Adviesregeling Digitalisering MKB Metropoolregio Eindhoven 2021

Artikel 1. Definities

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. Onderneming: een natuurlijke of privaatrechtelijke persoon die een onderneming in stand houdt in de zin van de Handelsregisterwet 1984. Ook juridische ondernemingsvormen die niet volgens deze wet ingeschreven dienen te staan (bv. Maatschap) maar die wel een onderneming in stand houden in de geest van de Handelsregisterwet 1984 komen in aanmerking.

• b. Regio Eindhoven: het gehele werkgebied van de Metropoolregio Eindhoven, dat is te definiëren als het grondgebied van de 21 deelnemende gemeenten in de Metropoolregio Eindhoven.

• c. Extern adviseur: een onafhankelijk natuurlijk persoon of een niet-publiekrechtelijke rechtspersoon, wiens hoofdberoep of hoofdbedrijf is het geven van adviezen aan en/of het begeleiden van het bedrijfsleven op urendeclaratiebasis en die gedurende tenminste 2 jaren als zodanig werkzaam is en tenminste 2 jaar ervaring heeft in advisering ten aanzien van digitalisering, alsmede universiteits- en HBO-instellingen en andere wetenschappelijke instellingen zoals TNO.

• Natuurlijke personen die namens universiteits-, HBO- en andere wetenschappelijke instellingen als eindverantwoordelijk extern adviseur optreden, moeten reeds als zodanig tenminste 1 jaar bij deze instellingen in vaste dienst zijn en tenminste 50% van hun werkzame tijd als adviseur optreden. De kosten van de inzet van studenten onder verantwoordelijkheid van een extern adviseur zoals hierboven gedefinieerd zijn eveneens subsidiabel.

• d. Uitvoerende Instantie: Het Dagelijks Bestuur van Metropoolregio Eindhoven, al dan niet bij de uitvoering ondersteund door onafhankelijke (externe) partijen;

• e. Betaalbewijs: dagafschrift of een uitdraai van het telebanksysteem of voor voldaan afgetekende nota met firmastempel.

Artikel 2. Doel en status van de regeling

• 1. Doel van deze regeling is om door middel van een financiële bijdrage/subsidie te stimuleren dat de doelstellingen uit de Herstelaanpak Breed Economisch Vestigingsklimaat van Metropoolregio Eindhoven worden bereikt.

• Een te verstrekken subsidie dient een aantoonbare bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het in lid 1 genoemde programma doordat zij gericht zijn op het bevorderen van digitalisering binnen MKB bedrijven. Hiervan is enkel sprake wanneer het project zich richt op één of meerdere van de onderstaande aandachtsgebieden:

• - Data Business: Advisering ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe verdienmodellen of een vernieuwende doorontwikkeling van bestaande verdienmodellen gebaseerd op digitale data;

• - Data & IT competence: Advisering gericht op de (door)ontwikkeling van de kennis en kunde van ondernemers en medewerkers op het gebied van digitalisering en digitale data;

• - Data sharing: Advisering gericht op nieuwe mogelijkheden om data te delen tussen bedrijven en/of om de mogelijkheden van digitalisering met meerdere bedrijven te benutten;

• - Data Security: Advisering gericht op het beschermen van digitale data tegen ongeautoriseerde toegang, beschadiging en diefstal.

• 2. Deze regeling heeft de juridische status van een beleidsregel voor uitoefening van bevoegdheden die de Uitvoerende Instantie toekomen op grond van artikel 30, lid 1, van de Verordening Stimuleringsfonds Metropoolregio Eindhoven.

Artikel 3. Reikwijdte van de regeling

• 1. Subsidie op grond van de Adviesregeling Digitalisering MKB 2021 kan op aanvraag worden verstrekt aan de onderneming die gevestigd is in de regio Eindhoven en die gebruik maakt van een extern adviseur. De vestigingsplaats van deze adviseur is niet relevant. De onderneming dient ingeschreven te zijn in de registers van de Kamer van Koophandel. Indien een inschrijving niet verplicht is (bv. Maatschap) dient het formeel bestaan van de onderneming aangetoond te worden. Holdings zonder concrete bedrijfsmatige activiteiten zijn van de regeling uitgesloten.

• 2. Voor subsidie op grond van de Adviesregeling Digitalisering MKB 2021 komen slechts die ondernemingen in aanmerking, die behoren tot het MKB. In het kader van deze regeling zijn dat ondernemingen met minder dan 100 werknemers.

