Financiële Verordening gemeente Weert 2021

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder

• a.

  afdeling:

• iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

• b.

  administratie:

• het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  rechtmatigheid:

• ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

• d.

  inkomsten: totaal van de baten vóór onttrekkingen van reserves;

• e.

  uitgaven: totaal van de lasten vóór toevoegingen aan reserves;

• f.

  subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

• g.

  EMU-saldo: het saldo van de ontvangsten en de uitgaven van de gemeente in een jaar, berekend overeenkomstig de uitgangspunten van de Wet Houdbare Overheidsfinanciën (wet HOF).

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in taakvelden staat voor een raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Dit wordt dan bij de kadernota en/of begroting expliciet gemeld.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de maatschappelijke effecten, de doelstellingen die hier een bijdrage aan leveren en de daarbij relevante beleidsindicatoren vast. Hiermee kan gemeentelijk beleid gemeten en verantwoord worden.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

De begroting en jaarstukken zijn ingericht conform het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV).

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt in het tweede kwartaal aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze kadernota voor het zomerreces vast.

• 2.

  Lid 1 is niet van toepassing indien, in een verkiezingsjaar of in het jaar dat er tussentijds een nieuw college gevormd moet worden, vanwege coalitievorming het opstellen van een kadernota voor het zomerreces praktisch niet haalbaar is. In dat geval zal de begroting als uitwerking dienen van het nieuwe coalitie- of bestuursakkoord.

• 3.

  In de begroting wordt een post opgenomen voor Onvoorzien. De voorwaarden voor het inzetten van deze post betreffen de zogenoemde 3 O’s: Onvoorzienbaar, Onuitstelbaar en Onvermijdbaar.

Artikel 5. Autorisatie

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen (inclusief de prioriteiten en vervangingsinvesteringen).

• 2.

  Van de nieuwe investeringen (prioriteiten) en de vervangingsinvesteringen worden per investering het benodigde investeringskrediet en de bijbehorende kapitaallasten en/of exploitatielasten weergegeven. Hierbij wordt tevens een toelichting op de voorgestelde prioriteiten en vervangingsinvesteringen voor het begrotingsjaar gegeven.

• 3.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip moeten worden aangeboden, via een apart voorstel voor beschikbaarstelling en autorisatie van het investeringsbudget.

• 4.

  Voor investeringen en/of exploitatielasten in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf een (investerings-)voorstel aan de raad voor.

• 5.

  Nieuw beleid, beleidswijzigingen of begrotingsbijstellingen met budgettaire consequenties zijn een bevoegdheid van de raad, die in elke raadsvergadering aan de orde kunnen komen.

• 6.

  Begrotingsafwijkingen die per programma kleiner zijn dan 2% van het programma-budget, met een maximum van € 200.000, worden via vaststelling van de jaarrekening door de raad geaccordeerd.

• 7.

  Administratieve (budget neutrale)begrotingswijzigingen van personele budgetten over programma’s heen, kunnen zonder goedkeuring van de raad verwerkt worden.

• 8a.

  Voor subsidies groter dan € 50.000 (bedrag beschikking) gelden de volgende voorwaarden zoals onderstaand per situatie beschreven:

  • •

    Subsidie als cofinanciering – alleen goedkeuring nodig van de raad bij projecten waarvoor de raad nog geen financiering heeft geautoriseerd.

  • •

    Subsidie als onderdeel van de financiering in een afzonderlijk raadsvoorstel – altijd beslispunt opnemen inzake de besteding van de subsidiegelden.

  • •

    Subsidie waarbij de gemeente als doorgeefluik functioneert – geen goedkeuring van de raad noodzakelijk. Raad informeren via TILS lijst en verwerken in de tussenrapportage of slotwijziging.

  • •

    Subsidie waarbij de gemeente een bedrag ontvangt voor een bepaald doel, waar geen eigen middelen voor beschikbaar zijn – goedkeuring door het College voor zover het past binnen bestaand beleid. Raad informeren via TILS lijst en verwerken in de tussenrapportage of slotwijziging. Als het nieuw beleid betreft altijd goedkeuring van de raad via een afzonderlijk voorstel.

  • •

    Bij interpretatieverschillen over de correcte toepassing van bovenstaande voorwaarden, beslist het College.

• 8b.

  Voor subsidies tot en met € 50.000 geldt dat deze worden verwerkt in de tussenrapportage dan wel de slotwijziging, afhankelijk van het moment van ontvangst van de beschikking.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2.

  Afwijkingen op taakveldniveau gelijk of groter dan € 25.000 (zowel aan de lastenkant als aan de batenkant) worden tekstueel toegelicht in de tussentijdse rapportages.

• 3.

  De tussentijdse rapportages bevatten een voorstel tot het wijzigen van de begroting.

Artikel 7. Budgetoverheveling

Het college van B&W kan de raad voorstellen om budgetten, die in een jaar nog niet volledig gebruikt zijn, over te hevelen naar het volgende jaar, indien voldaan wordt aan de criteria zoals opgenomen in bijlage A. De budgetoverhevelingen worden in principe in de slotwijziging door de raad geaccordeerd.

Artikel 8. Beheersing investeringsbudgetten

• 1.

