| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Alphen aan den Rijn 2021 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Alphen aan den Rijn 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt de Regeling op dit gebied uit 2014, voor het laatst gewijzigd op 22 februari 2018.
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-05-2021 | 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 25-03-2021 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
- ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door bij de gemeente Alphen aan den Rijn werkzame ambtenaren;
- bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.
Artikel 2. Verzoek om informatie
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.
2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand
1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.
2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.
3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:
a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of
b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.
c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.
4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek, en neemt zo nodig hierin een eindbeslissing.
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.
2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek, en neemt zo nodig hierin een eindbeslissing.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Artikel 6. Definitie fractie en verdeling budget
1. Onder fractie wordt in deze verordening verstaan: wat het Raadsreglement van Orde Alphen aan den Rijn hieronder verstaat.
2. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie, ter besteding aan de doelen zoals bedoeld in artikel 7 lid 1. In het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden vindt verstrekking van de financiële bijdrage en verantwoording over de besteding plaats volgens artikel 11.
3. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie (2/3 van het totaal beschikbare budget wordt gelijkelijk over de fracties verdeeld). Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel (in totaal: 1/3 van het totaal beschikbare budget).
4. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.
5. In geval van samenvoeging van fracties, fractiesplitsing of afscheiding uit een fractie wordt de hoogte van de bijdrage herberekend. Artikel 9 is van toepassing.
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag ook voor dit doel worden besteed ten behoeve van door raad benoemde commissieleden behorende bij die fractie.
2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;
Artikel 8. Uitbetaling voorschot en verrekening
1. De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 1 februari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2. Eventuele terugvorderingen die voortvloeien uit afrekeningen van eerdere jaren worden, indien deze vorderingen nog niet zijn voldaan aan de gemeente, verrekend met het over een nieuw jaar uit te betalen voorschot.
Artikel 9. Afscheiden uit de fractie en samenvoeging fracties, en einde bestaan fractie
1. Bij afscheiden uit de fractie/fractiesplitsing gedurende een zittingsperiode wordt de op grond van artikel 6 vastgestelde bijdrage verdeeld. De bij voorschot toegekende totale jaarbijdrage aan de afgescheiden/gesplitste fractie wordt verdeeld naar evenredigheid van het aantal fractieleden betrokken bij afscheiding/splitsing. Deze nieuwe berekening geldt te rekenen vanaf de dag dat de fractieafscheiding/afsplitsing schriftelijk aan de voorzitter van de raad is gemeld, naar rato voor de resterende periode van het jaar.
2. Bij samenvoeging van fracties gedurende een raadsperiode wordt de op grond van artikel 6 voor die fracties vastgestelde bijdrage voor het lopende jaar opnieuw berekend conform artikel 6 lid 3.
3. Bij afscheiden uit een fractie, fractiesplitsing of samenvoeging van fracties informeert de griffier de betreffende fractie(s) over de hoogte van het terug te betalen voorschot. Dit bedrag dient direct door de betreffende fractie(s) te worden terugbetaald.
4. In het kalenderjaar volgend op het jaar waarin een fractie is gesplitst/afgescheiden tot het einde van de raadsperiode worden de bedragen voor de fracties betrokken bij afsplitsing/afscheiding op jaarbasis berekend overeenkomstig de methode genoemd in het 1e lid.
5. Als twee of meer fracties worden samengevoegd, wordt in het eerstvolgende jaar bij de berekening op grond van artikel 6 uitgegaan van het nieuwe aantal in de raad aanwezige fracties.
6. Als een fractie tijdens een zittingsperiode wordt opgeheven of anderszins ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ten behoeve van die fractie met ingang van de volgende maand waarin hier kennisgeving is gedaan aan de raad. De betreffende fractie legt verantwoording af over het lopende kalenderjaar en mag niet eerder worden opgeheven dan het moment waarop de verantwoording, vaststelling en eventuele verrekening als bedoeld in artikel 10 zijn afgerond. Dit geldt tevens voor de bankrekening van de fractie. De griffier informeert de betreffende fractie over de hoogte van het terug te betalen voorschot. Dit bedrag dient direct te worden terugbetaald.
