| Organisatie | Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord |
| Citeertitel | Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
De Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord is eerder vastgesteld en de inwerkingtreding ervan zou geschieden op 1 november 2018, maar om technische redenen is het besluit niet eerder bekendgemaakt in het publicatieblad. Met terugwerkende kracht wordt het besluit alsnog bekendgemaakt.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2018 | nieuwe regeling | 01-11-2018 |
De Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord is eerder vastgesteld en de inwerkingtreding ervan zou geschieden op 1 november 2018, maar om technische redenen is het besluit niet eerder bekendgemaakt in het publicatieblad. Met terugwerkende kracht wordt het besluit alsnog bekendgemaakt.
1. Inleiding HR gesprekscyclus bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
2. Model HR gesprekscyclus bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
2.1 Uitgangspunten HR gesprek bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
3. Schematische weergave HR gesprek Veiligheidsregio Limburg-Noord
Bijlage 1 Soorten HR gesprekken en werkwijze
Bijlage 2 Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord
Artikel 6 Procedurele bepalingen
Artikel 8 Onvoorziene gevallen
1. Inleiding HR gesprekscyclus bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
Organisaties veranderen in hoog tempo. Flexibiliteit en wendbaarheid staan centraal. Een nieuwe ‘gesprekscyclus’ moet daarbij passen, passen bij de organisatie en bij de medewerkers en bijdragen aan de visie van de organisatie: de veiligste en gezondste regio van Nederland in 2025. En dus begint, ook binnen de VRLN, de traditionele wijze van de huidige gesprekscyclus te wringen. De instrumenten zijn soms te zwaar, of worden beschouwd als eenrichtingsverkeer en/of in de formulieren ed. worden vooral zaken benoemd die niet goed gaan.
In het veranderingsproces waarin wij ons bevinden hoort meer dan voorheen de focus te liggen op het ontwikkelen van talenten, vakmanschap, omgevingsbewust zijn en positieve gezondheid (programma Vitaal & Veerkrachtig). Dit betekent een continue dialoog. De nieuwe regeling vraagt dan ook niet alleen input van de direct leidinggevende en de medewerker zelf, maar ook van collega’s en (interne en externe) klanten. Dat brengt voor de medewerker meer verantwoordelijkheid én eigen regie in de regeling met zich mee. Deze werkwijze draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van onze dienstverlening aan de burger en maatschappij, uiteindelijk ten behoeve van het realiseren van onze missie VRLN: ‘de veiligste en gezondste regio van Nederland in 2025’.
2. Model HR gesprekscyclus bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
De hoofddoelstelling van de HR gesprekscyclus met als onderdeel ‘het goede gesprek’ is het optimaliseren van zowel het functioneren van de individuele medewerker (inclusief management) als van de totale organisatie en het verbeteren van resultaten in het kader van de visie van de organisatie.
Dit betekent dat er één traject is dat medewerkers vitaal en veerkrachtig wil houden. De medewerkers staan hiervoor zelf aan de lat en de direct leidinggevende heeft daarin vanuit dienend leiderschap een belangrijke faciliterende en motiverende rol. De medewerker spreekt samen met zijn direct leidinggevende resultaten af en zorgt ervoor dat hij vakbekwaam blijft, zich ontwikkelt en aanspreekbaar is op zijn resultaten. De direct leidinggevende kan initiatief nemen om ‘het goede gesprek’ als onderdeel van de HR gesprekscyclus te voeren. Dit gesprek kan op verschillende manieren gehouden worden en wordt om die redenen ook vormvrij gelaten. De intentie blijft dat de medewerker zijn eigen regie blijft houden op zijn eigen ontwikkeling.
Daar waar een formeel besluit moet worden genomen kan een ander HR gesprek worden ingezet door de direct leidinggevende. Die gesprekken worden volgens een standaard formulier gehouden en vastgelegd.
