiertoe worden deze opgenomen in de rapportagecyclus die onderdeel is van de planning en control cyclus van de organisatie. De aard van het risico bepaalt hierbij hoe frequent hierover gerapporteerd dient te worden. Dit kan variëren van dagdagelijks tot jaarlijks. Gedurende het jaar kunnen zich ook nieuwe risico’s manifesteren die niet eerder onderkend zijn. Ook deze moeten in de risicoparagraaf van de rapportages vermeld worden.
7.2.5Actualiseren en verbeteren
De lijst van onderkende risico’s moet regelmatig geactualiseerd en verbeterd worden. Enerzijds betekent dit dat nieuwe risico’s toegevoegd worden aan de lijst. Risico’s die niet meer actueel zijn of dusdanig beheerst worden dat het niet meer interessant is ze te volgen kunnen vervolgens worden afgevoerd. Ook kan het zijn dat het risico exposure, de mate waarin het risico impact kan hebben op de organisatie, verandert. Dit kan doordat de kans op het risico verandert, de potentiele impact of het effect van de getroffen beheersmaatregelen. Na actualisatie en verbetering wordt vervolgens opnieuw het proces doorlopen.
Er bestaan geen voorschriften of algemene rekenmodellen waarmee de samenstelling of omvang van het weerstandsvermogen moet worden bepaald. Omnibuzz hanteert hiervoor haar eigen systematiek.
8.1 Bepaling van het weerstandsvermogen
Aan de hand van de lijst met belangrijkste risico’s (zie bijlage 2) is per risico een inschatting gemaakt van de kans van voordoen en de financiële impact. Voor de bepaling van het weerstandsvermogen is per risico beoordeeld in welke mate de financiële impact gedekt moet zijn door weerstandsvermogen. Deze inschatting wordt zo objectief mogelijk gedaan door Omnibuzz. Dat wil zeggen dat elke combinatie van risico, kans en impact afzonderlijk wordt beoordeeld. Het is immers niet noodzakelijk om alle risico’s op dezelfde manier te beoordelen. Omnibuzz hanteert hierbij wel een aantal algemene uitgangspunten als leidraad bij de beoordeling:
Op basis van deze beoordeling zijn alle risico’s gekwantificeerd ten behoeve van het weerstandsvermogen. De overige, niet-gekwantificeerde risico’s zijn niet meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen. De eventuele impact van deze risico’s moet Omnibuzz dekken uit de reguliere begrotingsruimte danwel uit het becijferde weerstandsvermogen.
Indien een belangrijk risico zich daadwerkelijk in enig jaar voordoet, doet Omnibuzz een aanspraak op het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen moet derhalve groot genoeg zijn om – in enig jaar – meerdere risico’s tegelijkertijd te kunnen opvangen. In de praktijk zal het nooit voorkomen dat alle risico’s tegelijkertijd werkelijkheid worden. Een combinatie van diverse risico’s is evenwel waarschijnlijker, bijvoorbeeld als gevolg van elkaar opvolgende en versterkende risico’s.
Normaal gebruik is een gewenste omvang van een weerstandsvermogen van minimaal 1. Dat wil zeggen dat het weerstandsvermogen gelijk is aan de som van de individuele risico’s. Omnibuzz is een gemeenschappelijke regeling, waarvoor geldt dat middels de garantstelling via de Wet gemeenschappelijke regelingen uiteindelijk alle financiële gevolgen van zich openbarende risico’s bij de deelnemende gemeenten liggen. Het aanhouden van een weerstandvermogen is dus complementair aan de mogelijke reserveringen bij de deelnemende gemeenten en vloeit voort uit de keuze voor een risicomijdend beleid door Omnibuzz. De omvang van het weerstandsvermogen kan hierdoor echter kleiner zijn dan 1.
8.2 Hoogte van de weerstandscapaciteit
Op basis van de hiervoor beschreven bepaling van het weerstandsvermogen, is de weerstandscapaciteit voor de belangrijkste risico’s als volgt bepaald (zie bijlage 2 voor de onderbouwing):
De totale benodigde weerstandscapaciteit (zijnde de daadwerkelijk beschikbare middelen waarover Omnibuzz kan beschikken om niet begrote kosten te dekken) bedraagt derhalve € 1.308.000. Het saldo van de algemene reserve Omnibuzz ultimo 2017 bedraagt € 1.124.000. In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 4 juli 2018 is naar aanleiding van de bestemming van het resultaat over 2017 besloten een bedrag van € 441.466 toe te voegen aan de algemene reserve. Hiermee komt de algemene reserve uit op een bedrag van € 1.565.466.
