Instructie en mandaatbesluit voor de gemeentesecretaris 2021

Artikel 1. Algemene ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en burgemeester en wethouders, de burgemeester (als bestuursorgaan) en de door hen ingestelde commissies.

• 2.

  Hij/zij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van het college van burgemeester en wethouders;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • e.

    het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en/of de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Concerndirectie

• 1.

  De secretaris is voorzitter van de concerndirectie.

• 2.

  De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. De secretaris doet, in overleg met de concerndirectie, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

• 3.

  De secretaris kan in het overleg met de concerndirectie procedures vaststellen voor de behandeling van zake die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

• 1.

  De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan directeuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de secretaris geruime tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, anders dan vakantie en verlof, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

• 2.

  Voor een afwezigheid van langer dan 20 dagen, anders dan verlof en vakantie, behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door (een) daartoe door het college aangewezen plaatsvervanger(s).

Artikel 7. Slotbepaling instructie

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

Artikel 8. Bevoegdheden opgedragen aan de gemeentesecretaris:

• 1.

  Het zijn van Bestuurder in de zin de Wet op de ondernemingsraden (WOR), en daarbij de uitvoering van alle daarbij behorende bevoegdheden ter uitvoering van (met name) artikelen 25 en 27 WOR.

• 2.

  Het voeren van overleg met de vakbonden.

• 3.

  Het voeren van correspondentie naar aanleiding van en ter uitvoering van door het college of de burgemeester genomen besluiten en/of gevoerde besprekingen.

• 4.

  Het maken van bezwaar of het instellen van (hoger) beroep (inclusief het instellen van overige rechtsmiddelen) in alle voorkomende administratiefrechtelijke procedures, alsmede het toepassen van alle mogelijke administratiefrechtelijke proceshandelingen.

• 5.

  Het besluiten tot en het instellen van alle civielrechtelijke procedures en het verrichten van overige civielrechtelijke proceshandelingen.

• 6.

   

  • a.

    Alle besluitvorming met betrekking tot ontslag van gemeentelijke medewerkers.

  • b.

    Het besluiten op meldingen zoals bedoeld in de Regeling klokkenluiders gemeente Groningen.

  • c.

    Het verlenen van gratificaties boven € 1.200,00 (artikel 3:18 Cao gemeenten).

  • d.

    Het besluiten over vertrekregelingen.

• 7.

  Het voordragen van kandidaten voor de functie van concerndirecteur en/of concerncontroller.

• 8.

  Het besluiten tot het treffen van maatregelen jegens burgers die ernstig ongewenst gedrag vertonen.

   

Toelichting:

In dit besluit wordt een aantal specifieke en belangrijke bevoegdheden neergelegd bij de gemeentesecretaris. Belangrijk zijn de bevoegdheden om met vakbonden en ondernemings-ra(a)d(en) te overleggen.

Belangrijk is dat het college hier de bevoegdheid aan de gemeentesecretaris geeft om correspondentie te voeren n.a.v. collegebesluitvorming, standpuntbepaling en bespreking. Die mandatering maakt mogelijk dat collegebesluitvorming niet altijd vastgelegd hoeft te worden in formele, door college vast te stellen, collegebrieven. Het college draagt daarmee de secretaris op om het gevoelen van het college in correspondentie te verwoorden, de inhoud vast te stellen, de burgemeester draagt tevens de bevoegdheid op om in die gevallen namens het college te ondertekenen.

Verder houdt/krijgt de gemeentesecretaris de bevoegdheid om bezwaar en (hoger) beroep in te stellen en juridische procedures in brede zin aan te spannen. Het gaat hier bestuursrechtelijk om een belangrijke bevoegdheid, veelal gaat het om procedures tegen beslissingen van rijk en/of provincie.

Uitgangspunt in het gemeentelijk mandateringssysteem is dat het college of de burgemeester hier zelf over beslist. In de praktijk komt het nog wel eens voor dat er spoedheidshalve een procedure moet worden ingesteld en de tijd om de termijn te halen daarvoor ontbreekt. Ook kan het zijn dat het politieke belang minder groot is. In dat soort gevallen, ter beoordeling van de gemeentesecretaris zelf, kan er door de gemeentesecretaris namens het college of de burgemeester beroep of bezwaar worden ingediend. Dit wordt dan wel naderhand ter informatie aan het college voorgelegd. Het college of de burgemeester kan desgewenst het beroep of bezwaar intrekken. De gemeentesecretaris kan zelf beoordelen of toepassing van dit mandaat nodig en of wenselijk is, waarbij urgentie, belang en tijdsdruk een rol kunnen spelen.

Artikel 6 lid a is de tegenhanger van de HRM-regeling in het Algemeen mandaatbesluit 2021. Uitgangspunt is dat het personeelsmanagement bij de directeuren wordt neergelegd met een aantal uitzonderingen. Waar het om gaat is dat directeuren bevoegd worden om alle bevoegdheden uit te oefenen, behalve het ontslag op staande voet en/of verzoeken om ontslag bij de rechter en/of UWV.

De bevoegdheid om medewerkers te ontslaan, wordt hier exclusief aan de gemeentesecretaris toegekend. Het gaat hier om zwaarwegende besluiten, waarbij het van belang is om eenheid van beleid te garanderen. Directeuren zullen een belangrijke rol hebben bij de voorbereiding en uitvoering van dergelijke besluiten, maar het is de gemeentesecretaris die beslist.

Nieuw is het achtste lid: de gemeentesecretaris krijgt daar de bevoegdheid om bijzondere maatregelen te treffen jegens burgers die ernstig ongewenst gedrag vertonen. Soms komt het voor dat mensen zich zodanig gedragen, dat daardoor de normale uitvoering van werkzaamheden in het gedrang komt en/of dat medewerkers zich niet meer veilig voelen. Het kan gaan om zowel non verbaal als verbaal gedrag.

Daarvoor kunnen maatregelen getroffen worden: contactbeperkingen of -verboden, verboden om gebouwen te bezoeken, instellen van vaste contactpersonen enz. Dit komt op diverse plekken in de organisatie voor en het is goed om de beslissingsbevoegdheid daarover bij de gemeentesecretaris te leggen. Het gaat om een zware bevoegdheid en het is raadzaam om dit ook centraal te beleggen om niet al te lichtvaardig maatregelen te treffen.

Het gaat hier overigens om het besluiten tot feitelijk handelen.

Artikel 9: terugleggen

Artikel 2 van het Algemeen mandaatbesluit 2021 is hierop onverkort van toepassing.

Toelichting: Net zoals dat geldt voor alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie, is ook de gemeentesecretaris verplicht om in voorkomende gevallen terug te leggen. Wel is het zo dat juist van de gemeentesecretaris verwacht moet worden in te kunnen schatten wanneer het college de bevoegdheid aan zichzelf had kunnen voorbehouden.

Maar er zou een verkeerde inschatting gemaakt kunnen worden, hetgeen onverlet laat dat het mandaat geldt.

Artikel 10: Naam

Dit besluit kan aangehaald worden als “Instructie en mandaatbesluit voor de gemeentesecretaris 2021”.

Artikel 11: Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.