1. Elke fractie legt verantwoording af aan de raad over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning voor opdrachten/uitgaven/diensten in het betreffende kalenderjaar (baten en lasten stelsel). De verantwoording wordt vóór 1 februari van het jaar volgend op het verslagjaar afgelegd door overlegging van een verslag aan de griffier. Alle uitgaven moeten worden onderbouwd door middel van documenten. Door middel van het verslag en de documenten dient te kunnen worden getoetst of de uitgaven voldoen aan het bepaalde in artikel 7 van deze verordening.
2. Een eerste controle van het verslag vindt plaats door of namens de griffier. De griffier voert bij verschillen van inzicht over een bepaalde post in het verslag overleg met de fractievoorzitter van de desbetreffende fractie. De fractie wordt daarbij in de gelegenheid gesteld het verslag aan te passen. Nadat de controle heeft plaatsgevonden worden de verslagen van alle fracties voorgelegd aan de accountant voor advies. Indien griffier en fractievoorzitter niet tot een eenduidige conclusie komen over een bepaalde post, dan wordt hiervan door de griffier melding gemaakt aan de accountant.
3. De griffier legt op basis van het advies van de accountant een voorstel voor aan de raad.
4. De raad stelt de bedragen vast van:
a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage in overeenstemming met deze verordening zijn bekostigd;
b. de hoogte van de eventuele terugvordering van de ontvangen bijdrage.
5. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden door de fractie afzonderlijk geadministreerd.
1. In een kalenderjaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt een bijdrage verstrekt tot aan de maand van de verkiezingen. Het totale budget dat beschikbaar is voor het betreffende kalenderjaar wordt evenredig gesplitst naar het aantal maanden voor de verkiezingen en het aantal maanden na de verkiezingen, inclusief de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.
2. Aan het einde van de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden, dienen het verslag en de bijbehorende documenten van het lopende kalenderjaar tot aan de maand van de verkiezingen te zijn ingeleverd bij de griffier. Artikel 10 is van overeenkomstige toepassing.
3. Het voorgaande lid is ook van toepassing op fracties die na verkiezingen niet terugkeren in de gemeenteraad.
Artikel 12. Verantwoordelijkheid besteding
1. Voor de toepassing van deze verordening is voor iedere fractie de fractievoorzitter het aanspreekpunt.
2. De fractieleden zijn, ongeacht of nadien sprake is geweest van splitsing, afscheiding, samenvoeging, opheffing of het ophouden van het bestaan van een fractie, over de periode van hun benoeming gezamenlijk verantwoordelijk voor een correcte besteding van de bijdrage conform de bepalingen in deze verordening, verantwoording en de eventuele terugbetaling aan de gemeente.
3. De verantwoordelijkheid voor de besteding van de bijdrage voorafgaand aan de verkiezingen blijft, ook in het geval een fractie na de verkiezingen niet terugkomt, liggen bij de leden die voor de verkiezingen deel uit maakten van de fractie.
Artikel 13. Uitleg verordening
In die gevallen, waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze verordening, beslist de raad op voorstel van de griffier.
1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014, incl. wijziging 2018 wordt ingetrokken.
2. Deze verordening wordt aangeduid als Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Alphen aan den Rijn 2021 en treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden recht op ambtelijke bijstand hebben.
Alle raadsleden kunnen dus een beroep doen op deze verordening, commissieleden -niet zijne raadslid- niet. Wel kunnen commissieleden in het kader van de voorbereiding van een commissievergadering informatie opvragen.
Voor vertegenwoordigde politieke groeperingen (fracties) bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de Gemeentewet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de Gemeentewet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 2 Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgend lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingediend, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
De griffier(of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 4 Geschil over de kwaliteit van ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wensen en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoor tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoud het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6 Definitie fractie en verdeling budget
In lid 1 wordt een definitie gegeven van een fractie in de zin van deze verordening. De Gemeentewet kent geen definitie van het begrip “fractie”, maar gaat onder andere in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen.
In het Reglement van Orde voor de gemeenteraad is bepaald dat leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, bij de aanvang van de zitting als één fractie worden beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.
In Alphen aan den Rijn mag iedere fractie volgens de Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn 2020 3 kandidaten voordragen ter benoeming als commissielid. Commissieleden leggen de eed of belofte af voordat zij met hun werkzaamheden aanvangen. Bij de definitiebepaling is ervoor gekozen om alleen die mensen lid te laten zijn van de fractie die rechtstreeks zijn gekozen. Daarnaast kan sprake zijn van fractiesplitsing/afscheiding of samenvoeging van fracties, waardoor gedurende de raadsperiode het aantal fracties kan wijzigen.
