| Organisatie | Ouder-Amstel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Juridisch raamwerk inkoop- en aanbesteding 2021 |
| Citeertitel | Juridisch raamwerk inkoop en aanbesteding Ouder-Amstel 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-06-2021 | 20-04-2021 | Nieuwe regeling | 20-04-2021 |
Het inkopen en aanbesteden van diensten en werken is voor de drie Duo gemeenten een belangrijk instrument om de door hun gewenste maatschappelijke effecten te realiseren. Hiermee is een aanzienlijk deel van de gemeentelijke financiën gemoeid. Een helder en actueel raamwerk voor de inkoop en aanbesteding, is noodzakelijk om de uitvoering daarvan effectief en efficiënt te organiseren.
Omdat een groot deel van de inkoop en aanbesteding door Duo+ wordt uitgevoerd en een aantal inkooptrajecten in Duo+ verband gezamenlijk worden opgepakt is hiervoor een gezamenlijk en geharmoniseerd raamwerk op hoofdlijnen noodzakelijk.
In dit document is dit gezamenlijke Inkoop- en aanbestedingsraamwerk geformuleerd. In de uitvoering van het raamwerk kunnen de betrokken organisaties op onderdelen hieraan een eigen invulling geven. Hiervoor zijn per organisatie interne Inkoophandboeken opgesteld.
Het raamwerk inkoop en aanbesteding sluit volledig aan bij de huidige wet- en regelgeving. Daarnaast zijn uitgangspunten geformuleerd in het kader van de doelmatigheid maar zeker ook de omgang met lokale/regionale ondernemers. Voorts is ook aandacht voor het duurzaam en innovatief inkopen. Dit raamwerk vormt een belangrijk instrument waarmee de gemeenten beter in staat zijn om bij inkoop en aanbesteding de gewenste maatschappelijke resultaten te behalen, een betrouwbare partner te zijn, en het goede voorbeeld te geven bij naleving van wet- en regelgeving.
In dit raamwerk inkoop en aanbesteding wordt verstaan onder:
De gemeenten willen zoveel mogelijk de door hun gewenste maatschappelijke effecten realiseren. Het inzetten van het instrument van de inkoop en aanbesteding is daarvoor onontbeerlijk, waarbij ze een betrouwbare partner willen zijn, en het goede voorbeeld willen geven bij onder andere naleving van wet- en regelgeving.
Dit raamwerk inkoop en aanbesteding wil daarvoor de volgende doelstellingen realiseren:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit raamwerk inkoop- en aanbesteding. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De Opdrachtgever leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Opdrachtgever restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het raamwerk inkoop en aanbesteding meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader, aangepast per 1 juli 2016 implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’).
Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
De Opdrachtgever streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Opdrachtgever past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Opdrachtgever neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Opdrachtgever past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Opdrachtgever de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Opdrachtgever een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Opdrachtgever publiceren.
Afwijkingen op dit raamwerk inkoop en aanbesteding zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit voor zover dat op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Een afwijkingsbesluit wordt opgesteld door de Opdrachtgever. Het besluit tot afwijken geschied volgens de mandatering zoals vastgelegd in de mandaat-/bevoegdhedenregeling van de desbetreffende organisatie.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De Opdrachtgever wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.Hierbij spelen onderwerpen als arbeids(re)ïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Voor een aantal productgroepen die door de Opdrachtgever worden ingekocht bestaan “eerlijke handel” varianten. Bij aanbestedingen waar een “eerlijke handel” variant beschikbaar is, zal dit in de gunningsvoorwaarden worden betrokken.
Gezien het belang van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt voor dit aspect per gemeente een specifiek beleid opgesteld.
De Opdrachtgever moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Opdrachtgever ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Opdrachtgever acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Opdrachtgever acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Opdrachtgever streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Opdrachtnemers) zowel tijdens als na de contractperiode. De Opdrachtgever moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Opdrachtnemers, maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
De Opdrachtnemer kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Opdrachtnemer afhankelijkheid ontstaan van de Opdrachtgever door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Opdrachtgever kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
Het gelijkwaardigheidsbeginsel is een van de belangrijkste pijlers van (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving. Een eventuele voorkeursbehandeling voor plaatselijke ondernemers is in strijd met het beginsel van non-discriminatie, dat volgens wettelijke kaders bij alle aanbestedingen nageleefd moet worden. Om het lokale/regionale bedrijfsleven maximaal in staat te stellen mee te dingen naar opdrachten van de Opdrachtgever worden de volgende maatregelen genomen:
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Opdrachtgever zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Opdrachtgever ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. Deze afwijkende keuze wordt genomen op basis van een gemotiveerde markt benaderingsstrategie, altijd met de doelstelling om het product, de dienst of het werk tegen een optimale prijs/kwaliteitverhouding en met oog voor mens en maatschappij in te kopen en binnen de wet- en regelgeving t.a.v. het verstrekken van overheidsopdrachten.
Uiteraard kan er altijd voor een “zwaardere” procedure worden gekozen dan uit het schema volgt.
Bij diensten en Leveringen kan in de plaats meervoudig of enkelvoudig onderhands aanbesteden ook gekozen worden voor een ander/zwaarder traject als dat gewenst is. Dit kan zijn voor het bereiken van een groter aantal marktpartijen, het bevorderen van de concurrentie en/of het behalen van inkoopvoordelen.
5.6 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Opdrachtgever wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Opdrachtgever bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Opdrachtgever een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Opdrachtgever wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.