| Organisatie | Bergen op Zoom |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening Gemeenteraad Bergen op Zoom inhoudende het Vaststellen Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens gemeenteraad Bergen op Zoom 2021 |
| Citeertitel | Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens gemeenteraad Bergen op Zoom 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens gemeenteraad Bergen op Zoom 2021 |
De gedragscode in het tweede kwartaal van 2022 te evalueren
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-04-2022 | 1e wijziging | 10-03-2022 | |||
| 06-05-2021 | 13-04-2022 | Nieuwe regeling | 22-04-2021 | RVB21-0018 |
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
1. Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de gemeenteraad van Bergen op Zoom op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website en in het raadsinformatiesysteem (RIS). Stukken die op de website worden gepubliceerd, blijven na plaatsing toegankelijk.
2. Onder het “niet openbare gedeelte van het RIS” wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit is alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerleden, fractieassistenten, de collegeleden en specifiek functioneel geautoriseerde personen zoals griffiemedewerkers.
3. Met “raad” wordt de gemeenteraad van Bergen op Zoom bedoeld.
Artikel 2. Verwerking persoonsgegevens door de raad
De raad verwerkt persoonsgegevens:
• Op het niet openbare gedeelte van het RIS;
• Per inkomende en uitgaande e-mail en post;
Petities en burgerinitiatieven;
Artikel 3. Gedragscode ten aanzien van categorieën personen
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met h geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd over de wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en burgerleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld in agenda’s, voorstellen, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website. Dit behoudens wat de wet aangeeft. Bijvoorbeeld het publiceren van persoonlijke bereikbaarheidsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals het woonadres, een persoonlijk
e-mailadres en het privételefoonnummer, dient enkel te gebeuren als zij hiervoor hun toestemming hebben verleend.
Op de website worden van raadsleden, burgerleden en fractieassistenten in beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, zakelijk e-mailadres, raads- en nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raadsleden, burgerleden en fractieassistenten vindt eventueel ook publicatie van het woonadres, persoonlijk e-mailadres, foto en telefoonnummers plaats.
Van de collegeleden worden op de website gepubliceerd: voor- en achternaam, titel en in voorkomende gevallen zakelijke (e-mail)adressen, zakelijke telefoonnummers. Uitsluitend met toestemming van de collegeleden vindt eventueel ook publicatie van hun foto plaats.
Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op de website. Dit geldt ook voor raadsstukken, afkomstig van het college.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen.
Voor zover ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, worden genoemd in relatie tot hun functie, is publicatie op de website relevant en niet bovenmatig. In alle overige gevallen is de publicatie van de persoonsgegevens van ambtenaren op de website in de regel niet noodzakelijk.
Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Bergen op Zoom of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam, zakelijke telefoonnummers, zakelijke e-mailadressen en de afdeling waarvoor zij werkzaam zijn op de website worden gepubliceerd. Van de medewerkers van de griffie vindt, uitsluitend met hun toestemming, eventueel ook publicatie van hun foto op de website plaats.
Op het niet openbare gedeelte van het RIS is een lijst geplaatst met de namen en zakelijke
e-mailadressen van ambtenaren bij wie technische raadsvragen kunnen worden ingediend. Deze contactgegevens kunnen door raadsleden, burgerleden en fractieassistenten worden gebruikt maar zijn niet openbaar.
c. Persoonsgegevens van burgers, instellingen en organisaties die bijvoorbeeld brieven of andere documenten aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers, instellingen en organisaties. Ze bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een petitie of burgerinitiatief aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of documenten op de website zou betekenen dat persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen brieven of andere documenten van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als niet noodzakelijk worden beschouwd. Het effect van de brieven/ documenten aan de raad kan doorgaans ook worden bereikt zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. De raad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen wel dat op de website terug te vinden is dat een brief van een burger bij de raad is binnengekomen.
Brieven/documenten van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd.
Ingekomen brieven of andere documenten van burgers worden geanonimiseerd geplaatst op de website.
