| Organisatie | BEL Combinatie |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer BEL Combinatie |
| Citeertitel | Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer BEL Combinatie 2020 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-06-2021 | 07-07-2020 | nieuwe regeling | 07-07-2020 |
Besluit van het college van de BEL Combinatie tot vaststelling van aanwijs- en benoemingsbesluiten informatiebeheer BEL Combinatie.
Het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 40 van de Archiefwet 1995;
gelet op artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;
besluit vast te stellen het volgende aanwijzings- en benoemingsbesluit informatiebeheer BEL Combinatie.
A:via de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in te stellen als onderdeel van de commissie Informatie en ICT, waarin zitting hebben: de beheerders van de archieven van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en van de BEL-werkorganisatie, de archivarissen van Archief Eemland en Streekarchief Gooi en Vechtstreek , de Algemeen directeur BEL Combinatie, de teamleider Bedrijfsondersteuning (waaronder documentaire informatievoorziening is belegd), de CIO van de BEL Combinatie en de portefeuillehouders I en ICT van de gemeenten.
B. In geval het SIO adviseert over uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken (oa vaststelling hotspotmonitor) dan wordt er een externe onafhankelijke deskundige geconsulteerd.
Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na de dag van publicatie een bezwaarschrift indienen bij het bestuur van de BEL Combinatie, info@BELCombinatie.nl. Een bezwaarschrift schorst de werking van het besluit niet.
Wanneer er sprake is van een spoedeisend belang, kunt u tevens een voorlopige voorziening aanvragen bij rechtbank Midden-Nederland, Postbus 16005, 3500 DA Utrecht.´
Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur BEL Combinatie, d.d. 7 juli 2020
secretaris.
voorzitter.
In artikel 40, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke Regeling bij het Dagelijks Bestuur (zorgdrager) gelegd.
Dit besluit betreft een aantal besluiten die het Dagelijks Bestuur moet nemen om aan de zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.
Onderdeel I betreft de aanwijzing van de archivaris overeenkomstig 26 van de Gemeenschappelijke Regeling. De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een archivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.
Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).
Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.
In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).