  Het college rapporteert aan de raad bij gesignaleerde afwijkingen en/of ontwikkelingen tot afwijkingen ten aanzien van investeringsbudgetten. De geformuleerde uitgangspunten over hoe om te gaan met afwijkingen en opschoningen ten aanzien van deze budgetten zijn opgenomen in bijlage B.

• 2.

  Door de raad is eenmalig een raamkrediet beschikbaar gesteld van € 100.000 om voorbereidingskosten ten behoeve van in de loop van het jaar opgekomen initiatieven te kunnen verantwoorden. De regels die ten aanzien van het raamkrediet in acht worden genomen, zijn opgenomen in bijlage C.

Artikel 9 Informatieplicht

De wijze waarop en waarover het college verplicht is informatie te verstrekken aan de raad, zodat deze zijn taken goed kan uitvoeren, is vastgelegd in de “Notitie informatieplicht en richtlijn actieve en passieve informatieplicht gemeente Weert”, zoals deze laatstelijk is vastgesteld.

Artikel 10. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa.

• 1.

  De afschrijvingstermijnen die worden gehanteerd voor vaste activa zijn vermeld in het overzicht zoals opgenomen in bijlage D "Notitie waardering en afschrijving vaste activa”, die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

• 2.

  In principe wordt lineair afgeschreven tenzij middels gemotiveerd raadsbesluit hiervan wordt afgeweken.

• 3.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen en posten die conform verslaggevingsvoorschriften geactiveerd moeten worden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

Het college biedt 1 keer per 4 jaar de notitie reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De notitie behandelt: het doel waarvoor de reserves en voorzieningen zijn ingesteld, de vorming en vrijval van reserves, de vorming en vrijval voorzieningen en de toerekening en verwerking van rente over de algemene reserves en bestemmingsreserves. Tussentijdse ontwikkelingen worden ter besluitvorming voorgelegd in de reguliere P&C documenten of via een afzonderlijk raadsvoorstel.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening zijn naast de directe kosten ook de indirecte kosten verwerkt, die samenhangen met de door de gemeente geleverde goederen of verrichte werken/diensten.

• 2.

  Voor de toerekening van de overheadkosten wordt uitgegaan van een percentage dat berekend wordt door de salariskosten op taakveld overhead te delen door de salariskosten die kunnen worden toegerekend aan taakvelden. Deze berekening wordt uitgevoerd voor T-1, T, T+1 en T+2 en hier wordt een gemiddelde van genomen. Dit percentage wordt om de vier jaar herzien, voor het eerst in 2022.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Het college past bij economische activiteiten de gedragsregels van de Wet Markt en Overheid en de Europese regelingen aangaande staatssteun toe. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. De raad neemt, indien nodig, een besluit als er uit het oogpunt van publiek belang wordt afgeweken van de gedragsregels.

• 2.

  Het grond- en grondprijsbeleid wordt vastgelegd in de grondprijsbrief, die door de raad wordt vastgesteld.

• 3.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 4.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 5.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in lid 1 zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 15. Vaststelling tarieven

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen. De raad stelt de tarieven vast vóór 1 januari van het jaar waarvoor de tarieven gelden.

• 2.

  Overige tarieven, uitgezonderd de onder lid 1 van dit artikel vallende tarieven en het grondprijsbeleid, worden door het college vastgesteld.

Artikel 16. Financieringsfunctie (treasury)

• 1.

  Het college draagt zorg voor de financieringsfunctie (treasuryfunctie) en neemt hierbij het treasurystatuut in acht.

• 2.

  In dit statuut worden regels opgenomen over de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie.

• 3.

  Het college biedt het treasurystatuut tenminste één keer in de 4 jaar ter vaststelling aan de raad aan.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en ondermandaten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten (vastgelegd in de mandatenregeling);

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor de verdeling van de salariskosten voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten en legt dit aan de raad voor om vast te stellen;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen en legt dit aan de raad voor om vast te stellen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan en legt dit aan de raad voor om vast te stellen.

Artikel 18. Financiële administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen.

• 2.

  De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen over de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Weert, om zodoende te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie;

  • -

    het beheer van vermogenswaarden;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• 3.

  Het college draagt zorg voor:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie volgens het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatievoorziening aan Rijk, provincie en Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 19. Interne controle

• 1.

  Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij geconstateerde gebreken neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Jaarlijks stelt het college het normen- en toetsingskader voor de interne controle op en legt dit aan de raad voor om vast te stellen.

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.

• 2.

  Met de inwerkingtreding van deze verordening komen te vervallen:

  • -

    de “Financiële beheersverordening gemeente Weert”, vastgesteld op 12 februari 2014;

  • -

    de Financiële beheersverordening gemeente Weert, vastgesteld op 23 november 2017, Gemeenteblad 2017, nr. 232155 en Gemeenteblad 2018, nr. 54372, onder de voorwaarde dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijhorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin de verordening in werking treedt.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële Verordening gemeente Weert 2021”.

Artikel 21. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1 % van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de verantwoordingsgrens nader toegelicht.

Artikel 22. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks in november ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Burgemeester en wethouders operationaliseren dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 23. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 24. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Bijlagen

• A.

  Criteria budgetoverhevelingen

• B.

  Uitgangspunten rapportage afwijkingen en opschoning kredieten

• C.

  Regels t.a.v. raamkrediet

• D.

  Notitie waardering en afschrijving vaste activa en rente