Organisatie | Leidschendam-Voorburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatregeling Leidschendam-Voorburg 2021 |
Citeertitel | Mandaatregeling Leidschendam-Voorburg 2021 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-06-2021 | nieuwe regeling | 15-06-2021 | 2385 |
Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Leidschendam-Voorburg, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
overwegende dat het wenselijk is gebruik te maken van de mandaatfiguur waardoor de besluitvormingsprocedures korter zullen zijn, zodat er slagvaardiger besloten en gehandeld kan worden;
dat het tevens wenselijk is algemene regels te stellen, die in acht worden genomen bij het verlenen en uitoefenen van mandaat;
gelet op Afdeling 10.1.1. en artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 160 en 171 van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende ‘Mandaatregeling Leidschendam-Voorburg 2021’.
Deze regeling strekt zich uit tot alle mandaten verleend aan functionarissen werkzaam voor de gemeente Leidschendam-Voorburg.
Artikel 3 Mandaatbesluit en mandaatlijsten
Artikel 4 Bevoegde functionarissen bij mandaat -en volmachtverlening
Indien een mandaat of volmacht aan een bepaalde functionaris is opgedragen, wordt daarmee het mandaat of volmacht eveneens geacht te zijn opgedragen aan de hiërarchisch hogere functionarissen in de lijn. Hierbij wordt de volgende rangorde gehanteerd:
Deze regel geldt niet voor mandaten of volmachten opgedragen aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG), vanwege diens zelfstandige en onafhankelijke positie.
Artikel 5 Voorschriften voor de uitoefening
Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden houdt de gemandateerde in ieder geval rekening met:
Artikel 6 Gebruik mandaat bij politiek/bestuurlijk, beleidsmatig, financieel of publicitair gevoelige besluiten
Indien een voorgenomen besluit voorzienbaar belangrijke politieke, bestuurlijke, beleidsmatige, financiële of publicitaire gevolgen heeft of zou kunnen hebben, heeft de gemandateerde twee mogelijkheden:
Artikel 7 Geen gebruik mandaatbevoegdheid
Naast het geval in het vorig artikel onderdeel b maakt een gemandateerde ook in de volgende gevallen geen gebruik van de aan hem gemandateerde bevoegdheid:
Bij langdurige afwezigheid van een gemandateerde wordt het mandaat in voorkomende gevallen uitgeoefend door diens aangewezen plaatsvervanger, dan wel bij diens afwezigheid, door de leidinggevende van de gemandateerde.
Ondermandaat is slechts toegestaan als dit uitdrukkelijk bij een bevoegdheid in de mandaatlijst is geregeld.
1. Het ‘Mandaatstatuut Leidschendam-Voorburg 2017’ wordt ingetrokken.
2. Het Mandaatbesluit en mandaatlijsten 2019, vastgesteld op 21 mei 2019, worden ingetrokken.
3. Het Mandaatbesluit ten behoeve van de griffie, vastgesteld op 15 maart 2005, wordt ingetrokken.
4. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 15 juni 2021
Burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg
A. van Mazijk, K. Tigelaar
secretaris, burgemeester
Aldus vastgesteld door de burgemeester op 15 juni 2021
K. Tigelaar
Burgemeester van Leidschendam-Voorburg
Toelichting
Bijlage: Mandaatlijsten
Mandaatlijst Organisatiebrede aangelegenheden
Bevoegdhedenlijst Personele aangelegenheden
Mandaatlijst BV
Mandaatlijst CC
Mandaatlijst FZ
Mandaatlijst KCC
Mandaatlijst MRO
Mandaatlijst PMA
Mandaatlijst SB
Mandaatlijst VTH
Mandaatlijst WIJZ
Deze mandaatregeling heeft een tweeledig karakter. Op de eerste plaats bevat de regeling een aantal mandaatlijsten waarin concreet is vastgelegd welke bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd. Daarnaast bevat de regeling – in aanvulling op de mandaatregels in de Algemene wet bestuursrecht - een aantal algemene regels die de gemandateerden in acht moeten nemen bij het gebruik maken van hun gemandateerde bevoegdheden.
Bij mandaat is er geen sprake van een bevoegdheidsverschuiving in juridische zin: gehandeld wordt namens het betrokken bestuursorgaan. Mandaatbesluiten worden dan ook toegerekend aan het bestuursorgaan. Het blijven juridisch gesproken besluiten van het orgaan zelf.
