| Organisatie | Lingewaard |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard houdende regels omtrent de budgethouder (Budgethoudersregeling gemeente Lingewaard 2021) |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Lingewaard 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Lingewaard 2018.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-06-2021 | nieuwe regeling | 04-05-2021 |
Vanaf 2020 hebben de programma’s in onze begroting een nieuwe indeling. De doelenbomen die we vóór die tijd hadden, hebben plaats gemaakt voor een indeling in taakvelden. Daarom passen we de Financiële verordening aan zodat de begrippen die we in de verordening hanteren weer volledig aansluiten bij de begroting en jaarstukken van onze gemeente. In het verlengde daarvan passen we ook de budgethoudersregeling aan.
De budgethoudersregeling is nog niet lang geleden, in 2018, geactualiseerd. Daarbij is rekening gehouden met de organisatieontwikkeling (‘Keuzenotitie organisatieontwikkeling’ en de notitie ‘Doorontwikkeling op basis van de keuzenotitie’), de mandaatregeling, de inkoopregels en het proces van de workflow van facturen. Sindsdien is hierin weinig veranderd. Daarom behoeft de budgethoudersregeling gemeente Lingewaard 2018 slechts enkele aanpassingen
Wijzigingen ten opzichte van 2018
Voor het budgettair neutraal overhevelen van budgetten die betrekking hebben op de personeelslasten van een team naar een ander team, is een directielid gemachtigd alsook de budgethouders van de betreffende teams gezamenlijk. In de oude regeling lag deze bevoegdheid alleen bij de directie. Deze wijziging is opgenomen om het proces van het budgettair neutraal overhevelen van de personeelsbudgetten vlotter te laten verlopen. (art 11 lid 2)
Dit artikel is toegevoegd: ‘De budgethouder mag binnen één taakveld structureel schuiven met een taak en het bijbehorende budget van het ene product naar het andere product met als doel een betere indeling van de taken op het product.’ Door voortschrijdend inzicht blijkt soms dat een taak beter past bij een ander product binnen een taakveld. Bijvoorbeeld de taak ‘wegmarkeringen’ verschuiven van het product ‘Bewegwijzering en bebording’ naar het product ‘Wegen’. (art 12)
Het budgetrecht ligt bij de Raad. Door het vaststellen van de kadernota en de programmabegroting bepaalt de Raad het beleid voor de komende jaren en welke middelen hiervoor per programma beschikbaar worden gesteld. Dit is een onderdeel van de kaderstellende functie van de Raad.
Het college heeft de bevoegdheid en de plicht om binnen de door de Raad vastgestelde kaders het beleid uit te voeren en de producten te realiseren. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Het college mandateert via deze budgethoudersregeling de uitvoering van de begroting aan de ambtelijke organisatie. Echter, de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelen en de besteding van de middelen ligt nog altijd bij het college.
Deze regeling bevat de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden voor het realiseren van producten en het daarbij horende beheer van de financiële middelen. Met deze regeling geven we invulling aan artikel 15 lid d en e van de Financiële verordening Gemeente Lingewaard 2021.
BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE LINGEWAARD 2021
Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard,
gelet op artikel 15 van de Financiële verordening gemeente Lingewaard 2021 en de organisatiefilosofie van de gemeente Lingewaard;
In deze regeling wordt verstaan onder:
Artikel 2 Wie is waarvoor verantwoordelijk
De aanwijzing van budgethouders, budgetbeheerders en bestellers
Artikel 6 Instructie door directie
Een directielid kan per geval of in het algemeen – na advies van de teammanager financiën – instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.
Artikel 8 Verantwoording afleggen
De teammanager legt integraal verantwoording af over zijn budget aan de directie en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bijdragen van zijn team aan de voorbereiding van de gemeentelijke begroting, de Kadernota, de jaarstukken en de tussentijdse rapportages. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt de directie onmiddellijk geïnformeerd.
Artikel 9 Relatie met andere besluiten
Onverminderd de gehoudenheid aan overige wettelijke bepalingen, neemt de budgethouder, de budgetbeheerder en de besteller bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, het Mandaatbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht alsook de geldende regels met betrekking tot de werkprocessen, de administratieve organisatie en de interne advisering.
Artikel 10 Realiseren extra budget
Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:
De budgethouder kan binnen producten budgetten verschuiven. Hierbij geldt dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. Overheveling geldt niet voor de posten verzekeringen en belastingen, afschrijvingen activa en rente boekwaarde. Voor het wijzigen van budgetten met betrekking tot de overhead geldt artikel 11. Stortingen in voorzieningen kunnen door de budgethouder niet worden gewijzigd.
