Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard houdende regels omtrent evenementen

1.1 Voorwoord

Er vinden jaarlijks verschillende evenementen plaats in Albrandswaard, zoals Koningsdag, Historische Landbouwdag of de Wielerronde. De laatste jaren zien we dat er steeds meer evenementen in Albrandswaard plaatsvinden. Een positieve ontwikkeling, want evenementen zorgen ervoor dat de leefbaarheid in het dorp wordt vergroot en bewoners en bezoekers met elkaar in gesprek komen. Zo gaan we meer met elkaar doen en zo blijven we samen met plezier wonen in Albrandswaard.

Een belangrijk aspect is het vinden van een balans tussen de aard en omvang van evenementen enerzijds en de tolerantie van de leefomgeving anderzijds. De gemeente wil graag in mogelijkheden nadenken om te kijken wat mogelijk is voor evenementenorganisatoren, aansluitend bij de behoeften en wensen van onze inwoners en/of bezoekers.

1.2 Doelstelling

Meer duidelijkheid bieden over onze visie, ambities en regelgeving

Het uitgangspunt van dit beleidsdocument is om een richtinggevend kader te bieden voor initiatiefnemers, maar tegelijkertijd ook voor professionals, zoals politie, brandweer en GHOR. De voorwaarden waaronder evenementen kunnen en mogen plaatsvinden moeten helder zijn voor de initiatiefnemers en de betrokken diensten. Ook heeft de gemeente een visie gekoppeld aan een aantal ambities die zowel voor organisatoren, professionals als voor inwoners van belang zijn. In hoofdstuk twee en zes wordt de visie en de samenhangende ambities verder toegelicht.

1.3 Totstandkoming evenementenbeleid

Dit beleid is tot stand gekomen middels verschillende gesprekken en participatiemogelijkheden voor zowel de inwoners als de evenementenorganisatoren.

Middels bijeenkomsten, enquêtes, communicatieve campagnes en acties in de wijk hebben de inwoners de mogelijkheid gekregen om hun inbreng te geven voor het evenementenbeleid. De nadruk tijdens deze ophaalrondes lag bij de beleving van evenementen, hoe worden de evenementen ervaren door de ogen van de inwoners, verenigingen en ondernemers van Albrandswaard? Ook is de vraag gesteld over wat goed gaat en wat beter kan. De evenementenorganisatoren hebben tijdens de jaarlijkse bijeenkomst ‘evenementen organiseren’ , vragenlijsten en evaluatiemomenten de mogelijkheid gekregen om hun input te geven voor dit beleidsstuk. Rekening houdend met alle opgehaalde informatie is dit document tot stand gekomen.

2.1 Huidige situatie

Albrandswaard kent een aantal jaarlijks terugkerende evenementen, voorbeelden van deze evenementen zijn de historische landbouwdag, koningsdag, wielerronde en kerstbomenoptocht.

Deze evenementen worden positief gewaardeerd door de Albrandswaardse inwoners en worden gezien als een traditioneel terugkerend evenement. Ook de organisatoren doen hun best om een volgende editie weer succesvol te laten verlopen. Daarnaast kent de gemeente ook evenementen die eenmalig worden georganiseerd waarbij de organisator geen vervolg geeft.

Het is aan de gemeente om elke organisator op weg te helpen om het evenement in goede banen te leiden. De evenementencoördinatoren van de gemeente zijn de eerste contactpersonen voor nieuwe initiatiefnemers.

De afgelopen jaren door de gemeente extra inzet gepleegd om de aanvraag van een evenementenvergunning te vereenvoudigen. Samen met organisatoren is kritisch gekeken naar de aanvraagprocedure. Een eerste aanpassing was het implementeren van een ‘snelbalie’ op de website van de gemeente. Door gebruik te maken van de snelbalie krijgen initiatiefnemers inzicht in het stappenplan voor de aanvraag van een evenement of het doorgeven van een melding. Naast deze verbetering is ook de behoefte uitgesproken om de mogelijkheden te onderzoeken voor een meerjarenvergunning. Ook hier is samen met een aantal organisatoren een pilottraject doorlopen. De ervaringen van het pilottraject en de snelbalie worden door de vergunningverleners meegenomen in de doorontwikkeling en vereenvoudiging van de vergunningsaanvraag.