2.1 Uitgangspunten HR gesprek bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord
In ons veranderingsproces verwachten wij een hoge taakvolwassenheid van onze medewerkers. Zo werken medewerkers van diverse afdelingen steeds vaker samen in projecten, zoeken ze de verbinding met elkaar en werken ze op verschillende locaties. Uitgangspunten hierbij zijn dat, door op professionele wijze gesprekken te voeren:
‘Het goede gesprek’ als onderdeel van de HR gesprekscyclus is volledig gebaseerd op de eigen verantwoordelijkheid én eigen regie van de medewerker. De vernieuwde visie vraagt om een nieuw soort ‘gesprekscyclus’ die aansluit bij de richting die de VRLN inslaat. Bij deze richting staan energieke medewerkers centraal die regie nemen op eigen (werk) leven in balans en gerelateerd aan de toekomstige klantvraag (in- en extern).
In ‘het goede gesprek’ heeft de medewerker een grote rol en doet de direct leidinggevende een stapje terug. De medewerker is primair zelf verantwoordelijk voor de ontwikkeling van zijn loopbaan en het onderhouden van de bekwaamheidseisen voor zijn functie. Van zijn direct leidinggevende mag hij steun en zo nodig faciliteiten verwachten bij de persoonlijke professionele ontwikkeling.
Dit betekent dat medewerkers permanent uitgedaagd worden om deze regie op hun eigen werk, vakmanschap en persoonlijke ontwikkeling te nemen. Dit betekent meer anticiperen, eigen verantwoordelijkheid en persoonlijk leiderschap nemen in eigen regie en creatie. In ‘het goede gesprek’ is er ook ruimte voor de kwaliteit van de medewerker en team, waarbij verbinding en vertrouwen kan bijdragen tot het versterken van de visie van onze organisatie.
Kenmerkend voor ‘het goede gesprek’ is dat dit niet persé hiërarchisch van opzet is. De gesprekken zijn in principe vormvrij en hoeven niet altijd met de direct leidinggevende te worden gevoerd, maar kunnen ook met collega’s in een team of externe klanten worden gevoerd. Denk hierbij aan teamgesprekken, feedbackgesprekken, een goed gesprek met je externe klant etc.
Op het moment dat er uit deze gesprekken specifieke ontwikkelvragen naar voren komen waar faciliteiten voor worden gevraagd, wordt dit gesprek altijd door de medewerker met de direct leidinggevende gevoerd.
Daarnaast kan het HR gesprek worden vorm gegeven vanuit de verplichtingen van de werkgever en loopbaanambities van een medewerker. Het gesprek heeft dan een formele status, waaruit rechtspositionele gevolgen kunnen voortkomen. De formele gesprekken zijn hierarchisch van insteek. De gesprekken worden altijd gevoerd tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Het betreft onderstaande gesprekken:
In vier situaties wordt met medewerkers het formele beoordelingsgesprek gevoerd:
In alle gesprekken is een medewerker primair zelf verantwoordelijk voor de ontwikkeling van zijn loopbaan en het onderhouden van de bekwaamheidseisen voor zijn functie. Van de direct leidinggevende mag hij steun en - zo nodig - faciliteiten verwachten bij die ontwikkeling. De opbrengsten uit deze gesprekken (gespreksverslagen en beoordelingsinstrumenten) worden opgenomen in het personeelsdossier.
Voor de brandweervrijwilligers (manschappen/bevelvoerders) geldt een apart vereenvoudigd beoordelingsformulier, aangezien zij onder een eigen rechtspositie hoofdstuk 19 vallen en worden buiten de schematisch overzicht gehouden. Voor de koude leidinggevende functies van vrijwillig postcommandant kan de reguliere HR gesprekscyclus worden gebruikt.
De ingangsdatum van de nieuwe HR gesprekscyclus zoals opgenomen in de beleidsnotitie inclusief bijlage 1, bijlage 2 (de regeling personeelsbeoordeling) en bijlage 3 (formulieren) wordt vastgesteld na afronding van het besluitvormingsproces (instemming OR). Tegelijkertijd komen de regeling pro-gesprekken en de regeling beoordelingsgesprekken te vervallen.
3. Schematische weergave HR gesprek Veiligheidsregio Limburg-Noord
Het doel van het planningsgesprek is bespreken welke wensen, verwachtingen en doelen er voor de komende periode zijn voor zowel de medewerker als de direct leidinggevende.
