| Organisatie | Goirle |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Goirle 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | inkopen |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-05-2021 | nieuwe regeling | 20-04-2021 |
Voor u ligt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente Goirle. Dit beleid is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste maatschappelijke en economische ontwikkelingen.
Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De gemeente Goirle wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt.
Dit beleid helpt in het streven naar een rechtmatige, doelmatige en integere inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van actuele politieke thema’s binnen juridische kaders zoals het stimuleren van de lokale economie, duurzaamheid, maatschappelijke en sociale betrokkenheid.
Het model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid dat door de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen, heeft als basis gediend voor dit Goirlese beleid en is aangepast op basis van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de Europese regelgeving waar de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 een uitwerking van is.
Ook is dit beleid met de gemeenten Oisterwijk en Hilvarenbeek afgestemd in het kader van de GHO-samenwerking. Het biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij de mogelijkheid bestaat dat gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen (beleids)accenten kunnen leggen.
Wij bieden met dit beleid de gemeente Goirle en opdrachtnemers een handvat voor professionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.
De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingsproces.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het bestaand beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten, zie bijlage 1.
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2 Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit van het college concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
aDe gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschil- lende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
Daar waar van toepassing hanteert de gemeente:
aDe gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan het vastgestelde integriteitsregeling en gedragscode en hebben daartoe de ambtseed/belofte afgelegd. Dit geldt ook voor nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten, stagiaires, etc.
Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante, niet- discriminerende en proportionele wijze uitgevoerd.
bDe gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.
Bij overheidsopdrachten die volgens de drempelwaarden van de Europese richtlijnen als Europees openbaar moeten worden aanbesteed en/of hoger zijn dan 500.000 euro (voor Werken), wordt een Bibob onderzoek toegepast. In geval van een overheidsopdracht voor de opvang, begeleiding en het beschermd wonen voor kwetsbare burgers, waarbij het specifiek gaat om zorgaanbieders waarmee nog niet eerder een overheidsopdracht is aangegaan, wordt altijd een Bibob onderzoek toegepast, ongeacht de hoogte van het bedrag. Bij overheidsopdrachten onder de 500.000 euro (inclusief reeds toegekende) kan de gemeente overgaan tot een Bibob onderzoek wanneer signalen daar aanleiding toe geven.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
a Bij Inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
De gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
b De gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De gemeente kan social return inzetten voor:
aInkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit, gelet op de waarde of de aard van de opdracht, niet wordt gerechtvaardigd (<€25.000,-). Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een goede product- en/of marktanalyse is ook van nut bij de raming van de opdracht en bij het bepalen van de aan ondernemers te stellen proportionele (selectie-) eisen, criteria en (uitvoerings-)voorwaarden.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
b De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
cDe gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
De gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven.
Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten (zoals de GHO samenwerking en de gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant gemeenten) of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Deze raming is een schatting vooraf, een begroting, een krediet of een taxatie van de waarde van de opdracht. De raming kan op basis van ervaringscijfers, op basis van een marktverkenning of door een extern expertisebureau worden vastgesteld. De raming dient zo nauwkeurig mogelijk de werkelijkheid te benaderen. Om de totale (geraamde) waarde van een opdracht goed te kunnen bepalen is enige mate van inkoopcoördinatie onvermijdelijk.
De raming dient de totale waarde van de opdracht voor de voorziene opdrachtduur te omvatten. Eventuele verlengingsopties dienen ook tot de voorziene contractduur te worden meegenomen.
5.7 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in het op te stellen inkooptrajectformulier (opstellen inkoopstrategie). Het inkooptrajectformulier leidt er toe dat er bewuste keuzes (zie hoofdstukken 4 en 5 van dit inkoopbeleid) worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop.
Daarom hanteert de gemeente tevens een drempel van €10.000 voor Werken, Leveringen en Diensten, waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert namelijk de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB. Op deze wijze geeft de gemeente tevens uitvoering aan de Gids proportionaliteit..
