Het college van burgemeester en wethouder (hierna: B&W) van de gemeente Schagen,
gelet op de artikelen 3 en 3a van het archiefbesluit 1995;
gelet op artikel 4 van de beheerregeling informatiebeheer 2021 gemeente Schagen;
besluit vast te stellen:
Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Schagen 2021
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
- a.
SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft
- b.
Archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
- 1°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- 2°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
- 3°.
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- 4°.
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
Artikel 2 Organisatie
- 1.
Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Schagen (hierna: SIO).
- 2.
De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: Het uitbrengen van advies aan het college van B&W inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
- 3.
Het SIO wordt minstens 1 maal per jaar georganiseerd.
Artikel 3 Bevoegdheden
- 1.
Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan B&W inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
- 2.
Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:
- a.
Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;
- b.
Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.
- 3.
Het SIO kan externe inhoudelijk deskundigen, zijnde niet verbonden aan de gemeentelijke organisatie of aan het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, uitnodigen bij het overleg.
Artikel 4 Samenstelling SIO
- 1.
In het SIO hebben in ieder geval zitting:
- a.
De beheerder (Gemeentesecretaris) of door hem aangewezen vervangend strategisch manager (voorzitter)
- b.
De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
- c.
De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
- d.
- e.
- f.
Adviseur informatiebeheer
- 2.
Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere medewerker worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Bijvoorbeeld: Adviseur midoffice, Functionaris Gegevensbescherming, CISO etc.
Artikel 5 Inwerkingtreding
Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na die der publicatie.
Artikel 6 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Schagen 2021
Toelichting
Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd.
In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de keten-gerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectie-lijsten een wettelijk verplichte functie.
In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.
Rondom de samenstelling van het SIO zijn enkele sleutelfunctionarissen benoemd die in ieder geval een rol hebben, aanvullend kunnen op basis van de agenda overige inhoudsdeskundigen worden uitgenodigd.