Het saldo van het huidige weerstandvermogen is hoger en hiermee dus voldoende om de gecalculeerde risico’s en bijbehorende financiële impact af te dekken.
Het aangehouden weerstandsvermogen dient om:
De continuiteit in de activiteiten van Omnibuzz op korte termijn af te zekeren. Het zal immers altijd enige tijd duren voordat gemeenten aanspraak kunnen maken op hun eigen reservepositie om tekorten voortvloeiende uit risico’s bij Omnibuzz te kunnen afdekken. In de tussentijd moeten de activiteiten van Omnibuzz ongestoord kunnen doorlopen, hiervoor moet voldoende liquiditeit aanwezig zijn;
Op basis van deze argumenten kiest Omnibuzz ervoor om nadere invulling te geven aan de begrippen minimale- en maximale omvang van de algemene reserve.
De maximale omvang van de algemene reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, mede op basis van de meest actuele risico’s en benodigde weerstandsvermogen (zie 6.1.3). Het ligt voor de hand om dit indicatieve maximum gelijk te stellen aan de eerder berekende weerstandscapaciteit ad € 1.308.000, doch het algemeen bestuur kan hiervan afwijken. Tot dit niveau kan de algemene reserve gevuld worden door toevoegingen aan de reserve uit eventuele positieve resultaten van Omnibuzz op jaarbasis. Let wel, dit is een keuze en geen verplichting.
De minimale omvang van de algemene reserve wordt bepaald door de benodigde weerstandscapaciteit (zie eveneens 6.1.3) en hangt samen met bovengenoemde overwegingen. Hoeveel vermogen is minimaal noodzakelijk om de continuiteit van Omnibuzz te kunnen garanderen, te voorkomen dat er te grote fluctuaties ontstaan in de jaarlijkse bijdrage van de gemeenten en er voldoende middelen zijn om eventuele investeringen te kunnen doen zonder een beroep op derden te hoeven doen (banken of gemeenten). Ook de minimale algemene reserve kan aangesproken worden anders heeft zij geen functie en is in principe sprake van dood geld. In tegenstelling tot de maximale algemene reserve moet de minimale stand van de algemene reserve wel worden aangevuld. De wijze en termijn waarop dit gebeurt wordt bepaald door het algemeen bestuur, dit impliceert dat het algemeen bestuur er voor kan kiezen om een bepaalde periode een lager weerstandsvermogen aan te houden. Het risico verschuift op dat moment impliciet naar de reservepositie van de individuele gemeenten. In geval de algemene reserve wordt ingezet voor financiering investeringen kan deze termijn bijvoorbeeld gekoppeld worden aan de afschrijvingstermijn. In geval van het afdekken van meer korte termijn tekorten kan aanvulling plaatsvinden bij de eerstvolgende begroting of uit een eventueel positief resultaat op jaarbasis. Op basis van de argumenten om een minimale algemene reserve aan te houden en op basis van de aard van de af te dekken risico’s is het voorstel om de minimale algemene reserve te bepalen op €
520.00. Hiermee worden dan met name de volumerisico’s in het vervoer afgedekt alsmede het risico dat een van de vervoerders (taxibedrijven) failliet gaat. Daarnaast biedt dit minimum voldoende dekking voor de financiering van eventuele investeringen. In termen van solvabiliteit, een maatstaf waarmee de financiele continuiteit van een organisatie op lange termijn wordt getoetst, leidt dit tot een solvabiliteit van rond de 20% op basis van de huidige begrotingen. Met name de provincie zal in haar beoordeling van de financiele positie van Omnibuzz hier ook oog voor hebben. Een percentage van 20% is voor een GR, met de ingebouwde garanties door de gemeenten, goed. Het algemeen bestuur kan op basis van de evaluatie van risico’s of op basis van andere overwegingen de minimale omvang van de algemene reserve aanpassen.
