Verordening Reglement van orde voor vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad van Oisterwijk 2021

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In artikel 1 worden een aantal begrippen uit deze verordening gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ zij nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet (hierna: wet) schrijft dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, van de wet is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de wet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 2 Fracties

De Kieswet en de wet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de wet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid).

In artikel 1 van de verordening is geregeld dat ook commissieleden die op voordracht van een fractie benoemd zijn eveneens tot die fractie worden gerekend.

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

- kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet;

- personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

- als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Vijfde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde; als een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren gebeurt dit ook. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.

Artikel 3 Onderzoek geloofsbrieven en proces-verbaal centraal stembureau en beëdiging raadsleden

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten.

Het derde lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad een dergelijk besluit kan baseren. Op 28 februari 2014 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin toegelicht wordt wanneer de raad gebruik kan maken van deze bevoegdheid (Gemeenteraadverkiezingen: hertellingen, kenmerk 2014-0000116196, 28 februari 2014, Ministerie van BZK. Zie:

https://vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/20140319-hertelling-gemraadsverk-bzk2014-0000116196.pdf).

In deze circulaire wordt onder meer uiteengezet wanneer de raad tot hertelling kan besluiten. Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de raad kan leiden. Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling.

Vierde en vijfde lid

Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid).

Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de wet vastgelegd.

Artikel 4 Benoeming wethouders

Artikel 4 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.

Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol.

In het tweede lid wordt het reeds bestaande gebruik van het vragen van een VOG verankerd. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren. Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid).

De kandidaat-wethouders kunnen in opdracht van de burgemeester voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets worden onderworpen. De burgemeester brengt over de conclusie daarvan een openbaar verslag uit aan de raad. Dat verslag zal summier zijn en enkel een conclusie bevatten. De risicoanalyse en het bijbehorende rapport zijn omwille van privacy niet openbaar.

Artikel 4 is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).

Artikel 5 De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 6 Sessievoorzitterspool

Het Raadsplein en de Raadsontmoeting zijn commissies in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet. Het voorzitterschap van bijeenkomsten moet ingevolge artikel 82, lid 4 van de wet bij een raadslid belegd zijn.

In dit artikel wordt geregeld dat de raad een aantal raadsleden aanwijst dat het voorzitterschap van bijeenkomsten en sessies van het Raadplein en de Raadsontmoeting op zich neemt.

Met het tweede lid wordt bewerkstelligd dat, indien het ontslag van een lid van de sessievoorzitterspool ervoor zorgt dat de pool uit minder dan drie leden bestaat, de raad moet voorzien in de vacature. Hiermee wordt beoogd te bereiken dat ook meerdere parallelle sessies kunnen worden georganiseerd onder voorzitterschap van benoemde voorzitters.

In de praktijk is het gebruikelijk dat deze voorzittersrollen worden verdeeld over de in de raad vertegenwoordigde fracties. Daarover is echter niets opgenomen in deze verordening. Het kan dus niet worden afgedwongen.

Artikel 7 Werkgroepen

Dit artikel stelt een aantal regels met betrekking tot werkgroepen. Zo wordt bepaald dat een werkgroep altijd voor een beperkte periode wordt ingesteld (lid 2) en stelt het artikel eveneens een minimum aan wat in een instellingsbesluit van een werkgroep geregeld moet zijn.

Hiermee wordt beoogd dat werkgroepen altijd een duidelijke en afdwingbare rol hebben in het democratisch proces en zich op een afgesproken manier verhouden tot het reguliere proces van raad, Raadsplein en Raadsontmoeting.

In artikel 3 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is uitgewerkt hoe raadsleden en commissieleden ambtelijke bijstand vragen en waar die uit kan bestaan. Het ligt in de rede dat voor werkgroepen deze bijstand wordt opgenomen in het instellingsbesluit, maar dit is geen verplichting.

Hoofdstuk 2: Agendacommissie en presidium

Artikel 8 Agendacommissie: samenstelling

De agendacommissie is een commissie in de zin van artikel 84 van de wet. Daarmee wordt het voorzitterschap door de burgemeester mogelijk gemaakt.

Omdat het prioriteren van onderwerpen tot de taak van de agendacommissie wordt gerekend is het van belang dat iedere fractie die vertegenwoordigd is in de raad, ook zitting heeft in de agendacommissie. Om kleine fracties de mogelijkheid te geven taken te verdelen, is het lidmaatschap ook open voor commissieleden.

Artikel 9 Agendacommissie: taken

De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van onderwerpen tijdens bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting en vergaderingen van de raad. De agendacommissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. De agendacommissie bewaakt daarmee de werkdruk(verdeling) voor de raad.

De agendacommissie stelt de agenda's van bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting vast. De agenda van de raadsvergadering stelt de commissie voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raadsvergadering geschiedt bij aanvang van de betreffende vergadering. De vaststelling van de voorlopige agenda van de raad leidt in combinatie met artikel 40, eerste lid tot de conclusie dat het college een raadsvoorstel kan intrekken tot het moment dat de agendacommissie de voorlopige agenda vastgesteld heeft. Daarna heeft het college toestemming van de raad nodig.

Het vaststellen van de opzet van sessies tijdens Raadsplein en Raadsontmoeting is tevens een opdracht van de agendacommissie aan de aangewezen sessievoorzitter om op een bepaalde manier leiding te geven aan de sessie. Het ligt daarom ook aan de agendacommissie voor om in een volgende vergadering terug te kijken op gewezen bijeenkomsten en te evalueren of gehanteerde werkvormen hebben geleid tot het gewenste resultaat van een sessie.

Ingevolge artikel 17 van de wet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.

Artikel 10 Agendacommissie: verhindering en afwezigheid

Dit artikel regelt de vervanging van zowel de leden als de voorzitter van de agendacommissie. Het voorzitterschap van de agendacommissie wordt daarbij altijd in eigen kring vervangen. Zonder deze bepaling zou het voorzitterschap automatisch worden vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Artikel 11 Agendacommissie: vergaderingen

In artikel 11 wordt de gang van zaken in vergaderingen van de agendacommissie geregeld. Hiermee wordt onder andere invulling gegeven aan artikel 84, derde lid van de wet, waarin is vastgelegd dat de raad de openbaarheid van vergaderingen van commissies, bedoeld in artikel 84, eerste lid, moet regelen.