Voor het realiseren van nieuw beleid is vooraf besluitvorming van de raad vereist met uitzondering van de post nieuw beleid in de begroting waarover het college mag beschikken en met uitzondering van het gestelde in de bij de Financiële verordening horende regeling Autorisatie begrotingswijzigingen bij onderdeel C (uitgaven met een uitzonderlijk en spoedeisend karakter).
De budgethouder mag binnen één taakveld structureel schuiven met een taak en het bijbehorende budget van het ene product naar het andere product met als doel een betere indeling van de taken op het product.
Lingewaard, 4 mei 2021
burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard,
de secretaris,
drs. I.P van der Valk
de burgemeester,
dr. P.T.A.M. Kalfs
TOELICHTING BIJ DE BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE LINGEWAARD 2021
Het college mandateert via deze budgethoudersregeling de uitvoering van de begroting aan de ambtelijke organisatie. In deze regeling is rekening gehouden met onze organisatiefilosofie:
We willen een meer procesgerichte organisatie met verantwoordelijkheden laag in de organisatie en minder hiërarchische aansturing. Daarom ligt via het aanwijzen van medewerkers als budgetbeheerder en besteller door de teammanager het budgetbeheer laag in de organisatie. Via de mandaatregeling is ook de ondertekening van opdrachten en/of overeenkomsten laag in de organisatie mogelijk.
Het besturingsmodel van integraal management komt tot uitdrukking doordat is opgenomen dat de budgethouders integraal verantwoordelijk zijn voor hun budget. Dit wordt onderstreept door de begripsomschrijving van een budget als samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen.
Deze budgethoudersregeling is bedoeld als leidraad om taken, bevoegdheden en omgangsregels in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de budgethoudersregeling.
De uitgangspunten zijn eenvoudig. De directie is integraal verantwoordelijk voor het geheel. De teammanagers zijn integraal verantwoordelijk voor hun team en voor alle producten van hun team. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de taken die zij uitvoeren.
De teammanager is integraal verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen zijn team. Hij is budgethouder van de budgetten die bij deze producten horen.
Bij elk budget hoort slechts één budgethouder. Daarnaast kan de budgethouder per budget één budgetbeheerder aanwijzen en één of meerdere bestellers.
Verhouding budgetbeheerder en besteller
Als een medewerker voor het uitvoeren van zijn functie iets inkoopt of een opdracht verleent, heeft hij daar ook de bevoegdheid voor nodig. De budgethouder kan deze bevoegdheid verlenen door de medewerker aan te wijzen als budgetbeheerder of besteller.
In eerste instantie wordt er een budgetbeheerder aangewezen voor een budget. Hij is degene die de factuur goedkeurt en doorstuurt naar de budgethouder. Als bij een budget echter meerdere taken horen, worden er ook bestellers aangewezen. De budgetbeheerder kan voordat hij een factuur goedkeurt aan de besteller vragen of de prestatie is geleverd of hij kan andere informatie opvragen.
De besteller mag alleen een verplichting aangaan voor de uitvoering van werkzaamheden die bij zijn functie passen.
(voorbeeld: Onder het product wegen vallen zowel herstelwerkzaamheden ivm schade aan de weg als het maaien van de bermen. Deze werkzaamheden worden door andere functionarissen uitgevoerd. Deze functionarissen worden dan aangewezen als besteller. Zij kunnen dan zelf opdrachten verstrekken en zij beoordelen zelf of de prestatie conform afspraak is geleverd.)
In de financiële administratie wordt vastgelegd van welke budgetten wie budgethouder en budgetbeheerder is. De financiële administratie bestaat uit het financiële systeem en alle sub-administraties.
Lid 6: Met het creëren van een betaalopdracht in het kader van dit artikel wordt bedoeld het klaarzetten van een betaallijst in het financiële systeem.
Dit artikel regelt de vervanging bij afwezigheid.
Dit artikel regelt het mandateren van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen door het college aan de budgethouders en de budgetbeheerders en door de budgetbeheerder aan de besteller. De ondertekening van overeenkomsten of opdrachten wordt echter geregeld in het mandaatbesluit.