Daarnaast worden deze stukken van burgers met vermelding van naam, contactgegevens en handtekening geplaatst in het niet openbare gedeelte van het RIS. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar stuk wel met vermelding van persoonsgegevens openbaar wordt gemaakt door plaatsing op de website, kan er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Er worden nimmer BSN-nummers en/of handtekeningen gepubliceerd.
Brieven/documenten van instellingen en organisaties worden, met weglating van een eventuele handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op de website.
Voor burgerinitiatieven en petities geldt dat het burgerinitiatief en de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van het burgerinitiatief en de petitie wenst uit te dragen, op de website worden gepubliceerd. Voor zover niet noodzakelijk worden daarbij de namen van de indieners niet vermeld. De lijst met ondertekenaars wordt niet op de website geplaatst, maar is wel beschikbaar in het niet openbare gedeelte van het RIS.
d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens beeldvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit in het openbaar. Deze vergaderingen worden live uitgezonden en zijn achteraf terug te kijken op de website.
Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van het spreekrecht, wordt deze door de griffie er vooraf op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te kijken op de website. Daarbij vraagt de griffie aan insprekers om vooraf per e-mail expliciet toestemming te verlenen voor de publicatie van hun bijdrage op de website, zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst. Daarbij worden van de insprekers naam, functie en (rechts)persoon die zij vertegenwoordigen, vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daarmee verwante documenten.
De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bijvoorbeeld de zienswijzen en zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen.
Bij zienswijzen worden persoonsgegevens geanonimiseerd op de website geplaatst.
Alleen in die gevallen dat een adres relevant is omdat het bijvoorbeeld een bestemmingsplanwijziging betreft, worden de adresgegevens op de website geplaatst.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
De transparantie van deze procedure weegt zwaar en soms zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsvoorstellen en daarbij behorende bijlagen worden geanonimiseerd.
Raadsvoorstellen in het kader van bezwaarprocedures en die op de website worden gepubliceerd, mogen alleen wanneer deze relevant zijn de naam/namen en adressen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
Voor de hierboven genoemde categorieën geldt dat de persoonsgegevens wel beschikbaar zijn op het niet openbare gedeelte van het RIS.
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen personen, afgezien van diens naam en eventuele titel, niet openbaar gemaakt.
g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de raad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens en handtekeningen van de briefschrijvers.
In het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze geanonimiseerd geplaatst op de website. Daarnaast wordt deze met vermelding van naam en adresgegevens en handtekeningen geplaatst in het niet openbare gedeelte van het RIS.
h. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van Het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen Personen die tijdens beeldvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit in het openbaar. Deze vergaderingen
worden live uitgezonden en zijn achteraf terug te kijken op de website.
Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van het spreekrecht, wordt deze door de griffie er vooraf expliciet op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf Is terug te kijken op de website Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers impliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website, zowel In de vorm van beelden geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld Het Is niet mogelijk in de openbare vergadering anoniem in te spreken De griffie wijst de inspreker op het alternatief om in plaats van het inspreken tijdens de openbare vergadering de boodschap op schrift over te brengen waarbij persoonsgegevens van de afzender kunnen worden geanonimiseerd
Artikel 4 Uitzenden van openbare vergaderingen
Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de vergaderingen van de raad in Principe openbaar Er wordt een beeld- en geluidsverslag gemaakt van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden en terug te kijken via internet. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn alleen sprekers in beeld, 1s niet onverenigbaar met dit doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag.
Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal en in de agenda op de website.
Artikel 5. Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode, worden namen verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen worden vervangen door neutrale termen zoals aanvrager, klager, (derde) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.
Artikel 6. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.
Artikel 7. Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen (ex artikel 15 tot en
met 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking, stoppen van de verwerking dan wel overdragen, wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op de website en/of het niet openbare gedeelte van het RIS.
Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend bij de griffie, dan wel via de website. Het nemen van besluiten op grond van artikel 15 tot en met 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt, voor zover het de bevoegdheid van de raad betreft, gemandateerd aan de griffier
Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking van de verwerking dan wel wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op de website en/of het niet openbare gedeelte van het RIS.
Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend bij de griffie, dan wel via de website.