In dit artikel wordt ook op hoofdlijnen geregeld op welke manier een besluit in de agendacommissie tot stand komt. Om ervoor te zorgen dat bij de besluitvorming iedere fractie een stem kan hebben, heeft de waarnemend voorzitter wel een stem als hij als zodanig in de vergadering aanwezig is. Dit is ook zo als de plaatsvervangend voorzitter van de raad een raadsvergadering leidt.

Artikel 12 Agendacommissie: verzending agenda en stukken

De agendacommissie bepaalt zelf wanneer zij vergadert. In dit artikel is geregeld dat tussen het verzenden van de agenda en de vergadering altijd een weekend gelegen is, zodat de leden voldoende voorbereidingstijd hebben.

Als een vergadering is ingelast, dat wil zeggen dat het een vergadering is die niet op het vergaderschema van de raad staat, kan de voorzitter afwijken van de genoemde termijn. Deze bepaling is bedoeld voor spoedeisende zaken die geen uitstel dulden.

Artikel 13 Presidium: samenstelling

Het presidium is een commissie in de zin van artikel 84 van de wet. Hiermee wordt het mogelijk dat de burgemeester het voorzitterschap vervult.

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van kleinere fracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.

De griffier is in principe in elke vergadering van het presidium aanwezig (derde lid), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt.

Er is hier gekozen om het plaatsvervangend voorzitterschap aan het presidium te laten. Hiermee wordt geborgd dat een fractievoorzitter die rol op zich neemt. Als een dergelijke bepaling ontbreekt, komt de plaatsvervangend voorzitter van de raad voor deze functie in beeld. Nu dit niet noodzakelijkerwijs een fractievoorzitter is, kan daarmee de situatie ontstaan dat uit één fractie twee raadsleden deelnemen aan het presidium. Dat is onwenselijk.

Artikel 14 Presidium: taken

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

In het tweede lid van artikel 14 worden ook (mogelijke) integriteitskwesties tot het werkterrein van het presidium gemaakt. Het bevorderen van de integriteit binnen fracties ligt aan de fractievoorzitter voor. Het is daarom logisch dat zij verenigd in het presidium ook over integriteit spreken.

Artikel 15 Presidium: verhindering en afwezigheid

In dit artikel is geregeld dat ieder ander raadslid uit een fractie de fractievoorzitter kan vervangen in het presidium. Het verdient aanbeveling de kring van betrokkenen bij het presidium klein te houden, maar hiermee heeft iedere fractie voldoende flexibiliteit om altijd vertegenwoordigd te kunnen zijn in vergaderingen.

Artikel 16 Presidium: vergaderingen

Een waarnemend voorzitter van een raadscommissie of van de raad zal normaal gesproken alleen oproepen tot vergadering bij verhindering van de eigenlijke voorzitter. In geval van het presidium is daarvoor echter nog een reden, namelijk als de burgemeester, in welke hoedanigheid ook, onderwerp van gesprek is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een (mogelijke) integriteitskwestie van de burgemeester. Het ligt in de rede dat het presidium dan vergadert zonder dat de burgemeester daar bij is. Het eerste en tweede lid van dit artikel maken hiervoor de ruimte.

Een vergadering wordt als ingelast beschouwd als deze niet op het jaarlijks vast te stellen vergaderschema van de raad staat (lid 6).

In lid 7 t/m 10 van dit artikel is vastgelegd dat de openbaarheid van agenda, stukken en besluitenlijst van het presidium aan het presidium zelf is. Een voorzitter kan weliswaar besluiten dat (een gedeelte van) een agenda en/of vergaderstukken niet openbaar is bij de start van de vergadering, maar het is het presidium zelf dat in diezelfde vergadering besluit of de stukken ook na de vergadering openbaar zijn. Hiermee is een besluit over openbaarheid van stukken altijd een door de meerderheid van fractievoorzitters gedragen beslissing.

Hoofdstuk 3: Raadsvergaderingen

Artikel 17 Raadsvergaderingen: oproep en agenda

In artikel 19, eerste lid, van de wet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd stuurt. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

Met de tweede volzin van het eerste lid wordt digitale publicatie van de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken tot de standaard gemaakt.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).

Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage (vierde lid juncto artikel 18, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Het vijfde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de wet logischerwijs niet van toepassing en geldt artikel 32, vijfde lid, van de wet.

Artikel 18 Raadsvergaderingen: ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Elektronische publicatie op het raadsinformatiesysteem is daarbij de standaard. Stukken die niet elektronisch beschikbaar zijn, kunnen op verzoek worden ingezien.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Wob.

Onder de ‘stukken’ als bedoeld in het derde lid worden verstaan: geheime stukken, waaronder de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de raadsleden kan de griffier inzage aan hen verlenen (derde lid).

Artikel 19 Raadsvergaderingen: openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:42, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). In artikel 19 wordt vastgelegd op welke wijze raadsvergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn, zie artikel 3:42, tweede lid, juncto 2:14 van de Awb. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.

Artikel 20 Raadsvergaderingen: presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de wet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 21 Raadsvergaderingen: Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29 van de wet).

Er is geen beperking ten aanzien van het aantal keer dat een spreker het woord kan voeren per termijn. Een beslissing hierover rust in handen van de voorzitter.

Artikel 22 Raadsvergaderingen: Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct besloten door de raad. Er is kort de gelegenheid om erover te beraadslagen.

Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de wet hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 30 van de wet).

Artikel 23 Raadsvergaderingen: Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

De raad kan op grond van artikel 5, derde lid, bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet.

