Besluit van de raad van Oudewater houdende een verordening op de fora (Verordening op fora van de gemeente Oudewater 2021)

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1.

  Het presidium zendt ten minste acht dagen voor een vergadering de forumleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan het presidium na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4.

  Het presidium reserveert een bepaalde tijd voor behandeling van een agendapunt. Naar gelang van de omstandigheden is de voorzitter bevoegd om hiervan af te wijken.

• 5.

  Tegelijkertijd met de oproep zal het presidium per onderwerp burgers en/of andere belanghebbenden uitnodigen voor de vergadering, op voorstel van de leden van het presidium, de raad, het forum of het college.

• 6.

  De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door het forum vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, kunnen desgewenst na het verzenden van de schriftelijke oproep door de griffier op het gemeentehuis ter inzage worden gelegd.

• 2.

  Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Stukken waaromtrent op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, worden op een besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem geplaatst dat – door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord - alleen toegankelijk is voor raads- en forumleden.

Artikel 9. Technische vragen voorafgaand aan vergadering

• 1.

  Forumleden dienen in de week voorafgaand aan de vergadering technische vragen die noodzakelijk zijn om het voorstel helder te krijgen voor te leggen aan het college. Dit gebeurt via de griffier.

• 2.

  Politieke vragen worden tijdens de forumvergadering aan de orde gesteld. Forumleden kunnen deze vragen voorafgaand aan de vergadering al ter kennisgeving indienen. Dit gebeurt via de griffier.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

• 1.

  Forumvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in een huis-aan-huis blad en door plaatsing op de website van de gemeente, ten minste 48 uur voor aanvang van de vergadering.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 11. Presentielijst

• 1.

  De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen forumleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende forumleden tegenwoordig is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt het presidium opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een forum kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende forumleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Advies

• 1.

  Het forum brengt advies uit aan de raad over een onderwerp als bedoeld in artikel 2, tweede lid. Het forum besluit tot een advies overeenkomstig een van de volgende mogelijkheden:

  • a.

    agenderen als ‘hamerstuk’ op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad. Dit advies kan uitsluitend gegeven worden op basis van een unanieme beslissing van het forum;

  • b.

    agenderen als ‘bespreekstuk’ op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad;

  • c.

    niet tot agenderen overgaan, aangezien een onderwerp nog niet bespreekrijp is.

  • d.

    aanpassing van het voorstel, indien een kleine aanpassing leidt tot agendering op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad. Dit kan als ‘hamerstuk’ (sub a) of ‘bespreekstuk’ (sub b).

• 2.

  Het forum kan uit eigener beweging advies uitbrengen aan het presidium, bijvoorbeeld tot het agenderen van een onderwerp op de voorlopige agenda voor de eerstvolgende forumvergadering of het organiseren van een raadsinformatiebijeenkomst over een bepaald onderwerp. Deze adviezen worden uitgebracht op basis van een beslissing van het forum bij meerderheid van stemmen.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het forum anders beslist.

• 2.

  In de eerste termijn komen vooral politieke vragen aan de orde; de tweede termijn is vooral bedoeld voor de uitwisseling van standpunten tussen fracties.

• 3.

  Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 4.

  Forumleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5.

  Bij de bepaling hoeveel keer een forumlid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 6.

  De voorzitter kan interrupties toestaan. Een interruptie dient te bestaan uit een vraag, eventueel voorafgegaan door een korte opmerking.

• 7.

  Het is forumleden toegestaan om tijdens hun spreektermijn gebruik te maken van digitale middelen.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan het forum besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Wethouders worden altijd uitgenodigd om aan de vergadertafel plaats te nemen en desgewenst aan de beraadslaging deel te nemen.

• 3.

  Iedere fractie kan per vergadering één ‘Gast van de raad’ aan tafel plaats laten nemen. Een ‘Gast van de raad’ kan deelnemen aan de beraadslaging. Gedurende een raadsperiode kan een persoon een onbeperkt aantal keer ‘Gast van de raad’ zijn.

