Artikel 1. Dag en plaats van de vergadering
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week en wel op dinsdag, op een onderling vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder dat nodig acht.
- 2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt de wethouder - onder opgave van redenen - aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt dat de collegeleden zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren digitaal of op andere geschikte wijze voor deze vergadering worden opgeroepen, onder vermelding van het te bespreken onderwerp.
- 3.
De vergaderingen worden in het gemeentehuis gehouden, tenzij het college anders beslist.
- 4.
Het college kan bijeenkomsten houden waarbinnen geen besluitvorming plaatsheeft, maar waar louter een thema wordt behandeld of informatie wordt verschaft ter voorbereiding op latere besluitvorming.
Artikel 2. Aanlevering stukken en oproep
- 1.
De stukken die voor het college worden geagendeerd, worden uiterlijk op woensdag om 12.00 uur bij de secretaris aangeleverd.
- 2.
De agenda met bijbehorende vergaderstukken liggen in de regel tenminste twee werkdagen voor de vergadering ter inzage voor de collegeleden.
- 3.
De reguliere vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.
Artikel 3. Agenda
- 1.
De voorzitter stelt, in afstemming met de secretaris, de agenda vast en regelt de orde van de werkzaamheden.
- 2.
Het college kan besluiten de agendavolgorde te wijzigen.
- 3.
Het college kan besluiten, op voorstel van een collegelid, onderwerpen die niet geagendeerd zijn en waar vanwege de spoedeisendheid geen verder uitstel mogelijk is, terstond in behandeling te nemen.
Artikel 4 Stemming
- 1.
Collegeleden geven door middel van parafering op de stukken aan of zij een stuk in het college wensen te bespreken, nog nadere informatie wensen danwel dat zij met het voorstel kunnen instemmen.
- 2.
Een voorstel wordt geacht te zijn aangenomen indien de collegeleden dit door parafering overeenkomstig lid 1 kenbaar hebben gemaakt.
- 3.
Indien geen van de collegeleden bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 4.
Indien een collegelid bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. De voorzitter stemt het laatst.
- 5.
Indien een collegelid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van de Gemeentewet.
Artikel 5 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een lijst met de genomen besluiten.
- 2.
De besluitenlijst bevat tenminste:
- a.
de namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige collegeleden;
- b.
vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
de genomen besluiten (openbare, niet openbare en kabinetsbesluiten);
- d.
een vermelding van collegeleden die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit;
- e.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.
- 3.
De besluitenlijst wordt, zoveel mogelijk, in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
- 1.
Het college kan besluiten derden, zoals werknemers of externe deskundigen, voor een vergadering uit te nodigen om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven. De secretaris draagt zorg voor de uitnodiging van die derden.
- 2.
De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededeling doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.
Artikel 8 Openbare vergaderingen
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 9 Portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt in de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders, de verdeling van zijn werkzaamheden door middel van een portefeuilleverdeling alsmede de vervanging bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester en de andere collegeleden.
- 2.
Het besluit inzake de verdeling en vervanging en eventuele wijzigingen hierop, worden medegedeeld aan de gemeenteraad en bekendgemaakt.
- 3.
Een collegelid dat verhinderd is zijn of haar activiteiten uit te oefenen, stelt de secretaris daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte.
Artikel 10 Uitleg reglement
Met inachtneming van wettelijke voorschriften, beslist het college op voorstel van de voorzitter in die gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan.
Artikel 11 Intrekking oude Reglement
Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders zoals die op 12 december 1994 is vastgesteld, wordt ingetrokken.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Dit Reglement treedt in werking op 1 juni 2021
Artikel 13 Citeertitel
Dit Reglement kan worden aangehaald als Vergaderreglement college Noordoostpolder.