Artikel 24 Raadsvergaderingen: Spreekrecht

Aan dit artikel kunnen inwoners het recht ontlenen om het woord te voeren in de raadsvergadering. In het eerste lid wordt dit recht beperkt tot onderwerpen die geagendeerd zijn in een bewuste raadsvergadering. In het derde lid wordt een aantal onderwerpen uitgezonderd van het spreekrecht. De uitzonderingen dienen om spreekrecht niet te laten conflicteren met inspraak-, klacht- en bezwaar- en beroepsprocedures (sub a en c) of met de privacygevoelige aard van bepaalde beslissingen (sub b).

In het voeren van een gesprek over ingekomen stukken (sub e) is in deze verordening op een andere wijze voorzien (zie artikel 51).

Artikel 25 Raadsvergaderingen: Zitplaatsen

De voorzitter wijst na gemeenteraadsverkiezingen een vaste zitplaats toe aan raadsleden, de griffier en zichzelf, zo regelt dit artikel. Tevens is geregeld dat de voorzitter ook tussentijds wijzigingen in de zitplaatsen kan toepassen. Het artikel houdt dus ook in dat een lid van de raad niet zonder goedkeuring van de voorzitter een andere zitplaats in kan nemen of deze kan ruilen met bijvoorbeeld een lid van de fractie. Een verzoek daartoe is wel mogelijk, maar verloopt altijd via de voorzitter.

Artikel 26 Raadsvergaderingen: Stemverklaringen

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de daadwerkelijke stemming begint.

Artikel 27 Raadsvergaderingen: Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing (tweede lid), alvorens hij de stemming start.

Artikel 28 Raadsvergaderingen: Procedure stemming

Indien een raadslid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden (eerste lid). De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de wet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog gewezen op artikel 209, tweede lid, van de wet, dat tot hoofdelijke stemming verplicht bij het aangaan van een verplichting voordat de begroting is goedgekeurd.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele raadsleden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de wet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

In lid 4 van dit artikel wordt stemmen bij handopsteken tot standaard verklaard. De raad wijkt hiervan af als door één lid om hoofdelijke stemming wordt gevraagd of als de wet dit verlangt in verband met het geheime karakter van de stemming.

In de Winsumuitspraak (ABRvS, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1) is het hoger beroep op artikel 28 van de wet afgewezen, maar heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Awb omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in gemeenteraden.

In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 van de Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 van de wet is bepaald. Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseerde de toenmalige minister van BZK het volgende:

"de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 van de Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken, individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijvoorbeeld opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk."

Er is echter inmiddels vervolgjurisprudentie beschikbaar:

- In ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310 oordeelde de Afdeling dat in het midden kon blijven of twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de vaststelling van een bestemmingsplan, omdat het bestemmingsplan met de grootst mogelijke meerderheid door de raad was vastgesteld. Zelfs indien zou worden vastgesteld dat de twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de planvaststelling, hebben zij geen beslissende stem in de uitkomst gehad;

- In ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261 overwoog de Afdeling dat een raadslid dat woonde en werkte op een bedrijventerrein een persoonlijk belang had bij de vaststelling van een bestemmingsplan voor dat bedrijventerrein. De Afdeling oordeelde dat in strijd was gehandeld met artikel 2:4 van de Awb omdat naar derden de schijn is gewekt dat het persoonlijke belang van invloed is geweest op de besluitvorming. Daarbij speelde een rol dat het raadslid tijdens de vergadering van de raad veelvuldig het woord heeft gevoerd en namens zijn fractie een aantal amendementen heeft ingediend en voorgelezen die in feite tot gevolg hebben dat een gunstiger woon- en leefklimaat ontstaat ter hoogte van gronden van het betreffende raadslid. De Afdeling achtte niet van belang of het raadslid daadwerkelijk het oogmerk had te bewerkstelligen een plan ten gunste van zijn leefklimaat vast te stellen. Ook indien van de goede trouw van het raadslid kan worden uitgegaan, kan de schijn van belangenverstrengeling zijn gewekt. Ook het gegeven dat het raadslid niet bij alle amendementen een doorslaggevende stem heeft gehad leidt niet een ander oordeel, omdat gelet op het feit dat het raadslid veelvuldig het woord heeft gevoerd niet kan worden gesteld dat niet de schijn is gewekt dat hij invloed heeft gehad op de besluitvorming;

- In ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796 preciseert de Afdeling haar hiervoor vermelde uitspraak van 22 juni 2011. In de zaak die tot de uitspraak van 6 februari 2013 heeft geleid ging het om een besluit van een gemeenteraad om een bestemmingsplan niet vast te stellen. Dat besluit was genomen met de kleinst mogelijke meerderheid, waarbij een raadslid die mogelijk belanghebbende in de zin van artikel 1:2 van de Awb was, tegen de vaststelling van het plan had gestemd. De Afdeling overwoog dat, in aanmerking genomen dat het hier gaat om besluitvorming door de gemeenteraad die een belangenafweging vergt waarbij politieke inzichten een belangrijke rol spelen, het in de rede ligt voor de invulling van het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4, tweede lid, van de Awb aansluiting te zoeken bij artikel 28, eerste lid, onder a, van de wet. Deze bepaling dient strikt te worden uitgelegd, nu daarbij het fundamentele recht van een raadslid om deel te nemen aan een stemming wordt ingeperkt. Uit artikel 2:4 van de Awb volgt dus — en de Afdeling preciseert hiermee haar (hiervoor vermelde) uitspraak van 22 juni 2011 — in het algemeen niet dat een persoon die deel uitmaakt van een democratisch gekozen bestuursorgaan zoals de gemeenteraad en die bij een besluit belanghebbende is als bedoeld in artikel 1:2, eerste lid, van de Awb, zich zou moeten onthouden van deelname aan de besluitvorming. Dit zou afbreuk doen aan de taak en de fundamentele rechten van een gekozen volksvertegenwoordiger en daarmee aan het democratisch proces.