Het huidige saldo van de algemene reserve ligt met € 1.565.466.boven het maximum (€ 1.308.000) en is dus ruim voldoende. Het saldo biedt ruimte om tot aan het minimum actief gelden in te zetten voor afdekking van benoemde risico’s, dekking van eventuele tekorten en financiering van investeringen. Inzet van de algemene reserve is voorbehouden aan besluitvorming door het algemeen bestuur (6.1.2.a).
Bijlage 1: Risico inventarisatie 2017 (alle risico’s)
[Verschillende cellen in deze tabel zijn met een kleur gearceerd. Vanwege de technische beperkingen van het systeem zijn deze hier niet zichtbaar. U kunt de originele tabel vinden in de externe bijlage.]
Bijlage 2: Belangrijkste risico’s nader toegelicht
Na het kwantificeren van deze risico’s zijn de belangrijkste risico’s, de zogenaamde kernrisico’s, vastgesteld welke navolgend worden toegelicht:
1. Verminderd draagvlak en/of draagkracht bij gemeenten voor de missie en visie van Omnibuzz:
Het risico dat door politieke verschuivingen (verkiezingen) of een algemene verandering in het politieke klimaat gemeenten niet meer achter de missie en visie van Omnibuzz staan of over onvoldoende middelen beschikken om deze te realiseren. Dit kan leiden tot directe bezuinigingen, niet of slechts gedeeltelijk bundelen van het doelgroepenvervoer en vertraging in besluitvorming over belangrijke thema’s.
De beheersexploitatie van Omnibuzz is niet meer kostendekkend en beoogde schaalvoordelen kunnen niet worden gerealiseerd. De omvang van de organisatie zal hierop moeten worden aangepast met mogelijke frictiekosten als gevolg.
Toelichting op de gewenste dekking in de weerstandscapaciteit:
Ten gevolge van de verkiezingen wordt de kans dat er verandering optreedt in het draagvlak bij gemeenten op korte termijn verhoogd. Dit kan met name invloed hebben op de nog te realiseren instroom van additionele vormen van doelgroepenvervoer te weten het dagbestedingsvervoer (WMO bg), leerlingen- en jeugdvervoer. Dit betekent dat beoogde schaalvoordelen niet gerealiseerd kunnen worden en dat de beheersexploitatie van Omnibuzz hierop aangepast moet worden. Wij schatten de bezuinigingsopdracht die hieruit voort zou vloeien op 5 % van de totale begroting. De omvang van de totale begroting 2018 bedraagt € 19.627.515, afgerond € 20.000.000, zodat de impact geschat wordt op € 1.000.000. Dit bedrag is ook getoetst door te bekijken welke overheadkosten zouden kunnen komen te vervallen als de verdere realisatie van missie en visie onder druk komt te staan.
Goede voorlichting richting (nieuwe) gemeenteraadsleden en wethouders over de historie Omnibuzz en de toegevoegde waarde van de missie en visie bijvoorbeeld door toe te lichten wat mogelijke gevolgen zijn, in termen van hoogte vervoerskosten maar ook kwaliteit van het vervoer, als de koers gewijzigd wordt.
2. Plotselinge wijzigingen in vervoersvolume ten gevolge van externe ontwikkelingen:
Het risico dat door wijzigingen die Omnibuzz zelf niet in de hand heeft er onvoorziene fluctuaties ontstaan in de volumes van met name het WMO doelgroepenvervoer.
Bij een stijgende vervoersvraag ten gevolge van dit risico die de omvang van de begroting overtreffen zijn er onvoldoende dekkingsmiddelen aanwezig en zal dit opgelost moeten worden door een wijziging van de begroting. Aangezien dit besluitvorming behoeft van de deelnemende gemeenten zal dit de nodige tijd kosten en zullen er frictiekosten ontstaan.
Toelichting op de gewenste dekking in de weerstandscapaciteit:
De kans wordt mede gezien de wijzigingen die zich voordoen in het aanbod van openbaar vervoer vrij hoog ingeschat. De potentiële impact van volumerisico’s wordt op 4% van de bruto vervoerskosten ad € 15.408.081 geschat. Een deel van dit risico zal worden afgedekt middels een opslag op het vervoersvolume in de begroting. Hoe groot dit deel is zal afhankelijk zijn van de beschikbare informatie over mogelijke wijzigingen bij het opstellen van de begroting. Voor de impact van dit risico zijn we uitgegaan van een percentage van 1,33% van de bruto vervoerskosten dat resteert.
