Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer houdende regels omtrent de financiële organisatie (Financiële verordening Haarlemmermeer 2021)

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haarlemmermeer en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c.

  begroting: begroting of programmabegroting zoals bedoeld in artikel 189 van de gemeentewet;

• d.

  beleidsdoel: een politiek relevant onderdeel van een programma;

• e.

  cluster: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie;

• f.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• g.

  investeringsproject: een project voor de verwerving of vervaardiging van een goed, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt, niet zijnde een grondexploitatie;

• h.

  jaarstukken: de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en jaarverslag;

• i.

  primitieve begroting: De primitieve begroting is de begroting zoals die is vastgesteld door de gemeenteraad voorafgaand aan het begrotingsjaar. Dit is niet hetzelfde als het boekwerk waarover de gemeenteraad heeft besloten. In de primitieve begroting zijn ook verwerkt begrotingswijzigingen waarover de gemeenteraad separaat heeft besloten, tussen het moment van het opstellen van de begroting en 1 januari van het begrotingsjaar en amendementen die de raad heeft aangenomen bij de besluitvorming over de begroting.

• j.

  programma: onderdeel van de programmabegroting bestaande uit een samenhangend geheel van activiteiten om beoogde maatschappelijke doelen te bereiken én waarin doelstellingen en middelen worden gekoppeld;

• k.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het in overeenstemming zijn van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de begroting en de relevante wet- en regelgeving, zoals omschreven in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• l.

  verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft;

• m.

  verplichting: door opdrachtverstrekking, schriftelijk of mondeling, ontstaat voor de gemeente de plicht tot betaling aan een derde.

Artikel 2. Planning- en controlcyclus

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een notitie Planning- en controlcyclus aan. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  Deze notitie bevat minimaal:

  • a.

    de algemene uitgangspunten voor de planning- en controlproducten;

  • b.

    de algemene uitgangspunten voor de planning- en controlprocessen;

  • c.

    een beschrijving van de functie en inrichting van de planning- en controlproducten.

Artikel 3. Planning- en controlproducten

• 1.

  De Gemeente Haarlemmermeer hanteert de volgende planning- en controlproducten:

  • a.

    voorjaarsrapportage: in de voorjaarsrapportage worden de beleidsmatige en financiële kaders voor de programmabegroting van het komende jaar vastgelegd. Daarnaast worden in de voorjaarsrapportage voor het lopende begrotingsjaar de substantiële beleidsontwikkelingen en financiële afwijkingen meegenomen.

  • b.

    programmabegroting: de programmabegroting is de uitwerking van de voorjaarsrapportage. In de programmabegroting staat wat de gemeente wil bereiken in het nieuwe begrotingsjaar, wat zij daarvoor gaat doen en wat de kosten hiervan zijn.

  • c.

    najaarsrapportage: de najaarsrapportage is een tussentijdse rapportage waarin de raad wordt geïnformeerd over de realisatie van de programmabegroting voor het lopende jaar;

  • d.

    jaarstukken: het jaarverslag en de jaarrekening, die tezamen de verantwoording en daarmee het sluitstuk vormen van de planning- en controlcyclus. In de jaarstukken wordt aangegeven in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt en welke middelen daarvoor zijn ingezet;

  • e.

    Meerjarenperspectief Investeringen (MPI): tegelijkertijd met de voorjaarsrapportage en de najaarsrapportage ontvangt de raad het MPI. In het MPI wordt de stand van zaken van de uitvoering van het investeringsplan weergegeven. Hierbij worden de geautoriseerde investeringen met een totaal krediet van € 2 miljoen of hoger toegelicht.

Artikel 4. Spoorboekje planning- en controlcyclus

• 1.

  Vóór aanvang van een kalenderjaar biedt het college aan de raad ter kennisname een overzicht aan met daarin in elk geval:

  • a.

    de data voor het aanbieden door het college van de voorjaarsrapportage, de programmabegroting, de najaarsrapportage, de jaarstukken en het MPI voor- en najaar;

  • b.

    de data van de behandeling en het vaststellen door de raad van de voorjaarsrapportage, de programmabegroting, de najaarsrapportage, de jaarstukken en het MPI voor- en najaar.

Artikel 5. Programma’s en programma-indeling

• 1.

  De raad stelt minimaal bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt minimaal bij aanvang van iedere raadsperiode de onderverdeling van de programma’s in te realiseren beleidsdoelen vast. Een beleidsdoel draagt bij aan het realiseren van het maatschappelijk doel van een programma.

• 3.

  De raad kan per programma, naast de wettelijk voorgeschreven beleidsindicatoren, extra indicatoren vaststellen voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• 4.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de programmabegroting en jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 5.