Om het netwerk voor evenementenorganisatoren te vergroten en wederzijds begrip te kweken wordt er jaarlijks door de evenementencoördinatoren een avond voor deze doelgroep georganiseerd.

2.2 Visie

De visie van het huidige college is met dit evenementenbeleid te zorgen voor een samenhangend en aantrekkelijk evenementenaanbod voor Albrandswaard. De gemeente wil graag een evenementvriendelijke uitstraling, aansluitend bij de behoeften en wensen van organisatoren en Albrandswaardse inwoners en bezoekers.

2.3 Ambities in het kort

Aansluitend bij deze visie zijn de volgende vier ambities geformuleerd:

• •

  Het behoud van volksfeesten/ traditionele Albrandswaardse evenementen;

• •

  Het gebruik van evenementenlocaties met oog voor belang omwonenden;

• •

  Meer samenwerking tussen de culturele verenigingen en evenementen;

• •

  Meer oog voor duurzaamheid tijdens evenementen.

Deze ambities zijn tot stand gekomen met de inbreng van onze inwoners, organisatoren en het college.

2.4 Trends en ontwikkelingen

De evenementenwereld kent een dynamisch karakter, want de sector ontwikkelt en verandert snel. Het is daarom van belang om de trends en ontwikkelingen in de gaten te houden die invloed hebben op evenementen. De trends kunnen als volgt worden samengevat:

• -

  De komst van lokale festivals: daar waar grote festivals kampen met dure artiesten en onvoldoende sponsering, bieden de lokale edities juist kansen om een festival te organiseren van en voor de inwoners.

• -

  Inspelen op de beleving van de bezoekers: er ontstaan initiatieven op niet-alledaagse festivalterreinen, denk bijvoorbeeld aan locaties met een historisch karakter.

• -

  Efficiënt gebruik van social media: de organisatoren proberen de bezoekers via social media heel het jaar te binden en te boeien voor een volgend bezoek.

• -

  Gericht op een brede doelgroep: organisatoren die inspelen op de verschillende doelgroepen om het bezoek aangenamer te maken. Zoals vermaak voor jonge ouders én hun kinderen.

• -

  Maatwerk: de bezoekers willen graag zelf een keuze maken in het programma. Dit verklaart bijvoorbeeld het succes van foodtrucksfestivals en festivals met meerder podia en activiteiten.

• -

  Veiligheid: naar aanleiding van de incidenten tijdens de evenementen in andere gemeenten zijn de regels en richtlijnen aangescherpt. De uitdaging ligt nu in het borgen van veiligheid zonder dat dit ten koste gaat van de gastvrijheid en de positieve beleving van de bezoekers.

• -

  -Combinatie van verschillende activiteiten: er worden vaker evenementen georganiseerd die raakvlakken hebben met verschillende thema’s. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een sportevenement met een muzikaal karakter.

2.5 Relatie met ander (gemeentelijk) beleid

Het evenementenbeleid sluit aan bij een aantal vastgestelde beleidsstukken. Denk hierbij aan Albrandswaard in Beweging , Toekomstvisie Albrandswaard , Agenda van de Samenleving , subsidiebeleid en de Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond.

2.6 Wet- en regelgeving

Bij het gunnen van een evenement houdt de gemeente rekening met de uitgangspunten die zijn opgenomen in één van de van toepassing zijnde bestemmingsplannen. In het ‘handboek evenementen Albrandswaard’ wordt de wet- en regelgeving nader toegelicht. In het handboek wordt ook het proces van de vergunningenverlening beschreven. Daarom worden deze onderdelen in dit beleid niet uitvoerig behandeld. Het handboek evenementen kunt u raadplegen via www.albrandswaard.nl/evenement-organiseren. In het volgende hoofdstuk wordt een korte weergave gegeven van de soorten evenementen die we onderscheiden in Albrandswaard.

In Albrandswaard onderscheiden we vier soorten evenementen (zoals opgenomen in de Algemene Plaatselijke verordening Albrandswaard 2017, afdeling 7 evenementen, artikel 2:24 en 2:25): 0-activiteit, A-evenement, B- evenement en C- evenement. In dit hoofdstuk leest u de kaders waarin de evenementen worden gecategoriseerd. De categorisering wordt bepaald door onder andere het aantal bezoekers, veiligheidsrisico’s en de impact op de omgeving.