3. Economische kwetsbaarheid taxibedrijven:
Het risico dat een van de vervoersbedrijven die als leverancier van Omnibuzz optreedt failliet gaat waardoor de continuiteit van het vervoer in het gedrang komt. Dit kan ook leiden tot een inkooprisico omdat het vervoer opnieuw moet worden ingekocht.
Ten gevolge van dit risico kan er acuut een opwaartse druk op de vervoerstarieven ontstaan waar in de begroting geen rekening mee gehouden is. Door mogelijke discontinuiteit in het vervoer wordt Omnibuzz mogelijk ook geconfronteerd met claims van klanten die op andere wijze in hun vervoer hebben moeten voorzien. Ook dit kan leiden tot een verhoging van de vervoerskosten.
Toelichting op de gewenste dekking in de weerstandscapaciteit:
Gezien de recente ontwikkelingen in de vervoersmarkt wordt de kans zeer reeel geacht dat dit risico zich voordoet. De mogelijke impact is gebaseerd op een recente berekening die binnen Omnibuzz gemaakt is naar aanleiding van signalen over een vervoerder die in problemen zou verkeren.
4. Gebrek aan kennis omtrent nieuwe activiteiten, processen en/of projecten:
Het risico dat binnen Omnibuzz te weinig kennis aanwezig is over de nieuwe activiteiten zoals bijvoorbeeld WMO bg, leerlingenvervoer en jeugd en de hiermee verbonden processen. Maar ook de kan dat nieuwe medewerkers onvoldoende op de hoogte zijn van reeds bestaande processen en activiteiten. Dit kan leiden tot fouten, verkeerde inschattingen en financiele schade. Dit risico kan ook optreden binnen grotere projecten die opgestart worden. Hierbij is van belang dat er voldoende capaciteit aanwezig is om projecten te runnen naast de reguliere activiteiten.
Omnibuzz kan niet de gewenste kwaliteit leveren met als dat het draagvlak voor de totale activiteiten van Omnibuzz vermindert (zie ook risico 1.). Projecten mislukken met financiele schade tot gevolg. Er treedt stagnatie op in processen waardoor lagere kwaliteit van de dienstverlening en inefficiencies ontstaan. Om dit te voorkomen kan het noodzakelijk zijn om tussentijds additionele capaciteit (kwantitatief of kwalitatief) in te huren.
Toelichting op de gewenste dekking in de weerstandscapaciteit:
Gezien het stadium van ontwikkeling waarin Omnibuzz zich bevindt wordt deze kans relatief hoog ingeschat. Omnibuzz krijgt de komende periode zowel te maken met verdere schaalvergroting (instroom call center), nieuwe diensten (andere vormen doelgroepenvervoer) als ook additionele projecten. Met name de combinatie kan leiden tot een gebrek aan capaciteit binnen de bestaande organisatie, zowel kwalitatief als ook kwantitatief. De impact is bepaald door de kosten in te schatten van een tussentijdse inhuur van extra capaciteit op kwalitatief hoog niveau gedurende een bepaalde periode (een jaar).
5.Toenemende digitalisering en afhankelijkheid van ICT:
Het risico dat door onvoldoende interne kennis of door externe invloeden systemen niet of onvoldoende functioneren waardoor processen stagneren. Tevens het risico dat data bewerkt of verkeerd geinterpreteerd worden, dan wel in verkeerde handen terecht komen.
Systemen functioneren niet meer goed, werkprocessen worden verstoord en informatie komt mogelijk in verkeerde handen terecht. Het gevolg is imagoschade, mogelijk verlies aan opbrengsten en mogelijk onvoorziene herstelkosten. Voorzover er schendingen plaatsvinden van de aangescherpte wet op bescherming van persoonsgegevens kan dit eventueel leiden tot forse boetes.
Toelichting op de gewenste dekking in de weerstandscapaciteit:
Dit risico kan zich voordoen als gevolg van een breed scala aan voorvallen, hetgeen de kans realistisch maakt. Er zijn echter ook veel beheersmaatregelen beschikbaar om voorvallen te voorkomen waardoor de kans op 40% geschat wordt. De impact is bepaald op basis van de maximale boete in geval van een schending van de wet databescherming persoonsgegevens.