De Afdeling heeft in haar uitspraak van 6 februari 2013 in aanvulling op het voorgaande overwogen dat er zich evenwel bijkomende omstandigheden kunnen voordoen die maken dat de behartiging van het persoonlijk belang van een raadslid zodanig aan de orde is bij het onderwerp van de besluitvorming dat hij daaraan niet behoort deel te nemen. Weliswaar kan de gemeenteraad niet verhinderen dat een lid deelneemt aan de besluitvorming en aan stemmingen, maar deelname van een lid kan er bij aanwezigheid van zo’n persoonlijk belang wel toe leiden dat de bestuursrechter tot het oordeel moet komen dat het desbetreffende besluit is genomen in strijd met artikel 2:4 van de Awb. De conclusie dat het betrokken bestuursorgaan in strijd met deze bepaling een besluit heeft genomen, kan echter pas worden getrokken wanneer aannemelijk is dat het betrokken raadslid de besluitvorming daadwerkelijk heeft beïnvloed.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de wet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Artikel 29 Volgorde stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond.

Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Bovendien kan de raad besluiten af te wijken van deze stemvolgorde. Soms kan een raadslid er de voorkeur aan geven eerst over een motie te stemmen en dan over het raadsvoorstel waarover de motie ging. Op die manier kan de besluitvorming over de motie invloed hebben op het stemgedrag van dat raadslid bij besluitvorming over het voorstel.

Artikel 30 Stemming over personen

Artikel 31, eerste lid, van de wet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Sinds 1 februari 2016 is artikel 31 ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een wethouder (artikel 35, eerste lid, van de Gemeentewet). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een wethouder in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 49 van de Gemeentewet). Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86).

In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Bij de benoeming van wethouders is er sprake van een vrije stemming. Dat is dus anders dan bij een voordracht, waarbij de keus beperkt is tot twee of meer kandidaten.

Bij een vrije stemming is artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de wet niet van toepassing. Daarin is bepaald dat een raadslid zich van stemming onthoudt wanneer hij “behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt". Zoals vermeld is dat bij de benoeming van wethouders niet aan de orde. Een raadslid kan op het stembriefje de naam van elke kandidaat die zijn voorkeur heeft invullen: die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander. Dat geldt dus ook voor raadsleden die zelf genomineerd zijn; die kunnen op zichzelf stemmen als ze dat willen.

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

- Een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en mevrouw Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

- Een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht;

- Het is denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 31 Verslagen en besluitenlijsten

Artikel 31 regelt de taak van de griffier om te zorgen voor een besluitenlijst en de wijze waarop deze wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet wettelijk verplicht, het maken van een besluitenlijst wel (artikel 23, vijfde lid, van de wet).

De griffier verleent de ambtelijke bijstand aan de raad. Daarom is de griffier aangewezen om de besluitenlijst op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen (vierde lid).

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd (vierde lid). Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt (zesde lid).

Artikel 32 Raadsvergaderingen: ingekomen stukken

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar de agendacommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken is ingevolge het tweede lid niet aan de orde.

De raad stelt op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast (tweede lid).

Artikel 33 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Artikel 33 bepaalt dat de bepalingen in deze verordening van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie en het maken van een besluitenlijst.

De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de wet wordt opgelegd dan wel bekrachtigd of opgeheven.

In artikel 23 van de wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 34 Verslag en besluitenlijst besloten vergadering

In artikel 34 wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de wet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag en de besluitenlijst van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor verslag en besluitenlijst van een besloten vergadering. Beiden liggen ter inzage bij de griffier (eerste lid).

Met het vierde lid wordt voorkomen dat voor de vaststelling van de besluitenlijst of verslag van een besloten vergadering weer opnieuw een besloten vergadering moet worden belegd. In voorkomende gevallen is dat een stuk efficiënter, zeker als het vergaderingen betreft waarvan de besluitenlijst kort en niet voor meerdere uitleg vatbaar is.

Artikel 35 Opheffen geheimhouding

In de in artikel 35 aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de wet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.

Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft of niet bekrachtigt, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende stukken dan “automatisch” openbaar zijn. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is nog steeds op deze stukken van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Wob worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende documenten. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.

Artikel 36 Toehoorders en pers

De in artikel 36 aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de wet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Hoofdstuk 4: Instrumenten

Artikel 37 Amendementen en subamendementen

Elk lid van de raad kan wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in de raad, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 21).

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de wet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in artikel 37. Op basis van artikel 147b, tweede lid, juncto artikel 147a, tweede lid, van de wet is de raad verplicht een amendement te behandelen, overeenkomstig de door de raad vastgestelde regels. Uit de bewoordingen van artikel 147b, tweede lid, van de wet blijkt dat het recht om amendementen in te dienen aan elk individueel raadslid toekomt; drempelsteun is derhalve niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).

Het is praktisch dat een raadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben (tweede lid). Als er meerdere indieners zijn, volstaat de aanwezigheid van één van hen.

De bepaling in het derde lid maakt het mogelijk een amendement in te trekken tot het moment dat de besluitvorming erover afgerond is. Dat betekent in de praktijk dat ook een amendement waarover de stemmen (in eerste aanleg) staken, nog kan worden ingetrokken door de indiener(s). Een indiener kan daartoe echter geenszins worden verplicht.

Artikel 38 Moties

In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).

Het is praktisch dat een raadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn motie. Dit omdat doorgaans een motie toegelicht wordt door de indiener. Daarom is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over moties die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben (derde lid). Als er meerdere indieners zijn, volstaat de aanwezigheid van één van hen.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (vierde lid). Dergelijke moties benaderen de in artikel 39 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.

In de wet wordt één specifieke motie uitgewerkt, namelijk in artikel 49. Dit betreft de “motie van wantrouwen” waarbij de raad uitspreekt het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.

Artikel 39 Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen, maar de raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de wet is dit uitgewerkt. Hier is bepaald dat een lid van de raad een initiatiefvoorstel kan indienen; met deze formulering wordt tot uitdrukking gebracht dat dit recht aan elk individueel raadslid toekomt, drempelsteun is dus niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).

Het tweede en derde lid van artikel 147a van de wet bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van de eis van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

De wet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen.