3.1 0- Activiteit:

In deze categorie vallen de evenementen met een laag risicoprofiel. Van een 0- activiteit is sprake, indien is voldaan aan alle onderstaande criteria:

• -

  Het een evenement is op eigen terrein, of straatfeest/buurtbarbecue of een naar aard en omvang soortgelijke activiteit op één dag;

• -

  Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;

• -

  Het een evenement is dat plaatsvindt op maandag t/m zaterdag tussen 08:00 en 23:00 uur of op zondag tussen 13:00 en 23:00 uur;

• -

  Geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 08:00 of na 23:00 uur;

• -

  Het equivalente geluidsniveau gedurende 1 minuut (LAeq, 1 min) veroorzaakt door muziek- of stemgeluid afkomstig van het niet bebouwde deel, tussen 08:00 en 23:00 uur, ten hoogste 80 dB(A) op 10 meter van de bron zonder strafcorrectie voor muziekgeluid van 10 dB(A) volgens de Handreiking Meten en Rekenen Industrielawaai;

• -

  Het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;

• -

  Er een organisator is;

• -

  De organisator uiterlijk vijf werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

3.2 A-Evenement

In deze categorie vallen de zogenaamde laag risico-evenementen, waarbij er sprake is van een beperkte impact op de omgeving en voor het verkeer. Afhankelijk van het evenement en de activiteiten wordt bepaald of het noodzakelijk is dat er naast de vergunningaanvraag ook aanvullende documenten ingediend moeten worden.

Bij een categorie A-evenement wordt altijd advies ingewonnen bij de politie en de VRR en de verschillende afdelingen binnen de gemeente. Afhankelijk van de risico’s van het evenement kan de aanvraag ter advisering worden voorgelegd aan andere hulpverleners, zoals DCMR en GHOR.

Vergunningsplicht

• •

  Een volledig, correct en ontvankelijke digitale aanvraag voor vergunning moet ten minste acht (8) weken voor aanvang van het evenement worden ingediend.

3.3 B-Evenement

In deze categorie vallen de zogenaamde gemiddelde risico-evenementen, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving of gevolgen voor het verkeer. Bij deze evenementen zijn bij de vergunningaanvraag vaak meer documenten noodzakelijk, bijvoorbeeld een calamiteitenplan. Voor een categorie B-evenement wordt altijd advies gevraagd aan de politie, VRR en DCMR. Afhankelijk van de risico’s en de aard van het evenement wordt de aanvraag ter advisering voorgelegd aan andere betrokken diensten. Bij een categorie B-evenement is er altijd sprake van een vooroverleg met de evenementencoördinator, vergunningverlener en de betrokkene diensten. Kort na het evenement volgt een evaluatie als hier aanleiding voor is. B-evenementen moeten in het jaar voorafgaand aan het evenement aangemeld worden.

Vergunningsplicht

• •

  Een volledig, correct en ontvankelijke ingevulde aanvraag met de bijbehorende stukken voor een vergunning moet ten minste twaalf (12) weken voor aanvang van het evenement worden ingediend.

• •

  Het evenement moet vóór 15 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regionale evenementenkalender wordt vastgesteld worden aangemeld via een vooraankondiging.

3.4 C- Evenement

In deze categorie vallen de zogenaamde hoog risico-evenementen, waarbij sprake is van een grote impact op de (leef-)omgeving/regio en/of het verkeer.

De vergunningaanvraag moet volledig en correct zijn, inclusief de tekeningen en het calamiteitenplan en andere noodzakelijke documenten, zoals een beveiligingsplan en verkeersplan. Voor een categorie C-evenement vindt er altijd integraal advies plaats. Bij een categorie C- evenement is er altijd sprake van een vooroverleg met de evenementencoördinator, vergunningverlening en de betrokkene diensten, waaronder de DCMR. Kort na het evenement is er een evaluatie met alle betrokken partijen.

Vergunningsplicht

• •

  Een volledig correct en ontvankelijk digitale ingevulde aanvraag voor een vergunning, inclusief (12) weken voor aanvang van het evenement worden aangevraagd.

• •

  Het evenement moet vóór 15 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regionale evenementenkalender wordt vastgesteld worden aangemeld via een vooraankondiging.

