Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent de financiën (Financiële verordening Gemeente Alkmaar 2021)

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b)

  begroting: de begroting als bedoeld in de Gemeentewet en zoals nader bepaald in het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten;

• c)

  doelmatigheid: het realiseren van de boogde maatschappelijke effecten van het beleid met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• d)

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten daadwerkelijk worden behaald;

• e)

  inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• f)

  jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag als bedoeld in de Gemeentewet en zoals nader bepaald in het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten;

• g)

  overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primair proces;

• h)

  planning en control documenten: kadernota, tussentijdse rapportages, begroting en jaarrekening;

• i)

  rechtmatigheid: het overeenstemmen van de financiële beheerhandeling en de vastlegging daarvan met de vigerende wet- en regelgeving, zoals omschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

Artikel 2. Wet- en regelgeving

• 1.

  Uitgangspunt is dat beleids- en planning en control- documenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;

• 2.

  In de beleidsnota’s op de diverse thema’s worden alleen de gemeentelijke afspraken tussen de gemeenteraad en het college vastgelegd.

Artikel 3 Kaders financieel beleid

• 1.

  Uitgangspunten c.q. kaders voor het financieel beleid worden in separate nota’s per (hoofd-) onderwerp vastgelegd. In deze verordening wordt daar naar verwezen (zie artikel 8).

• 2.

  Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringsaanvragen die nog niet zijn geautoriseerd door de raad worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten.

• 3.

  Voor het sluitend houden van de begroting zijn de volgende spelregels afgesproken:

  • ➢

    Nieuw voor oud;

  • ➢

    Geld dat over is gaat naar de algemene middelen;

  • ➢

    Tegenvallers worden zoveel mogelijk binnen het programma opgevangen;

  • ➢

    Zo min mogelijk bestemmingsreserves (de reserve Sociaal Domein blijft behouden).

Artikel 4. Kadernota

• 1.

  Het college biedt jaarlijks aan de raad een Kadernota aan met daarin:

  • ➢

    De beleidsontwikkelingen;

  • ➢

    Een meerjaren investeringsopgave, inclusief impact daarvan op de begroting;

  • ➢

    De financiële kaders voor de begroting en de meerjarenraming;

  • ➢

    De rekenkundige uitgangspunten voor de begroting en de meerjarenraming.

• De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma of onderdeel daarvan relevante beleids- en/of prestatie-indicatoren vast, voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke realisatie van maatschappelijke effecten en doelstellingen, inclusief de verplichte beleidsindicatoren.

• 3.

  Bij de begroting wordt onder ieder programma de begrote baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken onder ieder programma de gerealiseerde baten en lasten.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma, de investeringen in het begrotingsjaar en de uitgaven binnen de door de raad bij de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG) vastgestelde grondexploitaties.

Artikel 7. Tussentijdse verantwoording

• 1.

  Het college en de raad maken jaarlijks afspraken over tussentijdse verantwoording over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar.

• 2.

  Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten of baten van een programma de geautoriseerde lasten of baten gaan overschrijden of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet gaan overschrijden. Het college voegt in dat geval een voorstel voor wijziging van het programma of krediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid bij.

Artikel 8. Beleidsnota’s

• 1.

  Van de volgende thema’s worden de uitgangspunten en regels in afzonderlijke beleidsnota’s opgesteld:

  • •

    Investeren en afschrijven

  • •

    Reserves en voorzieningen

  • •

    Weerstandsvermogen en risico’s

  • •

    Onderhoud kapitaalgoederen

  • •

    Rente

  • •

    Treasury

  • •

    Kostprijsberekening en prijzen economische activiteiten

  • •

    Verbonden partijen

  • •

    Vastgoed

  • •

    Grondbeleid

  • •

    Grondprijzen

Artikel 9. Belastingen en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

Artikel 10. Administratie en financiële organisatie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij juiste, tijdige en volledige informatie aan de gemeenteraad kan verstrekken.

• 2.

  Het college zorgt voor en stelt vast:

  • a.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • b.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • c.

    het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

  • d.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 3.

  De financiële organisatie is zodanig van opzet dat er:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de units is;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden is;

  • c.

    interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening zijn;

  • d.

    kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de producten zijn;

Artikel 11. Jaarrekening en interne beheersing

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen. Bij afwijkingen en daar waar de interne beheersing versterking behoeft neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het grensbedrag dat bij de jaarrekening wordt gehanteerd voor overlopende posten/transitoria bedraagt ≥ € 15.000,-.

Artikel 12. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Alkmaar 2015 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2020 en op de begroting, jaarrekening en bijbehorende stukken 2021.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Gemeente Alkmaar 2021.