Bij het aangaan van een verplichting is het belangrijk dat eerst wordt gekeken of er voldoende budgetruimte is. Daarbij moeten ook de geplaatste maar nog niet betaalde opdrachten in de beoordeling worden meegenomen. Ook bij meerjarige verplichtingen mag het (meerjarig) budget niet worden overschreden.
De besteller mag uiteraard alleen bestellingen doen ten behoeve van zijn eigen taken/werkzaamheden. De besteller moet zelf kunnen bepalen of er voldoende budget is. Daarom stemmen de budgetbeheerder en de besteller samen af hoe groot het budget is waarover de besteller mag beschikken.
De gemeente Lingewaard kent nog geen verplichtingenadministratie voor alle budgetten. Daarom is het van belang dat om de budgetruimte te kunnen beoordelen, de aangegane verplichtingen goed in beeld zijn.
De directie kan instructies geven over de administratieve vastlegging en verantwoording. Het initiatief hiervoor zal meestal liggen bij de teammanager financiën.
Een factuur wordt altijd door minimaal twee personen in de workflow goedgekeurd. De goedkeuring van de budgetbeheerder betekent dat er voldoende budget aanwezig is en dat de prestatie op de factuur ook echt conform afspraak is geleverd. De goedkeuring van de budgethouder betekent dat team Financiën de factuur kan betalen.
Als een factuur door verschillende budgetbeheerders en/of –houders moet worden behandeld gaat de factuur automatisch door naar de workflow van de volgende budgetbeheerder.
De budgethouder en de budgetbeheerder krijgen per dag één e-mail met de melding dat er facturen aan hem zijn toegewezen.
Als de budgetbeheerder niet zelf kan beoordelen of de prestatie is geleverd of andere vragen heeft over de factuur stuurt hij de factuur in de workflow door naar de besteller. De besteller krijgt dan ook een mail met een hyperlink naar de workflow.
In dit artikel wordt het algemene geldende verantwoordingproces voor directie, budgethouder, budgetbeheerder en besteller in grote lijnen neergezet.
Het spreekt voor zich dat de budgethouder, -beheerder en de besteller zich ook houden aan andere regelgeving. Voor de volledigheid zijn deze hier vermeld.
In artikel 10 worden de mogelijkheden aangegeven om extra budget te realiseren door het schuiven van budgetten dan wel het inzetten van het budget voor onvoorzien. Momenteel is er binnen de begroting geen budget geraamd voor onvoorziene lasten, maar aangezien dat in de toekomst wel zou kunnen, is deze bepaling niet gewijzigd. (Het college informeert de raad bij de jaarrekening over het verloop van het budget voor onvoorziene lasten.)
Een budgethouder mag schuiven met budgetten zolang dit binnen het product blijft. Tijdens de begrotingsuitvoering zullen zich allerlei beheersmatige afwijkingen voordoen van de begrotingsramingen. Zo kan de samenstelling van de kostensoorten wijzigen en kan binnen de producten een andere mix van activiteiten worden uitgevoerd binnen de taakstelling van het product. Deze wijziging hoeft niet ter instemming naar het College. Het ligt binnen de integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder om correct om te gaan met de betreffende verschuivingen.
Voor nieuw beleid is altijd vooraf toestemming van de raad noodzakelijk met uitzondering van de post nieuw beleid en met uitzondering van de spoedeisende gevallen die genoemd worden in de regeling Autorisatie begrotingswijzigingen 2018 bij onderdeel C.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de besteding van zijn teamkosten en overige overheadkosten.
Daarbij heeft hij de vrijheid te schuiven tussen de verschillende onderdelen binnen zijn producten.
Voorwaarde is wel dat de realisatie van de taakopdrachten niet in gevaar wordt gebracht.
Voor verschuivingen van budgetten die betrekking hebben op de personeelslasten is een directielid of de budgethouders van de personeelslasten gezamenlijk bevoegd. (zie de regeling Autorisatie begrotingswijzigingen 2021 onder letter I)
Door voortschrijdend inzicht blijkt soms dat een taak beter past bij een ander product binnen een taakveld. Dit artikel regelt dat een budgethouder dan zijn taak en het bijbehorende budget kan verschuiven naar het andere product.
Dit artikel regelt dat alle financiële informatie tijdig en volledig beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.
De geactualiseerde Financiële verordening en deze Budgethoudersregeling willen we gelijktijdig in werking laten treden. Voor de uitvoering is het van belang dat de regelingen een heel boekjaar betreffen en dus starten per 1 januari.