• Bij de toepassing van het bovenstaande criterium wordt rekening gehouden met eventuele partner- en verbonden ondernemingen van het betrokken bedrijf. Hierbij worden de gegevens van gelieerde bedrijven opgeteld met als mogelijk gevolg dat de onderneming buiten de reikwijdte van deze regeling valt.

• 3. Het advies dient betrekking te hebben op de bedrijfsactiviteiten in de doelregio.

Artikel 4. Subsidieplafond

Subsidie op grond van de Adviesregeling Digitalisering MKB 2021 wordt verleend tot maximaal de totale omvang van het in het desbetreffende jaar door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gestelde bedrag voor het subsidiëren van externe adviezen in onderhavige regeling.

Artikel 5. Advieskosten

• 1. Aan een onderneming kan op een overeenkomstig artikel 6 ingediende aanvraag en met inachtneming van de volgende bepalingen subsidie worden verleend ter tegemoetkoming in de kosten (artikel 5, lid 2) die een extern adviseur hem in rekening brengt voor het ten behoeve van zijn onderneming uitbrengen van schriftelijk advies betreffende digitalisering.

• 2. Als advieskosten worden uitsluitend, met inachtneming van het hiervoor in lid 1 bepaalde, in aanmerking genomen de noodzakelijke, rechtstreeks aan het advies toe te rekenen, na indiening van de aanvraag, door de aanvrager gemaakte en betaalde kosten van het advies, met uitzondering van:

• - Implementatie – en/of begeleidingskosten;

• - Advieskosten die aanwijsbaar direct operationele arbeidsinzet van de aanvrager betreffen;

• - Reiskosten (zowel km-vergoeding als reistijd).

• 3. Tot de in het tweede lid bedoelde kosten wordt niet gerekend de verschuldigde omzetbelasting. Dit geldt tevens voor het geval de aanvrager de omzetbelasting niet kan verrekenen.

• 4. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een op de advisering gerichte offerte die aan de onderneming is uitgebracht door de externe adviseur aan wie de onderneming voornemens is de opdracht overeenkomstig de offerte te verstrekken. Deze offerte dient gespecificeerd te zijn naar de benodigde tijd (ingedeeld in urenblokken) en onderwerp. De offerte dient voorts te voldoen aan de daaraan door Metropoolregio Eindhoven te stellen eisen, zoals geformuleerd in de bijlage bij het aanvraagformulier.

• 5. De eigen bijdrage van de onderneming bedraagt minimaal 50% van de subsidiabele kosten; de subsidie bedraagt derhalve maximaal 50%.

• 6. Aan een onderneming wordt op grond van deze regeling maximaal € 1.000,00 subsidie per subsidieaanvraag verstrekt;

• 7. Per mensdag van 8 uur worden geen hogere kosten als bedoeld in het eerste lid, dan € 1.600,00 in aanmerking genomen als subsidiabele kosten. In geval van inzet van studenten worden per mensdag van 8 uur geen hogere kosten als bedoeld in het eerste lid, dan € 200,00 in aanmerking genomen als subsidiabele kosten. Het meerdere moet derhalve steeds door de aanvrager zelf voldaan worden.

Artikel 6. Aanvraag

• 1. Een aanvraag voor subsidie dient te worden ingediend vóórdat financiële verplichtingen inzake het advies zijn aangegaan.

• 2. Aanvragen worden geacht te zijn ingediend zodra de Uitvoerende Instantie de ontvangst daarvan aan aanvrager heeft bevestigd.

• 3. Een aanvraag wordt ingediend met gebruikmaking van een formulier, waarvan het model door de Uitvoerende Instantie ter beschikking wordt gesteld op haar website.

• 4. Voornoemde formulieren dienen volledig en juist te worden ingevuld en ondertekend.

• 5. Aanvragen ingediend per post of e-mail worden als rechtsgeldig ingediend beschouwd. (Website?)

• 6. De aanvraag dient voorts vergezeld te gaan van een op de advisering of onderdeel daarvan – voor welke kosten subsidie wordt aangevraagd – gerichte offerte, welke is gespecificeerd naar benodigde tijd en onderwerp en die aan de onderneming is gedaan door de externe adviseur aan wie de onderneming voornemens is de opdracht overeenkomstig deze offerte te verstrekken.

• 7. De offerte dient te voldoen aan de daaraan door Metropoolregio Eindhoven gestelde minimum eisen, zoals ook vermeld bij het aanvraagformulier.

Artikel 7. Beslissingstermijnen

• 1. De Uitvoerende Instantie geeft op de aanvraag een beschikking af binnen twaalf weken na de dag van ontvangst van de aanvraag. Indien de beschikking niet binnen twaalf weken kan worden gegeven, stelt de Uitvoerende Instantie de aanvrager hiervan in kennis en noemt zij daarbij een redelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien.