In het tweede lid is een termijn gesteld van twee weken om het college in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. In voorkomende gevallen (denk aan een initiatiefvoorstel om wethouders te benoemen) kan worden volstaan met een mondelinge mogelijkheid om opvattingen kenbaar te maken (derde lid)

In het vierde lid van artikel 147a van de wet is sinds 1 februari 2016 bepaald dat het college de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het college moet immers de besluiten van de raad uitvoeren (artikel 160, eerste lid, onder b, van de wet). Deze zgn. voorhangregeling is uitgewerkt in het tweede lid van dit artikel. Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de raad over het al dan niet gewijzigde voorstel (MvT, Kamerstukken II 2012/13, 33691, 3, p. 2-3).

Het derde lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst nadat het college in de gelegenheid is gesteld om zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Als de oproep voor die vergadering echter al verzonden is, dan plaatst de voorzitter het niet op de agenda van eerstvolgende, maar daaropvolgende raadsvergadering. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 17, lid 5, voor te stellen het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen. Voor zover de in het tweede lid gestelde termijn dan nog niet verlopen is zal er echter niet over het voorstel besloten kunnen worden (artikel 147a, van de Gemeentewet, juncto tweede lid van artikel 30). Dit staat er weliswaar niet aan in de weg dat er al over wordt beraadslaagd in de raadsvergadering, maar de voorzitter van de raad zal dan vervolgens de stemming over het voorstel aan moeten houden totdat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Ook kan nadere beraadslaging op dat moment wenselijk worden geacht.

Voor het overige is het aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld als het op de agenda staat. Indien de wensen of bedenkingen van het college daar aanleiding toe geven kan de indiener van het voorstel eventuele wijzigingen doorvoeren. Hij of zij is daartoe echter niet verplicht, omdat de wet alleen aangeeft dat het college de mogelijkheid moet hebben om een visie op het initiatiefvoorstel te hebben. Er is geen verplichting om de wensen of bedenkingen ook daadwerkelijk in het voorstel te verwerken.

Artikel 40 Collegevoorstel

Artikel 40 heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven (eerste lid) als het voorstel al op de conceptagenda van een raadsvergadering staat. Dat is na vaststelling daarvan door de agendacommissie.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw wordt behandeld. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.

Artikel 41 Interpellatie

Artikel 41 stelt nadere regels bij artikel 155, tweede lid, van de wet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om het recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken.

Artikel 42 Schriftelijke vragen

Het vragenrecht stelt de leden van de raad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is.

De termijn in het derde lid betreft dertig kalenderdagen. Recesperioden noch weekend- en feestdagen zijn op deze termijn van invloed. De verantwoordelijke voor beantwoording dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het college of de burgemeester geeft daarom het schriftelijke antwoord. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het college vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 168 van de wet).

De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat de verantwoordelijke portefeuillehouder of de burgemeester in de raadsvergadering e.e.a. komt toelichten en nadere vragen komt beantwoorden. Om die reden is hiertoe een mogelijkheid opgenomen in het vijfde lid.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 43 Technische vragen

Het opstellen van raadsvoorstellen hoort tot de kerntaken van het college. Het college zendt echter naast raadsvoorstellen ook andere stukken ter bespreking aan de raad. In dit artikel wordt de term ‘raadsvoorstel’ daarom breed geïnterpreteerd, zodat ook discussienotities, bijlagen daarbij en andere stukken van college aan raad onder de definitie en dus de werking van delen van het artikel vallen (eerste lid).

Ook commissieleden hebben ingevolge het tweede lid recht op het stellen van technische vragen. Hiermee wijkt dit recht af van het schriftelijke vragenrecht uit het voorgaande artikel.

Omdat het onderscheid tussen technische en schriftelijke vragen in de praktijk niet altijd even helder is én de beantwoordingstermijn van beide soorten vragen verschilt, is in het derde lid de griffier aangewezen als degene die beoordeelt van wat voor soort vragen sprake is. In de praktijk zullen schriftelijke vragen (artikel 42) beantwoord worden nadat over de beantwoording door het college (of de burgemeester) een besluit genomen is. De (ambtelijke) voorbereiding van dat besluit rechtvaardigt een langere doorlooptijd dan bij technische vragen, waarvoor een dergelijk besluit niet (altijd) nodig is. Met dit derde lid wordt voorkomen dat de snelle procedure voor technische vragen misbruikt wordt voor vragen die naar aard en inhoud eerder in lijn van het voorgaande artikel liggen. De griffier gaat daarbij niet over één nacht ijs en pleegt eerst overleg met de vraagsteller.

De termijnen in het zesde lid gaan uit van de donderdagavond als gebruikelijke vergaderavond in Oisterwijk. Als een Raadsplein of Raadsontmoeting op een andere avond plaatsvindt, kan de agendacommissie met toepassing van het elfde lid een gewijzigde procedure vaststellen. Het verdient aanbeveling dat altijd en consequent te doen, uiteraard na overleg met het college of de secretaris.

In het zevende lid wordt geen uiterst moment bepaald voor het indienen van nagekomen technische vragen. Het ligt in de rede dat raadsleden ruim voor de raadvergadering hun informatiepositie op orde hebben en hun vragen dus tijdig stellen. Het is niet aan de raad om in deze verordening een beperking aan te brengen in het vragenrecht. Een bepaling die het stellen van vragen ná een bepaald moment verbiedt, is hier dus niet op zijn plaats. Wel moeten raadsleden zich ervan vergewissen dat het college en de burgemeester enige tijd nodig hebben om technische vragen te beantwoorden. Worden technische vragen over een raadsvoorstel erg kort voor een raadsvergadering gesteld, kan in de praktijk worden teruggevallen op de termijn van 14 dagen die zowel in het achtste als in het twaalfde lid genoemd wordt. Als stelregel kan het regime in de tabel van lid 6 worden aangehouden. Van het college mag worden verwacht dat vragen die twee (werk)dagen voor een raadsvergadering om 10.00 uur zijn ingediend, nog voor de deadline in lid 8 worden beantwoord. Als vragen later gesteld worden, zal dat voor het college allengs lastiger worden.

Artikel 44 Inlichtingen

In artikel 44 wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de wet is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee wordt voorkomen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via deze verordening op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde.

