| Organisatie | Den Helder |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels van de burgemeester van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent vergunningen bij evenementen |
| Citeertitel | Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2021 |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-06-2021 | nieuwe regeling | 31-05-2021 | 2021-022516 |
Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2021.
De burgemeester van Den Helder
Gelet op het bepaalde in artikel 2:24 e.v. uit afdeling 7 van de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Den Helder 2019
en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht,
onder concurrerende vergunningaanvragen wordt verstaan: aanvragen voor evenementenvergunningen die betrekking hebben op eenzelfde dag, tijd en locatie;
Besluit vast te stellen de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2021
Artikel 1 Procedureregels aanvraag evenementenvergunning
Lid 1 Volgorde van binnenkomst: “ wie het eerst komt wie het eerst maalt”
Aanvragen voor een evenementenvergunning die worden ingediend voor het lopende kalenderjaar, worden in beginsel op volgorde van binnenkomst behandeld. Wanneer voor een bepaalde dag en locatie een ontvankelijke vergunningaanvraag in behandeling is, worden nieuwe aanvragen voor diezelfde dag en locatie “in de wacht gezet” (opgeschort). Mocht niet tot vergunningverlening worden overgegaan aan de eerste aanvrager, dan wordt de eerstvolgende aanvraag in behandeling genomen.
Lid 2 Uitzondering: aanvragen (voorafgaand) plaatsing evenementenkalender
Van het bepaalde in lid 1 wordt afgeweken als uit de verzoeken ex. artikel 3.1 van de Evenementennota Den Helder (evenementenkalender) blijkt dat sprake is van concurrerende vergunningaanvragen en/ of indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt.
Artikel 2 Stappenplan concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen
Bij concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen worden onderstaande stappen a tot en met e cumulatief doorlopen indien na toepassen van artikel 1, geen aanvrager is afgevallen. Na elke stap, kan een aanvrager afvallen. Degene die overblijft krijgt voorrang. Indien blijkt dat meerdere aanvragers op hetzelfde punt uitkomen, zal er loting overeenkomstig punt e plaatsvinden.
Concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken nadat de aanvragers met elkaar in contact zijn gebracht, dient door de concurrerende aanvragers schriftelijk of via de elektronische weg aangegeven te worden of samenwerken mogelijk is en op welke wijze. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt verder gegaan met onderstaande stappen.
Een aanvrager die reeds 5 jaar of langer hetzelfde evenement op dezelfde tijd en locatie organiseert, krijgt voorrang.
Een algemene beoordeling van de aanvraag waar een aantal zaken in mee worden gewogen zoals; de kwaliteit van de planvorming van concurrerende aanvragen wordt getoetst (draaiboek, verkeersplan, veiligheidsplan en calamiteitenplan betrokken voor zover die gelet op de aard van het evenement worden vereist);
Of het evenement aansluit bij de criteria zoals gesteld in artikel 6 van de Subsidieverordening evenementen Den Helder. Dit is wanneer het evenement betrekking heeft op een of meerdere van de genoemde punten in dit artikel zoals; identiteit, ondernemerschap, publiek en publieksbereik, lokale samenwerking, focus op maritiem, techniek en energie.
De aanvrager zal moeten aantonen (eventueel met referenties) dat hij ervaring heeft met de organisatie van evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als voor het evenement waarvoor de inschrijving wordt gedaan. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met ervaringen bij voorgaande evenementen, alsook eerdere plaatsing(en) op de evenementenkalender. Negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen (zie toelichting), kunnen ertoe leiden dat een aanvrager geen voorrang krijgt
Indien het doorlopen van vorenstaande stappen niet leidt tot een oplossing wordt er geloot. De in aanmerking komende gegadigden worden uitgenodigd bij de loting aanwezig te zijn.
Deze procedureregels worden geëvalueerd in het najaar van 2022, tezamen met het de Nota evenementenvergunningen 2020.
Artikel 1 Procedureregels aanvraag evenementenvergunning.
Lid 1; aangaande de volgorde van binnenkomst is bewust gekozen voor het principe: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” Wachten met behandeling (en vergunningverlening) totdat alle mogelijke aanvragen binnen zijn, is in verband met de benodigde voorbereidingstijd geen werkbare optie.
Lid 2; voorkeursevenement; als het aantal aanvragen het aantal schaarse vergunningen op een evenemententerrein overschrijdt, wordt het stappenplan doorlopen. Als ieder evenement gelijke kansen zou hebben, is het rendabel voor een aanvrager om zoveel mogelijk evenementen aan te vragen. Om te voorkomen dat er speculatief veel evenementen worden aangevraagd, die allen moeten worden meegenomen in het stappenplan, is het voorkeursevenement per aanvrager opgenomen. Als het aantal voorkeursevenementen gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, hoeft het stappenplan verder niet te worden doorlopen en worden alleen de voorkeursevenementen op de evenementenkalender geplaatst. Bij meer voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen wordt het stappenplan doorlopen. Mochten er minder voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen zijn, dan zal voor de overige vergunningen het stappenplan worden doorlopen.
Bij de beoordeling van de ervaring wordt tevens inbegrepen negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen van de afgelopen 5 jaar aangevraagd binnen de gemeente Den Helder.
Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de gelegenheid gehad heeft te kunnen reageren.
De loting wordt uitgevoerd door een onafhankelijke persoon die geen deel uit maakt van het vergunningverleningsproces.