In Alphen aan den Rijn bestaat een fractie dus uit de gekozen raadsleden. De bepaling van de definitie is van belang voor de beoordeling van de verantwoordingsverslagen van de fracties. De fractiesecretaris maakt op zichzelf geen onderdeel uit van de fractie, tenzij de fractiesecretaris tevens raadslid is. Een raadslid mag naast zijn vergoeding als raadslid geen extra bijdrage ontvangen als fractiesecretaris.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast (2/3) en een variabel (1/3) deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich te laten ondersteunen, omdat het functioneren als fractie, ongeacht de omvang daarvan, nu eenmaal een minimum aan kosten met zich meebrengt. De rest van het budget wordt toegekend op basis van het aantal zetels waarover een fractie beschikt. Een grotere fractie vertegenwoordigt meer inwoners van Alphen aan den Rijn en heeft dus ook een groter recht op ondersteuning.
Bij afscheiden uit een fractie/fractiesplitsing of samenvoeging van fracties wordt de bijdrage herberekend. Dit is geregeld in artikel 9.
Artikel 7 bepaalt waaraan de fractievergoeding mag worden besteed. Uitgangspunt is dat het bestede geld bijdraagt aan het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. In beginsel ziet het op de rollen van de raadsleden, maar de bijdrage mag ook voor dit doel worden besteed ten behoeve van door raad benoemde commissieleden behorende bij die fractie. De bepalingen over verantwoording en aansprakelijkheid voor de besteding zien alleen op de raadsleden.
De vraag is welke kosten hier dan onder vallen en welke kosten niet. Deze vraag is makkelijker te stellen dan te beantwoorden. Er zal altijd een grijs gebied blijven. Toch kan op basis van de bestaande regelgeving in de meeste gevallen wel worden bepaald wat wel en niet is toegestaan. Hierbij is niet alleen de tekst van de verordening van belang, maar ook het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Alphen aan den Rijn. Het besluit en de verordening zijn onder meer gebaseerd op artikel 95 e.v. Gemeentewet (hoofdstuk VI, Geldelijke voorzieningen ten behoeve van de leden van de raad en commissies). Ter verduidelijking van het in deze verordening genoemde bestedingskader wordt in een memo voor raads(commissie)leden aan de hand van voorbeelden toegelicht hoe dit budget kan en mag worden besteed.
Artikel 8 Uitbetaling en verrekening
De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 1 februari van het nieuwe jaar uitbetaald. Het gaat om een voorschot, waarover achteraf verantwoording moet worden afgelegd. Het gedeelte van het voorschot dat niet is besteed of dat niet rechtmatig is besteed, dient te worden terugbetaald. Indien eerdere terugvorderingen nog niet zijn voldaan, vindt (binnen de raadsperiode) verrekening plaats. Uitgangspunt is dat de fracties terugbetalen nadat de raad de verslagen heeft vastgesteld. Onder verslag wordt verstaan een overzicht van de uitgaven. Bij dit overzicht, dat een vaste indeling kent, dienen de fracties betalingsbewijzen/bonnen aan te leveren.
Artikel 9 Afscheiden uit de fractie en samenvoeging fracties
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Het is niet mogelijk om in het jaar waarin een afscheiding/afsplitsing plaatsvindt de gelden van alle fracties opnieuw te verdelen op grond van artikel 6 lid 3. In het jaar van de afscheiding/splitsing zullen de nieuw ontstane fracties het beschikbare bedrag voor de oorspronkelijke fractie voor de resterende periode van dat jaar moeten verdelen op de manier beschreven in artikel 9, 1e lid.
Bij afscheiden uit een fractie/fractiesplitsing is het niet wenselijk om te wachten met terugbetaling tot de eindafrekening, vanwege het risico op budgetoverschrijding. De betreffende fractie(s) dienen in dat geval spoedig duidelijkheid te krijgen over hun gewijzigd budget voor fractieondersteuning. Het teveel voorgeschoten bedrag dient direct daarna terugbetaald te worden.
Het is de vraag of het rechtvaardig is dat indien een fractie wordt afgescheiden/gesplitst, andere fracties in het jaar daarop daarvan de nadelen ondervinden. De vaste component van de fractievergoeding zou dan immers over meerdere fracties te worden verdeeld dan in het jaar van de afscheiding/splitsing. Alle fracties ontvangen een lager bedrag, ten faveure van de nieuw gevormde fractie. Op die manier zou splitsen financieel worden beloond. Om die reden wordt in de verordening ervoor gekozen gedurende de resterende periode van de zittingsduur van de raad die gesplitste fracties als één fractie te beschouwen bij de berekening en dan het totale jaarbedrag naar rato van het aantal fractieleden over die gesplitste fracties te verdelen.