De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is, zo blijkt uit de bewoordingen van artikel 169 van de wet, wettelijk objectief en algemeen omschreven. Het moet dan gaan om zwaarwegende belangen.

In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als de raad en het college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de wet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, van de wet verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het college moet permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht.

Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, van de wet verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeentewettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, van de wet indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. De term ‘ingrijpend’ is in de wet niet nader omschreven. De raad en het college dienen, op basis van de situatie in de eigen gemeente, tot een afbakening te komen. De wetgever heeft destijds het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. De raad en het college moeten hier derhalve zelf een modus in vinden.

Artikel 45 Vragenhalfuur

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de wet met betrekking tot het vragenrecht.

De drempel om vragen te stellen in het vragenhalfuur is laag. In het vragenhalfuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.

Het karakter van het vragenhalfuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Het uitspreken van een oordeel (in een motie) is bij het vragenhalfuur niet aan de orde.

In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de raadsleden. Tevens zorgt deze ruime termijn voor een gedegen voorbereiding van de beantwoording door het college of de burgemeester.

De in het derde lid opgenomen bevoegdheid dient om een vragenhalfuur in te regelen indien een raadsvergadering op een andere avond dan donderdag plaatsvindt. Het ligt in de rede dat de voorzitter hierover vooraf in overleg treedt met de agendacommissie. De bevoegdheid strekt niet tot het naar eigen inzicht verschuiven van de deadline uit het tweede lid door de voorzitter.

Hoofdstuk 5: Raadsplein en Raadsontmoeting

Artikel 46 Instellingsbesluit

Uit artikel 1 van deze verordening wordt duidelijk dat Raadsplein en Raadsontmoeting commissies zijn in de zin van artikel 82 van de wet. Hierdoor zijn ook de in de wet opgenomen passages over geheimhouding van toepassing op sessies van beide gremia.

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies komt gemeenten vrijheid toe. ‘Klassieke’ raadscommissies hebben de taken vaak verdeeld op basis van inhoudelijke portefeuilles (bijvoorbeeld Ruimtelijke Zaken, Inwonerszaken en Algemene Zaken). Het onderscheid tussen Raadsplein en Raadsontmoeting is meer gestoeld op het soort taken dat beide gremia hebben.

Artikel 47 Vergadercyclus en agenda

In dit artikel wordt een principe neergelegd. De agendacommissie kan hiervan telkens afwijken als ze dat nodig acht.

Artikel 48 Ondersteuning door commissieleden

De inzet van commissieleden als ondersteuning voor de raadsleden is in het vergadermodel waarvoor deze verordening als reglement van orde geldt niet beperkt tot één (sectorale) commissie. Commissieleden zijn na benoeming inzetbaar in alle bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting. Vandaar de aanduiding ‘Algemene’ in het eerste lid.

Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek (lid 6-8). Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Hoewel commissieleden, anders dan raadsleden, geen daadwerkelijke stem hebben in de besluitvorming, is het passend dat ook zij een eed of verklaring en belofte afleggen. De tekst is afgeleid van de tekst voor de eed en verklaring en belofte voor raadsleden uit artikel 14 van de wet.

Artikel 49 Zittingsduur commissieleden

De zittingsperiode van de commissieleden is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het commissielidmaatschap eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 48, vijfde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.

De raad kan een commissielid op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan de mogelijkheid om zelf commissieleden te laten benoemen.

Artikel 50 Samenstelling bijeenkomsten Raadsplein en Raadsontmoeting

Anders dan bij een klassieke raadscommissie wordt hier niet gesproken van ‘vergaderingen’, maar van bijeenkomsten en sessies. Een bijeenkomst kan daarbij uit meerdere sessies bestaan. De term ‘bijeenkomsten’ duidt erop dat deze ook een andere vorm kunnen hebben dan een gesprek of debat dat zich zittend achter een tafel met stukken voltrekt.

De agendacommissie bepaalt (lid 3) hoe sessies eruit zien en haar komt daarbij grote vrijheid toe. De beslissingen van de agendacommissie over de opzet van sessies zijn tevens een opdracht aan de sessievoorzitters die door de agendacommissie worden toegewezen aan de verschillende sessies. Het sessieformulier stelt de sessievoorzitter in staat de orde te handhaven.

Met het vierde lid wordt beoogd de bespreking van raadsvoorstellen op het Raadsplein in beginsel van een vaste vorm te voorzien (bespreektafel). De agendacommissie kan van deze stelregel afwijken.

De bevoegdheden die de agendacommissie in lid 5 en 6 krijgt dienen voornamelijk om te garanderen dat zowel belanghebbende inwoners als in de raad vertegenwoordigde partijen gelegenheid hebben om aan te zitten bij bespreking van onderwerpen waarvoor aanzienlijke belangstelling verwacht wordt. Ook kan de bevoegdheid worden aangewend in situaties waarin onvoldoende ruimte beschikbaar is om meer dan een bepaald aantal aanwezigen toe te laten.

Het sluiten van de deuren bij een sessie tijdens het Raadsplein of de Raadsontmoeting (lid 7) gebeurt altijd na goedkeuring door de aanwezige raads- en commissieleden. Als voor het besprokene geheimhouding zou moeten gelden, dienen de aanwezigen overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de wet een geheimhoudingsbesluit te nemen.

Artikel 51 Actualiteiten college en Podium

De actualiteitensessie geeft mede invulling aan dezelfde rechten van raadsleden als de instrumenten beschreven in de artikelen 42, 43, 44, en 45 van deze verordening. De lage drempel die geldt voor het vragenhalfuur (artikel 45), is nog lager voor het stellen van vragen tijdens de actualiteitensessie, omdat aanmelding niet nodig is.

Als een onderwerp als ‘vast’ punt wordt toegevoegd aan het onderdeel inlichtingen van het college, ligt het in de rede dat het college (of de burgemeester) daartoe telkens een schrijven voorbereidt.

