| Organisatie | Heemskerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent activa en afschrijving (Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Heemskerk 2021) |
| Citeertitel | Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Heemskerk 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-06-2021 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 29-04-2021 |
Op grond van artikel 212 Gemeentewet legt de gemeenteraad de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie in de Financiële verordening vast. In artikel 11 van de Financiële verordening is opgenomen dat zowel de waardering als afschrijving van vaste activa wordt geregeld in de periodiek door de gemeenteraad vast te stellen Nota Activa en afschrijving.
De Nota Activa en afschrijving is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de gemeenteraad en vormt daarmee het formele kader waarbinnen door het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen moet worden omgegaan.
De bedoeling van deze nieuwe nota is, dat het aanvullende lokale kaders bevat en dus als eigenstandig kader kan functioneren. In de Financiële verordening wordt dan alleen verwezen naar deze nota. Bij de actualisatie van de Financiële verordening worden geen nadere regels terzake dit onderwerp meer opgenomen.
De thans van kracht zijnde Nota Activa en afschrijving dateert uit 2017 en is als gevolg van wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) op bepaalde onderwerpen aan herziening toe. Dit is ook het moment geweest om nog eens kritisch te kijken naar het niveau van de beleidsregels en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bestuurslagen.
De nota uit 2017 was vooral vanuit de regelgeving een technische opsomming en uitleg van de diverse regels en kaders zoals opgenomen in het Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (hierna BBV).
In deze nota wordt de actuele regelgeving niet herhaald of verder toegelicht. Het is overbodig wetteksten te herhalen gelet op de doelstelling van deze nota. Uiteraard is de regelgeving genoemd in de gemeentewet en BBV bindend.
Zo is de regelgeving in te zien op de site van de commissie BBV. De artikelen 59 t/m 65 van de BBV (jaar: 2021) hebben betrekking op dit onderwerp.
In deze nota wordt dus alleen maar aandacht besteed aan de gewenste aanvullende kaderstelling op gemeentelijk niveau vast te stellen door de raad.
Bij het opstellen van deze nota zijn de voorwaarden zoals opgenomen in de BBV als uitgangspunt gehanteerd.
De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastlegging van gelijke regels voor:
In deze nota worden een aantal termen gebruikt die hieronder worden uitgelegd.
Investeringen in duurzame goederen worden geactiveerd. Soms zijn de investeringen beperkt in de
financiële omvang of in de levensduur. Om de administratieve lasten te beperken maken we gebruik van de volgende twee criteria:
Als investeringen aan beide voorwaarden voldoen worden ze geactiveerd. Door investeringen die niet aan de voorwaarden voldoen in één keer ten laste van de exploitatie te brengen wordt veel administratief werk bespaard. Ook bevordert het de inzichtelijkheid van de staat van activa en sluit het beter aan op het sturen op hoofdlijnen door de raad (besturingsfilosofie).
Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd, maar hierop mag niet worden afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2).
Investeringen met een levensduur van minder dan 3 jaar of een aanschafwaarde lager dan € 50.000 wordt niet geactiveerd maar in één keer ten laste van de exploitatie gebracht, met uitzondering van gronden en terreinen.
In artikel 63, lid 7 Bbv is bepaald dat passiva, waaronder dus schulden, tegen de nominale waarde worden gewaardeerd. Aangegane geldleningen moeten voor het totaalbedrag van de schuld op de balans worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan worden geactiveerd.
Op basis van het vigerende beleid worden de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio niet geactiveerd. Het verdient aanbeveling deze kosten niet te activeren maar in het jaar van het sluiten van de geldlening rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. In de toelichting van het BBV wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze van relatief geringe omvang zijn, niet te activeren.
Hiermee wordt voorkomen dat de exploitatie gedurende een reeks van jaren (de looptijd van de geldlening) wordt belast met een deel van deze kosten en het cumulatief effect hiervan eventueel hoger uitvalt dan het kostenbedrag van één geldlening.
De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd
2.3 Kosten van onderzoek en ontwikkeling
Ingevolge artikel 60 Bbv kunnen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd indien:
De voorwaarden zoals gesteld in artikel 60 Bbv bepalen dat deze kosten alleen mogen worden geactiveerd als de plannen over het actief waarvoor de kosten worden gemaakt redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Ingevolge artikel 64 lid 5 BBV, geldt voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar.
De ervaring leert dat kosten van onderzoek en ontwikkeling die aan alle gestelde voorwaarden voldoen niet vaak voorkomen. Het is om deze reden, de beperkte afschrijvingstermijn van vijf jaar en het gegeven dat het hier veelal kosten betreft die verband houden met de inzet van menskracht, opleiding en ondersteuning dat het niet wenselijk wordt geacht dergelijke kosten te activeren.
Het belast het actief onevenredig in die zin dat bij vervanging van het actief deze kosten sterk kunnen afwijken waardoor schommelingen in kapitaallasten het gevolg zijn. Door deze kosten ten laste van de exploitatie te brengen, kan dit worden voorkomen en wordt de begroting niet meerjarig belast.