3.5 Vergunningsplicht

4.1 Leges

De administratieve kosten voor het in behandeling nemen van een vergunning noemen we leges. Deze leges worden bij A-evenementen met een commercieel oogpunt in rekening gebracht en bij alle B- en C-evenementen.

4.2 Subsidiemogelijkheden

Het subsidiebeleid van de gemeente is te vinden in de subsidieverordening van de gemeente Albrandswaard. Albrandswaard kent een zogenaamde waarderingssubsidie voor kleine straat en/ of buurtfeesten. De organisator kan deze subsidie aanvragen. Meer informatie is te vinden in de subsidieverordening en handboek regels en richtlijnen.

4.3 Overlast melden

Inwoners die overlast ervaren van een evenement, kunnen dit op verschillende manieren onder de aandacht brengen via:

• -

  De website: https://www.albrandswaard.nl/melding-klacht-bezwaar

• -

  Telefoon: (010) 506 11 11

Bij een melding van geluidoverlast kan de DCMR tijdens het evenement een geluidsmeting houden om een eventuele overtreding te constateren en zo nodig hier naar te handelen. Bij constatering van een overtreding wordt dit in de evaluatie meegenomen en meegewogen bij een eventuele nieuwe vergunningsaanvraag.

Meld altijd de geluidsoverlast bij de meldkamer van de DCMR 0888 333 555.

4.4 Gratis publiciteit

Organisatoren die een evenement organiseren met een niet-commercieel oogpunt kunnen een bericht (inclusief foto) mailen naar wijkgerichtwerken@albrandswaard.nl. Het bericht wordt geplaatst via social media. Indien mogelijk wordt er ook gekeken naar aanvullende communicatiekanalen, zoals de krant en/of (nieuws)brief.

4.5 Evenementencoördinatoren

De evenementencoördinatoren van de gemeente vormen het eerste aanspreekpunt voor inwoners en organisatoren. De evenementencoördinatoren fungeren als vraagbak voor de organisatoren. Ook is het mogelijk om een afspraak in te plannen om de eerste ideeën door te nemen. Daarnaast houden hebben zij een verbindende rol tussen de organisator en de gemeentelijke vergunningverlener. Tot slot hebben zij een informerende en adviserende rol bij het proces rondom de evenementenvergunning en de subsidiemogelijkheden. Wilt u een afspraak maken? Stuur dan een mail naar wijkgerichtwerken@albrandswaard.nl.

4.6 Gemeentelijke materialen

Initiatiefnemers kunnen – indien voorradig - diverse materialen kosteloos bij de gemeente lenen. De materialen worden door de gemeente gehaald en gebracht. Te lenen materialen: dranghekken, kunststof afvalcontainers en vlaggenmasten. Dit geldt niet voor commerciële organisaties.

4.7 Reclameborden

Albrandswaard kent 22 locaties voor het plaatsen van reclameborden om publiciteit te geven aan het evenement. Hiervoor dient de organisator een vergunning aan te vragen. Aan deze vergunning zijn een aantal voorwaarden verbonden, zoals maximaal 11 locaties per periode per aanvrager en maximaal 14 dagen aaneensluitend. De kosten van deze vergunning bedragen € 29,90 (anno: 2019). Meer informatie kunt u vinden op www.albrandswaard.nl/reclameborden-plaatsen.

5.1 Het behoud van volksfeesten/ traditionele Albrandswaardse evenementen

De meest opvallende inbreng van de opgehaalde informatie bij inwoners was het behoud van de traditionele evenementen en/of volksfeesten. De Albrandswaardse inwoners vinden het belangrijk om de jaarlijks terugkerende evenementen, die voor hun beleving een traditie vormen, terug te zien.

5.2 Het gebruik van evenementenlocaties met oog voor belang omwonenden

Gemeente Albrandswaard krijgt relatief gezien weinig overlastmeldingen als gevolg van een evenement. Indien er sprake is van een overlast, dan gaat het met name om geluidsoverlast. Om geluidsoverlast zo veel mogelijk in te perken worden geluidsnormen in de vergunning opgenomen waar de organisator zich aan moet houden. Het ervaren van geluidsoverlast tijdens evenementen kan de leefbaarheid en/of het woonklimaat in de wijk aantasten. Om die reden wordt per evenement maatwerk geleverd. Indien er sprake is van overlast bij de omwonenden, dan wordt er samen met de organisator en de melder gekeken naar mogelijke oplossingen.

