Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Sittard-Geleen houdende regels omtrent de Grote Projecten (Regeling grote projecten gemeente Sittard-Geleen)

Artikel 1.Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• •

  project: een samenhangend geheel van activiteiten, uitgevoerd door een (tijdelijke) projectorganisatie, gericht op het bereiken van een vooraf gedefinieerd resultaat;

• •

  projectorganisatie: een groep mensen uit een organisatie van verschillende vakgebieden die tijdelijk samenwerken om een bepaald doel te bereiken;

• •

  risico: een ongewenste gebeurtenis die zich al dan niet kan voordoen en die kan leiden tot extra kosten en/of vertraging (c.q. een negatieve invloed heeft op de organisatie). De grootte c.q. de mate van het risico hangt af van de kans van optreden van de ongewenste gebeurtenis, de impact hiervan op de organisatie en de mogelijkheden om dit te beïnvloeden;

• •

  analyse: feitelijke uitleg over een situatie of vraagstuk;

• •

  rapportage: document dat het College opstelt om de raad nadere informatie te verstrekken over een Groot Project, conform de voorliggende regeling. Dit moet zijn: een startdocument, een voortgangsrapportage of een eindevaluatie;

• •

  Groot Project: een door de raad aangewezen project waarop de Regeling Grote Projecten van toepassing is verklaard. Grote projecten zijn doorgaans complexe projecten die zich kenmerken door een meerjarige looptijd en meervoudige risico’s. Doorslaggevend in de aanwijzing van een groot project is niet zozeer het financieel belang of de betrokkenheid van vastgoed, maar de politieke relevantie, de soorten risico’s en de complexiteit daarvan.

Artikel 2. Aanwijzing Groot Project

• 1.

  De raad kan, gehoord het college van burgemeester en wethouders, besluiten een activiteit aan te wijzen tot Groot Project, indien hij van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is.

• 2.

  Deze aanwijzing vindt plaats op grond van een of meer van de volgende overwegingen:

  • a)

    er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit;

  • b)

    het project is politiek zeer relevant;

  • c)

    er is sprake van aanmerkelijke risico’s;

  • d)

    er zijn substantiële financiële gevolgen aan verbonden;

  • e)

    er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en/of uitvoeringsproces.

• 3.

  Voor de beoordeling van een Groot Project wordt de bijlage ‘Checklist Grote Projecten voor aanwijzing door de Raad’ gehanteerd.

Artikel 3. Startdocument

• 1.

  De raad besluit, bij de vaststelling van de begroting danwel n.a.v. een specifiek raadsvoorstel, welke projecten als Groot Project worden aangemerkt. Uiterlijk bij de start van het Groot Project verstrekt het college via de ronde aan de raad een startdocument met daarin tenminste:

  • a)

    de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt;

  • b)

    de specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden geformuleerde doelstelling(en) van het project;

  • c)

    een weergave van de geldende beleidskaders en de beleidsruimte;

  • d)

    de rol van de gemeente bij dit project; betrokkenheid van andere publieke of private partijen;

  • e)

    een kostenraming, de wijze van financiering, de inpassing inclusief dekking van de exploitatielasten in de begroting en meerjarenraming;

  • f)

    een risicoanalyse en de maatregelen die zijn genomen om de risico’s te beheersen;

  • g)

    de voorziene planning van de te nemen beslissingen en de rol van de raad daarin;

  • h)

    de hoofdlijnen van de organisatie van het project alsmede de aansturing en de beheersing daarvan;

  • i)

    de hoofdlijnen van de communicatie- en participatieaanpak;

  • j)

    duurzaamheidsparagraaf.

• 2.

  Bij majeure afwijkingen van het startdocument wordt de raad te allen tijde geïnformeerd middels een aangepast startdocument danwel voortgangsrapportage (actieve informatieplicht). Een en ander afhankelijk van de fase van het project.

• 3.

