Regeling gebruik elektronische weg op het gebied van gemeentelijke heffingen Den Haag 2021

De directeur gemeentebelastingen van de gemeente Den Haag;

gelet op het bepaalde in artikel 2:15, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 231, tweede lid, onder b van de Gemeentewet en artikel 3:17, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Den Haag 2019 juncto het Uitvoeringsbesluit gemeentebelastingen Den Haag 2020;

heeft het volgende besloten:

• 1.

  De directeur gemeentebelastingen maakt op de website www.denhaag.nl bekend voor welk berichtenverkeer met belanghebbenden buiten zijn organisatie de elektronische weg is geopend en welke eisen daaraan worden gesteld.

• 2.

  De directeur gemeentebelastingen stelt externe e-mail alleen open voor individuele zaaksgebonden gegevensuitwisseling in de processen van inning en in het bezwarenproces voor reeds gemotiveerde bezwaarschriften. Onder externe e-mail verstaat de directeur gemeentebelastingen het versturen en ontvangen van elektronische post van en naar belanghebbenden buiten zijn organisatie. Social media wordt niet opengesteld voor individuele zaaksgebonden gegevensuitwisseling.

• 3.

  De directeur gemeentebelastingen stelt, met inachtneming van de onderdelen 1 en 2, externe e-mail, fax en social media niet open voor het zenden van formele berichten zoals aanvragen, aangiften, (pro-forma) bezwaarschriften, (pro-forma) verzoeken en ingebrekestellingen. De directeur gemeentebelastingen zal externe e-mail, fax en social media met dergelijke formele berichten buiten behandeling laten totdat het vormverzuim na een daartoe te stellen termijn is hersteld.

• 4.

  Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2021 en vervangt de Regeling gebruik elektronische weg op het gebied van belastingen en rechten in de gemeente Den Haag 2016.

• 5.

  Dit besluit kan worden aangehaald als: Regeling gebruik elektronische weg op het gebied van gemeentelijke heffingen Den Haag 2021.

Vastgesteld op 8 juni 2021.

De directeur gemeentebelastingen,

Peter van Heerwaarden

Toelichting

De vorige regeling die het elektronische verkeer tussen de directeur gemeentebelastingen en belanghebbenden buiten zijn organisatie regelt dateert uit 2016 en is gelet op een aantal ontwikkelingen aan een herziening toe.

Ook deze nieuwe regeling is kort en bondig gehouden. Externe e-mail, fax en social media blijven in principe uitgesloten als middel om formele berichten in te dienen. Volstaan wordt met een verwijzing naar de gemeentelijke website voor welk berichtenverkeer de elektronische weg is geopend. Dit heeft als voordeel dat bij aanpassingen op de gemeentelijke website deze regeling niet steeds aangepast hoeft te worden.

Besloten is de externe e-mail wel open te stellen voor individuele zaaksgebonden gegevensuitwisseling voor de processen van inning en het bezwarenproces uitsluitend voor reeds gemotiveerde bezwaarschriften. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld het verzenden van een betaalbewijs bij executieverkoop aan de afdeling Invordering of het toezenden van foto’s inzake achterstallig onderhoud aan de afdeling Taxatie.

Ten overvloede wordt opgemerkt dat deze uitzondering niet betekent dat formele berichten via de externe e-mail binnengekomen bij de afdeling Invordering en Taxatie alsnog geaccepteerd worden.

Social media, zoals Facebook en Twitter, blijft gelet op de fiscale geheimhoudingsplicht uitgesloten als formeel communicatiekanaal.