Budgethoudersregeling gemeente Renswoude 2020

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renswoude;

• 2.

  Hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen

• 3.

  Budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en kredietuitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• 4.

  Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen;

• 5.

  Budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, taakvelden, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken (per gootboeknummer kan er maar 1 budgethouder c.q. budgetbeheerder zijn);

• 6.

  (Investerings)krediet: de middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld om de investering te realiseren;

• 7.

  Taakveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;

• 8.

  Medewerker: eenieder die werkzaam is bij de gemeente Renswoude op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Renswoude werkzaam is.

Artikel 2 Aanwijzing budgethouder

• 1.

  De gemeentesecretaris is hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder benoemt één of meer van de leden van het managementteam als vervanger.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget een functionaris als budgethouder aan te wijzen. Uitgangspunt is, dat alleen de afdelingshoofden budgethouder kunnen zijn.

• 3.

  Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.

• 4.

  Ook kan de hoofdbudgethouder een budgethouder benoemen ten behoeve van een krediet of project.

• 5.

  De budgethouders vervangen elkaar bij afwezigheid. Bij het ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

• 6.

  Bij (langdurige) afwezigheid van een budgetbeheerder kan de budgethouder een vervanger aanwijzen. In eerste instantie is dat een medewerker die al taken als budgetbeheerder heeft. Vervanging kan ook door de budgethouder zelf plaatsvinden.

• 7.

  De gemeentesecretaris is als hoofdbudgethouder bevoegd te bepalen dat voor aan te wijzen budgetten geldt, dat er voor het aangaan van verplichtingen en/of het betaalbaar stellen van facturen toestemming van de hoofdbudgethouder nodig is.

• 8.

  Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. Dit overzicht wordt jaarlijks geactualiseerd en zo nodig gedurende het jaar aangepast.

• 9.

  De griffier is budgethouder van de raadsbudgetten.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b.

    een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c.

    het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

  • d.

    een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

  • e.

    het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en het laten vaststellen dat prestatie daadwerkelijk is geleverd.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder en budgetbeheerder

• 1.

  De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • a.

    (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • b.

    financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

  • c.

    financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - salariskosten - kapitaallasten; - toerekening kostenplaatsen; - stortingen in reserves en voorzieningen; - stelposten en onvoorzien.

  • d.

    financiële verplichtingen vanaf € 30.000 (bedrag is inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na autorisatie door de hoofdbudgethouder of zijn vervanger.

• 2.

  Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling moet door een ander dan de budgethouder worden gedaan. In eerste instantie is dit de budgetbeheerder. Bij budgetten die de budgethouder niet heeft gemandateerd aan budgetbeheerders zorgt de budgethouder voor een zichtbare vastlegging van de vaststelling dat de goederen en diensten daadwerkelijk geleverd zijn conform de vooraf overeengekomen condities.

• 3.

  Voor de budgetbeheerder zijn lid 1, sub a tot en met c en lid 2. van overeenkomstige toepassing. Wat betreft het aangaan van financiële verplichtingen en het autoriseren van facturen als bedoeld in lid 1, sub d gelden in aanvulling de volgende voorwaarden (bedragen zijn inclusief BTW):

  • a.

    Tot maximaal € 5.000 op eigen titel;

  • b.

    van € 5.000 tot € 30.000 nadat ook autorisatie is verkregen van de budgethouder;

  • c.

    vanaf € 30.000 nadat vooraf autorisatie is verkregen van de budgethouder en de hoofdbudgethouder;

  • d.

    de hoofdbudgethouder en de budgethouders kunnen in voorkomende gevallen besluiten om uit te gaan van lagere maximumbedragen dan de in lid a t/m c van dit artikel genoemde bedragen.

• 4.

  Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit en ook conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 5.

  De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

• 6.

  Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

Artikel 5 Budgetverschuivingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen tussen en beperkt aantal kostensoorten in één grootboeknummer.

• 2.

  Verschuivingen in de lasten tussen grootboeknummers binnen één taakveld of in de baten tussen grootboeknummers binnen één taakveld vergen goedkeuring door het college;

• 3.

  Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:

  • a.

    de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders;

  • b.

    er is sprake van geraamde budgetten;

  • c.

    verschuivingen mogen niet leiden tot overschrijding van de geraamde budgetten;

  • d.

    verschuivingen worden via een administratieve begrotingswijziging verwerkt in de begroting;

• 4.

  Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.

• 5.

  De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  • a.

    stelposten en onvoorzien;

  • b.

    rente;

  • c.

    verrekeningen met reserves en voorzieningen;

  • d.

    kapitaallasten

  • e.

    interne doorbelastingen

  • f.

    salariskosten en inhuur van derden

Artikel 6 Over- en onderschrijdingen

• 1.

  Een budgethouder mag een budget (hieronder vallen ook de aan de budgetbeheerders gemandateerde budgetten) niet overschrijden.

• 2.

  Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder in eerste instantie of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daar over gerapporteerd worden aan het college die bepaalt of het beleid wordt aangepast of dat extra budget aan de raad wordt gevraagd. Daarbij gelden de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële Verordening.

• 3.

  Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 7 Verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.

Artikel 8 Schakelbepaling

De bepalingen in deze regeling welke betrekking hebben op de budgethouder zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.

Artikel 9 Slotbepaling

• 1.

  De regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Renswoude 2020’.

• 2.

  Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit vervalt de oude Budgethoudersregeling.

• 3.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2020.