  De aanpassingen die voortvloeien uit de leden 1 tot en met 4 worden verwerkt in de eerstvolgende door de raad vast te stellen programmabegroting.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de primitieve begroting de baten en de lasten per programma. Indien een beleidsdoel van een programma 10% of meer van het begrotingstotaal (lasten) voor mutaties reserves van de primitieve begroting omvat, dan autoriseert de raad de baten en lasten van een dergelijk beleidsdoel apart.

• 2.

  Bij autorisatie van de baten en lasten per programma kan het college tot een maximum van € 2.000.000 aan budget verschuiven tussen de beleidsdoelen, mits het afgesproken beleid per beleidsdoel gerealiseerd wordt.

• 3.

  Voor het autoriseren van investeringskredieten gelden de volgende regels:

  • a.

    nieuwe investeringen die opgenomen zijn in het investeringsplan die starten in het nieuwe begrotingsjaar en waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 2.000.000 worden door de raad geautoriseerd bij het vaststellen van de primitieve begroting. De raad kan hierbij aangeven van welke van deze nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen;

  • b.

    nieuwe investeringen waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 2.000.000 die niet zijn opgenomen in het investeringsplan worden door de raad met het vaststellen van de voor- of najaarsrapportage of middels een afzonderlijk raadsvoorstel geautoriseerd;

  • c.

    nieuwe investeringen met een investeringsbedrag van € 2.000.000 of hoger die opgenomen zijn in het investeringsplan worden met een afzonderlijk raadsvoorstel aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Bij investeringen groter dan € 25 miljoen informeert het college de raad in een voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente;

  • d.

    uitgezonderd op lid c zijn vervangingsinvesteringen van € 2 miljoen of hoger die bestemd zijn voor de vervanging van activa waarvan de lasten conform het BBV moeten worden verantwoord onder het Overzicht overhead. Deze worden door de raad geautoriseerd bij het vaststellen van de primitieve begroting. De raad kan hierbij aangeven van welke investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen;

  • e.

    het benodigde kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog te autoriseren investeringen in het investeringsplan wordt reeds in de programmabegroting gereserveerd;

  • f.

    nieuwe investeringen met een investeringsbedrag van € 2.000.000 of hoger die niet zijn opgenomen in het investeringsplan worden met een afzonderlijk raadsvoorstel aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Bij investeringen groter dan € 25 miljoen informeert het college de raad in een voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente;

  • g.

    indien de uitvoering van een investeringskrediet zich over meerdere jaren uitstrekt, dan wordt het geautoriseerde investeringsbedrag op basis van de planning van het project over de uitvoeringsjaren verdeeld en per uitvoeringsjaar vrijgegeven. Verschuivingen tussen de jaarbedragen als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd en het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden;

  • h.

    in het te autoriseren investeringsbedrag wordt rekening gehouden met alle kosten die noodzakelijk zijn voor het realiseren van het investeringsgoed. Naast de kosten die voldaan worden aan derden, wordt rekening gehouden met de toe te rekenen uren in verband met voorbereiding, toezicht en administratie (vta-kosten) en met de inbreng van grond vanuit een bouwgrondexploitatie of vanuit de (strategische) gronden op de balans;

  • i.

    pas nadat de raad een investeringskrediet heeft geautoriseerd kunnen verplichtingen worden aangegaan.

• 4.

  Het college informeert de raad vooraf als ze op basis van alle beschikbare informatie verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan € 200.000. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5.

  Bij de behandeling van de voorjaars- en najaarsrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. Afwijkingen op de ramingen van de baten en de lasten van de beleidsdoelen en investeringskredieten van € 200.000 of hoger worden toegelicht.

• 6.

  In de jaarstukken informeert het college de raad in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, met een rapportagetolerantiegrens van € 200.000, over begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen. Als begrotingsoverschrijdingen passen binnen het door de raad vastgestelde beleid is er geen sprake van een onrechtmatigheid. Hiervoor gelden de volgende toetsingscriteria:

   

  Soort begrotingsafwijking	Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel	Onrechtmatig , en telt mee voor het oordeel
  Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.		X
  Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.	X
  Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding.	X
  Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen.		X
  Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar	X	X
  Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren	X	X

• 7.

  In het overzicht incidentele baten en lasten in de programmabegroting en in de jaarstukken worden de incidentele baten en lasten van € 200.000 of hoger afzonderlijk gespecificeerd.

• 8.

  Aanbestedingsvoordelen van € 300.000 of hoger op een investeringskrediet worden gemeld in het MPI. Deze voordelen vallen vrij of worden aangewend binnen het betreffende project na een integrale afweging en besluitvorming door de raad.

• 9.

  De baten en lasten in de programmabegroting en de uitgaven en inkomsten van de investeringskredieten worden bruto geraamd;

• 10.