5.3 Meer samenwerking tussen de culturele verenigingen en evenementen

Evenementen bieden podium om culturele en sportieve uitingen zichtbaar te maken voor een (groot) publiek. Tijdens de analyse viel op dat de samenwerking met culturele verenigingen en het culturele aspect wordt gemist. Daarnaast wordt via het traject van ‘Albrandswaard in Beweging ‘ gestreefd naar het verbeteren van de samenwerking tussen alle verenigingen binnen de gemeente. Deze afspraken worden t.z.t. vastgelegd in het Verenigingsakkoord.

5.4 Meer oog voor duurzaamheid tijdens evenementen

De gemeente is een voorstander van duurzame evenementen. Op het gebied van energie, water, afval, mobiliteit en communicatie wordt er gekeken in hoeverre er sprake is van duurzaam handelen. De gemeente wil de komende tijd samen met de organisatoren deze aspecten onder de loep nemen. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de verbetering van de stroomvoorziening op de locaties waar evenementen worden georganiseerd. Uitgangspunt hierbij is minder en/of geen gebruik van aggregaten.

Afval scheiden

Bij het organiseren van een evenement is het belangrijk dat men denkt over hoe om te gaan met afval. Het vormt een belasting voor het milieu en kan door inwoners als overlast worden ervaren. Daarom wordt er in de evenementenvergunning een aantal voorwaarden opgelegd waar de organisator van het evenement zich aan moet houden.

6.1 Verkeersregelaars

De afgelopen jaren zien we een daling in het aantal vrijwillige evenementenverkeersregelaars in Albrandswaard. Evenementenorganisatoren hebben evenementenverkeersregelaars hard nodig bij het realiseren van een verkeersveilige verloop van het evenement. Voorbeelden van deze evenementen zijn de avondvierdaagse en de wielerronde. De gemeente blijft zich daarom inzetten om meer inwoners te enthousiasmeren zich aan te melden als vrijwillige evenementenverkeersregelaar.

6.2 Dierenwelzijn

In Albrandswaard worden zeer weinig evenementen georganiseerd waarbij dieren ook een onderdeel vormen van het programma, dit neemt het belang van dierenwelzijn natuurlijk niet weg. De gemeente stelt dierenwelzijn voorop bij evenementen. Dieren horen respectvol behandeld te worden en de gemeente zal zich inzetten om diervriendelijk handelen tijdens evenementen te stimuleren en te borgen. Dit is verder toegelicht in het handboek evenementen.

6.3 Oplaten van ballonnen en gebruik confettikanon

Het oplaten van ballonnen is slecht voor het milieu. Restanten van ballonnen, maar ook de touwtjes, zijn vaak onderdeel van zwerf- en drijfvuil. Dieren kunnen verstrikt raken in het lint/touwtje of de restanten van de ballonnen opeten met alle gevolgen van dien. Daarnaast is ook het oplaten van zogenaamde wensballonnen de laatste jaren populair geworden. Deze brandende ballonnen brengen ook nog eens risico’s met zich mee in relatie tot brandveiligheid. Het oplaten van feest- en wensballonnen (tijdens evenementen) wordt om bovenstaande redenen niet toegestaan. Dit geldt ook voor het gebruik van confettikanonnen of soortgelijke installaties waarmee confetti in de buitenruimte wordt verspreid.

6.4 Lachgas bij evenementen

De verkoop en het gebruik van lachgas bij evenementen is verboden. Dit is opgenomen in de voorschriften van de politie, die als bijlage bij een vergunning zitten

6.5 Geluid bij evenementen

In het actieplan ‘geluid’ wordt het beleid rond geluid bij evenementen opgenomen. Dit actieplan is in 2020 gereed.

6.6 Regionale toename evenementen

De gemeente constateert dat het aantal evenementen zowel binnen de gemeentegrenzen als regionaal toenemen. Een goede afstemming is belangrijk om de evenementen in goede banen te leiden. Daarom zal de gemeente de komende jaren extra aandacht geven aan evenementen in de regio die mogelijk effect zullen hebben op de leefbaarheid binnen de gemeente.