Het Podium (lid 5 t/m 9) is een instrument voor inwoners om invloed uit te oefenen op de agenda van de raadsontmoeting. Het is een laagdrempelige manier om in gesprek te komen met de volksvertegenwoordiging. Het akkoord van de agendacommissie (achtste lid) dient dan ook niet te worden opgevat als filter om vooral politiek welgevallige aanvragen te kunnen honoreren. Het is een marginale toets of de aanvraag over een onderwerp gaat dat tot de bevoegdheid van de raad behoort en dat bijvoorbeeld niet recent nog onderwerp van gesprek is geweest.

Los van het Podium hebben raads- en commissieleden middelen tot hun beschikking om een gesprek te initiëren over het onderwerp van hun keuze, al dan niet naar aanleiding van een door inwoners ingezonden stuk.

Artikel 52 Vergaderstukken

Bij klassieke raadscommissies is het beschikbaar stellen van agenda en vergaderstukken een verantwoordelijkheid van de voorzitter van de betreffende commissie. Omdat voor het Raadsplein en de Raadsontmoeting meerdere sessievoorzitters verantwoordelijk (kunnen) zijn én de initiële agenda door de agendacommissie wordt vastgesteld – er vindt aan het begin van bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting geen ‘vaststelling van de agenda’ plaats – berust de verantwoordelijkheid voor het publiceren van de agenda en stukken ook bij de voorzitter van de agendacommissie (eerste en tweede lid). Ook hier wordt het raadsinformatiesysteem, dus digitale publicatie, tot standaard verheven.

Verzending van aanvullende stukken kan ingrijpen op de vergaderorde van Raadsplein- en Raadsontmoetingsessies. Omdat een sessievoorzitter verantwoordelijk is voor de orde in de sessies die hij leidt, is het ook aan hem ter beoordeling of na initiële vaststelling van de agenda en stukken door de agendacommissie, nog materiaal kan worden toegevoegd (derde lid). Hij beoordeelt daarbij of de aanvullende stukken passend zijn bij het doel en de opzet van de bijeenkomst die de agendacommissie heeft vastgesteld. Zo ja, dan kan hij de stukken aanvullend beschikbaar stellen.

Artikel 53 Oproep en openbare kennisgeving

Omdat tijdens bijeenkomsten van het Raadsplein en de Raadsontmoeting meerdere sessievoorzitters aan het werk kunnen zijn, gaat de uitnodiging voor sessies tijdens beide evenementen uit namens alle voorzitters. Ingevolge de artikelen 46 en 48 van deze verordening hebben alle raads- en commissieleden immers toegang tot alle sessies van Raadsplein en Raadsontmoeting. Het ligt daarom niet voor de hand om specifieke uitnodigingen voor iedere sessie te verzenden.

Artikel 54 Sessiegriffier

De griffier verzorgt primair de ondersteuning van de gemeenteraad en is dus ook belast met ondersteuning van sessies tijdens bijeenkomsten van het Raadsplein en de Raadsontmoeting. Hij kan daarbij overige griffiepersoneel inzetten of, in geval dat niet mogelijk is, hiervoor ook een andere ambtenaar aanwijzen. Dit laatste zal altijd in overleg met de secretaris verlopen.

Het derde en vierde lid zijn overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 van deze verordening.

Artikel 55 Quorum

In artikel 20 van de wet is bepaald dat raadsvergaderingen niet geopend kunnen worden als niet ten minste de helft van het aantal leden zitting hebbende leden van de raad aanwezig is. Voor commissies in de zin van artikel 82 van de wet ontbreekt een dergelijke bepaling.

Alleen in deze verordening zijn er dus regels over opgenomen.

Dat er geen quorum is, betekent niet dat een sessie altijd door zou moeten gaan. Indien voor een sessie aanmelding vereist is en deze blijven uit, kan een sessievoorzitter altijd besluiten dat het beoogde vergaderdoel waarschijnlijk niet gehaald wordt en een sessie annuleren.

Artikel 56 Stemmingen

Dit artikel regelt hoe een besluit over geheimhouding wordt genomen. De basis hiervoor is artikel 86 van de wet. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid en de sessievoorzitter stemt niet mee (tweede lid).

Het is van belang op te merken dat het aantal benodigde stemmen voor een besluit afhangt van het aantal aanwezige raads- en commissieleden. De agendacommissie kan het aantal uit te brengen stemmen reguleren door een maximum aantal deelnemers per fractie in te stellen (zie artikel 50), maar dit hoeft niet. Zeker als in een niet-openbare bijeenkomst informatie gedeeld wordt die voor een groot deel van de zitting hebbende raadsleden en benoemde commissieleden van belang is, kan het gaan om bijeenkomsten met een grote opkomst. De stemverhoudingen tussen fracties kunnen dan sterk afwijken van de verhoudingen in de raad.

Artikel 57 Advies

Het voorstel van de voorzitter (eerste lid) is feitelijk de conclusie die hij verbindt aan een gesprek, bijvoorbeeld tijdens een bespreektafel. Als in een bespreking slechts marginale opmerkingen naar voren komen of een portefeuillehouder bijvoorbeeld alleen een korte toezegging doet, zal de conclusie van een sessievoorzitter (en dus het advies van de sessie aan de raad) inhouden het stuk als hamerstuk te agenderen voor de raadsvergadering. Als een advies minder eensluidend is, worden afwijkende standpunten opgenomen in de verslaglegging (tweede lid). Het is daarbij belangrijk dat uit de verslaglegging duidelijk wordt dát er een afwijkend standpunt is en door wie het wordt ingenomen. Wát het standpunt precies is, is niet noodzakelijkerwijs onderdeel van de verslaglegging, daar deze ingevolge artikel 60 verschillende vormen aan kan nemen.

Inwoners kunnen in de meeste gevallen meepraten tijdens sessies, maar besluiten dus niet mee over het advies aan de raad.

Artikel 58 Meepraten inwoners

De agendacommissie (zie artikel 50, derde lid) bepaalt hoe sessies zijn opgezet. Daarbij is ook aandacht voor de wijze waarop inwoners zich in een sessie kunnen roeren. De vergaderwijze waarop deze verordening gestoeld is gaat uit van veel ruimte voor inbreng van inwoners en het opwerpen van zo weinig mogelijk drempels daarvoor. Desalniettemin is het denkbaar dat de agendacommissie voor (delen van) sessies besluit dat inwoners niet mee kunnen praten.

