| Organisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Rijnland 2021 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Rijnland 2021 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-05-2021 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 28-04-2021 | 20.094757 |
Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland hebben op 28 april 2021 de Budgethoudersregeling Rijnland 2021 vastgesteld.
De regeling is aangepast aan de organisatiewijzigingen per 1 januari 2021 en de budgetbevoegdheden van bepaalde functionarissen zijn gewijzigd.
Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland,
gelezen het voorstel van de directie d.d. 1 april 2021;
gelet op artikel 10 van het Mandaat- en Volmachtbesluit Rijnland 2020;
vast te stellen de navolgende Budgethoudersregeling Rijnland 2021.
In deze regeling is vastgelegd welke medewerkers financieel mandaat hebben ontvangen van de secretaris algemeen-directeur tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Door deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld. Daarnaast worden beslissingen genomen door medewerkers die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om binnen hun mandaat via de begroting en kredieten overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap.
De budgethoudersregeling wordt regelmatig geactualiseerd. In deze budgethoudersregeling zijn de volgende wijzigingen verwerkt:
De organisatiewijzigingen per 1 januari 2021 conform het besluit van de directie van 17 december 2020 en het besluit van D&H van 5 januari 2021 (20.100220). De voor de budgethoudersregeling belangrijkste wijzigingen zijn:
De middenmanagementlaag van organisatiemanagers is verdwenen. In de plaats daarvan is gekozen voor een ”platter” model waarbij directeuren direct teamleiders aansturen. Daar waar dat nodig is (vanuit span-of-control) zijn specifieke midden-managers aangesteld: een Manager Uitvoering en een Manager Informatisering en Digitalisering.
Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.
1. Regeling budgethouderschap en financieel mandaat
Deze nota regelt het financieel mandaat. De financiële bevoegdheden die door het college van dijkgraaf en hoogheemraden (D&H) aan de secretaris algemeen-directeur (SAD) zijn gemandateerd, zijn in deze budgethoudersregeling ondergemandateerd aan de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.
Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).
In deze regeling wordt verstaan onder:
Bevoegdheid: mandaat, volmacht en/of machtiging.
Budget: een in de begroting bij een product of project of team horende, taakstellende prestatie met de daarbij benodigde middelen (baten en lasten).
Budgetcompensatie: het compenseren van een (dreigende) budgetoverschrijding met budgetten van andere objecten die tot de verantwoordelijkheid van dezelfde budgethouder behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn.
Budgethouder: de functionaris aan wie op basis van het Besluit Ondermandaten Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.
Budgettaire regeling: (verticale) compensatie binnen de taak tussen verschillende kostensoorten.
Calamiteit: gebeurtenis, al dan niet plotseling optredend, met zodanig ernstige gevolgen voor de taakuitoefening, dat het noodzakelijk kan zijn af te wijken van bestuurlijk vastgesteld beleid en/of gangbare procedures of beslissingen te nemen waarin het vastgesteld beleid niet voorziet.
IPM-rollen: kernrollen binnen de op het Integraal Projectmanagement Model (IPM) gebaseerde projectorganisatie. De vijf kernrollen zijn: projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager.
Krediet: hoeveelheid geld die door de vv beschikbaar wordt gesteld om een project te realiseren.
Meerwerk: een verrichting van de opdrachtnemer, na opdracht van de opdrachtgever daartoe, die uitgaat boven zijn verplichtingen om het in de vraagspecificatie omschreven werk tot stand te brengen en op te leveren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling boven de overeengekomen aanneemsom. Bij meerwerk is er geen sprake van een nieuwe opdracht, maar een aanvulling van de reeds bestaande opdracht. Meerwerk ziet zowel op opdrachten in het kader van werken als op dienstverlening. Daarmee valt onder meerwerk ook het onvoorzien uitbreiden of verlengen van reeds bestaande dienstverleningsopdrachten.
Personeelsbegroting: begrote baten en lasten van een team die niet gekoppeld zijn aan een product (bijv. salaris- en opleidingskosten).
Productbegroting: begrote baten en lasten van een product (beheerproduct).
Project: een project of een cluster van projecten.
(Cluster) Risicoreserve: een geldbedrag ter dekking van maatregelen om onvoorziene risico’s van een project te beheersen.
Van de in deze regeling aangewezen medewerkers zijn de rollen nader omschreven in het Organisatiestatuut van Rijnland.
De budgethouder is de functionaris aan wie op basis van het Besluit Ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in de tabellen bij artikel 10 resp. artikel 15. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, resultaatmanagers, opdrachtgevers, managers en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.
Tevens is de budgethouder in samenspraak met de resultaatmanagers verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.
Calamiteiten zijn uitgezonderd van deze regeling. In het Calamiteitenplan zijn de verantwoordelijkheden beschreven. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.
Indien er sprake is van meerwerk, is de functionaris, die de oorspronkelijke overeenkomst is aangegaan bevoegd voor de realisatie van dit meerwerk, voor zover de totale som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk zijn budgetbevoegdheid niet te boven gaat. Indien de som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk uitgaat boven de budgetbevoegdheid van dezelfde functionaris, berust de bevoegdheid voor de realisatie van het meerwerk bij de budgethouder die ingevolge deze regeling bevoegd is voor het meerdere.