Voor grondexploitaties is terzake in de BBV een aparte notitie opgesteld. Deze is leidend.
De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd en ten laste van de exploitatie gebracht.
Een uitzondering op toerekening van eigen personeelskosten is aan de orde als de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening wordt/worden gebracht. Het financieel belang van de gemeente is er in dat geval mee gediend de eigen personeelskosten volledig aan de investering toe te rekenen.
Aan investeringen met een economisch nut worden geen kosten van (eigen) menskracht, opleiding en ondersteuning toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan/kunnen worden gebracht.
De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij het toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.
De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand:
De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling (minimaal aantal componenten) afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd.
Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en
gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld.
In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen worden geactiveerd en tegen welk bedrag en welke niet. In dit hoofdstuk komen de lasten van de investeringen die geactiveerd worden aan bod.
Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn:
In bijlage 3 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Deze levensduur is bepaald aan de hand van ervaringsgegevens en algemeen gebruikelijke normen. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze nota activeren en afschrijven (voor 2021) wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast. Het college stelt de bijlage op en beheert deze. Dit heeft niet alleen een praktische reden, bij wijzing hoeft er geen raadsbesluit te worden genomen, maar verhoogd ook de slagkracht om accuraat in te spelen op ontwikkelingen in de omgeving of kennis van activa. Hiermee wordt actualiteiten en realiteit van de begroting bevorderd.
De afschrijvingstermijnen staan beschreven in bijlage 3. Voor investeringen uit 2020 en eerder zijn geactiveerd voor vaststelling van deze Nota activeren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast.
Het college stelt de bijlage op en beheert deze zodat accuraat kan worden ingespeeld op gewijzigde omstandigheden.
Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn. Op gronden wordt daarom niet afgeschreven en vindt alleen afwaardering plaats als de grond op basis van bestemmingswijziging minder waard wordt.
Op gronden wordt niet afgeschreven met uitzondering van dat na een wijziging van de bestemming de grond minder waard wordt.
4.2.3 Methoden van afschrijving
Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per
periode waarvan de lasten worden toegerekend. De te gebruiken methode is:
Bij investeringen waarvan de kapitaallasten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend is het van groot belang deze lasten op een zo constant mogelijk niveau te houden. Met name is dit aan de orde indien sprake is van een substantieel investeringsniveau. Daarnaast is het van belang om ook de jaarlijkse groot onderhoudskosten zo veel mogelijk af te vlakken. Pas dan wordt op een optimale wijze bereikt dat jaarlijkse schommelingen in de tariefstelling kunnen worden voorkomen. Feitelijk speelt deze problematiek uitsluitend bij investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen. De hierop betrekking hebbende investeringen kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven.
De lineaire methode wordt toegepast voor het afschrijven van activa.
Investeringen met betrekking tot rioleringen en afvalstoffen waarvan de kosten in een tarief aan burger wordt doorberekend, mogen op basis van annuïteiten worden afgeschreven.
4.2.4 Wijziging van methode van afschrijving
De methode van afschrijven mag alleen om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar.
Afwaarderen is verplicht als de boekwaarde van het activum hoger is dan het verwachte toekomstige (economische) nut. Dit geldt ook voor gronden.
De restwaarde van de meeste investeringen is moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheids-principe wordt er veelal vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is, de investering wordt volledig afgeschreven. Activa worden pas vervangen indien dat noodzakelijk is.
In de vorige notitie activeren en afschrijven uit 2017 geldt er wel een uitzondering indien er sprake is van gemeentelijke gebouwen op gemeentelijke grond en de grondkosten zijn in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs begrepen.
Bij de besluitvorming over de Begroting 2011 is op basis van de daarin voorgestelde ombuigingen besloten in dergelijke gevallen rekening te houden met een restwaarde van 10% van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
De ombuigingen uit 2011 zijn ondertussen gerealiseerd. De noodzaak om deze uitzondering door te zetten ontbreekt. Voorgesteld wordt om het voorzichtigheids-principe toe te passen.
Bij afschrijvingen op investeringen wordt geen restwaarde meegenomen.
Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen word gekozen voor het werken met het omslagpercentage. Door te werken met een (vooraf vast bepaald) omslagrentepercentage zijn er minder schommelingen in de toegerekende rente aan investeringen. Dit percentage wordt berekend en vastgesteld met een nauwkeurigheid van “2 cijfers achter de komma” (= x,xx %), naar boven afgerond. Dit is conform de regelgeving uit de BBV.
Een eventueel rente voordeel of nadeel wordt zichtbaar op het taakveld treasury.
Voor de toerekening van de rentelasten gebruiken we het bij de begroting vastgestelde renteomslag
Er zijn verschillende momenten waarop we kunnen starten met afschrijven. Deze zijn:
Om extra administratieve lasten zoveel mogelijk te voorkomen en om het gebruik van een activum meer in overeenstemming te brengen met de afschrijvingsduur, wordt gestart met afschrijven in het begrotingsjaar waarin het activum in gebruik is genomen. Hiermee wordt voorkomen dat het gebruik al gestopt is maar dat er nog wel een jaar afschrijving verantwoord moet worden. Dit doet zich vooral voor bij kortdurende kredieten.