Het verlenen van mandaat vereist wederzijds vertrouwen tussen het bestuur en het ambtelijk apparaat. Het bestuur zal bereid moeten zijn bevoegdheden toe te kennen aan de ambtenaren. De mandataris moet zich er van bewust zijn dat de bevoegdheid namens het gemeentebestuur en in de geest van dat bestuur wordt uitgeoefend binnen de door het bestuur uitgevoerde beleidskaders.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben altijd de bevoegdheid over de gemandateerde bevoegdheden nadere instructies te geven, zowel in incidentele gevallen als in het algemeen.
Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de regeling van toepassing is. Voor de zinsnede “functionarissen werkzaam voor de gemeente” is gekozen om het statuut zich ook te laten uitstrekken tot functionarissen die niet in dienst zijn van de gemeente, maar die bijvoorbeeld gedetacheerd of ingeleend zijn.
Dit artikel regelt hoe mandatering in de praktijk praktisch vorm krijgt. Het is de bedoeling om de gemandateerde aan te duiden door middel van zijn (HR 21-)functie en niet zijn of haar naam. Bij personeelsmutaties hoeven dan niet telkens nieuwe mandaatbesluiten of mandaatlijsten genomen te worden.
Dit artikel gaat over voorgenomen besluiten die politiek, bestuurlijk, beleidsmatige of financieel gevoelig liggen en die voorzienbaar grote gevolgen (zouden kunnen) hebben. Het bevat een instructie aan de gemandateerde hoe bij gevoelige besluiten om te gaan met de aan hem gemandateerde bevoegdheid.
Bij dergelijke besluiten is het van groot belang dat de gemandateerde medewerker die het voornemen heeft om gebruik te gaan maken van zijn gemandateerde bevoegdheid, vaker dan in het verleden het geval was, vooraf en zo tijdig mogelijk de betreffende portefeuillehouder raadpleegt over dat voorgenomen gebruik. Door een dergelijke ‘proactieve terugkoppeling’ van de medewerker kan een portefeuillehouder in voorkomende gevallen vooraf een sturende rol vervullen in plaats van achteraf verantwoording te vragen. De gemandateerde zal moeten investeren in de relatie met de portefeuillehouder. Op die manier weet hij hoe de portefeuillehouder ‘er in zit’.
De portefeuillehouder kan ook beslissen dat het voorgenomen gevoelige besluit in kwestie door het college zélf genomen moet worden. Het aantal “verrassingen” voor college en portefeuillehouder kan daardoor zo beperkt mogelijk worden gehouden. Bijvoorbeeld: bij een gevoelige zaak is het noodzakelijk dat de portefeuillehouder op de hoogte wordt gesteld door de vakafdeling dat er bezwaarschriften zijn binnengekomen tegen het betreffende besluit.
Het is van belang dat de gemandateerde weet wanneer hij van zijn bevoegdheden geen gebruik kan maken. In dit artikel staan een drietal belangrijke gevallen. Het is niet mogelijk om in een algemeen document als deze mandaatregeling een op elke situatie toegesneden bepaling op te nemen. Een gemandateerde dient daarom over een gevoelige politiek-bestuurlijke antenne te beschikken, teneinde goed te kunnen inschatten wanneer hij wel en wanneer niet van een gemandateerde bevoegdheid gebruik moet maken.
Bij de begrenzing onder b wordt gesproken over een ‘voorgeschreven ingewonnen advies’. Bij de uitoefening van mandaat kan derhalve wel worden afgeweken van niet voorgeschreven, maar wel ingewonnen adviezen. Uiteraard dient het afwijken van adviezen gemotiveerd te geschieden. Een voorbeeld van een voorgeschreven advies is het welstandsadvies in het kader van een bouwaanvraag.
In dit artikel wordt met ‘langdurige afwezigheid' gedoeld op afwezigheid van de gemandateerde langer dan voor de uitvoering van zijn taken is gewenst, zoals bij ziekte, verlof of om een andere reden. Indien de aangewezen vervanger niet de gemandateerde HR21-functie heeft, kan van vervanging alleen sprake zijn indien een formeel besluit ter zake van vervanging is genomen.
Beslissingsmandaat en ondertekeningsmandaat kennen ieder een eigen vorm van ondertekening. Deze vormen zijn in dit artikel vastgelegd.
behorende bij de Mandaatregeling Leidschendam-Voorburg 2021
O : Mandaatlijst Organisatiebrede aangelegenheden
P : Bevoegdhedenlijst Personele aangelegenheden
Het vertegenwoordigen van het college en het voeren van verweer in klachtprocedures bij de AP, in bezwaar-procedures en rechtsgedingen naar aanleiding van een beslissing op een klacht door de AP. |