Als fracties samen worden gevoegd geldt deze regeling niet. Door de samenvoeging neemt het aantal fracties af en zou de nieuwe fractie enerzijds minder kosten maken en tegelijkertijd een dubbele vaste bijdrage ontvangen. In die situatie wordt er dus wel een herberekening gemaakt.
Door de fracties verantwoording te laten afleggen over de besteding van de middelen, is controle van de besteding per fractie mogelijk. Fracties leggen alleen verantwoording af over de bijdrage die zij van de gemeente hebben ontvangen.
De verantwoording wordt afgelegd per kalenderjaar. Omdat de termijn voor het indienen van het verslag en onderbouwende documenten (voor 1 februari) kort is, kan het voorkomen dat fracties moeite hebben om bepaalde kosten te voorzien van bonnen. Immers, de rekening van een activiteit in december kan ook na 1 februari binnenkomen. Fracties doen er daarom bij opdrachtverstrekkingen in het laatste kwartaal verstandig aan om aan te dringen op spoedige facturering.
Een duidelijk verslag met een heldere onderbouwing draagt bij aan een soepele afwikkeling van de eindafrekening. Facturen geven een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of producten die in rekening worden gebracht. Er dienen iet te veel verschillende kosten onder één bedrag te worden verantwoord, het moet duidelijk zijn hoe het bedrag is opgebouwd en welk doel de activiteit/product had. Er wordt zoveel mogelijk aangegeven wie bij een activiteit (zoals een cursus, bijeenkomst, eetgelegenheid) aanwezig waren.
De beoordeling van de besteding van de fractievergoeding verloopt als volgt:
a) ontvangst griffier van de fractieverslagen;
b) griffier beoordeelt de fractieverslagen;
c) terugkoppeling beoordeling naar de individuele fracties;
d) mogelijkheid tot aanpassen van de fractieverslagen;
e) doorgeleiden verslagen naar de accountant;
f) ontvangst advies van de accountant;
g) opstellen van een raadsvoorstel door griffier op basis van advies accountant;
h) vaststellen van de fractieverslagen door de gemeenteraad;
h) berichten aan fracties over raadsbesluit en eventuele terugvordering.
Mocht een terugvordering aan de orde zijn, dan levert een besluit van de raad een juridische titel op (waarop bij de rechter een beroep kan worden gedaan). Tegen het besluit kan dan ook bezwaar en beroep worden ingesteld. De fracties krijgen een kopie van het raadsbesluit toegezonden.
In een verkiezingsjaar wordt de bijdrage in twee gedeelten gesplitst. Meestal vinden de verkiezingen plaats in maart. In de verordening wordt ervoor gekozen definitieve afrekening plaats te laten vinden voor het einde van de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Op die manier kan snel tot afrekening met de fractie in de oude zittingsperiode worden overgegaan. Iedere fractie begint de nieuwe periode met een schone lei.
Artikel 12 Verantwoordelijkheid besteding
In dit artikel wordt helder gemaakt dat de verantwoordelijkheid voor de besteding van de fractievergoedingen ligt bij de raadsleden in die fractie. Mocht het tot een terugvordering komen, dan zijn de raadsleden hoofdelijk aansprakelijk voor de vordering voor zover het ziet op de periode waarin zij als raadslid waren. Dit betekent dat eenieder van de fractieleden (raadsleden) kan worden aangesproken om het gehele verschuldigde bedrag te voldoen. In dit artikel wordt dus wel aansluiting gezocht bij de definitie van fractie in de Gemeentewet en wordt er voor gekozen niet terug te vorderen bij eventuele commissieleden.
Sommige fracties maken gebruik van een penningmeester. Voor de gemeente blijft echter de fractievoorzitter het formele aanspreekpunt.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Deze verordening gaat uit van het stelsel van baten en lasten (artikel 10). Vanwege de verstrekking en verantwoording over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning voor opdrachten/uitgaven/diensten per kalenderjaar, wordt gekozen voor inwerkingtreding van de verordening vanaf het begin van het lopende kalenderjaar.