Besluit van het Dagelijks Bestuur van het openbaar lichaam Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant houdende regels omtrent thuiswerkfaciliteiten (Arbo-technisch verantwoord thuiswerken)

Context

Thuiswerken is altijd al een mogelijkheid geweest binnen de ODZOB, maar nooit eerder werd er zoveel thuis gewerkt als nu. In verband met COVID-19 worden medewerkers gevraagd om zoveel mogelijk thuis te werken. Voorheen was het standpunt van de ODZOB dat de medewerker alleen thuis mocht werken, indien hij de beschikking had over een werkplek die Arbo-technisch verantwoord is. Voor de inrichting van de werkplek was de medewerker dan ook zelf verantwoordelijk en de kosten kwamen ook voor rekening van de medewerker. Gezien de huidige situatie is dit standpunt, ons inziens, niet langer vol te houden.

De werkgever is verplicht om een Arbo-technisch verantwoorde werkplek te faciliteren. Wij nemen deze verantwoordelijkheid serieus. Op individueel niveau wordt er op verzoek van de medewerker al advies gegeven en de nodige faciliteiten geboden, zoals een leen-stoel, een leen-beeldscherm, een toetsenbord, muis, l – in bijzondere gevallen - aangepaste voorzieningen.

Tevens zien wij een beweging ontstaan bij andere overheidswerkgevers dat een algemene voorziening wordt aangeboden aan medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van meubilair of een thuiswerk-vergoeding. Zo hebben bijvoorbeeld de ODBN en de OMWB recent een regeling getroffen waarbij medewerkers op declaratiebasis een vergoeding ontvangen voor specifieke faciliteiten (bureau, scherm, stoel of verlichting). Vooral in deze tijd, maar ook op de langere termijn is het belangrijk dat de medewerkers Arbo-technisch verantwoord thuis kunnen werken.

Opties

Er zijn twee opties voor het faciliteren van een ARBO-verantwoorde thuiswerkplek.

Optie 1: maximaal budget per medewerker

Bij de ODBN en OMWB is op dit moment een thuiswerkfaciliteitenregeling getroffen waar voor iedere medewerker een budget beschikbaar is gesteld. Dit kunnen wij ook doen door een budget per medeweker beschikbaar te stellen. Het budget kan gebruikt worden voor de aankoop van een bureau, bureaustoel, verlichting en beeldscherm. Dit is een limitatieve lijst. Het budget is niet bedoeld voor producten als een wifi-versterker, airco, raambekleding, ed.. Een bureaustoel moet voldoen aan de NEN-EN norm 1335 of NPR 1813.

Het budget is onderverdeeld in maximaal te declareren bedragen:

De medewerker krijgt niet in totaal € 850,- op zijn/haar bankrekening gestort maar moet aantonen dat hij/zij een product heeft aangeschaft en kan dan op declaratiebasis vergoed krijgen op zijn/haar budget. Een voorwaarde is dat er een termijn geldt van 5 jaar voor de afschrijving van de thuiswerkvoorzieningen. Na 5 jaar kan de medewerker een budget beschikbaar krijgen voor een nieuw product. Deze moet op dezelfde wijze aangevraagd worden. Ook is de regeling alleen geldig voor medewerkers in dienst bij de ODZOB.

Wanneer de medewerker binnen 3 jaar ontslag neemt / krijgt, moet de medewerker het gebruikte deel van zijn of haar budget terug betalen.

De terugbetalingsregeling is naar rato van het aantal maanden, bij uitdiensttreding. In een drietal situaties is er geen terugbetalingsverplichting:

• 1.

  Bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd;

• 2.

  Bij beëindiging van een tijdelijk contract in verband met bedrijfseconomische omstandigheden;

• 3.

  Bij ontslag vanwege arbeidsongeschiktheid.

Na 3 jaar hoeft de medewerker niks meer terug te betalen van de vergoeding. De directeur heeft de mogelijkheid om van de regeling af te wijken als dit tot een onvoorzien en onredelijk benadelend gevolg voor de medewerker zou leiden.

De gekochte producten zijn eigendom van de medewerker en mogen niet naar de ODZOB terug gebracht worden na uitdienst treding.

De thuiswerkfaciliteitenregeling valt onder het noodzakelijkheidscriterium van de WKR. Dit betekent dat het netto vergoed kan worden en zonder aanspraak te maken op de vrije ruimte.

Optie 2: in bruikleen geven eigendommen ODZOB

Door de onderbezetting op kantoor zijn er verschillende faciliteiten beschikbaar om in bruikleen te nemen voor de medewerkers. Door COVID-19 staan er op kantoor, bijvoorbeeld voldoende stoelen, bureaus en muizen, om in bruikleen te nemen. Zodra er weer sprake is van reguliere bezetting op kantoor worden de faciliteiten weer in ontvangst genomen door de organisatie.

Dit zorgt ervoor dat er op korte termijn geen budget beschikbaar gesteld hoeft te worden. Verschillende medewerkers kunnen aangeven welke faciliteiten ze nodig hebben en dit in bruikleen nemen. Op langere termijn is dit geen oplossing voor het inrichten van thuiswerkplekken.

P&O stelt voor om een thuiswerkregeling te treffen waarbij optie 1 geadviseerd wordt. Hierin komt naar voren dat per medewerker een maximum aan vergoeding gegeven wordt per thuiswerkvoorziening.

Financieel

Bij optie 1 heeft iedere medewerker de mogelijkheid om tot een maximaal bedrag te declareren. Daarbij geldt een bewijslast voor de declaratie voor de daadwerkelijke aanschaf van thuiswerkvoorzieningen, zoals een factuur of de bon. Hierdoor besteedt de medewerker een gedeelte van zijn of haar budget. Er moet worden geregistreerd wat de uitgaven zijn per medewerker per jaar.

Naar verwachting zal dit gelijkmatig over het jaar aangevraagd worden door de medewerkers.

De ervaring van de OBDN is dat er de helft van het budget per medewerker daadwerkelijk wordt aangevraagd. 25% van de medewerkers declareert in de eerste maand na openstelling van de regeling.

Een schatting van het benodigde budget is 220 x € 850,- x 50% = € 93.500. Deze wordt gefinancierd via het noodzakelijkheidscriterium van de WKR. Dit mag dus netto vergoed worden zonder dat er aanspraak gemaakt wordt op de vrije ruimte.

De kans is groot dat er een piek in aanvragen zal ontstaan in 2021. Zeker als we toestaan dat medewerkers, met inachtneming van de gestelde voorwaarden, de mogelijkheid krijgen om met terugwerkende kracht reeds aangeschafte middelen in 2020 onder deze regeling te laten vallen.

Op voorhand is lastig in te schatten hoe intensief er van de regeling gebruik gemaakt zal worden en welke kosten hiermee gepaard gaan. Naar verwachting zullen de kosten in 2021 eenmalig nadrukkelijk hoger zijn dan in de komende jaren.

Naar verwachting zullen in 2021 enkele personele budgetten, mede als gevolg van de COVID-19 pandemie, niet volledig worden benut. Denk hierbij onder andere aan reis- en verblijfskosten en opleidingskosten.

Medio 2021, als de Bestuursrapportage 2021 wordt opgesteld, hebben we beter zicht op de te verwachten kosten in het lopende jaar als gevolg van deze regeling. Tevens kan dan een betere inschatting worden gemaakt of dit alles kan worden opgevangen binnen de (personeelskosten)begroting.