Het planningsgesprek is een gesprek tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Het initiatief voor het planningsgesprek wordt genomen door de direct leidinggevende of medewerker. De medewerker vraagt en ontvangt directe feedback over zijn ontwikkeling in relatie tot zijn resultaten en houding en gedrag. De direct leidinggevende verkrijgt inzicht in het functioneren van de medewerker.
Verslaglegging planningsgesprek
De direct leidinggevende of medewerker maakt met behulp van het formulier planningsgesprek een verslag van het gesprek, waarbij concrete afspraken worden vastgelegd. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Het doel van het voortgangsgesprek is het monitoren op de voortgang van de gemaakte afspraken.
De direct leidinggevende of medewerker neemt het initiatief voor het voeren van een voortgangsgesprek. Dit gesprek vindt plaats tussen de direct leidinggevende en de medewerker. In het voortgangsgesprek vertelt de direct leidinggevende zijn bevindingen tot dan toe. Zijn bevindingen kan hij hebben verkregen uit eigen waarneming of door het consulteren van informanten. De medewerker mag hierop reageren.
Verslaglegging voortgangsgesprek
De direct leidinggevende of medewerker maakt met behulp van het formulier voortgangsgesprek een verslag van het gesprek, waarbij concrete afspraken worden vastgelegd. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Doel van het functioneringsgesprek
Het doel van het functioneringsgesprek is te komen tot een globaal inzicht en overzicht van de op dat moment aanwezige competenties en talenten voor het uitoefenen van de functie. Dit zowel gezien vanuit de optiek van de medewerker als de direct leidinggevende en het gesprek is naar elkaar gericht (tweezijdig). In dit gesprek komen de verworven competenties, kwaliteiten, talenten, persoonlijke ontwikkeling en ambities voor de toekomst van de medewerker en direct leidinggevende aan de orde. De inventarisatie vanuit het gesprek levert voor een belangrijk gedeelte de ingrediënten voor een eventueel POP-gesprek. Het functioneringsgesprek is tweezijdig en gericht op de toekomst.
Werkwijze functioneringsgesprek
De afspraak voor een functioneringsgesprek wordt gemaakt door de direct leidinggevende of medewerker. Voorafgaand aan het functioneringsgesprek neemt de medewerker zijn eigen functiebeschrijving door. De medewerker is hiermee bekend. De medewerker kan ervoor kiezen om voorafgaand aan het functioneringsgesprek feedback te vragen aan collega’s en deze mee te nemen naar het geplande gesprek.
Verslaglegging functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek is de start van een ontwikkelproces. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigen ontwikkeling.
De direct leidinggevende of medewerker maakt een verslag van het gesprek middels het formulier functioneringsgesprek en legt daarin de bevindingen en concrete afspraken vast. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Het doel van het beoordelingsgesprek is het geven van een oordeel over het functioneren van de medewerker door de direct leidinggevende.
De direct leidinggevende of medewerker neemt het initiatief tot het maken van een afspraak voor het beoordelingsgesprek. De direct leidinggevende heeft het beoordelingsformulier ingevuld. Voorafgaande aan het gesprek ontvangt de medewerker het ingevulde beoordelingsformulier. Het beoordelingsgesprek heeft een éénzijdig karakter. De direct leidinggevende spreekt een oordeel uit over het functioneren van de medewerker.
De medewerker wordt wel in de gelegenheid gesteld om zijn mening over zijn beoordeling kenbaar te maken. Deze mening wordt toegevoegd aan het beoordelingsformulier.
De Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord is van toepassing. Het resultaat van het beoordelingsgesprek kan leiden tot rechtspositionele gevolgen. Dit kunnen zowel positieve (bijv. verlenging/ vaste aanstelling, functionele schaal etc) als negatieve gevolgen (bijv. disfunctioneren of disciplinair) zijn. Als er sprake is van rechtspositionele gevolgen wordt dit schriftelijk aan de medewerker medegedeeld middels een apart besluit.