Het belang is evident als een sessie niet openbaar is, maar ook voor openbare sessies kan de agendacommissie omwille van de orde bepalen dat in (een deel van een) sessie meespreken niet mogelijk is. De agendacommissie maakt daarbij altijd een afweging tussen de toegevoegde democratische waarde van meespreken en het te behalen doel van de sessie. Pas als meespreken het doel van de sessie in de weg staat, kan worden overwogen het te beperken.

De bepalingen in het tweede en derde lid dienen enerzijds een goede voorbereiding van sessies door deelnemers en de sessievoorzitter, maar kan ook worden gebruikt om te voorkomen dat sessies door meer mensen bezocht worden dan gezien omstandigheden mogelijk is.

Artikel 59 Orde en handhaving

Anders dan in artikel 21 over de orde in de raadsvergadering, is over de orde tijdens sessies van het Raadsplein en de Raadsontmoeting weinig in deze verordening geregeld, anders dan dat de orde de verantwoordelijkheid van de voorzitter is. Deze verantwoordelijkheid van de sessievoorzitter wordt ingekaderd door wat de agendacommissie over doel en opzet van de sessie heeft besloten (zie artikel 50, derde lid). De sessievoorzitter handelt in het belang van het door de agendacommissie omschreven doel van de sessie en zet de bevoegdheden uit dit artikel dienovereenkomstig in.

In artikel 22 van deze verordening is een recht opgenomen voor raadsleden om voorstellen van orde te doen in de raadsvergadering. Tijdens sessies van Raadsplein en Raadsontmoeting ontbreekt dit recht. Een sessievoorzitter hoeft ordevoorstellen dus niet in behandeling te nemen.

Artikel 60 Verslaglegging

De verslaglegging van een sessie kan bestaan uit meerdere modaliteiten. Er kan bijvoorbeeld zowel een audioverslag zijn als een overzicht van besproken punten.

Uit het derde lid volgt dat verslaglegging van bijeenkomsten van Raadsplein en Raadsontmoeting per sessie plaatsvindt. In dit lid wordt daarnaast online publicatie tot standaard gemaakt, evenals openbaarmaking van verslaglegging. De hierop geldende uitzonderingen komen terug in artikel 63.

Een bespreektafel tijdens het Raadsplein kent altijd een raadsvoorstel als onderwerp. Om deze reden is aan de verslaglegging daarvan een aantal minimumeisen verbonden. De agendacommissie kan besluiten dat voor specifieke sessies andere (hogere) eisen aan de verslaglegging worden gesteld.

Voor besluitenlijsten van raadsvergaderingen en (klassieke) commissievergaderingen is het gebruikelijk dat deze worden vastgesteld in de een volgende vergadering. Nu de verslaglegging van bijeenkomsten per sessie gebeurt, is dat in deze opzet niet mogelijk. Het is namelijk goed denkbaar dat bij een volgende sessie, waarin het verslag van een vorige sessie moet worden vastgesteld, andere raads- en commissieleden aanwezig zijn. De kwaliteit van de verslaglegging berust dus in handen van de sessiegriffier. Aan hem komt de verantwoordelijkheid toe het te publiceren. Dit laat onverlet dat zowel inwoners als raads- en commissieleden en portefeuillehouders zich tot de griffier kunnen wenden als zij van mening zijn dat een (deel van een) verslag een onjuiste weergave is van hetgeen gezegd is.

Artikel 61 Toepassing hoofdstuk op besloten bijeenkomsten en sessies

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en het vergaderquorum. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de bijeenkomst of sessie. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten sessie en het behandelde zal een sessie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven (zie artikel 62).

Artikel 62 Geheimhouding

Met dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 86 van de wet. Dat betekent dat deelnemers aan een sessie zichzelf geheimhouding kunnen opleggen, maar dat deze geheimhouding ook kan worden opgelegd door de commissievoorzitter (de sessievoorzitter dus), het college en de burgemeester (zie Gemeentewet artikel 86, tweede lid). NB: de geheimhouding kan worden opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding oplegt, maar ook de raad kan dat in alle gevallen doen.

In alle gevallen waarin met gebruik van dit artikel geheimhouding wordt opgelegd, moet sprake zijn van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur (Wob).

Het tweede lid van dit artikel voorkomt dat in latere instantie nog besloten kan worden dat hetgeen tijdens een sessie gezegd is geheim is.

Artikel 63 Verslaglegging besloten bijeenkomsten en sessies

Met dit artikel wordt voorkomen dat exemplaren van een geheim verslag online of op papier rondslingeren. Door het ter inzage te leggen bij de griffier kan hij registreren wie zich inzage heeft verschaft in het betreffende verslag.

In het tweede lid van dit artikel is geregeld dat het Raadsplein zich met het verslag van een besloten sessie altijd ‘tot de raad richt’, zoals bedoeld in artikel 86, derde lid van de wet. Hiermee treedt de situatie in werking dat geheimhouding altijd in stand blijft tot het moment dat de raad haar opheft.

Artikel 64 Toehoorders en pers

De handhaving van orde is in artikel 59 belegd bij de sessievoorzitters. Ten aanzien van anderen dan deelnemers aan de sessie ontberen hem echter instrumenten om dit te doen. Daarom hebben sessievoorzitters ingevolge het derde lid de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken (derde lid).

Artikel 65 Geluid- en beeldregistraties

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 66 Uitleg verordening

Dit artikel heeft met name betrekking op situaties die zich voordoen tijdens een raadsvergadering. In dat geval ligt het aan de raad voor zich uit te spreken. Als onduidelijkheid bestaat over de uitleg van deze verordening zonder dat het een vergadersituatie betreft, ligt het ingevolge artikel 14 aan het presidium voor om hierover het gesprek aan te gaan en hiertoe voorstellen te doen.

Artikel 67 Intrekken oude reglement

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 68 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel spreekt voor zich.