Het aangaan van een meerjarencontract door een ondergemandateerde (zie schematische weergave budgetbevoegdheden op blz. 12) van de secretaris algemeen-directeur (SAD) of een directeur of een resultaatmanager of een opdrachtgever of een manager is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar.
1.4 Exploitatiebegroting (product- en personeelssbegroting)
Per bestuursprogramma is een resultaatmanager verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat. De directeur Bedrijfsvoering en de manager Informatie en Digitalisering (voor de I&A-producten en I&A-samenwerking) vervullen tevens de rol van resultaatmanager binnen het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening. Het budget van de beheerproducten (productbegroting) die onder het betreffende bestuursprogramma vallen is door de SAD doorgemandateerd via een directeur aan een resultaatmanager of de strateeg. De resultaatmanager mandateert na het maken van resultaatafspraken de budgetbevoegdheid door aan de manager Uitvoering of de teamleiders, die voor het betreffende bestuursprogramma werkzaamheden verrichten. De manager Uitvoering kan op zijn beurt doormandateren aan de teamleiders die onder hem vallen.
Het budget van de beheerproducten (productbegroting), die van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD) onder de digital office, concerncontrol en bestuurszaken vallen, wordt door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.
De SAD mandateert het budget van de personeelsbegroting door aan de directeuren, de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De directeuren mandateren door aan de managers of aan de teamleiders. De managers kunnen op hun beurt weer doormandateren aan de teamleiders.
De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan aangewezen medewerkers binnen het eigen team. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden - van zowel de product- als de personeelsbegroting - per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De teamleiders blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De SAD, de directeuren en managers blijven integraal verantwoordelijk en de resultaatmanagers blijven resultaatverantwoordelijk.
*Alleen de door de directie in een actuele lijst aangewezen medewerkers hebben budgetbevoegdheid voor de aan hen gemandateerde budgetten.
**Voor de budgetten die onder hun verantwoordelijkheid vallen.
***Deze medewerker is tot € 5.000 bevoegd voor het budget van de Aquademie en het Persoonsgebonden Basis Budget.
Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort (kostencomponent) behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per team of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.
Binnen team of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een team of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.
Binnen kostensoorten, die niet of in beperkte mate door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag alleen binnen dezelfde taak tussen budgethouders worden overgeboekt. Er mag niet van een niet-beïnvloedbare kostensoort naar een andere kostensoort worden overgeboekt of van een andere kostensoort naar een niet-beïnvloedbare kostensoort.
Niet-beïnvloedbare kostensoorten zijn:
Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet konden of kon worden voorzien, en die onvermijdbaar of onuitstelbaar zijn. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie.
Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering (vv) een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.
De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de vv een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD draagt de realisatie en budgetbevoegdheid van de projecten via de directeuren op aan de resultaatmanagers of de opdrachtgevers. Voor bepaalde investeringsprojecten wordt een opdrachtgever aangewezen. Als er geen opdrachtgever is aangewezen is de resultaatmanager opdrachtgever.
De resultaatmanager of de opdrachtgever verleent financiële ondermandatering aan een projectmanager. De projectmanager kan financiële ondermandatering verlenen aan andere medewerkers. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden (inclusief BTW) per opdracht nader gelimiteerd:
*Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.
Per project wordt in het projectcontract met naam aangegeven of er een aparte opdrachtgever is en worden de projectmanager en overige managers aangewezen. Bij wijziging van één van deze medewerkers dient dit aangepast te worden in het projectcontract.
De projectmanager is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het beoogde projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.
Bij afwezigheid van de resultaatmanager worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere resultaatmanager. Bij afwezigheid van de projectmanager is dat door een andere projectmanager. Als horizontale vervanging niet mogelijk is wordt de bevoegdheid opgeschaald conform het schema in de toelichting bij deze regeling.
De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en dient zijn opdrachtgever, dat kan zijn de resultaatmanager of de opdrachtgever, te informeren over eventuele over- en onderschrijdingen. De resultaatmanager of de opdrachtgever communiceert hierover met D&H. D&H communiceert hierover - na overleg met de diverse betrokkenen - met de vv.
In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, dient door D&H een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de vv. Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.
Meevallers worden opgenomen in de ”risicoreserve” en na afloop van het project – en waar mogelijk eerder – teruggegeven.
Meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet.
Meevallers tot € 100.000 mogen door de resultaatmanager of opdrachtgever worden benut binnen het project. De portefeuillehouder beslist over meevallers van € 100.000 tot € 500.000 binnen het project. D&H beslissen over meevallers van € 500.000 of meer, scopewijzigingen die buiten het project maar binnen het programma vallen en bij bestuurlijke gevoeligheid.
Iedere twee maanden wordt in de directie en vervolgens in het overleg van de verantwoordelijke portefeuillehouder een investeringsprognose voorgelegd en behandeld van het desbetreffende bestuursprogramma. Deze rapportage wordt opgesteld door de resultaatmanager in overleg met team Financiën, Inkoop & Subsidies.