  De raad kan desgewenst aanvullende eisen stellen aan de te verstrekken informatie.

Artikel 4. Voortgangsrapportages

Verantwoording en rapportering over een Groot Project geschiedt via de reguliere p&c-cyclus tenzij specifieke omstandigheden een afzonderlijke rapportage vereisen. Deze rapportage behelst minimaal:

• a)

  de voortgang en de resultaten van de doelstellingen ten opzichte van de startnotitie;

• b)

  de politieke keuzevraagstukken, mede gelet op wat er leeft in de samenleving, inclusief de rol van de gemeenteraad daarin;

• c)

  de eventuele wijzigingen in de reikwijdte van het project;

• d)

  de ontwikkeling van de planning van het project;

• e)

  de ontwikkeling van de financiën van het project waarbij inzicht gegeven wordt in:

  • 1.

    de kostenontwikkeling in de loop van de tijd;

  • 2.

    de exacte financiering van het project, waar onder de wijze van financiering van de investerings- en uitvoeringskosten. Indien van toepassing wordt ook aandacht besteed aan publiek-private samenwerking, de wijze van contractering en het eventueel aangaan van een deelneming na consultering van de raad;

  • 3.

    de budgettaire inpassing van het Groot Project in de begroting en meerjarenraming van de gemeente, de voorziene budgettaire dekking en maatregelen over de dekking van eventuele overschrijdingen. De lasten, verplichtingen en ontvangsten die met het Groot Project gemoeid zijn, worden in beginsel afzonderlijk en herkenbaar in de begroting opgenomen;

  • 4.

    de hardheid van externe financieringsbronnen.

• f)

  de ontwikkelingen met betrekking tot de aan het project verbonden risico’s, zowel eerder genoemde als nieuwe risico’s, waarbij wordt aangegeven:

  • 1.

    welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn);

  • 2.

    hoe groot de risico’s zijn (omvang);

  • 3.

    welke impact de risico’s kunnen hebben;

  • 4.

    wat de (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s kunnen zijn en hoe risico’s en onzekerheden beheerst zullen worden en door wie (aannemer, gemeente als opdrachtgever, gemeente als bevoegd gezag, andere overheden);

  • 5.

    de (veranderingen in de) risicobeheersing;

  • 6.

    wat de kans maal omvang van elk risico is. Alle aanzienlijke risico’s worden beschreven, zowel tegenvallers als meevallers gekwantificeerd.

• g)

  de wijze waarop het project wordt aangestuurd en beheerst;

• h)

  de voorgenomen acties;

• i)

  alle door de raad daarnaast gevraagde informatie;

• j)

  alle overige informatie betreffende het project waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van de raad.

Artikel 5. Eindevaluatie en beëindiging van het project

• 1.

  Als het college van mening is dat de status van een Groot Project beëindigd kan worden dan stelt het college hiertoe een analyse op.

• 2.

  Het college zendt ter afronding van het Groot Project een evaluatienotitie aan de raad. Daarin wordt tenminste aandacht besteed aan de volgende elementen:

  • a)

    informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project zijn verwezenlijkt;

  • b)

    informatie over de uiteindelijke totale kosten van het project alsmede de afwijkingen ten opzichte van de laatste ramingen;

  • c)

    informatie over de wijze waarop de risico’s zijn onderkend en beheerst;

  • d)

    informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst;

  • e)

    informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd.

Artikel 6. Werking, toepassing en uitleg van de regeling

De commissie Begroting & Verantwoording:

• a)

  is belast met de opzet van de regeling;

• b)

  brengt als zij dit nodig acht, verslag uit aan de Raad over de werking en toepassing van deze regeling in de voorafgaande kalenderjaren (evaluatie van de regeling). Daartoe biedt de commissie een analyse van de werking en toepassing van de regeling ter sondering aan.

Artikel 7. Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling grote projecten gemeente Sittard-Geleen.