Verslaglegging beoordelingsgesprek
De direct leidinggevende of medewerker vult tijdens het gesprek het door de leidinggevende vooraf ingevulde beoordelingsformulier aan met het verslag van het gesprek en de concrete afspraken. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Het doel van het POP-gesprek is het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan (gericht op een haalbaar resultaat), waarin de medewerker en de direct leidinggevende zich herkennen. Het is gebaseerd op artikel 17:4 CAR-UWO. Dit plan is gericht op het inzetten van de talenten en de mogelijkheden van de medewerker om een concreet doel te bereiken. Het POP-gesprek is gericht op de verbinding tussen de persoonlijke ontwikkeling en de organisatieontwikkeling. In het POP-gesprek wordt afgestemd of het opgestelde POP voldoende SMART is geformuleerd.
De bevindingen uit een voortgangsgesprek of functioneringsgesprek kunnen input vormen voor een eerste versie (een concept) van het POP. Deze eerste versie wordt besproken tijdens het POP-gesprek. Het POP kan in een kort gesprek worden vastgesteld. Er wordt door de medewerker een afspraak voor een gesprek gemaakt met de direct leidinggevende.
De medewerker maakt een kort verslag van het POP-gesprek met behulp van het formulier POP-gesprek. De direct leidinggevende ontvangt een afschrift van het POP. De direct leidinggevende beoordeelt het POP op een SMART formulering. Dit houdt in dat de doelen in het POP specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn weergegeven door de medewerker. De medewerker wordt door zijn direct leidinggevende op de hoogte gesteld over de bevindingen van zijn POP en de eventuele faciliteiten die worden toegekend. Bij toegekende faciliteiten zoals bv een opleiding, wordt een separaat studiecontract opgemaakt conform de geldende regeling studie- en opleidingsfaciliteiten. De concrete afspraken worden door de medewerker in het verslag vastgelegd en dit verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Het doel van het exitgesprek is eventuele zaken te bespreken zodat de medewerker met een prettig gevoel en eerlijk afscheid de organisatie kan verlaten. Daarbij kan deze informatie erg waardevol zijn voor de toekomst om zittende medewerkers te blijven binden en boeien.
Het exitgesprek is een gesprek tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Het initiatief voor het exitgesprek wordt genomen door de direct leidinggevende na het ontslagverzoek van de medewerker. De medewerker kan zaken aan de orde stellen die hebben geleid tot zijn vertrek buiten de organisatie.
De direct leidinggevende of medewerker maakt een kort verslag van het exitgesprek met behulp van het formulier exitgesprek. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier, mits hiervoor door de medewerker toestemming is gegeven.
Beoordelings- en personeelsgesprekken vrijwilligers
Het doel van het gesprek is eventuele zaken te bespreken naar aanleiding van onderstaande situaties: Afloop tijdelijke aanstelling, periodiek jaargesprek, bevordering, andere redenen.
Werkwijze gesprek vrijwilligers
Bevindingen met betrekking tot vrijwilliger en zijn/haar: thuissituatie, werksituatie (hoofdwerkgever), brandweeromgeving, functioneren en gedrag, bevindingen van de vrijwilliger t.o.v. de postcommandant, persoonlijke ontwikkeling binnen de brandweer, afspraken voortvloeiend uit het gesprek, verbeteringen of veranderingen die de vrijwilliger graag zou zien binnen de post / VRLN, arbeidsvoorwaardelijke consequenties, samenvattend oordeel /conclusie.
Verslaglegging gesprek vrijwilligers
De direct leidinggevende of medewerker maakt een kort verslag van het gesprek, waarbij de concrete afspraken worden vastgelegd. Het verslag wordt ondertekend door de direct leidinggevende (voor akkoord) en de medewerker (voor akkoord of voor gezien). Dit verslag vormt een onderdeel van het personeelsdossier.
Bijlage 2 Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Beslissing met een rechtspositionele consequentie(s):
Een door, of namens het bevoegd gezag te nemen beslissing over bevordering/promotie, verandering in salaris – en/of toelagen – anders dan die voortvloeiende uit het arbeidsvoorwaardenakkoord –, her- en overplaatsing, wijziging van de aanstelling, ontslag en overige beslissingen die de rechtspositie van de medewerker in negatieve of positieve zin direct beïnvloeden.