Artikel 16. Spreekrecht burgers en belanghebbenden

• 1.

  Burgers en belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene, die het woord wil voeren, moet dit uiterlijk op de dag waarop de vergadering plaatsvindt, voor 12.00 uur melden aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 3.

  De voorzitter nodigt sprekers uit om plaats te nemen aan de vergadertafel en geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  De spreker zit aan de vergadertafel gedurende het onderwerp waarvoor hij zich heeft aangemeld en kan deelnemen aan het debat als de voorzitter hem hiertoe het woord heeft verleend.

• 5.

  Burgers en belanghebbenden kunnen zich niet aanmelden voor het agendapunt ‘Gelegenheid tot het stellen van vragen aan portefeuillehouders’.

Artikel 17. Ter inzage liggende stukken en vragen aan portefeuillehouders

• 1.

  Forumleden kunnen vragen stellen aan collegeleden over ter inzage liggende stukken, zoals raadsinformatiebrieven. Dit kan alleen tijdens het agendapunt ‘Ter inzage liggende stukken’.

• 2.

  Forumleden kunnen vragen stellen aan collegeleden over onderwerpen, anders dan die op de agenda van het forum staan, doch wel betrekking hebben op het karakter van het forum. Dit kan alleen tijdens het agendapunt ‘Gelegenheid tot het stellen van vragen aan portefeuillehouders’.

Artikel 18. Politieke Agenda

• 1.

  De inhoud van aangenomen moties tijdens raadsvergaderingen en de inhoud van toezeggingen tijdens forum- en raadsvergaderingen worden opgenomen in een Politieke Agenda, onder verantwoordelijkheid van de griffier.

• 2.

  De Politieke Agenda wordt iedere raadscyclus vernieuwd en tijdens iedere forumvergadering geagendeerd.

• 3.

  Forumleden kunnen portefeuillehouders tijdens het agendapunt ‘Politieke Agenda’ vragen naar de stand van zaken van moties en toezeggingen.

• 4.

  De griffier doet iedere raadscyclus een voorstel tot het afdoen van moties en toezeggingen. Dit wordt in de Politieke Agenda kenbaar gemaakt door deze onderwerpen grijs te kleuren.

• 5.

  Indien door de fora geen wijzigingsvoorstellen worden gedaan voor het hierboven onder lid 4 genoemde, zijn moties en toezeggingen daadwerkelijk afgedaan.

• 6.

  Er geldt een standaardtermijn van drie maanden voor het afdoen van een toezegging en van zes maanden voor een motie. Hiervan kan mondeling in de toezegging of schriftelijk in de motie van worden afgeweken.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan het forum voorstellen aan een forumlid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het forumlid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het forumlid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Forumleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. Het forum beslist hier terstond over.

Artikel 21. Besluitenlijst

• 1.

  De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van forumvergaderingen.

• 2.

  De leden, de voorzitter de wethouders en anderen die deel hebben genomen aan de beraadslagingen, hebben het recht een voorstel tot verandering aan het forum te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat. Een voorstel tot wijziging dient voor het vaststellen van de besluitenlijst bij de griffier te worden ingediend.

• 3.

  Uit een besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de forumleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een samenvatting van het advies aan de raad;

  • d.

    bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

• 4.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de forumvergadering openbaar gemaakt op de website van de gemeente.

• 5.

  De letterlijke weergave van het besprokene is in geluid beschikbaar via de website van de gemeente.

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Besluitenlijst besloten vergadering

• 1.

  Concept besluitenlijsten van besloten forumvergaderingen worden niet verspreid, maar op een besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem geplaatst dat – door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord - alleen toegankelijk is voor raads- en forumleden.

• 2.

  Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het forum een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijsten.

• 3.

  De vastgestelde besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als het forum dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met het forum overleg gevoerd.

Artikel 25. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.