• 2. Op aanvragen zal zoveel mogelijk worden beslist in volgorde van binnenkomt. Aanvragen die niet voldoen aan het gestelde in het voorgaande artikel worden niet in behandeling genomen. De aanvrager wordt hiervan in kennis gesteld en deze krijgt daarbij eenmalig de gelegenheid binnen 4 weken alsnog te voldoen aan de formele eisen. Indien ook dan nog niet wordt voldaan aan de gestelde eisen, dan wordt de aanvrager onder opgaaf van redenen binnen zes weken schriftelijk op de hoogte gesteld van de beslissing om de aanvraag niet in behandeling te nemen.

Artikel 8. Weigeringsgronden

• 1. De Uitvoerende Instantie beslist in ieder geval afwijzend op een aanvraag, indien:

• a. Er geen of onvoldoende sprake is van een advies gericht op een in artikel 1 genoemd aandachtsgebied.

• b. Niet voldaan wordt aan de formele eisen om in aanmerking te komen voor een subsidie, zoals die zijn opgenomen in de artikelen 3 tot en met 5 van deze regeling;

• c. Er ter zake van het advies reeds financiële verplichtingen zijn aangegaan vóór de datum van dagtekening van de bevestiging van de ontvangst der aanvraag door de Uitvoerende Instantie.

• d. De aanvrager in het kader van de aanvraag gegevens heeft verstrekt, waarvan hij wist of behoorde te weten dat deze onjuist of onvolledig waren en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid.

• e. Voor zover het bedrag, dat in het betreffende kalenderjaar voor subsidietoezeggingen beschikbaar is, is uitgeput door het totaal van de voorafgaande subsidietoezeggingen.

• f. Naar het oordeel van de Uitvoerende Instantie niet de vereiste vergunningen voor de bedrijfsvoering van de onderneming aanwezig zijn.

• g. Naar het oordeel van de Uitvoerende Instantie door het te verkrijgen advies niet wezenlijk kan worden bijgedragen aan een voor de Herstelaanpak Breed Economisch Vestigingsklimaat duidelijke en aantoonbare toegevoegde waarde.

• h. Niet wordt voldaan aan een verzoek van de Uitvoerende Instantie om door haar aangewezen personen toegang te verlenen tot door de aanvrager gebruikte plaatsen. Een dergelijk verzoek zal door de Uitvoerende Instantie uitsluitend worden gedaan voor zover dat naar de mening van de Uitvoerende Instantie noodzakelijk is voor een goede uitvoering van deze regeling.

• i. Indien gegronde vrees bestaat dat de aanvrager zal handelen in strijd met ingevolge dit besluit geldende verplichtingen.

• j. Er eerder een bijdrage aan de aanvrager of haar partnerondernemingen is toegezegd binnen de Adviesregeling Digitalisering MKB 2021.

Artikel 9. Beschikking

Een beschikking op een aanvraag, inhoudende een toezegging van subsidie bevat een vermelding van:

• a. De aard van het adviestraject, waarop de toezegging betrekking heeft;

• b. Een raming van de subsidiabele kosten;

• c. Het subsidiepercentage;

• d. Het maximale subsidiebedrag;

• e. De termijn waarbinnen het adviestraject voltooid moet worden;

• f. Eventuele aanvullende voorwaarden waaronder de beschikking wordt afgegeven.

Artikel 10. Aanvullende voorwaarden

Een subsidie kan verleend worden onder (aanvullende) voorwaarden; bij het niet vervuld worden van deze voorwaarden kan de subsidieverlening geheel of gedeeltelijk vervallen worden verklaard.

Artikel 11. Uitvoering adviestraject

• 1. De aanvrager dient het adviestraject overeenkomstig het plan waarop de beschikking betrekking heeft en binnen zes maanden na de beschikkingsdatum uit te voeren. Dit wil zeggen dat het schriftelijk advies binnen deze periode moet zijn uitgebracht, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de Uitvoerende Instantie voor het essentieel wijzigen, vertragen of stopzetten van het adviestraject.

• 2. De Uitvoerende Instantie geeft op een aanvraag om een toestemming als bedoeld in lid 1 een beschikking binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Indien de aanvullende beschikking op het verzoek als bedoeld in lid 1 niet binnen vier weken kan worden gegeven stelt de Uitvoerende Instantie de aanvrager daarvan in kennis en noemt zij daarbij een redelijke termijn waarop de aanvullende beschikking wel tegemoet kan worden gezien.