Voorgesteld wordt om in het eerste jaar te starten met een heel jaar afschrijving indien het activum in het eerste half jaar in gebruik is genomen en met half jaar afschrijving indien het activum in het tweede deel van het jaar in gebruik is genomen.
De afschrijving start in het jaar van in gebruik name. In het eerste jaar wordt gestart met een heel jaar afschrijving indien het activum in het eerste half jaar in gebruik is genomen en met half jaar afschrijving indien het activum in het tweede deel van het jaar in gebruik is genomen.
4.5 Kapitaallasten na einde verwachte levensduur
Activa worden conform de verwachte levensduur afgeschreven (zie bijlage 3).
Het kan voorkomen dat een activum al geheel is afgeschreven maar nog niet vervangen hoeft te worden. In de begroting wordt hiervoor wel een budget ter grootte van de vervallen kapitaallasten geraamd om toekomstige vervanging mogelijk te blijven maken.
Bij de begroting vallen deze kapitaallasten incidenteel vrij en kunnen, na besluitvorming door de gemeenteraad, worden ingezet ter compensatie van hogere kapitaallasten elders of voor noodzakelijke afschrijving ineens van een boekwaarde door waardevermindering van een activum.
Indien dit zich niet voordoet, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting.
Ook als een activum geheel afgeschreven is, worden er nog steeds een budget ter grootte van de vervallen kapitaallasten in de begroting opgenomen.
Vrijval van deze kapitaallasten kunnen, na besluitvorming bij de begroting door de gemeenteraad, worden ingezet, voor dekking van hogere lasten door onvoorziene hogere kapitaallasten en/of afschrijving van boekwaarden door de waardevermindering van een activum.
Indien dit zich niet voordoet, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting.
4.6 Beschikbaarheid investeringen
Het lijkt voor de hand liggend dat een krediet wordt aangewend gedurende het jaar waarvoor het beschikbaar is gesteld. Echter, in de praktijk blijken er diverse oorzaken te zijn waardoor dit niet altijd haalbaar is. Ten behoeve van het zo realistisch mogelijke plannen en om te voorkomen dat voor een langere tijd beslag op financiële middelen wordt gelegd, verdiend het aanbeveling periode van beschikbaarheid van het doen van de investering te beperken. Een periode van twee jaar, overeenkomend met de thans gehanteerde termijn, is daarbij alleszins reëel. Investeringen of restanten daarvan vervallen na 2 jaar na de beschikbaarstelling door de raad automatisch.
Uitsluitend wanneer voor het verloop van de termijn van twee jaar een onderbouwd voorstel aan de raad wordt voorgelegd en de raad daarmee instemt kan, in afwijking van de algemene regel, de aanlooptijd worden verlengd.
De periode tot aanvang van een investering is maximaal 2 jaar na besluitvorming. Daarna vervalt de investering automatisch. Om hiervan af te wijken kan een onderbouwd voorstel aan de raad worden voorgelegd.
Conform de bestaande richtlijnen wordt een nieuwe investering opgenomen in de Perspectiefnota. De investering wordt beschikbaar gesteld na besluitvorming in het begrotingsproces.
Er wordt standaard minimaal tweemaal per jaar gerapporteerd over investeringen:
In de jaarrekening worden onderstaande zaken opgenomen:
Bij de begroting wordt een overzicht van de nieuwe investeringen per investeringssoort opgenomen.
6. Procedures aanvragen en autorisatie investeringen
Op grond van het budgetrecht van de raad is het zonder toestemming van de gemeenteraad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen te schuiven en/of salderen, zowel niet in tijd als in middelen. Evenmin is het zonder toestemming van de raad toegestaan (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte of doel van de kredieten.
Bij de uitvoering van de begroting en voor aanvang van de daadwerkelijke investering wordt door de verantwoordelijke budgethouder een voorstel aan het college van B&W aangeboden waarin actuele informatie is opgenomen over de inhoud van de besteding van het krediet, de planning van de uitvoering van het werk/activum, de financiële planning van de kosten van uitvoering en eventueel andere belangrijke zaken als communicatie en burgerparticipatie.
Deze nota wordt aangehaald als de Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Heemskerk 2021.
Het college kan, indien er een gegronde reden is, vooraf in gevallen gemotiveerd afwijken van deze nota.
Afwijkingen worden dan separaat aan de gemeentegemeenteraad voorgelegd.
Deze nota treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2021.
Bijlage 1. Overzicht artikelen kaders raad
In deze nota zijn onder verschillende onderwerpen kaders opgenomen die aanvullend op de wettelijke voorschriften in acht moeten worden genomen. Binnen deze kaders wordt het activerings- en afschrijvingsbeleid door het college uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid wordt hieronder een samenvatting van de kaders gegeven.
Bijlage 2. Belangrijkste begrippen
Met betrekking tot activa, afschrijving en hieraan verwante onderwerpen zijn onderstaande begrippen van belang.
Bijlage 2. Belangrijkste begrippen -vervolg-