Degene met een functionele relatie tot de medewerker, die op verzoek van de medewerker, de beoordelaar of de naast hogere leidinggevende de beoordelaar informeert over de functievervulling in het beoordelingstijdvak van de medewerker. Deze informanten kunnen zowel personen zijn die deel uitmaken van de eigen organisatie als van het samenwerkingsverband waar de medewerker aan deelneemt.
De beoordeling van de medewerker betreft een eenzijdig oordeel van de beoordelaar over het functioneren van de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak.
Op basis van een beoordeling kan een beslissing met een rechtspositionele consequentie(s) voor de medewerker genomen worden.
Een beoordelingsgesprek is nimmer het eerste gesprek dat met de medewerker over zijn functioneren wordt gevoerd.
Een beoordelingsgesprek vindt plaats wanneer hiertoe redenen aanwezig zijn, en in ieder geval indien sprake is van het voorbereiden/overwegen van een beslissing over de in artikel 1, sub f gelegen factoren.
Een beoordelingsgesprek kan verder op elk moment plaatsvinden, wanneer de beoordelaar en/of medewerker dit noodzakelijk achten.
Op verzoek van de medewerker en/of de beoordelaar kan een adviseur van P&O en/of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn.
Indien er een adviseur van P&O en/of naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zal zijn, wordt de medewerker c.q. beoordelaar hiervan vooraf op de hoogte gesteld.
De beoordelaar bepaalt de datum en tijdstip waarop het beoordelingsgesprek zal plaatsvinden en stelt de medewerker hiervan op de hoogte.
Beoordelaar en medewerker kunnen gebruik maken van informant(en) om verdere informatie ten behoeve van de beoordeling te verkrijgen.
Artikel 6 Procedurele bepalingen
In het beoordelingsgesprek wordt gebruik gemaakt van een beoordelingsformulier waarvan het model door de werkgever is vastgesteld.
Na de vaststelling van de beoordeling, dit is een besluit in de zin van artikel 1.3 van de Algemene wet bestuursrecht, wordt één origineel ondertekend beoordelingsformulier verzonden aan de medewerker en één origineel ondertekend beoordelingsformulier wordt gearchiveerd in het personeelsdossier.
Indien toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijke situatie voor de betrokken medewerker, dan kan het Dagelijks Bestuur in overleg met de betrokken medewerker in een voor de medewerker gunstige zin van deze regeling afwijken.
Artikel 8 Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een bijzondere voorziening treffen.
Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding
Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling personeelsbeoordeling Veiligheidsregio Limburg-Noord ” en treedt in werking met ingang van 1 november 2018.
Vanaf de inwerkingtredingdatum van deze regeling vervalt de Regeling Beoordelingsgesprekken d.d. 1 januari 2009.
Beoordelingsgesprekken zijn gericht op het op zorgvuldige en betrouwbare wijze (kunnen) doen van beargumenteerde uitspraken over het functioneren van een medewerker al dan niet gevolgd door positieve of negatieve rechtspositionele consequenties. Daarnaast is de intentie om op grond van een systematische evaluatie te komen tot een verantwoorde beslissing inzake de loopbaanontwikkeling van betrokken werknemer.
De beoordeling van de medewerker betreft de wijze waarop deze gedurende het beoordelingstijdvak zijn functie heeft vervuld, met inbegrip van zijn gedragingen tijdens de uitoefening van zijn functie. De beoordeling vindt plaats tegen de achtergrond van de functie en van de aan de functievervulling redelijkerwijs te stellen eisen. Eisen, waarvan de medewerker buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.
In overleg kunnen andere personen bij de gesprekken worden betrokken.
Uiterlijk in September 2018 wordt het besluit genomen over vastlegging van de beoordeling in het in het EHRM-systeem HeRM.
Bijlage 3 Formulieren gesprekken
Het Formulier beoordelingsgesprek, Gespreksformulier, Formulier POP-gesprek, Formulier Exitgesprek en Formulier beoordelings- en personeelsgesprekken vindt u in de map Formulieren in RAP regelingen (mijnrap.nl). Hieronder volgt een illustratie van de bovengenoemde formulieren.