De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
*) overweging om vanaf €150.000 in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.
**) voor sociale en andere specifieke diensten (zie 5.7.4).
De gemeente vindt het van belang per opdracht te beoordelen welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast de hierboven genoemde drempelwaarden (omvang van de opdracht) ook nog andere overwegingen een rol, zoals de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvers, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), het type van de opdracht, het karakter van de markt, de complexiteit van de opdracht, het gewenste eindresultaat.
Bij de keuze van de procedure zullen deze onderdelen daarom gemotiveerd worden.
Ook opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden kunnen op basis hiervan toch meervoudig onderhands worden aanbesteed. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie, marktsituatie etc.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (in de regel maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.7.1Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van o.a. onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd en afgekondigd.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het plaatje in bijlage 2 geeft het cyclische inkoopproces weer.
Het inkoopproces zal worden vastgelegd in een afzonderlijk handboek inkoop. Hierbij gelden het inkoopbeleid en de al gemaakte organisatorische keuzes als uitgangspunt. Kort samengevat gaat het om de volgende voorwaarden.
Inkoop en aanbesteding is binnen de gemeente op een gecoördineerde wijze georganiseerd, waarbij de inkoopfunctie gemeentebreed en centraal is belegd bij Inkoop. Inkoop geeft sturing en is het aanspreekpunt voor advies over strategische, tactische en operationele inkoop- en aanbestedings-vraagstukken, zowel gemeentebreed als op regionaal niveau.
De organisatie is verplicht zich bij inkopen en aanbestedingen boven de €25.000,- te laten ondersteunen door Inkoop.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Inkoop heeft een adviserende, signalerende, coördinerende, faciliterende, maar ook een kaderstellende taak. Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan advies vragen aan Inkoop over inkoop en aanbesteden. Door middel van het verlenen van mandaat en/of volmacht kunnen medewerkers bevoegd worden uitgaven te doen en processtappen te ondernemen. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het mandaatregister.
Periodiek toetst Inkoop de naleving van dit beleid door:
Gezamenlijk optreden naar de markt
De GHO-gemeenten zullen, daar waar mogelijk, gezamenlijk inkopen stimuleren. Inkoop adviseert in samenspraak met de GHO- MT-leden over de te volgen inkoopstrategie. Uitgangspunt in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is dat opdrachten van gelijksoortige producten, diensten of werken niet onnodig samengevoegd worden, tenzij de samenvoeging helder wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Dit met het oogmerk om opdrachten toegankelijk te maken voor alle marktsegmenten. Bij samenvoeging dient de opdracht in meerdere percelen te worden opgedeeld, tenzij dit niet passend is, hetgeen dan helder onderbouwd wordt.
Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeente brede raamcontracten op basis van de bij de aanbesteding bepaalde perceelindeling. Indien nodig kunnen individuele (specifieke) wensen van de MT’s tot uiting komen in aparte percelen. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Inkoop coördineert de eventuele clustering. Bij gezamenlijk optreden zijn de afzonderlijke gemeenten verplicht zich te committeren aan de uitkomst.
Vanzelfsprekend maakt ook doelmatigheid onderdeel uit van de gekozen inkoopstrategie, zowel voor de ondernemers als voor de gemeenten.
Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Zowel binnen de gemeente als in regionaal en/of GHO-verband betekent het ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken is actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels wordt dit gefaciliteerd middels interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de houding en het gedrag van de ambtenaren: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling en het nemen van verantwoordelijkheid van de eigen rol.
6.4 Herijking inkoop- en aanbestedingsbeleid
De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie, etc.) als interne factoren (verdere professionalisering).
Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt daarom in ieder geval elke vier jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Inkoop heeft hierin een initiërende rol.
De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke- en regionale ontwikkelingen en wijziging van specifieke gemeentelijke beleidsuitgangspunten kunnen aanleiding zijn om het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te herzien.