2.1 Exploitatie - bevoegdheden van de actoren
De vv heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:
Het college van dijkgraaf en hoogheemraden
De resultaatmanagers mandateren de productbudgetten door aan de manager Uitvoering of aan de teamleiders nadat goede resultaatafspraken zijn gemaakt. De manager Uitvoering kan vervolgens doormandateren aan de teamleiders die onder hem valllen. De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan aangewezen medewerkers binnen het eigen team.
Leiden, 28 april 2021
Dijkgraaf en hoogheemraden,
R.A.M. van der Sande, dijkgraaf
M. Middendorp, secretaris
Door het vaststellen van de begroting geeft de vv aan D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten, subsidies en vastgoedopbrengsten.
Bijsturen ten aanzien van de begroting kan drie keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan D&H en de vv gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen resultaatmanagers.
De exploitatiebegroting is gesplitst in een product- en een personeelsbegroting. De productbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten van de beheerproducten die onder de bestuursprogramma’s vallen. De personeelsbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten die gerelateerd zijn aan het personeel zoals kosten voor salarissen, sociale lasten en opleidingen, en die niet zijn gekoppeld aan een product.
De resultaatmanagers en de strateeg zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd voor de productbudgetten. Na het maken van resultaatafspraken mandateren de resultaatmanagers de budgetten door aan de manager Uitvoering of de teamleiders. De manager Uitvoering kan de budgetten doormandateren aan teamleiders. De teamleiders kunnen hun budgetbevoegdheid doormandateren aan aangewezen medewerkers.
Onderdelen van de productbudgetten worden door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.
De directeuren zijn door de SAD gemandateerd voor de personeelsbudgetten en mandateren hun bevoegdheid door aan de managers of de teamleiders. De managers kunnen op hun beurt doormandateren aan teamleiders. De chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken zijn door de SAD rechtstreeks gemandateerd voor de personeelsbudgetten van hun teams.
Artikel 8: Resultaatverantwoordelijkheid
Per bestuursprogramma is een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van het betreffende bestuursprogramma. De productbudgetten zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de resultaatmanagers en de strateeg. Na het maken van resultaatafspraken met de voor het betreffende bestuursprogramma benodigde manager of teamleiders mandateert de resultaatmanager de budgetbevoegdheid aan de manager of de teamleiders met daarbij de mogelijkheid om verder door te mandateren. De productbudgetten van de digital office, concerncontrol en bestuurszaken worden rechtstreeks door de SAD gemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De directeuren hebben een onbeperkte budgetbevoegdheid. De resultaatmanagers, de managers, de chief digital officer en de concerncontroller hebben een budgetbevoegdheid tot € 5 mln. per opdracht. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, en de strateeg hebben een budgetbevoegdheid tot € 250.000 per opdracht. Voor medewerkers die een ondermandaat hebben van een teamleider is de budgetbevoegdheid tot € 5.000 of tot € 25.000 of tot € 100.000 per opdracht.
Door de directie wordt een lijst vastgesteld van aangewezen medewerkers met budgetbevoegdheid. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.
Artikel 9 en 10: Budgetverantwoordelijkheid
De budgetbevoegdheid van de personeelskosten (kosten salarissen, sociale lasten, opleidingen, e.d.) wordt door de SAD via de directeur gemandateerd aan de managers of aan teamleiders en rechtstreeks aan de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De managers kunnen hun bevoegdheid doormandateren aan teamleiders. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, hebben daarmee bevoegdheid voor het personeelsbudget, echter net als bij de productbudgetten met een beperking tot € 250.000 per opdracht. De chief digital officer en de concerncontroller hebben een bevoegdheid tot € 5 mln. voor het personeelsbudget.
Artikel 12: Budgettaire regeling
Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.
Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per team niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de budgethouder een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. Bij niet-beïnvloedbare kostensoorten mag geen budget van en naar andere kostensoorten worden overgeschreven.
Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn dan zal bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing moeten worden ingediend.
Artikel 13: Beschikking onvoorzien
Voor uitgaven die onvoorzienbaar en onvermijdbaar of onuitstelbaar zijn dient, indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, een voorstel aan de directie te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting.
Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken, en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen.
Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet door de vv een investeringsbesluit worden genomen. Stemt de vv in met het voorstel, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het project te kunnen uitvoeren. Kredietvoorstellen worden bij voorkeur gelijktijdig met de programmabegroting voorgelegd aan de vv, maar het kan ook via een apart voorstel. Kredietvoorstellen die gelijktijdig met de programmabegroting worden voorgelegd moeten voldoen aan de volgende criteria:
Kredietvoorstellen voor baggerprojecten worden door D&H vastgesteld.
In de Nota vaste activabeleid wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en in hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ”Projectmatig creëren” en ”Integraal Project Management (IPM)” zijn leidend voor de opzet en uitvoering van projecten van Rijnland.
De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.
Dit artikel is conform het op 31 januari 2018 door de VV genomen besluit om te gaan werken met kredieten voor clusters van projecten of voor individuele, grote projecten.