  Een subsidie lager dan € 50.000 dat door de gemeente wordt verstrekt voor meerdere jaren wordt verantwoord in het jaar dat de beschikking wordt genomen.

Artikel 7. Informatieplicht

Het college besluit niet over:

• a.

  het verstrekken van garanties of borgstellingen boven een maximum, zoals vastgelegd in het ‘Garantiebeleid Gemeente Haarlemmermeer’;

• b.

  de aan- en verkoop van werken, diensten en goederen indien deze niet passen binnen het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders,

dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een beleidsnotitie aan over waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa en het verlenen van investeringskredieten. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  De notitie behandelt ten minste:

  • a.

    de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;

  • b.

    de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa;

  • c.

    het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt;

• 3.

  Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering. Als hierbij sprake is van een kans op waardeherstel dan wordt de waardevermindering verwerkt met een voorziening, anders wordt het activum afgewaardeerd.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 2.

  Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening wordt onderscheid gemaakt in de volgende drie categorieën debiteuren:

  • a.

    aanslagen voor gemeentelijke leges, dwangsommen, facturen graf- en begraafrechten en privaatrechtelijke vorderingen opgelegd door gemeente Haarlemmermeer zelf;

  • b.

    vorderingen met betrekking tot gemeentelijke belastingen en heffingen opgelegd door de gemeenschappelijke regeling Cocensus;

  • c.

    vorderingen op bijstandsdebiteuren opgelegd door de gemeente Haarlemmermeer.

• 3.

  De hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen van gemeentelijke leges, dwangsommen, facturen graf- en begraafrechten en privaatrechtelijke vorderingen opgelegd door gemeente Haarlemmermeer zelf wordt bepaald op basis van ouderdom, bedrag en risicoprofiel.

• 4.

  De hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen gemeentelijke belastingen en heffingen wordt bepaald op basis van ouderdom van de vordering en wordt omgeslagen voor een bepaald percentage.

• 5.

  De hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen op bijstandsdebiteuren wordt bepaald op basis van de ouderdom van de vordering.

• 6.

  De uitwerking van het bepalen van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen wordt vastgelegd in een beleidsrichtlijn ‘Dubieuze debiteuren’ vast te stellen door het college.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een beleidsnotitie aan over reserves en voorzieningen. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  De notitie behandelt ten minste:

  • a.

    De soorten reserves en voorzieningen die worden onderscheiden;

  • b.

    voorschriften voor het vormen, besteden en opheffen van reserves;

  • c.

    de omstandigheden waarin vorming van voorzieningen kan of moet plaatsvinden;

  • d.

    de toerekening en verwerking van rente over reserves en voorzieningen;

  • e.

    de verwerking van reserves en mutaties daarin bij opmaak van de jaarstukken en in het bijzonder de tolerantie die daarbij mag worden gehanteerd voor het verwerken van over- en onderschrijdingen bij toevoegen aan of onttrekken uit reserves;

  • f.

    de informatievoorzieningen aan de raad over reserves en voorzieningen en de informatiemomenten die daaraan gekoppeld zijn.

• 3.

  Voor het instellen en opheffen van een reserve is een raadsbesluit noodzakelijk.

• 4.

  Het instellen en opheffen van een voorziening is gemandateerd aan het college.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 4.

  In afwijking van het derde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de vastgestelde omslagrente verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 5.

  In afwijking van het eerste lid worden bij grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend.

• 6.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs zoals bedoeld in het eerste lid, wordt het totaal van de nettolasten van het Overzicht overhead in de programmabegroting omgerekend in een opslag per productief uur van het directe personeel (al het personeel dat niet valt onder overhead). Het totaal aan overhead dat wordt toegerekend, wordt berekend door het totaal aantal in de programmabegroting geraamde uren voor een taak zoals bedoeld in het eerste lid te vermenigvuldigen met de berekende opslag per productief uur.

Artikel 13. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor deze activiteiten een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente tenminste de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking vanwege het publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 14. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de heffingen en overige leges.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals vastgelegd in het treasurystatuut.

• 2.

  Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 3.

  Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 4.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een beleidsnotitie aan over het garantiebeleid. De raad stelt deze notitie vast.

• 5.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Artikel 16. Schuldbeheersing

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een notitie aan over de schuldbeheersing. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  Deze notitie behandelt tenminste de volgende onderwerpen:

  • a.

    Spelregels beoordelen schuldpositie

  • b.

    Indicatoren monitoring schuldpositie

Artikel 17. Budgetoverhevelingen

Het college kan de raad een voorstel doen om budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. De raad toetst een voorstel voor budgetoverheveling aan de volgende criteria:

• a.

  het achterwege blijven van de budgetoverheveling leidt tot een significante vertraging in de oorspronkelijk voorgenomen uitvoering;

• b.

  het minimumbedrag voor een budgetoverheveling bedraagt € 200.000;

• c.

  de overheveling moet betrekking hebben op incidenteel beschikbaar gestelde budgetten;

• d.

  door de overheveling mag het betreffende budget niet worden overschreden.