• 3. De Uitvoerende Instantie kan aan een toestemming als bedoeld in lid 1 aanvullende voorschriften en/of voorwaarden verbinden.

Artikel 12. Verzoek tot vaststelling definitieve subsidiebedrag

• 1. De aanvrager dient uiterlijk drie maanden nadat het adviestraject ingevolge artikel 9, lid 1 moet zijn uitgevoerd, bij de Uitvoerende Instantie een verzoek tot vaststelling van het definitieve subsidiebedrag in.

• 2. Het verzoek wordt ingediend met gebruikmaking van het formulier, waarvan het model door de Uitvoerende Instantie is vastgesteld;

• 3. Het ondertekende verzoek dient vergezeld te gaan van:

• a. Een exemplaar van het schriftelijk uitgebrachte advies en/of een rapportage van de invoering van het uitgebrachte advies;

• b. De declaratie(s) van de externe adviseur, ingeval de adviesopdracht meer dan 40 uur omvat dient deze gespecificeerd te zijn conform de uitgebrachte offerte;

• c. Een betaalbewijs dat de kosten, vermeld in de in lid 3 sub b bedoelde declaratie is voldaan.

• 4. Verzoeken ingediend per post of per e-mail worden als rechtsgeldig ingediend beschouwd.

Artikel 13. Administratieverplichtingen

• 1. De aanvrager voert een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze alle tot het adviestraject behorende kosten kunnen worden afgelezen.

• 2. De aanvrager voldoet aan hetgeen door de Uitvoerende Instantie aangewezen personen is verzocht, voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering van deze regeling omtrent:

• a. Het verlenen van inzage in zakelijke gegevens en bescheiden;

• b. Het maken van kopieën van de onder a. bedoelde gegevens en bescheiden;

• c. Het verlenen van medewerking aan het verstrekken van gegevens door derden;

• 3. De aanvrager doet onverwijld, nadat een verzoek tot surseance van betaling of een verzoek tot faillietverklaring bij de rechtbank is ingediend hiervan schriftelijk mededeling aan de Uitvoerende Instantie.

Artikel 14. Voorschotten

• 1. Binnen de regeling wordt per project één voorschot verstrekt van maximaal 50% van de toegezegde subsidiegelden. Enkel na toekenning van de subsidiegelden kan door aanvrager aanspraak gemaakt worden op een voorschot.

• 2. Wanneer een subsidie lager wordt vastgesteld dan de hoogte van het verleende en uitgekeerde voorschot, dient de aanvrager per omgaande het verschil terug te storten op het door de Uitvoerende Instantie aangegeven rekeningnummer.

Artikel 15. Termijnen

• 1. Indien de aanvrager niet binnen de in artikel 10 bedoelde termijn een verzoek tot vaststelling van het definitieve subsidiebedrag heeft ingediend, stelt de Uitvoerende Instantie hem in de gelegenheid binnen een door haar te stellen termijn het verzoek als bedoeld alsnog in te dienen.

• 2. Indien voor afloop van deze termijn geen verzoek is ingediend stelt de Uitvoerende Instantie het definitieve bedrag van de subsidie op nihil vast, wordt de beschikking alsnog ingetrokken en is de aanvraag dientengevolge afgewezen.

• 3. De Uitvoerende Instantie stelt op het verzoek tot vaststelling van het definitieve subsidiebedrag binnen 1 maand na de dag van ontvangst van het verzoek, het definitieve subsidiebedrag vast. Indien de vaststelling niet binnen 1 maand kan worden gegeven stelt de Uitvoerende Instantie de aanvrager daarvan in kennis en noemt zij daarbij een redelijke termijn waarbinnen de vaststelling tegemoet kan worden gezien.

• 4. Na de definitieve vaststelling van het uit te keren bedrag volgt betaling door de Uitvoerende Instantie binnen een termijn van 31 dagen na dagtekening van de definitieve vaststelling.

Artikel 16 Verhuizing

• 1. De aanvrager stelt de Uitvoerende Instantie onverwijld schriftelijk op de hoogte wanneer hij met zijn activiteit binnen een termijn van drie jaren na het uitbrengen van het advies verhuist buiten de Regio Eindhoven, of ten laatste onmiddellijk wanneer er van feitelijke verhuizing sprake is.

• 2. De Uitvoerende Instantie zal alsdan een aan de afschrijvingstermijn gerelateerd deel van de verstrekte subsidie kunnen terugvorderen.

Artikel 17 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Adviesregeling Digitalisering MKB 2021.

Artikel 19 Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1. De Uitvoerende Instantie maakt de inhoud van deze regeling op de gebruikelijke wijze bekend.

• 2. De regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2021.