Artikel 18. Verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een notitie aan over de verbonden partijen. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  Deze notitie bevat ten minste een beleidskader voor de wijze waarop wordt omgegaan met oprichting, uitbreiding, beheer, uittreding en beëindiging van de verbonden partijen van de gemeente.

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een notitie aan over het weerstandsvermogen en risicomanagement. De raad stelt deze notitie vast.

• 2.

  Deze notitie behandelt ten minste de volgende onderwerpen:

  • a.

    Spelregels voor het bepalen en beoordelen van het weerstandsvermogen;

  • b.

    beleid inzake de beheersing van risico’s;

  • c.

    taken en verantwoordelijkheden inzake risicomanagement.

Artikel 20. Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een verordening Grondzaken aan. De raad stelt deze verordening vast.

• 2.

  Deze verordening behandelt ten minste de volgende onderwerpen:

  • a.

    de verantwoordingsrapportages grondexploitaties;

  • b.

    de beleidsnota’s grondzaken;

  • c.

    de richtlijnen inzake voorbereidingskosten;

  • d.

    de richtlijnen inzake de grondexploitaties en projecten met ontwikkelaars;

  • e.

    de werkwijze inzake de verevening tussen de reserve grondzaken en de algemene dekkingsreserve. Beide reserves zijn onderdeel van de algemene reserves;

  • f.

    de inrichting van de verschillende voorzieningen in relatie tot grondexploitaties en overige projecten;

  • g.

    de werkwijze inzake project specifieke en conjuncturele risico’s.

• 3.

  Het college legt periodiek, doch minimaal eens per zes jaar, een beleidskader strategisch grondbeleid aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor. In het beleidskader strategisch grondbeleid zal in elk geval worden ingegaan op:

  • a.

    het beschikbaar grondbeleidsinstrumentarium;

  • b.

    de wijze waarop het college voornemens is dit instrumentarium in te zetten;

  • c.

    het strategisch verwervingsbeleid.

• 4.

  Het college legt jaarlijks een Grondprijzennota ter vaststelling voor aan de raad. Hierin zijn de uitgangspunten voor de uitgifteprijzen van gronden vastgelegd.

• 5.

  Het college biedt jaarlijks, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken, een geactualiseerd Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) en jaarlijks, voorafgaand aan de vaststelling van de najaarsrapportage, een tussentijds MPG aan, waarin minimaal aandacht is voor:

  • a.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • b.

    risico's die samenhangen met de grondontwikkeling;

  • c.

    afwijkingen van planning en financiële uitkomsten, mede in relatie tot de voorgaande rapportage;

  • d.

    financiële prognoses.

• 6.

  In de paragraaf Grondbeleid van de programmabegroting en in de jaarstukken wordt op hoofdlijnen ingegaan op de uitvoering van het grondbeleid.

Artikel 21. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de kasgeldlimiet;

• b.

  de renterisiconorm;

• c.

  de rentekosten en renteopbrengsten van de financieringsfunctie;

• d.

  een overzicht kortlopende financiering met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• e.

  een overzicht langlopende financiering met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• f.

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

• g.

  de rentevisie.

Artikel 22. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de voortgang van het geplande onderhoud;

  • b.

    de omvang van het achterstallig onderhoud.

• 2.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vijf jaar een beheerplan fysieke omgeving aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, watergangen, wegen, kunstwerken, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, straatmeubilair, speelvoorzieningen en sportvoorzieningen. De raad stelt het plan vast.

• 3.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar een rioleringsplan aan. De raad stelt het plan vast.

• 4.

  Het college stelt tenminste eens in de zes jaar een vastgoedportefeuilleplan vast. Het plan geeft de kaders voor de omvang en het beheren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille aan. De raad ontvangt het plan ter informatie.

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de clusters;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, passiva en niet uit de balans blijkende verplichtingen;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de clusters;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de clusters over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden van de taakveldenraming en de taakveldenrealisatie;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

• j.

  het fiscaal beleid inzake de toepassing binnen de gemeente van de wetgeving op het gebied van Rijksbelastingen inclusief de toepassing van de wet op het BTW-Compensatiefonds,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 25. Interne beheersing

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college stelt het Controlstatuut vast waarin de kaders voor de controlorganisatie in de gemeentelijke organisatie worden ingevuld.

• 3.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de zes jaar de Visie op Control aan.

• 4.

  Het college stelt een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.

Artikel 26. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De ‘Financiële verordening Gemeente Haarlemmermeer 2016 (2016.0024990) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt na vaststelling door de gemeenteraad in werking op de achtste dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Haarlemmermeer 2021.